Instrukcja obsługi modułu KSeF - Krajowy System e-Faktur
Wstęp – czym jest KSeF i dlaczego warto z niego korzystać
KSeF (Krajowy System e-Faktur) to ogólnopolski system teleinformatyczny służący do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Korzystanie z KSeF pozwala m.in. na:
- automatyczny odbiór faktur zakupu,
- centralne i bezpieczne przechowywanie dokumentów,
- uproszczenie procesów księgowych i obiegu dokumentów,
- zgodność z obowiązującymi przepisami prawa.
Więcej informacji na ten temat znajdziesz tutaj: KSeF
Moduł KSeF w systemie umożliwia integrację z KSeF oraz wygodne zarządzanie fakturami wysyłanymi i odbieranymi z systemu rządowego.
Wymagane uprawnienia do obsługi KSeF
Zanim rozpoczniesz konfigurację i korzystanie z modułu KSeF, upewnij się, że posiadasz odpowiednie uprawnienia.
Krok 1: Wejście w ustawienia użytkowników
Kliknij ikonę zębatki (Ustawienia) w menu bocznym.
Przejdź do zakładki Użytkownicy.
Wybierz zakładkę Uprawnienia.
Krok 2: Wyszukanie uprawnień KSeF
W polu wyszukiwarki wpisz KSeF.
Sprawdź, czy użytkownik (np. rola admin) ma zaznaczone poniższe uprawnienia:
- Zarządzanie konfiguracją
- Pozwala na dodanie i konfigurację integracji z KSeF, w tym dodawanie certyfikatów (online i offline).
- Wyświetlanie faktur zakupu
- Umożliwia podgląd faktur pobranych z KSeF w module Obieg dokumentów.
Po zaznaczeniu uprawnień kliknij Zapisz.
⚠️ Bez uprawnienia Zarządzanie konfiguracją nie będzie możliwe dodanie ani edycja integracji KSeF.
Konfiguracja integracji z KSeF
Po nadaniu odpowiednich uprawnień można przejść do konfiguracji integracji.
Krok 1: Przejście do konfiguracji KSeF
Wejdź w Ustawienia (ikona zębatki).
Przejdź do zakładki System.
Wybierz Konfiguracja KSeF.
Kliknij przycisk Dodaj.
Dodawanie konfiguracji KSeF
Podczas dodawania konfiguracji należy wybrać Typ certyfikatu:
Wysyłka
Odbiór
Wysyłka i odbiór
Wybierz opcję zgodnie z potrzebami organizacji.
Konfiguracja typu: Wysyłka
Po wybraniu opcji Wysyłka uzupełnij następujące pola:
Wybierz pracownika – osoba odpowiedzialna za wysyłkę faktur.
Wybierz spółki – wybór spółek, dla których będzie działać integracja (pole wymagane).
Hasło do certyfikatów online – pole wymagane.
Hasło do certyfikatów offline – pole wymagane.
Certyfikaty (.crt, .key):
dodaj dokładnie 4 pliki:
2 pliki online (.crt, .key),
2 pliki offline (.crt, .key).
System poinformuje o liczbie dodanych plików (np. 0/4).
Po poprawnym uzupełnieniu wszystkich wymaganych pól:
Kliknij Zapisz. System zapisze konfigurację i aktywuje integrację z KSeF.
Konfiguracja typu: Odbiór
Po wybraniu opcji Odbiór uzupełnij:
Wybierz spółkę – pole wymagane.
Hasło do certyfikatów online.
Certyfikaty (.crt, .key):
dodaj dokładnie 2 pliki certyfikatu online:
1 plik .crt,
1 plik .key.
Pliki można: przeciągnąć do pola dodawania lub kliknąć i wybrać z dysku.
Po poprawnym uzupełnieniu wszystkich wymaganych pól:
Kliknij Zapisz. System zapisze konfigurację i aktywuje integrację z KSeF.
