Przejdź do treści głównej

Instrukcja obsługi modułu KSeF - Krajowy System e-Faktur

1. Wstęp – czym jest KSeF i dlaczego warto z niego korzystać

KSeF (Krajowy System e-Faktur) to ogólnopolski system teleinformatyczny służący do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Korzystanie z KSeF pozwala m.in. na:

  • automatyczny odbiór faktur zakupu,
  • centralne i bezpieczne przechowywanie dokumentów,
  • uproszczenie procesów księgowych i obiegu dokumentów,
  • zgodność z obowiązującymi przepisami prawa.

Więcej informacji na ten temat znajdziesz tutaj: https://ksef.podatki.gov.pl/

Gdzie złozyć wniosek o certyfikat do KSEF znajdziesz tutaj: https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/

Moduł KSeF w systemie umożliwia integrację z KSeF oraz wygodne zarządzanie fakturami wysyłanymi i odbieranymi z systemu rządowego.

2. Wymagane uprawnienia do obsługi KSeF

Zanim rozpoczniesz konfigurację i korzystanie z modułu KSeF, upewnij się, że posiadasz odpowiednie uprawnienia.

Krok 1: Wejście w ustawienia użytkowników
  1. Kliknij ikonę zębatki (Ustawienia) w menu bocznym.
  2. Przejdź do zakładki Użytkownicy.
  3. Wybierz zakładkę Uprawnienia.

Uprawnienia użytkowników KSeF

Krok 2: Wyszukanie uprawnień KSeF

W polu wyszukiwarki wpisz KSeF.

Sprawdź, czy użytkownik (np. rola admin) ma zaznaczone poniższe uprawnienia:

  1. Zarządzanie konfiguracją
    • Pozwala na dodanie i konfigurację integracji z KSeF, w tym dodawanie certyfikatów (online i offline) - punkt 3 "Konfiguracja integracji z KSEF"
  2. Wyświetlanie faktur zakupu
    • Umożliwia podgląd faktur pobranych z KSeF w module Obieg dokumentów - punkt 5 "Podgłąd faktur z KSEF"
  3. Wyświetlanie logów sesji
    • Pozwala sprawdzić przebieg wymiany danych z KSeF - punkt 8 "Sesje z KSEF"

Po zaznaczeniu uprawnień kliknij Zapisz.

⚠️ Bez uprawnienia „Zarządzanie konfiguracją” nie będzie możliwe dodanie ani edycja integracji KSeF.

3. Konfiguracja integracji z KSeF

Po nadaniu odpowiednich uprawnień można przejść do konfiguracji integracji.

Krok 1: Przejście do konfiguracji KSeF

Konfiguracja KSeF

  1. Wejdź w Ustawienia (ikona zębatki).
  2. Przejdź do zakładki System.
  3. Wybierz Konfiguracja KSeF.
  4. Kliknij przycisk Dodaj.

4. Dodawanie konfiguracji KSeF

Podczas dodawania konfiguracji należy wybrać Typ certyfikatu:

  • Wysyłka
  • Odbiór
  • Wysyłka i odbiór

Typ certyfikatu KSeF

Wybierz opcję zgodnie z potrzebami organizacji.

Konfiguracja typu: Wysyłka

Konfiguracja wysyłki KSeF

  • Wybierz pracownika – osoba odpowiedzialna za wysyłkę faktur.
  • Wybierz spółki – pole wymagane.
  • Hasło do certyfikatów online – pole wymagane.
  • Hasło do certyfikatów offline – pole wymagane.
  • Certyfikaty (.crt, .key):
    • 2 pliki online (.crt, .key)
    • 2 pliki offline (.crt, .key)

System informuje o liczbie dodanych plików (np. 0/4).

Kliknij Zapisz, aby aktywować integrację z KSeF.

5. Podgląd faktur z KSeF

Lista faktur KSeF

  1. Przejdź do zakładki Obieg dokumentów.
  2. Wybierz KSeF.

W tym widoku widoczne są faktury pobrane z KSeF wraz z ich statusem. Synchronizacja odbywa się co około 20 minut.

