Wysyłka wiadomości - windykacja

Instrukcja konfiguracji reguły windykacyjnej – wysyłka wiadomości 
 Cel instrukcji 
 Instrukcja opisuje sposób konfiguracji reguły windykacyjnej odpowiedzialnej za automatyczną wysyłkę wiadomości (np. e-mail) w zależności od liczby dni przed lub po terminie płatności .
Zanim skonfigurujemy regułę windykacyjną, należy dodać do systemu: 
 
 szablon wiadomości e‑mail wysyłanej do klienta - Wiadomość do klienta dla wezwania do zapłaty , 
 szablon wezwania do zapłaty (opcjonalnie) - Szablony wezwań do zapłaty 
 
 Dopiero po dodaniu obu szablonów możliwa jest konfiguracja i działanie reguł windykacyjnych. 
 
 Krok 1. Wejście do modułu 
 
 Z menu głównego przejdź do Ustawienia . 
 Wybierz sekcję Wysyłka wiadomości . 
 Otwórz zakładkę Windykacja . 
 Kliknij Dodaj lub wybierz istniejącą regułę i kliknij Edytuj . 
 
 
 Krok 2. Ustawienie zakresu dni 
 Minimalna liczba dni po terminie płatności 
 Pole określa od którego dnia reguła ma obowiązywać. 
 
 wartość dodatnia (np. 1 ) – wysyłka od wskazanego dnia po terminie płatności 
 0 – wysyłka w dniu terminu płatności 
 wartość ujemna (np. -3 ) – wysyłka przed terminem płatności (np. przypomnienie) 
 
 Maksymalna liczba dni po terminie płatności 
 Pole określa do którego dnia po terminie płatności reguła jest aktywna. 
 
 np. 30 – reguła działa maksymalnie do 30 dnia po terminie 
 po przekroczeniu tej liczby dni wiadomości nie będą wysyłane w ramach tej reguły 
 
 
 Reguła działa tylko wtedy, gdy liczba dni mieści się w przedziale: 
 minimalna liczba dni ≤ aktualna liczba dni ≤ maksymalna liczba dni 
 
 
 Krok 3. Wybór szablonu wiadomości 
 
 W polu Szablon wiadomości wybierz treść, która ma zostać wysłana do odbiorcy. 
 Szablon definiuje m.in.:
 
 treść wiadomości, 
 ton komunikacji (przypomnienie / windykacja miękka / windykacja twarda), 
 zmienne systemowe (np. kwota, numer dokumentu, termin płatności). 
 
 
 
 
 Krok 4. Wybór szablonu dokumentu (opcjonalnie) 
 
 W polu Szablon dokumentu możesz wskazać dokument, który zostanie dołączony do wiadomości . 
 Dokument może być np.:
 
 wezwaniem do zapłaty, 
 rozliczeniem transz, 
 notą odsetkową. 
 
 
 Pole nie jest obowiązkowe – reguła może działać bez załącznika. 
 
 
 Krok 5. Zapisanie reguły 
 
 Sprawdź poprawność wprowadzonych danych. 
 Kliknij Zapisz , aby aktywować regułę. 
 Reguła zacznie obowiązywać zgodnie z harmonogramem wysyłki systemu. 
 
 
 Przykład konfiguracji 
 
 Minimalna liczba dni: 1 
 Maksymalna liczba dni: 30 
 
 Efekt: 
 
 system wysyła wiadomości od 1 do 30 dnia po terminie płatności 
 po 30 dniu reguła przestaje działać 
 wcześniej niż 1 dzień po terminie wiadomość nie zostanie wysłana 
 
 
 Dobre praktyki 
 
 Twórz kilka reguł dla różnych etapów windykacji (np. przypomnienie, ponaglenie, wezwanie do zapłaty). 
 Nie nakładaj na siebie zakresów dni w wielu regułach z tym samym priorytetem. 
 Stosuj łagodny ton komunikacji na wczesnym etapie i bardziej formalny na późniejszym. 
 
 
 Uwagi końcowe 
 
 Reguła działa automatycznie – nie wymaga ręcznego uruchamiania. 
 Wysyłka zależy od poprawnie ustawionych danych płatności w dokumentach. 
 Zmiany w regule obowiązują od momentu jej zapisania.