Przejdź do treści głównej

Numery systemowe kosztów

Arkusz do importu numerów systemowych kosztów – co to jest i do czego służy?

Arkusz Numery systemowe kosztów służy do przygotowania planu kont wykorzystywanego w Budżecie oraz Harmonogramie finansowym.

Ważne, aby był on odzwierciedleniem planu kont programu księgowego, jeśli planowana jest integracja systemu THTG Integrator z tym programem księgowym.

Dzięki wprowadzonym danym na dalszym etapie można w prosty sposób:

  • w trakcie dekretacji umów i faktur w Elektronicznym Obiegu Dokumentów (EOD) przypisywać wydatki i wpływy,
  • automatycznie przenosić dane do programu księgowego po zakończeniu obiegu przez dokument.
  • analizować dane poprzez Zestawienie dekretacji
  • łączyć dane ze sobą przy pomocy Knsolidacji

Do czego można wykorzystać Budżet w THTG Integrator?

Budżet w THTG Integrator można wykorzystać m.in. do:

  • zapisu wydatków i wpływów dla spółek celowych,
  • zapisu wydatków i wpływów dla konkretnych inwestycji,
  • zestawienia całkowitych kosztów ponoszonych przez firmę w ramach wszystkich inwestycji z rozbiciem na poszczególne koszty
    (w takim przypadku ważne jest, aby numery kosztów w poszczególnych budżetach były takie same).

Jak wypełnić arkusz?

Poniżej znajduje się opis kolumn wraz z informacją, jak należy je uzupełnić.

A. Nazwa spółki

Pole zawierające nazwę spółki, do której przypisany jest numer kosztu.
Nazwa musi być identyczna jak w systemie THTG Integrator – uwzględniając wszystkie znaki oraz wielkość liter.

B. Inwestycje

Nazwy inwestycji rozdzielone przecinkiem, dla których numer konta powinien być dostępny.
Nazwy muszą być zgodne z nazwami wcześniej wprowadzonymi w THTG Integrator.

Jeżeli konto ma być dostępne we wszystkich inwestycjach, pole należy pozostawić puste.

C. Numer konta

Ciąg cyfr zgodny z planem kont w programie księgowym.

D. Nazwa konta

Nazwa konta precyzyjnie określająca, jakiego wydatku lub wpływu dotyczy dane konto.
Powinna być zgodna z nazwą w planie kont programu księgowego.

E. Występowanie

W THTG Integrator dany koszt może występować w:

  • Budżecie – obejmuje wszystkie wydatki i wpływy inwestycji,
  • Harmonogramie finansowym – obejmuje tylko część budowlaną i zawiera jedynie wydatki.

Wpisujemy jedną z wartości:

  • Budżet
  • Harmonogram finansowy

F. Rola

Możliwe wartości:

  • Kategoria
  • Element

Kategoria jest nadrzędna wobec Elementu.

Przykład:

  • Kategoria: Roboty ziemne
  • Elementy: Usługa koparką, Wywóz ziemi

Kategorie z Harmonogramu finansowego mogą być wyświetlane w Budżecie jako Elementy.

Zgodnie z logiką systemu, podczas wyświetlania kategorii z Harmonogramu finansowego w Budżecie są one traktowane jako Elementy tej kategorii.

G. Typ

Wybieramy jedną z opcji:

  • Wydatek
  • Wpływ

H. Wliczany do sumy w kategorii

Określa, czy dana pozycja ma być uwzględniana w sumie kategorii.

  • T – pozycja jest wliczana do sumy
  • N – pozycja ma charakter informacyjny i nie wpływa na wartości w Budżecie lub Harmonogramie

I. Ręczne wpisywanie wyników

System pozwala na dwa sposoby wprowadzania danych:

  • ręczne – przez edycję w Budżecie → wpisujemy T
  • automatyczne – poprzez integrację z EOD i fakturami → wpisujemy N

J. Kategorie z harmonogramu finansowego

W tej kolumnie wpisujemy numery kont kategorii z Harmonogramu finansowego, które mają być wyświetlane w Budżecie jako jego Elementy.

Numery kont wpisujemy w tym samym wierszu co kategoria Budżetu, w której mają się pojawić.

