Instrukcja obsługi modułu KSeF - Krajowy System e-Faktur

1. Wstęp – czym jest KSeF i dlaczego warto z niego korzystać

KSeF (Krajowy System e-Faktur) to ogólnopolski system teleinformatyczny służący do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Korzystanie z KSeF pozwala m.in. na:

• automatyczny odbiór faktur zakupu,
• centralne i bezpieczne przechowywanie dokumentów,
• uproszczenie procesów księgowych i obiegu dokumentów,
• zgodność z obowiązującymi przepisami prawa.

Więcej informacji na ten temat znajdziesz tutaj: KSeF

Moduł KSeF w systemie umożliwia integrację z KSeF oraz wygodne zarządzanie fakturami wysyłanymi i odbieranymi z systemu rządowego.

---

2. Wymagane uprawnienia do obsługi KSeF

Zanim rozpoczniesz konfigurację i korzystanie z modułu KSeF, upewnij się, że posiadasz odpowiednie uprawnienia.

Krok 1: Wejście w ustawienia użytkowników

Kliknij ikonę zębatki (Ustawienia)Ustawienia) w menu bocznym.

Przejdź do zakładki Użytkownicy.Użytkownicy.

Wybierz zakładkę Uprawnienia.Uprawnienia.

Krok 2: Wyszukanie uprawnień KSeF

W polu wyszukiwarki wpisz KSeF.KSeF.

Sprawdź, czy użytkownik (np. rola admin)admin) ma zaznaczone poniższe uprawnienia:

1. Zarządzanie konfiguracją

• Pozwala na dodanie i konfigurację integracji z KSeF, w tym dodawanie certyfikatów (online i offline).

2. Wyświetlanie faktur zakupu

• Umożliwia podgląd faktur pobranych z KSeF w module Obieg dokumentów.

Po zaznaczeniu uprawnień kliknij Zapisz.

⚠️ Bez uprawnienia „Zarządzanie konfiguracjąkonfiguracją” nie będzie możliwe dodanie ani edycja integracji KSeF.

---

3. Konfiguracja integracji z KSeF

Po nadaniu odpowiednich uprawnień można przejść do konfiguracji integracji.

Krok 1: Przejście do konfiguracji KSeF

Wejdź w Ustawienia (ikona zębatki).

Przejdź do zakładki System.System.

Wybierz Konfiguracja KSeF.

Kliknij przycisk Dodaj.

---

4. Dodawanie konfiguracji KSeF

Podczas dodawania konfiguracji należy wybrać Typ certyfikatu:certyfikatu:

Wysyłka

Odbiór

Wysyłka i odbiór

Wybierz opcję zgodnie z potrzebami organizacji.

Konfiguracja typu: Wysyłka

Po

wybraniu opcji Wysyłka uzupełnij następujące pola:

Wybierz pracownika – osoba odpowiedzialna za wysyłkę faktur.

Wybierz spółki – wybór spółek, dla których będzie działać integracja (pole wymagane).wymagane.

Hasło do certyfikatów online – pole wymagane.

Hasło do certyfikatów offline – pole wymagane.

Certyfikaty (.crt, .key):

dodaj

dokładnie 4 pliki:

2 pliki online (.crt, .key),

2 pliki offline (.crt, .key).

System poinformujeinformuje o liczbie dodanych plików (np. 0/4).

Po poprawnym uzupełnieniu wszystkich wymaganych pól:

Kliknij Zapisz.Zapisz, Systemaby zapisze konfigurację i aktywujeaktywować integrację z KSeF.

Konfiguracja typu: Odbiór

Po wybraniu opcji Odbiór uzupełnij:

Wybierz spółkę – pole wymagane.

Hasło do certyfikatów online.

Certyfikaty (.crt, .key):

dodaj dokładnie 2 pliki certyfikatu online:

1 plik .crt,

1 plik .key.

Pliki można: przeciągnąć do pola dodawania lub kliknąć i wybrać z dysku.KSeF.

Po poprawnym uzupełnieniu wszystkich wymaganych pól:

Kliknij Zapisz. System zapisze konfigurację i aktywuje integrację z KSeF.

Konfiguracja typu: Wysyłka i odbiór

Opcja Wysyłka i odbiór wymaga uzupełnienia tych samych danych co w przypadku Wysyłki, tj.:

wybór pracownika, wybór spółek, hasła do certyfikatów online i offline, dodanie 4 plików certyfikatów (2 online + 2 offline).

