Przejdź do treści głównej

Wysyłka wiadomości - windykacja

Instrukcja konfiguracji reguły windykacyjnej – wysyłka wiadomości

Cel instrukcji

Instrukcja opisuje sposób konfiguracji reguły windykacyjnej odpowiedzialnej za automatyczną wysyłkę wiadomości (np. e-mail) w zależności od liczby dni przed lub po terminie płatności. Zanim skonfigurujemy regułę windykacyjną, należy dodać do systemu:

    szablon wiadomości e‑mail wysyłanej do klienta - Wiadomość do klienta dla wezwania do zapłaty, szablon wezwania do zapłaty (opcjonalnie) - Szablony wezwań do zapłaty

    Dopiero po dodaniu obu szablonów możliwa jest konfiguracja i działanie reguł windykacyjnych.

    Krok 1. Wejście do modułu

    1. Z menu głównego przejdź do Ustawienia.
    2. Wybierz sekcję Wysyłka wiadomości.
    3. Otwórz zakładkę Windykacja.
    4. Kliknij Dodaj lub wybierz istniejącą regułę i kliknij Edytuj.

    Krok 2. Ustawienie zakresu dni

    Minimalna liczba dni po terminie płatności

    Pole określa od którego dnia reguła ma obowiązywać.

    • wartość dodatnia (np. 1) – wysyłka od wskazanego dnia po terminie płatności
    • 0 – wysyłka w dniu terminu płatności
    • wartość ujemna (np. -3) – wysyłka przed terminem płatności (np. przypomnienie)

    Maksymalna liczba dni po terminie płatności

    Pole określa do którego dnia po terminie płatności reguła jest aktywna.

    • np. 30 – reguła działa maksymalnie do 30 dnia po terminie
    • po przekroczeniu tej liczby dni wiadomości nie będą wysyłane w ramach tej reguły

    Reguła działa tylko wtedy, gdy liczba dni mieści się w przedziale:
    minimalna liczba dni ≤ aktualna liczba dni ≤ maksymalna liczba dni

    Krok 3. Wybór szablonu wiadomości

    1. W polu Szablon wiadomości wybierz treść, która ma zostać wysłana do odbiorcy.
    2. Szablon definiuje m.in.:
      • treść wiadomości,
      • ton komunikacji (przypomnienie / windykacja miękka / windykacja twarda),
      • zmienne systemowe (np. kwota, numer dokumentu, termin płatności).

    Krok 4. Wybór szablonu dokumentu (opcjonalnie)

    1. W polu Szablon dokumentu możesz wskazać dokument, który zostanie dołączony do wiadomości.
    2. Dokument może być np.:
      • wezwaniem do zapłaty,
      • rozliczeniem transz,
      • notą odsetkową.
    3. Pole nie jest obowiązkowe – reguła może działać bez załącznika.

    Krok 5. Zapisanie reguły

    1. Sprawdź poprawność wprowadzonych danych.
    2. Kliknij Zapisz, aby aktywować regułę.
    3. Reguła zacznie obowiązywać zgodnie z harmonogramem wysyłki systemu.

    Przykład konfiguracji

    • Minimalna liczba dni: 1
    • Maksymalna liczba dni: 30

    Efekt:

    • system wysyła wiadomości od 1 do 30 dnia po terminie płatności
    • po 30 dniu reguła przestaje działać
    • wcześniej niż 1 dzień po terminie wiadomość nie zostanie wysłana

    Dobre praktyki

    • Twórz kilka reguł dla różnych etapów windykacji (np. przypomnienie, ponaglenie, wezwanie do zapłaty).
    • Nie nakładaj na siebie zakresów dni w wielu regułach z tym samym priorytetem.
    • Stosuj łagodny ton komunikacji na wczesnym etapie i bardziej formalny na późniejszym.

    Uwagi końcowe

    • Reguła działa automatycznie – nie wymaga ręcznego uruchamiania.
    • Wysyłka zależy od poprawnie ustawionych danych płatności w dokumentach.
    • Zmiany w regule obowiązują od momentu jej zapisania.
    Powrót na górę