Inwestycja - Harmonogram Finansowy
Instrukcja dotyczy obsługi zakładki Harmonogram finansowy w module Inwestycji. Zakładka umożliwia planowanie kosztów inwestycji, monitorowanie wykonania budżetu oraz analizę odchyleń pomiędzy planem a rzeczywistymi wydatkami.
Jest to najbardziej złożony element systemu, ponieważ integruje wiele obszarów: księgowość, dokumenty, sprzedaż oraz raportowanie.
Widok prezentuje arkusz budżetowy w formie tabelarycznej z podziałem na kategorie oraz elementy kosztowe.
Przygotowanie inwestycji do pracy z harmonogramem
Przed rozpoczęciem pracy z harmonogramem należy uzupełnić podstawowe dane inwestycji.
W zakładce Informacje należy ustawić:
datę rozpoczęcia harmonogramu datę zakończenia harmonogramu
Daty te definiują zakres czasowy harmonogramu i decydują o tym, w jakich okresach będą prezentowane dane finansowe.
Po zapisaniu inwestycji daty mogą być edytowane. Ich zmiana nie powoduje utraty danych. Harmonogram zostaje jedynie rozszerzony lub skrócony w czasie, a istniejące pozycje są wyświetlane w nowym zakresie.
Następnie należy upewnić się, że inwestycja jest oznaczona jako aktywna. To właśnie flaga aktywności decyduje o tym, czy inwestycja pojawia się w listach wyboru, raportach i dokumentach. Status inwestycji ma charakter informacyjny, natomiast aktywność decyduje o dostępności operacyjnej.
Więcej o edycji inwestycji znajdziesz tutaj: Dodawanie/edycja inwestycji
Widok harmonogramu finansowego
Po wejściu do zakładki Harmonogram finansowy wyświetlany jest arkusz budżetowy w formie tabeli.
Struktura arkusza jest hierarchiczna i składa się z:
kategorii kosztów, takich jak koszty nabycia gruntu, koszty dokumentacji, przygotowanie terenu, roboty ziemne, stan surowy
oraz
szczegółowych elementów kosztowych znajdujących się pod każdą kategorią.
Kategorie można zwijać i rozwijać, co ułatwia pracę na dużych budżetach.
Każdy wiersz reprezentuje osobną pozycję budżetową.
Znaczenie podstawowych kolumn
Prognoza początkowa (PP) to pierwotnie zaplanowana kwota dla danej pozycji. Jest to punkt odniesienia dla całej inwestycji. Na jej podstawie obliczane są udziały procentowe, wskaźniki oraz odchylenia. Prognoza początkowa nie aktualizuje się automatycznie.
Udział procentowy pokazuje, jaką część całego budżetu stanowi dana pozycja.
Wskaźnik zł/PUM pokazuje koszt jednego metra kwadratowego powierzchni użytkowej. Jest dostępny w dwóch wariantach: na podstawie prognozy początkowej oraz na podstawie aktualnych danych. Dzięki temu w każdej chwili można sprawdzić, ile kosztuje metr mieszkania w danej inwestycji.
Rzeczywiste wydatki są pobierane z obiegu dokumentów i faktur. Po włączeniu opcji „Wyświetl wykonania z obiegu dokumentów” system automatycznie aktualizuje wartości na podstawie zatwierdzonych dokumentów.
Wydatki + prognoza aktualna pokazują aktualny przewidywany koszt danej pozycji, uwzględniający zarówno poniesione wydatki, jak i pozostałe zobowiązania.
Odchylenie od PP pokazuje różnicę pomiędzy pierwotnym planem a aktualnym kosztem i jest podstawowym wskaźnikiem kontroli budżetu.
Powiązanie harmonogramu z dokumentami
Harmonogram finansowy jest bezpośrednio połączony z obiegiem dokumentów.
Oznacza to, że:
faktury i umowy automatycznie zasilają wykonania w harmonogramie koszty są przypisywane do konkretnych kategorii budżetowych możliwe jest zaksięgowanie dokumentu nawet wtedy, gdy dana praca nie została jeszcze wykonana
System rozdziela pojęcie płatności i realizacji.
Dzięki temu harmonogram pokazuje zarówno stan finansowy, jak i faktyczne wykonanie prac.