Po poprawnym uzupełnieniu wszystkich wymaganych pól:

Kliknij Zapisz. System zapisze konfigurację i aktywuje integrację z KSeF.

---

5. Podgląd faktur z KSeF

Po poprawnej konfiguracji integracji:

1. Przejdź do zakładki Obieg dokumentów.

Następnie wybierz

Wybierz KSeF.

W tym widoku będąwidoczne widocznesą faktury pobrane z KSeF,KSeF wraz z ich statusem (np. wysłano, zaakceptowano, oczekuje).statusem. Synchronizacja faktur odbywa się co około 20 minut.

📄 Widoczność faktur wymaga posiadania uprawnienia „Wyświetlanie faktur zakupu.zakupu”.

---

6. FAQ – najczęstsze pytania i problemy

Nie widzę faktur z KSeF w zakładce „Obieg dokumentów → KSeF”

Możliwe przyczyny:

użytkownik nie ma uprawnienia Wyświetlanie faktur zakupu, integracja KSeF nie została zapisana lub jest nieaktywna, wybrano nieprawidłową spółkę podczas konfiguracji odbioru, certyfikat online jest niepoprawny lub wygasł.

Rozwiązanie:

sprawdź uprawnienia użytkownika w Ustawienia → Użytkownicy → Uprawnienia, weryfikuj konfigurację w Ustawienia → System → Konfiguracja KSeF, upewnij się, że certyfikaty są aktualne i poprawnie dodane.

System nie pozwala zapisać konfiguracji KSeF

Możliwe przyczyny:

nie uzupełniono wszystkich wymaganych pól, dodano niewłaściwą liczbę plików certyfikatów, wybrano niezgodny typ certyfikatu (np. brak offline przy wysyłce).

Rozwiązanie:

sprawdź, czy wszystkie pola oznaczone jako wymagane są uzupełnione, dla wysyłki i wysyłki i odbioru dodaj dokładnie 4 pliki (.crt i .key – online i offline), dla odbioru dodaj dokładnie 2 pliki certyfikatu online.

Faktury są w KSeF, ale nie pojawiają się w systemie

Możliwe przyczyny:

integracja została skonfigurowana tylko dla wysyłki, brak certyfikatu odbioru, faktury zostały wystawione przed aktywacją integracji.

Rozwiązanie:

sprawdź, czy konfiguracja obejmuje odbiór lub wysyłkę i odbiór, upewnij się, że certyfikat online do odbioru jest poprawnie dodany,

Czy potrzebne są osobne certyfikaty do odbioru i wysyłki dokumentów?

Odbiór dokumentów z KSeF

Nie. Do odbioru dokumentów z KSeF wystarczyWystarczy jeden certyfikat online, niezależnie od liczby użytkowników korzystających z systemu.użytkowników.

Wysyłka dokumentów do KSeF

Tak. WKażda przypadkuosoba wysyłki obowiązuje zasada:

wymagany jest oddzielny certyfikat dla każdej osoby, która będzie osbługiwaćwysyłająca faktury domusi KSeF.posiadać własny

Oznacza to, że liczba certyfikatów wysyłkowych powinna odpowiadać liczbie użytkowników wysyłających dokumenty do KSeF.certyfikat.

Przykład poprawnej konfiguracji

W systemie pracują 3 osoby:

• 2 osoby wysyłają faktury do KSeF,
• 1 osoba zajmuje się wyłącznie odbiorem (przyjmowaniem) faktur.odbiorem.

WWymagane takim przypadku potrzebne są 3 konfiguracje KSeF:konfiguracje:

• 1 konfiguracja do odbioru – wykorzystująca jeden certyfikat online, wspólny dla odbioru faktur z KSeF.

• 2 konfiguracje do wysyłki – poosobne jednejcertyfikaty dla każdej osoby wysyłającej faktury, – każda osoba musi posiadać własny, odrębny certyfikat do wysyłki dokumentów.

  osoby.

Taka konfiguracja zapewnia poprawne działanie integracji oraz zgodność z zasadami KSeF.

---

Potrzebujesz więcej pomocy?

Jeśli nie znajdziesz odpowiedzi w bazie wiedzy lub napotkasz problem techniczny, skontaktuj się z zespołem wsparcia THTG Integrator- email:Integrator: pomoc@thtg.pl