Dodawanie powiadomień niestandardowych
Dodawanie powiadomień niestandardowych dla dokumentów
Powiadomienia niestandardowe umożliwiają tworzenie indywidualnych wiadomości dla określonych osób lub grup w kontekście wybranych dokumentów. Można je skonfigurować tak, aby były wysyłane tylko do wybranej osoby lub określonej grupy.
Powiadomienia niestandardowe można dodawać na różnych etapach przetwarzania dokumentów – już od momentu ich dodania do obiegu.
Zakres uprawnień
Zarządzanie powiadomieniami w obiegu dokumentów
- Wyświetlanie powiadomień – Wyświetlanie
- Dodawanie powiadomień – Wyświetlanie, Tworzenie
- Edycja powiadomień – Wyświetlanie, Edycja
- Usuwanie powiadomień – Wyświetlanie, Usuwanie
Dodanie powiadomienia niestandardowego podczas dodawania nowego dokumentu
Po wypełnieniu formularza danymi dokumentu, w jego dolnej części zaznacz opcję:
Powiadomienia niestandardowe
W kolejnym kroku uzupełnij wszystkie wymagane pola oznaczone gwiazdką.
System wymaga wybrania co najmniej jednego odbiorcy. Można to zrobić na jeden z trzech sposobów.
Wybór pracownika
Powiadomienie można skierować do konkretnego pracownika firmy.
W tym celu wybierz z listy pracownika lub pracowników, którzy mają otrzymać powiadomienie.
Wybór grupy
Kolejną opcją jest wybór grupy, do której może należeć wielu pracowników.
Rozwiązanie to ułatwia wysyłanie powiadomień do całych działów.
Ważne
Jeżeli w momencie konfiguracji w grupie znajduje się np. 3 pracowników, a powiadomienie zostanie wysłane za 2 dni, to:
- jeśli przed wysłaniem powiadomienia zostaną dodani nowi użytkownicy do tej grupy,
- powiadomienie zostanie wysłane również do nich.
Wybór roli w inwestycji
Możliwe jest również wskazanie odbiorców poprzez rolę w inwestycji.
Przykład:
- wybieramy rolę Inspektor
- każdy pracownik przypisany jako inspektor w danej inwestycji otrzyma powiadomienie
Ważne
Przy wyborze roli w inwestycji należy upewnić się, że:
- inwestycja ma przypisanych użytkowników do tej roli,
- dokument posiada przypisaną inwestycję.
Jest to warunek konieczny, aby powiadomienie zostało wysłane prawidłowo.
Podobnie jak w przypadku grup:
- jeżeli dziś do roli przypisane są 3 osoby,
- a powiadomienie zostanie wysłane za 2 dni,
- nowi użytkownicy dodani do tej roli przed wysłaniem również otrzymają powiadomienie.
Dodawanie wielu powiadomień
Podczas dodawania dokumentu można utworzyć kilka powiadomień dla różnych grup odbiorców.
Aby dodać kolejne powiadomienie:
- Kliknij Dodaj kolejne powiadomienie.
- Uzupełnij wszystkie wymagane pola w nowym formularzu.
Jeżeli formularzy jest zbyt dużo lub zawierają błędy, można je usunąć.
Aby usunąć powiadomienie:
- kliknij Usuń powiadomienie, znajdujące się na dole danego formularza.
Zapisanie dokumentu z powiadomieniami
Po uzupełnieniu wszystkich danych kliknij Zapisz, aby dodać dokument wraz z powiadomieniami.
Dodanie powiadomienia do istniejącego dokumentu
Aby dodać powiadomienie do dokumentu, który już znajduje się w obiegu:
- Otwórz dokument.
- Kliknij Dodaj powiadomienie.
Po kliknięciu przycisku pojawi się osobne okno umożliwiające dodanie przypomnienia.
Edycja powiadomienia niestandardowego
Aby edytować powiadomienie:
- Przejdź do dokumentu, w którym znajduje się powiadomienie.
- W tabeli Powiadomienia znajdź interesujące powiadomienie.
- Kliknij przycisk akcji przy danym powiadomieniu.
Pojawią się dostępne opcje:
- Edytuj
- Usuń
Po wybraniu Edytuj otworzy się formularz z danymi powiadomienia.
Wprowadź zmiany i kliknij Zapisz.
Przykładowa treść wiadomości powiadomienia e-mail
