Odbiór mieszkania - opis procesu
Wprowadzenie
Poniższa instrukcja opisuje proces dodawania oraz obsługi odbioru mieszkania w systemie THTG.
Kolejne kroki prowadzą użytkownika przez utworzenie odbioru, zarządzanie nim oraz wygenerowanie dokumentacji związanej z odbiorem.
Dzięki tej instrukcji można w prosty sposób założyć odbiór mieszkania, uzupełnić jego szczegóły oraz zakończyć proces w systemie.
1. Wejście do modułu odbiorów
Aby poprawnie dodawać w systemie THTG odbiór mieszkania należy wykonać kilka ważnych kroków.
Instrukcja pomoże bezproblemowo założyć Ci w systemie odbiór danego mieszkania.
„Obsługa klienta” → sekcja „Odbiory”
możesz zauważyć pełną listę już utworzonych odbiorów i zarządzać nimi.
Jeśli jednak nie ma żadnego rekordu, należy nacisnąć przycisk:
„Dodaj odbiór”
2. Dodanie nowego odbioru
Po naciśnięciu przycisku dodawania system otworzy okno z odpowiednimi polami do wypełnienia.
Należy tutaj:
- wybrać datę zgłoszenia
- wybrać domyślny czas odpowiedzi z listy wyboru
- wybrać typ produktu
- dodać osobę odbierającą
- przypisać osobę nadzorującą, jeśli jest to inna osoba
(domyślnie podstawia się zalogowana osoba) - wybrać podmiot odbioru, czyli nasz produkt
Ciekawostka:
Numeru odbioru nie musisz wpisywać, ponieważ system wygeneruje go automatycznie na podstawie kolejki z odbiorów.
3. Wyświetlenie odbioru na liście
Po utworzeniu odbioru na liście w tabeli pojawi się wypełniony przed chwilą rekord.
Aby przejść do jego szczegółów należy kliknąć w rekord odbioru.
4. Zarządzanie odbiorem
System przejdzie do odbioru otwierając nową zakładkę w przeglądarce.
W tym miejscu możesz zarządzać całym odbiorem, między innymi:
- dodawać poszczególne usterki
- dodawać dokładny opis usterek
- wygenerować gotowy protokół odbioru
Opis poszczególnych opcji znajduje się na zrzucie ekranu.
5. Generowanie protokołu odbioru
System umożliwia wygenerowanie protokołu odbioru z listy.
Protokół jest pobierany z szablonu umieszczonego wcześniej w systemie.
Proces wygląda następująco:
- wybierz odpowiedni szablon dokumentu
- kliknij „Wygeneruj dokument”
System utworzy dokument, automatycznie uzupełniając go danymi z odbioru, a następnie pobierze plik na komputer użytkownika.
6. Zakończenie odbioru mieszkania
Po wypełnieniu wszystkich pól oraz zaakceptowaniu odbioru przez klienta można zakończyć proces.
Aby to zrobić:
- kliknij przycisk „Oznacz jako odebrany”
- wpisz ostateczną datę odbioru
- kliknij „Zapisz”
W ten sposób odbiór mieszkania zostaje zamknięty w systemie.
7. Widok listy usterek
W systemie dostępna jest również możliwość podglądu usterek bez wchodzenia w każdy odbiór osobno.
System pozwala wyświetlić tabelę z poszczególnymi usterkami, które zostały wpisane w ramach wszystkich odbiorów.
Dzięki temu można szybko sprawdzić listę zgłoszonych problemów.
8. Eksport usterek do pliku XLS
System umożliwia także wygenerowanie tabeli z wyszczególnioną listą usterek do pliku XLS.
Aby wykonać eksport:
- kliknij zaznaczony przycisk eksportu
- system wygeneruje plik XLS
- plik zostanie pobrany na komputer
Podsumowanie
Proces obsługi odbioru mieszkania w systemie THTG składa się z kilku podstawowych kroków:
- utworzenia odbioru w sekcji Obsługa klienta → Odbiory
- uzupełnienia danych odbioru
- dodania ewentualnych usterek
- wygenerowania protokołu odbioru
- oznaczenia odbioru jako zakończonego
System umożliwia również szybki podgląd usterek oraz eksport danych do pliku XLS, co ułatwia analizę zgłoszeń i dalszą pracę z dokumentacją.