Przejdź do treści głównej

Instrukcja – Zadania na Pulpicie

Widok Zadania na Pulpicie umożliwia pracownikom bieżące monitorowanie zadań związanych z obsługą klientów, kontaktami, wysyłką ofert oraz innymi działaniami sprzedażowymi.

1. Przejście do widoku zadań

Aby przejść do listy zadań:

  1. Z menu głównego wybierz Pulpit.
  2. W polu Układ wybierz Zadania.
  3. System wyświetli listę zadań zgodnie z aktualnie ustawionymi filtrami.

Widżet zadania.jpg

3. Wybór statusu zadań

Nad listą dostępne są trzy podstawowe widoki:

Na dziś

Wyświetla zadania zaplanowane na bieżący dzień.

Przeterminowane

Wyświetla zadania, których termin realizacji już upłynął i które nie zostały zrealizowane.

Wykonane

Wyświetla zadania oznaczone jako zrealizowane.

4. Filtrowanie po pracowniku

W polu Pracownik można wskazać osoby, których zadania mają być wyświetlane.

Możliwe jest wybranie:

  • jednego pracownika,
  • kilku pracowników,
  • większej grupy pracowników.

Przy większej liczbie wybranych osób system może wyświetlić informację, np. +17, oznaczającą liczbę kolejnych wybranych pracowników.

5. Wyszukiwanie klienta

Nad tabelą znajduje się pole Szukaj (Klient).

Za jego pomocą można szybko wyszukać zadania związane z konkretnym klientem.

Przykład:
Po wpisaniu imienia lub nazwiska klienta system ograniczy listę do zadań dotyczących wskazanej osoby.

6. Dodawanie nowego zadania

Aby utworzyć nowe zadanie:

  1. Kliknij Dodaj zadanie.
  2. Uzupełnij wymagane informacje dotyczące zadania.
  3. Wskaż odpowiedniego klienta oraz pracownika.
  4. Określ termin i pozostałe dane zadania.
  5. Zapisz zadanie.

Po zapisaniu zadanie pojawi się na liście zgodnie z ustawionymi filtrami.

7. Lista zadań

Po zastosowaniu filtrów system prezentuje zadania w formie tabeli.

Każdy wiersz tabeli odpowiada jednemu zadaniu.

Tabela zawiera m.in. następujące kolumny:

Kolumna Opis
Akcja Rodzaj wykonywanej czynności, np. „Wysłanie oferty” lub „3 próba kontaktu”.
Sposób kontaktu Kanał kontaktu z klientem, np. e-mail lub telefon.
Data Data i godzina zadania.
Klient Klient, którego dotyczy zadanie.
Pracownik Osoba odpowiedzialna za realizację zadania.
Oddział Oddział przypisany do zadania.
Inwestycja Inwestycja, której dotyczy zadanie.
Status Aktualny status klienta/leada, np. „Lead aktywny” lub „Fiasko”.
Opis Dodatkowe informacje dotyczące zadania.
Podsumowanie Podsumowanie wykonanej czynności lub kontaktu.
Wykonane Informacja, czy zadanie zostało wykonane.
Odrzucone Informacja, czy zadanie zostało odrzucone.

8. Status zadania

W kolumnie Status prezentowany jest aktualny status związany z danym zadaniem lub klientem.

Przykładowe statusy widoczne na liście:

  • Lead aktywny – klient jest nadal aktywnym leadem.
  • Fiasko – kontakt lub proces zakończył się niepowodzeniem.

Status pozwala szybko ocenić aktualną sytuację klienta bez konieczności otwierania szczegółów zadania.

9. Informacja o wykonaniu zadania

W kolumnie Wykonane znajduje się informacja, czy zadanie zostało zrealizowane.

Możliwe wartości to m.in.:

  • Tak – zadanie zostało wykonane.
  • Nie – zadanie nie zostało wykonane.

Dzięki temu można szybko zweryfikować, które działania zostały już zrealizowane.

10. Informacja o odrzuceniu zadania

Kolumna Odrzucone wskazuje, czy dane zadanie zostało odrzucone.

Możliwe wartości to:

  • Tak – zadanie zostało odrzucone.
  • Nie – zadanie nie zostało odrzucone.

11. Filtrowanie bezpośrednio w tabeli

Przy nazwach poszczególnych kolumn znajdują się ikony filtra.

Umożliwiają one dodatkowe zawężenie listy bezpośrednio na poziomie tabeli.

Można dzięki temu np.:

  • wyświetlić zadania dotyczące konkretnego pracownika,
  • ograniczyć wyniki do konkretnej inwestycji,
  • wyszukać określony status,
  • zawęzić listę według innych dostępnych wartości.

Filtry można łączyć, aby uzyskać bardziej szczegółowy wynik.

Widzet zadania filtrowanie.jpg

12. Sortowanie danych

Przy wybranych kolumnach dostępna jest ikona sortowania.

Pozwala ona uporządkować dane, np. według:

  • daty,
  • klienta,
  • pracownika,
  • oddziału,
  • inwestycji,
  • statusu.

Sortowanie może ułatwić odnalezienie najnowszych lub najstarszych zadań oraz uporządkowanie listy według wybranej informacji.

Widzet zadania filtrowanie i sortowanie.jpg

13. Menu zadania

Po lewej stronie każdego wiersza znajduje się ikona trzech kropek.

Po jej wybraniu można edytować Zadanie albo przejść do leada z którym jest powiązane dane zadanie.

14. Profile widoku

Nad tabelą znajduje się pole Profil.

Profile pozwalają zapisać i ponownie wykorzystać określony sposób prezentowania danych.

Można dzięki temu przygotować widok odpowiadający konkretnemu sposobowi pracy, np. widok zadań dla określonej grupy pracowników lub określonego zakresu danych.

15. Sposób pracy z listą zadań – przykład

Jeżeli chcemy sprawdzić dzisiejsze zadania konkretnego pracownika dotyczące wybranej inwestycji, należy:

  1. Wejść w Pulpit → Zadania.
  2. Wybrać Na dziś.
  3. W polu Pracownik wskazać odpowiednią osobę.
  4. W polu Inwestycje wybrać konkretną inwestycję.
  5. W razie potrzeby wybrać odpowiedni Oddział.
  6. System wyświetli zadania spełniające wskazane kryteria.
  7. Dodatkowo można użyć pola Szukaj (Klient), aby znaleźć zadania dotyczące konkretnego klienta.

Przykład

Na liście może pojawić się zadanie:

  • Akcja: Wysłanie oferty
  • Sposób kontaktu: e-mail
  • Klient: Anna Nowak
  • Pracownik: Joanna Kowalska
  • Oddział: Warszawa
  • Inwestycja: Harmony Residence
  • Status: Lead aktywny
  • Wykonane: Tak
  • Odrzucone: Nie

Dzięki temu w jednym miejscu można sprawdzić co należy wykonać, dla którego klienta, kto jest odpowiedzialny za zadanie, jakiej inwestycji dotyczy oraz jaki jest aktualny status jego realizacji.