Wystawianie faktur dla najmców

Import stanów liczników

Stany liczników można zaimportować na dwa sposoby: grupowo lub pojedynczo.

Sposób 1: Import grupowy

1. Wejdź w: Inwestycja → zakładka „Informacje” → Importuj stan liczników → Pobierz szablon.   
2. Otwórz pobrany plik Excel.
3. Nie zmieniaj ani nie usuwaj żadnych kolumn.
4. Uzupełnij wyłącznie kolumnę „Stan licznika” wartościami odczytów.
5. Zapisz plik.
6. W systemie kliknij: Importuj stan liczników → wypełnij pole „Data odczytu” (jest to data, na którą zapiszą się stany liczników) → Dodaj pliki → wybierz plik → Importuj.
7. Przejdź do: Zakładka „Liczniki” → tabela „Stan liczników” i sprawdź poprawność danych.    

Uwaga: Upewnij się, że nie ma zdublowanych stanów, np.:

• Licznik1, data: 31.12.2025, odczyt: 7360,89
• Licznik1, data: 31.12.2025, odczyt: 6837,32

Taka sytuacja jest błędem.

Sposób 2: Import pojedynczy (ręczny)

1. Wejdź w: Inwestycja → Liczniki → tabela „Stan liczników” → Dodaj.
2. Wprowadź ręcznie dane odczytu licznika i zapisz.    

Dodawanie faktur od dostawców media

1. Przejdź do: Inwestycja → Inwestycja → zakładka „Informacje” → Importuj fakturę dla licznika.
2. Wybierz odpowiedni licznik.
3. Uzupełnij:
   • zużycie,
   • datę od i do,
   • kwotę netto i brutto,
   • stawkę VAT.
4. Kliknij Importuj.

Uwaga:
Dla liczników, których zużycie jest dzielone między najemców według udziałów zapisanych w umowie (tzw. wirtualne liczniki), należy wpisać zużycie = 100.

Generowanie podglądu faktur

1. Przejdź do: Faktury → Generuj faktury — znajdziesz się na pierwszym kroku „Wybór zakresu”.
2. Wybierz:
   • inwestycję,
   • okres, za który mają być wystawione faktury,
   • składowe, które mają znaleźć się na fakturze (czynsz i/lub liczniki).
   Jeśli chcesz, aby faktury miały konkretną datę wystawienia, ustaw ją w polu „Ustaw datę wystawiania faktury”.    
3. Kliknij Dalej, aby przejść do kroku 2 – „Podgląd faktur”.
4. Wyświetli się lista proponowanych faktur — wybierz te, które mają zostać wygenerowane.    
5. Każda kolumna w tabeli odpowiada osobnej pozycji na fakturze. Na tym etapie należy sprawdzić poprawność naliczeń.
6. Możesz wygenerować wszystkie faktury lub tylko zaznaczone, klikając „Generuj”.
   Uwaga: Dopóki nie zaznaczysz faktur i nie klikniesz „Generuj”, faktury nie zostaną utworzone.

Podgląd faktur jest pusty

Jeżeli na kroku 2 „Podgląd faktur” nie wyświetlają się żadne pozycje, oznacza to, że faktury były już wcześniej wygenerowane, a system to zapamiętał. Możliwe, że zostały one wygenerowane błędnie i następnie usunięte.

Aby przywrócić możliwość ponownego wygenerowania faktur:

1. Przejdź do: Inwestycje → zakładka „Liczniki” → tabela „Faktury od dostawców media”.
2. W kolumnie „Rozliczone” znajdziesz wartość „Tak”.
3. Aby zmienić ją na „Nie”, kliknij po lewej stronie przy danej fakturze trzy kropki → Cofnij rozliczenie.

Po wykonaniu tej czynności pojawi się ponownie możliwość wystawienia faktur dla najemców.

   

Brakuje kilku faktur najemców

Może się zdarzyć, że na kroku 2 „Podgląd faktur” nie widać faktury dla jednego z najemców. Przyczyna może być taka sama jak wcześniej — faktura była już wystawiona i usunięta, a system zapamiętał ten fakt.

