Konfiguracja powiadomień dla rejestru kontaktów
W THTG Integrator do rejestru kontaktów trafiają nowe wpisy, które mogą zostać:
- przekształcone w lead (szansę sprzedażową),
- przypięte do już istniejącej szansy sprzedażowej.
Aby pracownik nie musiał stale sprawdzać widgetu Rejestru kontaktów na pulpicie w oczekiwaniu na nowe zapytania, platforma THTG posiada mechanizm powiadomień.
Mechanizm ten:
- informuje o utworzeniu nowego zapytania,
- przypomina o konieczności jego podjęcia,
- w przypadku braku reakcji powiadamia osobę zarządzającą, że zapytanie nie zostało przejęte w określonym czasie.
Jak skonfigurować ustawienia powiadomień dla rejestru kontaktów
Krok 1 – Przejście do konfiguracji
Następnie kliknij w przycisk Zarządzaj konfiguracją.
Konfiguracja powiadomień
Po wybraniu opcji Zarządzaj konfiguracją pojawi się ekran umożliwiający uzupełnienie ustawień.
W sekcji Konfiguracja powiadomień należy uzupełnić następujące pola.
Automatyczne przydzielanie zapytań ofertowych dla pracownika
Po włączeniu tej opcji system automatycznie rozdziela nowe zgłoszenia pomiędzy uprawnionych pracowników.
Jeżeli opcja jest wyłączona, wpisy w rejestrze kontaktów będą musiały być ręcznie przydzielane przez uprawnioną osobę.
Pracownicy uprawnieni do automatycznego otrzymania zgłoszeń
Lista pracowników, którzy będą automatycznie otrzymywać zapytania pojawiające się w rejestrze kontaktów zgodnie z konfiguracją inwestycji lub oddziałów.
Na przykładzie konfiguracji przedstawionej na poniższym zdjęciu:
- Wszystkie zapytania pochodzące z rejestru kontaktów oddziału „Main Branch”, które nie mają przypisanej inwestycji, będą automatycznie przydzielane naprzemiennie do Pana Tomasza oraz Pana Marcina.
- Zapytania z przypisaną inwestycją „Ursynów #22” będą automatycznie kierowane do Pana Tomasza.
- Zapytania z przypisaną inwestycją „Kwartalna inwestycja” będą automatycznie kierowane do Pana Marcina.
- Jeżeli w konfiguracji użytkownika Pana Tomasza w polu „Ignorowane inwestycje” zostanie dodana pozycja „Kwartalna inwestycja”, wówczas zapytania dotyczące tej inwestycji nie będą do niego przypisywane. Dzięki temu zostaną one przekazane wyłącznie do użytkowników, którzy nie mają tej inwestycji na liście ignorowanych.
- Zapytanie od istniejacego klienta w systemie trafia do jego opiekuna pomiając kolekę.
Używaj algorytmu przydzielania zapytań z rejestru kontaktów z wyrównianiem do inwestycji
Uruchamia mechanizm automatycznego przydzielania zapytań wpadających do rejestru kontaktów do pracowników skonfigurowanych w liście poniżej.
Po włączeniu tej funkcjonalności oraz zapisaniu, należy odświeżyć stronę Ctrl+F5.
Konfiguracja rejestru kontaktów zostanie uproszczona. Dla każdej inwestycji będzie można bezpośrednio wskazać sprzedawców, do których mają trafiać zapytania pochodzące z rejestru kontaktów dotyczące danej inwestycji.
System automatycznie zarządza dystrybucją zapytań pomiędzy przypisanych sprzedawców. Zastosowany algorytm dba o równomierny podział leadów, dzięki czemu po pewnym czasie każdy sprzedawca otrzyma zbliżoną liczbę zapytań z inwestycji, do której został przypisany.
