Reklamacja - dodawanie
Reklamacja – tworzenie i edycja
Wprowadzenie
Poniższa instrukcja opisuje proces tworzenia oraz zarządzania reklamacjami w systemie.
Dzięki niej można poprawnie dodać nową reklamację, zarządzać usterkami oraz generować dokumenty związane z reklamacją.
1. Dodanie modułu reklamacji
Aby skorzystać z tego modułu należy dodać pozycje w zakładce „Obsługa klienta” w menu bocznym.
2. Dodanie nowej reklamacji
Należy wejść w zakładkę „Obsługa klienta” z menu bocznego po lewej stronie, następnie w sekcję Reklamacje i klikając przycisk „Dodaj reklamację” otworzyć okno z wyborem opcji.
Następnie wypełniamy odpowiednio pola wymagane, aby poprawnie dodać reklamację.
Aktualizacja statusów usterek
W systemie wprowadzono nowe statusy usterek. Część dotychczasowych statusów została przemianowana, a część stanowi nowe etapy obsługi reklamacji.
Poniżej przedstawiono mapowanie dotychczasowych statusów na nowe nazwy.
Nowe statusy, które nie miały odpowiedników w poprzedniej wersji:
Zmiany mają na celu dokładniejsze odwzorowanie kolejnych etapów obsługi usterek oraz umożliwienie precyzyjniejszego określania ich aktualnego statusu.
Ciekawostka:
Numeru reklamacji nie musimy podawać. System sam doda numer, w kolejności według numeracji po zapisaniu nowej usterki.
3. Zarządzanie reklamacją
Po utworzeniu reklamacji otworzy się okno, w którym mamy możliwość dodania ważnych spraw podczas realizacji reklamacji.
Możemy dodać między innymi:
- każdą usterkę pojedynczo
- spotkanie z klientem lub realizatorem
- opis ustaleń
- wygenerować gotowy protokół
4. Dodawanie usterek
Po kliknięciu w „+” w sekcji Usterki system otworzy okno z polami do wypełnienia.
Opis pól znajduje się na zrzucie ekranu poniżej.
5. Generowanie protokołu
Klikając we wskazane miejsce na pierwszym zrzucie ekranu możemy wygenerować protokół.
Dokument będzie zawierał:
- wszystkie wpisane usterki
- dane dotyczące produktu
- dane dotyczące klienta
6. Podgląd usterek w tabeli
W panelu „Reklamacje” możemy podejrzeć w tabeli konkretne usterki.
Nie wymaga to wchodzenia w każdą reklamację osobno.
System podstawia listę usterek w formie tabeli.
7. Powiadomienia mailowe
System posiada możliwość dodania w ustawieniach funkcji informowania mailowo o terminach związanych z reklamacjami.
Jest to przydatna funkcja w systemie, dzięki której kontrolujemy każdą reklamację założoną w systemie.
Podsumowanie
Proces obsługi reklamacji w systemie obejmuje:
- utworzenie reklamacji w sekcji Obsługa klienta → Reklamacje
- dodanie usterek oraz informacji dotyczących realizacji
- możliwość generowania protokołów reklamacyjnych
- szybki podgląd usterek w widoku tabelarycznym
- opcjonalne powiadomienia mailowe o terminach reklamacji
Dzięki temu możliwe jest sprawne zarządzanie reklamacjami oraz kontrolowanie ich przebiegu w systemie.