Aby przywrócić możliwość wystawienia tej jednej faktury:

1. Wejdź do: Umowa z najemcą → karta umowy.
2. Kliknij Edytuj i zmień pole „Data ostatniej faktury” na datę z poprzedniego miesiąca (np. jeśli wystawiasz fakturę za styczeń, wpisz grudzień).
3. Kliknij Zapisz.

Po tej zmianie, podczas generowania faktur, pojawi się faktura dla danego najemcy.

   

Rozliczenia się nie zgadzają

Jeżeli naliczenia są nieprawidłowe, wykonaj poniższe kroki kontrolne:

1. Sprawdź umowę z klientem:
   • Jeśli najemca ma np. 3 lokale i jeden licznik energii elektrycznej (EE), to licznik powinien być przypisany tylko do jednego lokalu.
   • Jeżeli każdy lokal ma osobny licznik EE, wszystkie liczniki powinny być przypisane do właściwych lokali.
      
2. Sprawdź stan licznika i zużycie na fakturze dostawcy:
   • Jeśli najemca ma własny licznik EE i otrzymujemy dla niego osobną fakturę, upewnij się, że stany licznika oraz zużycie na fakturze dostawcy są zgodne. Wchodzimy w Inwestycja → zakładka „Liczniki”.    
3. Sprawdź przypisanie licznika do lokalu:
   • Wejdź w: Inwestycja → zakładka „Liczniki” → Zarządzaj licznikami.
   • Przy właściwym liczniku sprawdź, czy poprawnie przypisane są lokale danego najemcy.
   • Po kliknięciu Dodaj pamiętaj, aby kliknąć Zapisz w prawym dolnym rogu.
      
4. Sprawdź, czy w umowie została wprowadzona waloryzacja.
5. Wróć do wcześniejszych kroków:
   • Sprawdź stany liczników (krok 1).
   • Sprawdź faktury od dostawców mediów (krok 2) — upewnij się, że:
     • dane są wprowadzone poprawnie,
     • dla liczników wirtualnych wpisano zużycie = 100.

Rozliczenia są prawidłowe

Po wygenerowaniu faktur pojawiają się one w: Faktury → zakładka „Do zaakceptowania”.

   

Obok każdej faktury, po lewej stronie, klikając na trzy kropki → Edytuj, możemy ją zobaczyć.

   

Edytowanie nazw i jednostek rozliczeń:

• Nazwy oraz jednostki rozliczeń możemy edytować w: Ustawienia → Najem → Typy liczników.    
• Wypełniamy nazwę typu licznika tak, jak ma być wyświetlana na fakturze.    
• Jeżeli brakuje jednostki miary, wchodzimy w: Ustawienia → Organizacja → Jednostki miary → Dodaj. Przed dodaniem upewniamy się, że jednostka już nie istnieje.    

Wypełnienie pól na fakturze:

1. Rachunek bankowy: Jeżeli w umowie najmu nie jest wypełniony, bierze się pierwszy rachunek bankowy spółki.
2. Data płatności: Data faktury + wartość pola „ilość dni na płatność” z umowy najmu. Pole znajduje się w: Edytuj w umowie → Krok 3 „Szczegóły umowy”.
   Po wprowadzeniu należy zapisać: Umowa → Szczegóły umowy → „ilość dni na płatność” → Zapisz.            
3. Kurs walutowy: Jeżeli pozycja na fakturze ma walutę inną niż PLN, istnieje możliwość wskazania daty, na którą będzie brany kurs walut.
   Wchodzimy: Umowa → Edytuj → Zakładka „Szczegóły umowy” → Pole „Dzień miesiąca dla kursu”.
   Jeżeli wpiszemy „0”, to kurs zostanie pobrany tego samego dnia, co faktura. Uwzględniona jest godzina generowania faktury:
   • Generowanie do godz. 12: średni kurs poprzedniego dnia
   • Generowanie po godz. 12: średni kurs dnia bieżącego