Numery należy:

  • skopiować z kolumny C
  • wpisać po przecinku

K. Ignoruj identyfikator inwestycji

Decyduje o tym czy dodać identyfikator inwestycji na początku numeru konta. Zaznaczyć jako "N", kiedy wykorzystywane są % w numerach kont.

Dostępne wartości:

    T - Tak N - Nie

    L. Ignoruj podczas konsolidacji

    Decyduje o tym, czy podczas konsolidacji budżetów ze sobą wyświetlać ten wiersz. Ignorowanie podczas konsolidacji spowoduje, że wartości tego wiersza nie zostaną wliczone do podsumowań.

    Dostępne wartości:

      T - Tak N - Nie

      M. Strona konta

      Informacja o tym, z której strony konta pobierać dane, w senariuszu, w którym program księgowy jest źródłem danych w budżecie.

      Dostępne wartości:

        Winien i ma Winien Ma

        N. Mapowanie numeru konta podczas komunikacji z programem księgowym

        Wypełnić jeżeli dane z numeru konta z kolumny C mają trafić do programu księgowego z innym numerem. Np. celem wysyłki kilku różnych dekretów w THTG Integrator na ten sam numer w programie księgowym.

        W scenariuszu, w którym program księgowy jest źródłem danych wypełnić ten numer jeżeli numer w programie księgowym jest inny niż numer w THTG Integrator

        O. Koszt przenaszalny

        O. Środek trwały

        Składnik majątku, który pozostaje w firmie. Dostępne wartości:

          T - Tak N - Nie

          O. Konto do księgowania równoległego

          To pole przyjmuje różne wartości w zależności od scenariusza wdrożeniowego.

          W przypadku, w którym jednemu kontu odpowiada zawsze jedno konto równoległe podaj tutaj numer konta równoległego.

          W scenariuszu, w którym wiele numerów kont może posiadać wiele numerów kont do księgowania równoległego wpisz tutaj "T" aby było to konto dostępne tylko i wyłącznie do księgowania równoległego.

          R. Dokument fantomowy

          Decyduje o tym, czy dokumenty posiadające ten dekret nie powinny trafiać do programu księgowego po zakończeniu obiegu w EOD.

          Dostępne wartości:

            T - Tak, dokument posiadający ten dekret nie trafi do programu księgowego N - Nie, dokument posiadający ten dekret trafi do programu księgowego

            Weryfikacja poprawności przekazanych danych

            Przed przekazaniem pliku upewnij się, że:

            • wszystkie pola w kolumnach A–I są wypełnione (z wyjątkiem kolumn B i J, jeśli nie są wymagane),
            • nazwa spółki jest zgodna z nazwą w systemie THTG Integrator,
            • numery kont są zgodne z planem kont w programie księgowym,
            • kolumna Nazwa konta jest wypełniona,
            • kolumna Występowanie zawiera jedną z wartości:
              • Budżet
              • Harmonogram finansowy
            • kolumna Rola zawiera:
              • Kategoria
              • Element
            • każdy numer konta ma tylko jeden typ:
              • Wydatek
              • Wpływ
            • kolumny Wliczany do sumy kategorii oraz Ręczne wpisywanie wyników zawierają wartości:
              • T
              • N
            • kolumna Kategorie z harmonogramu finansowego jest wypełniona tylko dla kategorii Budżetu,
            • plik zapisany jest w formacie .xlsx.

            Przykłady poprawnie wypełnionego pliku

            1. Jedna spółka w całej firmie, numery systemowe kosztów spójne dla wszystkich inwestycji. Kolorem oznaczony został procent. Numery projektów (identyfikatory inwestycji) domyślnie wyświetlają się na początku numeru konta. Jeśli mają się one wyświetlać w innym miejscu, wstawiamy znak “%” do jego oznaczenia. Dla poniższego przykładu numer konta dla inwestycji o identyfikatorze ZLA będzie wyglądał następująco: 080-ZLA-1. Jeśli nie wstawimy procenta: ZLA080-2.

            1. Jeśli uzupełnimy kolumnę Inwestycje to numery kont zostaną przypisane tylko do konkretnej inwestycji. Będą one niedostępne dla pozostałych. Ponadto nie wpisaliśmy “%” w Numerze konta, więc w tym wypadku Numer projektowy pojawi się na początku np. ZLA080-2.

            Pobierz arkusz