📄 Widoczność faktur wymaga uprawnienia „Wyświetlanie faktur zakupu”.

6. Konfiguracja wysyłki faktur

  1. Wchodzimy: Ustawienia → Organizacja → Spółki. Dla wybranej spółki klikamy trzy kropki po lewej stronie i wybieramy „Konfiguracja KSeF”.
  2. Uzupełniamy pole „Pobieramy dokumenty od” – jest to data, od której system zacznie pobierać faktury z KSeF. Następnie ustawiamy, jakie faktury mają być wysyłane do KSeF (wystawiane klientom / kontrahentom).
Wysyłka faktur do KSeF

7. Wystawianie faktur w THTG

Uwaga: ⚠️ Zmieniony został mechanizm generowania faktur.

Przy tworzeniu faktury w THTG pole „Numer faktury” pozostaje puste do momentu jej akceptacji i wysłania do KSeF.

Pole "Data faktury" wypełnia się tak jak dotychczas. Jeśli faktura ma być wysłana do KSeF, to w momencie jej akceptacji data wystawienia zmieni się na dzień akceptacji faktury. Faktury niewysyłane do KSeF pozostaną z pierwotną datą.

Aby faktura została wysłana do KSeF:

  1. Należy ją zaakceptować: menu boczne Faktury → Do zaakceptowania → wybieramy fakturę → trzy kropki po lewej → Zaakceptuj
    Akceptowanie faktury
  2. Po akceptacji faktura otrzymuje numer oraz status KSeF = „Oczekująca”,
  3. Wysyłka do KSeF odbywa się automatycznie. Po wysłaniu do KSeF faktura otrzymuje status „Wysłana” oraz identyfikator KSeF.
Wysyłka faktur do Ksef

8. Sesje z KSeF

Aby sprawdzić przebieg wymiany danych z KSeF, wchodzimy: Ustawienia → System → Sesje z KSeF.

Znaczenie pól:

  • Firma – dla jakiej spółki uruchomiona była synchronizacja,
  • Status – status synchronizacji,
  • Typ – pobieranie faktur / wysyłka faktur,
  • Data utworzenia – data utworzenia zadania synchronizacji THTG ↔ KSeF,
  • Czas rozpoczęcia – rzeczywisty czas startu synchronizacji (może różnić się od daty utworzenia, np. gdy KSeF był niedostępny),
  • Czas zakończenia – czas zakończenia synchronizacji,
  • Numer referencyjny – identyfikator sesji,
  • Liczba dokumentów – liczba wysłanych lub pobranych dokumentów.

Uwaga: ⚠️ Jeżeli w trakcie synchronizacji pojawi się błąd, szczegóły znajdziesz w kolumnie „Komunikat błędu” w tabeli sesji KSeF.

Sesje z Ksef

9. FAQ – najczęstsze pytania i problemy

Czy potrzebne są osobne certyfikaty do odbioru i wysyłki dokumentów?

Odbiór dokumentów z KSeF
Nie. Wystarczy jeden certyfikat online, niezależnie od liczby użytkowników.

Wysyłka dokumentów do KSeF
Tak. Każda osoba wysyłająca faktury musi posiadać własny certyfikat.

Przykład poprawnej konfiguracji

W systemie pracują 3 osoby:

  • 2 osoby wysyłają faktury do KSeF,
  • 1 osoba zajmuje się wyłącznie odbiorem.

Wymagane konfiguracje:

  • 1 konfiguracja do odbioru – jeden certyfikat online,
  • 2 konfiguracje do wysyłki – osobne certyfikaty dla każdej osoby.

Taka konfiguracja zapewnia poprawne działanie integracji oraz zgodność z zasadami KSeF.

Potrzebujesz więcej pomocy?

Jeśli nie znajdziesz odpowiedzi w bazie wiedzy lub napotkasz problem techniczny, skontaktuj się z zespołem wsparcia THTG Integrator: pomoc@thtg.pl

Powrót na górę