Sposoby przygotowywania ofert w systemie THTG
Przygotowanie i konfiguracja ofert
System THTG Integrator umożliwia wysyłanie ofert do klientów na dwa sposoby:
- Oferta jako załącznik PDF
- Oferta w treści wiadomości e-mail (HTML)
Oba rozwiązania mogą działać równolegle, jednak podczas wdrożenia standardowo przygotowywany jest jeden domyślny sposób wysyłki ofert. W każdej chwili istnieje możliwość skonfigurowania również drugiego wariantu.
Wariant 1 – Oferta jako załącznik PDF
W tym wariancie system automatycznie generuje ofertę w formacie PDF na podstawie przygotowanego szablonu oraz danych zapisanych w systemie. Następnie dokument zostaje automatycznie dołączony do wiadomości e-mail wysyłanej do klienta.
Rozwiązanie pozwala na przygotowanie estetycznej i spójnej oferty bez konieczności ręcznej edycji dokumentów.
Jak działa oferta PDF?
Podczas generowania dokumentu system automatycznie pobiera dane zapisane w systemie i uzupełnia nimi odpowiednie miejsca w szablonie.
Zakres uzupełnianych informacji zależy od przygotowanego wzoru oferty.
Najczęściej wykorzystywane dane to:
- dane klienta,
- dane inwestycji,
- dane dewelopera,
- numer lokalu,
- powierzchnia,
- liczba pokoi,
- piętro,
- ceny,
- harmonogram płatności,
- rzuty mieszkań,
- wizualizacje,
- opisy inwestycji,
- dane handlowca.
Personalizacja oferty PDF
W systemie wykorzystywany jest jeden główny szablon oferty PDF.
Dla każdej inwestycji można jednak przygotować indywidualne elementy, takie jak:
- logo inwestycji,
- zdjęcie okładki,
- grafiki edytowalne,
- dodatkowe grafiki wykorzystywane w ofercie.
Pozwala to zachować spójny wygląd wszystkich ofert przy jednoczesnym dostosowaniu ich do konkretnej inwestycji.
Szczegółowy opis działania grafik edytowalnych znajduje się w instrukcji:
➡ Opis i grafiki edytowalne w ofercie : link
Materiały wymagane do przygotowania oferty PDF
Przed rozpoczęciem konfiguracji należy przekazać:
- projekt lub wzór oferty,
- logo inwestycji,
- zdjęcie okładki,
- grafiki wykorzystywane w ofercie,
- materiały marketingowe,
- treści opisowe.
Po otrzymaniu kompletu materiałów szablon zostanie przygotowany i zaimplementowany do systemu.
Wariant 2 – Oferta w treści wiadomości e-mail
Drugim sposobem prezentowania oferty jest wysyłka wiadomości e-mail, której treść generowana jest automatycznie przez system.
Klient otrzymuje kompletną ofertę bezpośrednio w treści wiadomości, bez konieczności pobierania załącznika PDF.
Treść wiadomości przygotowywana jest na podstawie szablonu HTML.
Jak działa wiadomość HTML?
Podczas wysyłki system automatycznie uzupełnia dane zapisane w systemie.
Zakres danych zależy od przygotowanego szablonu i może obejmować między innymi:
- dane klienta,
- nazwę inwestycji,
- dane lokalu,
- ceny,
- powierzchnię,
- liczbę pokoi,
- tabelę produktów,
- link do Oferty Online,
- dane handlowca,
- pozostałe informacje zapisane w systemie.
Zalety wiadomości HTML
W przeciwieństwie do oferty PDF liczba szablonów wiadomości nie jest ograniczona.
Możliwe jest przygotowanie:
- wielu szablonów dla jednej inwestycji,
- różnych wersji wiadomości dla różnych inwestycji,
- wiadomości promocyjnych,
- wiadomości sezonowych,
- wielu wersji językowych,
- różnych układów wiadomości.
Dzięki temu można dostosować wygląd wiadomości do prowadzonej kampanii sprzedażowej.
Przygotowanie szablonu wiadomości
Szablon wiadomości można przygotować samodzielnie lub zlecić jego wykonanie zespołowi THTG.
Jeżeli szablon przygotowywany jest samodzielnie, powinien zostać wykonany w technologii HTML zgodnie z wymaganiami systemu.
