Dodawanie powiadomień niestandardowych

Dodawanie powiadomień niestandardowych dla dokumentów 
 Powiadomienia niestandardowe umożliwiają tworzenie indywidualnych wiadomości dla określonych osób lub grup w kontekście wybranych dokumentów. Można je skonfigurować tak, aby były wysyłane tylko do wybranej osoby lub określonej grupy. 
 Powiadomienia niestandardowe można dodawać na różnych etapach przetwarzania dokumentów – już od momentu ich dodania do obiegu. 
 
 Zakres uprawnień 
 Zarządzanie powiadomieniami w obiegu dokumentów 
 
 Wyświetlanie powiadomień – Wyświetlanie 
 Dodawanie powiadomień – Wyświetlanie, Tworzenie 
 Edycja powiadomień – Wyświetlanie, Edycja 
 Usuwanie powiadomień – Wyświetlanie, Usuwanie 
 
 
 
 Dodanie powiadomienia niestandardowego podczas dodawania nowego dokumentu 
 Po wypełnieniu formularza danymi dokumentu, w jego dolnej części zaznacz opcję: 
 Powiadomienia niestandardowe 
 
 W kolejnym kroku uzupełnij wszystkie wymagane pola oznaczone gwiazdką . 
 System wymaga wybrania co najmniej jednego odbiorcy . Można to zrobić na jeden z trzech sposobów. 
 
 Wybór pracownika 
 Powiadomienie można skierować do konkretnego pracownika firmy. 
 W tym celu wybierz z listy pracownika lub pracowników, którzy mają otrzymać powiadomienie. 
 
 Wybór grupy 
 Kolejną opcją jest wybór grupy , do której może należeć wielu pracowników. 
Rozwiązanie to ułatwia wysyłanie powiadomień do całych działów. 
 Ważne 
 Jeżeli w momencie konfiguracji w grupie znajduje się np. 3 pracowników , a powiadomienie zostanie wysłane za 2 dni , to: 
 
 jeśli przed wysłaniem powiadomienia zostaną dodani nowi użytkownicy do tej grupy, 
 powiadomienie zostanie wysłane również do nich . 
 
 
 Wybór roli w inwestycji 
 Możliwe jest również wskazanie odbiorców poprzez rolę w inwestycji . 
 Przykład: 
 
 wybieramy rolę Inspektor 
 każdy pracownik przypisany jako inspektor w danej inwestycji otrzyma powiadomienie 
 
 Ważne 
 Przy wyborze roli w inwestycji należy upewnić się, że: 
 
 inwestycja ma przypisanych użytkowników do tej roli, 
 dokument posiada przypisaną inwestycję. 
 
 Jest to warunek konieczny , aby powiadomienie zostało wysłane prawidłowo. 
 Podobnie jak w przypadku grup: 
 
 jeżeli dziś do roli przypisane są 3 osoby, 
 a powiadomienie zostanie wysłane za 2 dni, 
 nowi użytkownicy dodani do tej roli przed wysłaniem również otrzymają powiadomienie. 
 
 
 
 Dodawanie wielu powiadomień 
 Podczas dodawania dokumentu można utworzyć kilka powiadomień dla różnych grup odbiorców . 
 Aby dodać kolejne powiadomienie: 
 
 Kliknij Dodaj kolejne powiadomienie . 
 Uzupełnij wszystkie wymagane pola w nowym formularzu. 
 
 
 Jeżeli formularzy jest zbyt dużo lub zawierają błędy, można je usunąć. 
 Aby usunąć powiadomienie: 
 
 kliknij Usuń powiadomienie , znajdujące się na dole danego formularza. 
 
 
 Zapisanie dokumentu z powiadomieniami 
 Po uzupełnieniu wszystkich danych kliknij Zapisz , aby dodać dokument wraz z powiadomieniami. 
 
 
 Dodanie powiadomienia do istniejącego dokumentu 
 Aby dodać powiadomienie do dokumentu, który już znajduje się w obiegu: 
 
 Otwórz dokument. 
 Kliknij Dodaj powiadomienie . 
 
 Po kliknięciu przycisku pojawi się osobne okno umożliwiające dodanie przypomnienia. 
 
 Edycja powiadomienia niestandardowego 
 Aby edytować powiadomienie: 
 
 Przejdź do dokumentu, w którym znajduje się powiadomienie. 
 W tabeli Powiadomienia znajdź interesujące powiadomienie. 
 Kliknij przycisk akcji przy danym powiadomieniu. 
 
 Pojawią się dostępne opcje: 
 
 Edytuj 
 Usuń 
 
 Po wybraniu Edytuj otworzy się formularz z danymi powiadomienia. 
Wprowadź zmiany i kliknij Zapisz . 
 
 
 
 Przykładowa treść wiadomości powiadomienia e-mail