Przejdź do treści głównej

Wysyłka wiadomości - windykacja

Instrukcja konfiguracji reguły windykacyjnej – wysyłka wiadomości

Cel instrukcji

Instrukcja opisuje sposób konfiguracji reguły windykacyjnej odpowiedzialnej za automatyczną wysyłkę wiadomości (np. e-mail) w zależności od liczby dni przed lub po terminie płatności. Zanim skonfigurujemy regułę windykacyjną, należy dodać do systemu:

Dopiero po dodaniu obu szablonów możliwa jest konfiguracja i działanie reguł windykacyjnych.

Krok 1. Wejście do modułu

  1. Z menu głównego przejdź do Ustawienia.
  2. Wybierz sekcję Wysyłka wiadomości.
  3. Otwórz zakładkę Windykacja.
  4. Kliknij Dodaj lub wybierz istniejącą regułę i kliknij Edytuj.

Krok 2. Ustawienie zakresu dni

Minimalna liczba dni po terminie płatności

Pole określa od którego dnia reguła ma obowiązywać.

  • wartość dodatnia (np. 1) – wysyłka od wskazanego dnia po terminie płatności
  • 0 – wysyłka w dniu terminu płatności
  • wartość ujemna (np. -3) – wysyłka przed terminem płatności (np. przypomnienie)

Maksymalna liczba dni po terminie płatności

Pole określa do którego dnia po terminie płatności reguła jest aktywna.

  • np. 30 – reguła działa maksymalnie do 30 dnia po terminie
  • po przekroczeniu tej liczby dni wiadomości nie będą wysyłane w ramach tej reguły

Reguła działa tylko wtedy, gdy liczba dni mieści się w przedziale:
minimalna liczba dni ≤ aktualna liczba dni ≤ maksymalna liczba dni

Krok 3. Wybór szablonu wiadomości

  1. W polu Szablon wiadomości wybierz treść, która ma zostać wysłana do odbiorcy.
  2. Szablon definiuje m.in.:
    • treść wiadomości,
    • ton komunikacji (przypomnienie / windykacja miękka / windykacja twarda),
    • zmienne systemowe (np. kwota, numer dokumentu, termin płatności).

Krok 4. Wybór szablonu dokumentu (opcjonalnie)

  1. W polu Szablon dokumentu możesz wskazać dokument, który zostanie dołączony do wiadomości.
  2. Dokument może być np.:
    • wezwaniem do zapłaty,
    • rozliczeniem transz,
    • notą odsetkową.
  3. Pole nie jest obowiązkowe – reguła może działać bez załącznika.

Krok 5. Zapisanie reguły

  1. Sprawdź poprawność wprowadzonych danych.
  2. Kliknij Zapisz, aby aktywować regułę.
  3. Reguła zacznie obowiązywać zgodnie z harmonogramem wysyłki systemu.

Przykład konfiguracji

  • Minimalna liczba dni: 1
  • Maksymalna liczba dni: 30

Efekt:

  • system wysyła wiadomości od 1 do 30 dnia po terminie płatności
  • po 30 dniu reguła przestaje działać
  • wcześniej niż 1 dzień po terminie wiadomość nie zostanie wysłana

Dobre praktyki

  • Twórz kilka reguł dla różnych etapów windykacji (np. przypomnienie, ponaglenie, wezwanie do zapłaty).
  • Nie nakładaj na siebie zakresów dni w wielu regułach z tym samym priorytetem.
  • Stosuj łagodny ton komunikacji na wczesnym etapie i bardziej formalny na późniejszym.

Uwagi końcowe

  • Reguła działa automatycznie – nie wymaga ręcznego uruchamiania.
  • Wysyłka zależy od poprawnie ustawionych danych płatności w dokumentach.
  • Zmiany w regule obowiązują od momentu jej zapisania.
Powrót na górę