Szczegółowe informacje dotyczące przygotowania szablonu znajdują się w instrukcji:
➡ Przygotowywanie szablonu do wysyłki oferty w treści wiadomości : link
=
Jeżeli nie posiadają Państwo gotowego szablonu, mogą Państwo przekazać do naszego działu IT:
- projekt graficzny,
- wizualizację wiadomości,
- plik z programu graficznego (np. Figma, PSD),
- przykładową wiadomość stanowiącą inspirację.
Na podstawie dostarczonych materiałów przygotujemy gotowy szablon HTML.
Grafiki wykorzystywane w wiadomościach
Grafiki wykorzystywane w wiadomościach e-mail muszą być dostępne publicznie pod adresem URL.
Można je:
- umieścić na własnej stronie internetowej,
- przekazać do THTG w celu umieszczenia ich na naszych serwerach.
Uwaga
Grafiki zapisane lokalnie na komputerze nie będą wyświetlane w wiadomościach e-mail. Wszystkie obrazy muszą być dostępne z poziomu Internetu.
Stopka użytkownika
Stopka osoby wysyłającej wiadomość dodawana jest automatycznie przez system.
Jej treść pobierana jest z profilu użytkownika i nie powinna być umieszczana w szablonie HTML.
Wybór sposobu przygotowywania ofert
Przed rozpoczęciem konfiguracji prosimy o wskazanie preferowanego sposobu przygotowywania ofert.
Do wyboru są:
- Oferta jako załącznik PDF
- Oferta w treści wiadomości e-mail
Wybrany wariant zostanie skonfigurowany jako domyślny.
Łączenie obu rozwiązań
Oba sposoby przygotowywania ofert mogą być wykorzystywane równocześnie.
Najczęściej spotykane scenariusze to:
- wysyłanie oferty PDF jako załącznika wraz z krótką wiadomością e-mail,
- wykorzystanie wiadomości HTML jako standardowej wiadomości handlowej,
- wysłanie wyłącznie wiadomości HTML bez załącznika,
- skopiowanie tabeli produktów z wygenerowanej oferty PDF i umieszczenie jej bezpośrednio w treści wiadomości,
- wykorzystanie jednego rozwiązania jako domyślnego oraz drugiego wyłącznie w wybranych przypadkach.
Materiały potrzebne do rozpoczęcia konfiguracji
Oferta PDF
Do przygotowania szablonu PDF wymagane są:
- projekt lub wzór oferty,
- logo inwestycji,
- zdjęcie okładki,
- grafiki wykorzystywane w ofercie,
- materiały marketingowe,
- treści opisowe.
Oferta HTML
Do przygotowania szablonu wiadomości wymagane są:
- projekt wiadomości lub kod HTML,
- grafiki,
- treści wiadomości,
- adresy URL wykorzystywane w wiadomości,
- informacje o przyciskach (CTA),
- ewentualne materiały dodatkowe.
Najczęściej zadawane pytania
Czy można posiadać kilka szablonów wiadomości?
Tak. Liczba szablonów HTML jest nieograniczona.
Czy dla każdej inwestycji można przygotować osobny szablon?
Tak.
Dla ofert PDF możliwa jest personalizacja wybranych elementów (np. logo, zdjęcia oraz grafik edytowalnych), natomiast dla wiadomości HTML można przygotować dowolną liczbę niezależnych szablonów.
Czy można zmienić wygląd oferty po wdrożeniu?
Tak. Zarówno szablon PDF, jak i wiadomości HTML mogą zostać zmodyfikowane w dowolnym momencie.
Czy można korzystać jednocześnie z obu sposobów wysyłki?
Tak. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby korzystać zarówno z oferty PDF, jak i wiadomości HTML.
Czy stopka handlowca jest częścią szablonu?
Nie.
Stopka dodawana jest automatycznie na podstawie danych zapisanych w profilu użytkownika i zawsze umieszczana jest na końcu wiadomości.
Dobra praktyka
Rekomendujemy wybór jednego domyślnego sposobu przygotowywania ofert na etapie wdrożenia. W razie potrzeby drugi wariant można skonfigurować w późniejszym czasie lub wykorzystywać go jako uzupełnienie procesu sprzedaży.
Dzięki temu cały proces pozostaje spójny, a komunikacja z klientami jest jednolita.