Wysyłka wiadomości - windykacja

Instrukcja konfiguracji reguły windykacyjnej – wysyłka wiadomości

Cel instrukcji

Instrukcja opisuje sposób konfiguracji reguły windykacyjnej odpowiedzialnej za automatyczną wysyłkę wiadomości (np. e-mail) w zależności od liczby dni przed lub po terminie płatności.

Krok 1. Wejście do modułu

1. Z menu głównego przejdź do Ustawienia.
2. Wybierz sekcję Wysyłka wiadomości.
3. Otwórz zakładkę Windykacja.
4. Kliknij Dodaj lub wybierz istniejącą regułę i kliknij Edytuj.

Krok 2. Ustawienie zakresu dni

Minimalna liczba dni po terminie płatności

Pole określa od którego dnia reguła ma obowiązywać.

• wartość dodatnia (np. 1) – wysyłka od wskazanego dnia po terminie płatności
• 0 – wysyłka w dniu terminu płatności
• wartość ujemna (np. -3) – wysyłka przed terminem płatności (np. przypomnienie)

Maksymalna liczba dni po terminie płatności

Pole określa do którego dnia po terminie płatności reguła jest aktywna.

• np. 30 – reguła działa maksymalnie do 30 dnia po terminie
• po przekroczeniu tej liczby dni wiadomości nie będą wysyłane w ramach tej reguły

Reguła działa tylko wtedy, gdy liczba dni mieści się w przedziale:
minimalna liczba dni ≤ aktualna liczba dni ≤ maksymalna liczba dni

Krok 3. Wybór szablonu wiadomości

1. W polu Szablon wiadomości wybierz treść, która ma zostać wysłana do odbiorcy.
2. Szablon definiuje m.in.:
   • treść wiadomości,
   • ton komunikacji (przypomnienie / windykacja miękka / windykacja twarda),
   • zmienne systemowe (np. kwota, numer dokumentu, termin płatności).

Krok 4. Wybór szablonu dokumentu (opcjonalnie)

1. W polu Szablon dokumentu możesz wskazać dokument, który zostanie dołączony do wiadomości.
2. Dokument może być np.:
   • wezwaniem do zapłaty,
   • rozliczeniem transz,
   • notą odsetkową.
3. Pole nie jest obowiązkowe – reguła może działać bez załącznika.

Krok 5. Zapisanie reguły

1. Sprawdź poprawność wprowadzonych danych.
2. Kliknij Zapisz, aby aktywować regułę.
3. Reguła zacznie obowiązywać zgodnie z harmonogramem wysyłki systemu.

Przykład konfiguracji

• Minimalna liczba dni: 1
• Maksymalna liczba dni: 30

Efekt:

• system wysyła wiadomości od 1 do 30 dnia po terminie płatności
• po 30 dniu reguła przestaje działać
• wcześniej niż 1 dzień po terminie wiadomość nie zostanie wysłana

Dobre praktyki

• Twórz kilka reguł dla różnych etapów windykacji (np. przypomnienie, ponaglenie, wezwanie do zapłaty).
• Nie nakładaj na siebie zakresów dni w wielu regułach z tym samym priorytetem.
• Stosuj łagodny ton komunikacji na wczesnym etapie i bardziej formalny na późniejszym.

Uwagi końcowe

• Reguła działa automatycznie – nie wymaga ręcznego uruchamiania.
• Wysyłka zależy od poprawnie ustawionych danych płatności w dokumentach.
• Zmiany w regule obowiązują od momentu jej zapisania.