Konfiguracja typu: Wysyłka i odbiór
Opcja Wysyłka i odbiór wymaga uzupełnienia tych samych danych co w przypadku Wysyłki, tj.:
- wybór pracownika,
- wybór spółek,
- hasła do certyfikatów online i offline,
- dodanie 4 plików certyfikatów (2 online + 2 offline).
Po poprawnym uzupełnieniu wszystkich wymaganych pól:
Kliknij Zapisz. System zapisze konfigurację i aktywuje integrację z KSeF.
Podgląd faktur z KSeF
Po poprawnej konfiguracji integracji:
Przejdź do zakładki Obieg dokumentów.
Następnie wybierz KSeF.
W tym widoku będą widoczne faktury pobrane z KSeF, wraz z ich statusem (np. wysłano, zaakceptowano, oczekuje). Synchronizacja faktur odbywa się co około 20 minut.
📄 Widoczność faktur wymaga posiadania uprawnienia Wyświetlanie faktur zakupu.
FAQ – najczęstsze pytania i problemy
- Nie widzę faktur z KSeF w zakładce „Obieg dokumentów → KSeF”
Możliwe przyczyny:
- użytkownik nie ma uprawnienia Wyświetlanie faktur zakupu,
- integracja KSeF nie została zapisana lub jest nieaktywna,
- wybrano nieprawidłową spółkę podczas konfiguracji odbioru,
- certyfikat online jest niepoprawny lub wygasł.
Rozwiązanie:
- sprawdź uprawnienia użytkownika w Ustawienia → Użytkownicy → Uprawnienia,
- weryfikuj konfigurację w Ustawienia → System → Konfiguracja KSeF,
- upewnij się, że certyfikaty są aktualne i poprawnie dodane.
- System nie pozwala zapisać konfiguracji KSeF
Możliwe przyczyny:
- nie uzupełniono wszystkich wymaganych pól,
- dodano niewłaściwą liczbę plików certyfikatów,
- wybrano niezgodny typ certyfikatu (np. brak offline przy wysyłce).
Rozwiązanie:
- sprawdź, czy wszystkie pola oznaczone jako wymagane są uzupełnione,
- dla wysyłki i wysyłki i odbioru dodaj dokładnie 4 pliki (.crt i .key – online i offline),
- dla odbioru dodaj dokładnie 2 pliki certyfikatu online.
- Faktury są w KSeF, ale nie pojawiają się w systemie
Możliwe przyczyny:
- integracja została skonfigurowana tylko dla wysyłki,
- brak certyfikatu odbioru,
- faktury zostały wystawione przed aktywacją integracji.
Rozwiązanie:
- sprawdź, czy konfiguracja obejmuje odbiór lub wysyłkę i odbiór,
- upewnij się, że certyfikat online do odbioru jest poprawnie dodany,
Odbiór dokumentów z KSeF
Nie. Do odbioru dokumentów z KSeF wystarczy jeden certyfikat online, niezależnie od liczby użytkowników korzystających z systemu.
Wysyłka dokumentów do KSeF
Tak. W przypadku wysyłki obowiązuje zasada:
Oznacza to, że liczba certyfikatów wysyłkowych powinna odpowiadać liczbie użytkowników wysyłających dokumenty do KSeF.
Przykład poprawnej konfiguracji
W systemie pracują 3 osoby:
W takim przypadku potrzebne są 3 konfiguracje KSeF:
1 konfiguracja do odbioru – wykorzystująca jeden certyfikat online, wspólny dla odbioru faktur z KSeF.
2 konfiguracje do wysyłki – po jednej dla każdej osoby wysyłającej faktury, – każda osoba musi posiadać własny, odrębny certyfikat do wysyłki dokumentów.
Taka konfiguracja zapewnia poprawne działanie integracji oraz zgodność z zasadami KSeF.
Potrzebujesz więcej pomocy?
Jeśli nie znajdziesz odpowiedzi w bazie wiedzy lub napotkasz problem techniczny, skontaktuj się z zespołem wsparcia THTG Integrator- email: pomoc@thtg.pl