Na podstawie konfiguracji przedstawionej na poniższym zdjęciu:
- wszyscy wskazani sprzedawcy będą otrzymywali porównywalną liczbę zapytań z inwestycji „Etap 1” (np. po 2 zapytania na osobę),
- jednocześnie wszyscy przypisani sprzedawcy będą otrzymywali porównywalną liczbę zapytań z inwestycji „Etap 2” (np. po 3 zapytania na osobę).
Dzięki temu obciążenie pracą jest rozdzielane równomiernie, a liczba obsługiwanych zapytań dla każdej inwestycji pozostaje zbilansowana pomiędzy przypisanymi sprzedawcami.
Pod czas urlopu pracownika pomijaj go w kolejce rejestru kontaktów
Gdy pracownik jest na urlopie, zapytania od klientów, nie trafią do niego, ani jego zastępcy.
To ustawienie ma większy priorytet niż ustawienie "Podczas urlopu pracownika przekazuj zapytania klientów do jego zastępcy." Jeśli ustawienie jest włączone, a pracownik jest na urlopie, zapytania od klientów nie trafią ani do niego, ani do jego zastępcy. Zablokowani pracownicy są zawsze pomijani.
Pod czas urlopu pracownika przekazuj zapytania klientów do jego zastępcy
Gdy pracownik jest na urlopie, zapytania od klientów, trafiające do kolejki mogą zostać przypisane do jego zastępcy. Zablokowani pracownicy są zawsze pomijani.
Pracownik domyślny
Pracownik, który otrzyma zapytanie w sytuacji, gdy nie będzie możliwe przypisanie pracownika na podstawie konfiguracji pracowników uprawnionych.
Interwał między powiadomieniami
Czas w minutach pomiędzy wysłaniem kolejnego powiadomienia dotyczącego tego samego wpisu w rejestrze kontaktów.
Próg eskalacji
Liczba powiadomień, po których menadżer zostanie poinformowany, że wpis w rejestrze kontaktów nie został przejęty.
Maksymalna ilość powiadomień
Liczba powiadomień, po których system przestanie wysyłać kolejne przypomnienia do pracownika przypisanego do zapytania.
Menadżer
Pracownik, który zostanie powiadomiony w przypadku przekroczenia progu eskalacji.
Godziny wysyłania powiadomień
Dla każdego dnia tygodnia należy wskazać przedział godzinowy, w którym będą wysyłane przypomnienia.
Brak wskazanych godzin oznacza brak wysyłania przypomnień w tym czasie.
Konfiguracja powiadomień dla konkretnego użytkownika
Każdy użytkownik platformy THTG może wskazać kanał, którym będzie otrzymywał powiadomienia z wybranych obszarów systemu.
Krok 1 – Przejście do ustawień profilu
Pracownik powinien przejść do: Ustawienia profilu [1]
Krok 2 – Ustawienia powiadomień
Następnie należy otworzyć sekcję: Ustawienia powiadomień [2]
W tym miejscu użytkownik może określić sposób otrzymywania powiadomień dla wybranych zdarzeń w systemie.
Typy powiadomień
Pracownik otrzyma wiadomość e-mail na swoją skrzynkę pocztową z informacją o powiadomieniu.
Powiadomienie
Pracownikowi zostanie wyświetlone powiadomienie bezpośrednio w systemie.
Rodzaje powiadomień
Przypisanie do mnie zapytania w rejestrze kontaktów
Pracownik otrzyma powiadomienie w momencie, gdy zapytanie w rejestrze kontaktów zostanie do niego przydzielone.
Utworzenie nowego wpisu w rejestrze kontaktów
Pracownik otrzyma powiadomienie w momencie, gdy w rejestrze kontaktów pojawi się nowy wpis, niezależnie od tego, kto zostanie do niego przypisany.
Brak przejęcia zapytania w rejestrze kontaktów przez sprzedawcę
Jeżeli pracownik został wskazany jako Menadżer w konfiguracji rejestru kontaktów, otrzyma powiadomienie w momencie przekroczenia progu eskalacji określonego w konfiguracji powiadomień.