Przejdź do treści głównej

Instrukcja obsługi modułu KSeF - Krajowy System e-Faktur

Wstęp – czym jest KSeF i dlaczego warto z niego korzystać

KSeF (Krajowy System e-Faktur) to ogólnopolski system teleinformatyczny służący do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Korzystanie z KSeF pozwala m.in. na:

  • automatyczny odbiór faktur zakupu,
  • centralne i bezpieczne przechowywanie dokumentów,
  • uproszczenie procesów księgowych i obiegu dokumentów,
  • zgodność z obowiązującymi przepisami prawa.

Więcej informacji na ten temat znajdziesz tutaj: KSeF

Moduł KSeF w systemie umożliwia integrację z KSeF oraz wygodne zarządzanie fakturami wysyłanymi i odbieranymi z systemu rządowego.

Wymagane uprawnienia do obsługi KSeF

Zanim rozpoczniesz konfigurację i korzystanie z modułu KSeF, upewnij się, że posiadasz odpowiednie uprawnienia.

Krok 1: Wejście w ustawienia użytkowników

Kliknij ikonę zębatki (Ustawienia) w menu bocznym.

Przejdź do zakładki Użytkownicy.

Wybierz zakładkę Uprawnienia.

Krok 2: Wyszukanie uprawnień KSeF

W polu wyszukiwarki wpisz KSeF.

Sprawdź, czy użytkownik (np. rola admin) ma zaznaczone poniższe uprawnienia:

  1. Zarządzanie konfiguracją

    Pozwala na dodanie i konfigurację integracji z KSeF, w tym dodawanie certyfikatów (online i offline).

      Wyświetlanie faktur zakupu

        Umożliwia podgląd faktur pobranych z KSeF w module Obieg dokumentów.

        Po zaznaczeniu uprawnień kliknij Zapisz.

        ⚠️ Bez uprawnienia Zarządzanie konfiguracją nie będzie możliwe dodanie ani edycja integracji KSeF.

        Konfiguracja integracji z KSeF

        Po nadaniu odpowiednich uprawnień można przejść do konfiguracji integracji.

        Krok 1: Przejście do konfiguracji KSeF

        Wejdź w Ustawienia (ikona zębatki).

        Przejdź do zakładki System.

        Wybierz Konfiguracja KSeF.

        Kliknij przycisk Dodaj.

        Dodawanie konfiguracji KSeF

        Podczas dodawania konfiguracji należy wybrać Typ certyfikatu:

        Wysyłka

        Odbiór

        Wysyłka i odbiór

        Wybierz opcję zgodnie z potrzebami organizacji.

        Konfiguracja typu: Wysyłka

        Po wybraniu opcji Wysyłka uzupełnij następujące pola:

        Wybierz pracownika – osoba odpowiedzialna za wysyłkę faktur.

        Wybierz spółki – wybór spółek, dla których będzie działać integracja (pole wymagane).

        Hasło do certyfikatów online – pole wymagane.

        Hasło do certyfikatów offline – pole wymagane.

        Certyfikaty (.crt, .key):

        dodaj dokładnie 4 pliki:

        2 pliki online (.crt, .key),

        2 pliki offline (.crt, .key).

        System poinformuje o liczbie dodanych plików (np. 0/4).

        Po poprawnym uzupełnieniu wszystkich wymaganych pól:

        Kliknij Zapisz. System zapisze konfigurację i aktywuje integrację z KSeF.

        Konfiguracja typu: Odbiór

        Po wybraniu opcji Odbiór uzupełnij:

        Wybierz spółkę – pole wymagane.

        Hasło do certyfikatów online.

        Certyfikaty (.crt, .key):

        dodaj dokładnie 2 pliki certyfikatu online:

        1 plik .crt,

        1 plik .key.

        Pliki można: przeciągnąć do pola dodawania lub kliknąć i wybrać z dysku.

        Po poprawnym uzupełnieniu wszystkich wymaganych pól:

        Kliknij Zapisz. System zapisze konfigurację i aktywuje integrację z KSeF.

        Konfiguracja typu: Wysyłka i odbiór

        Opcja Wysyłka i odbiór wymaga uzupełnienia tych samych danych co w przypadku Wysyłki, tj.:

        • wybór pracownika,
        • wybór spółek,
        • hasła do certyfikatów online i offline,
        • dodanie 4 plików certyfikatów (2 online + 2 offline).

        Po poprawnym uzupełnieniu wszystkich wymaganych pól:

        Kliknij Zapisz. System zapisze konfigurację i aktywuje integrację z KSeF.

        Podgląd faktur z KSeF

        Po poprawnej konfiguracji integracji:

        Przejdź do zakładki Obieg dokumentów.

        Następnie wybierz KSeF.

        W tym widoku będą widoczne faktury pobrane z KSeF, wraz z ich statusem (np. wysłano, zaakceptowano, oczekuje). Synchronizacja faktur odbywa się co około 20 minut.

        📄 Widoczność faktur wymaga posiadania uprawnienia Wyświetlanie faktur zakupu.

        FAQ – najczęstsze pytania i problemy

        1. Nie widzę faktur z KSeF w zakładce „Obieg dokumentów → KSeF”

        Możliwe przyczyny:

        • użytkownik nie ma uprawnienia Wyświetlanie faktur zakupu,
        • integracja KSeF nie została zapisana lub jest nieaktywna,
        • wybrano nieprawidłową spółkę podczas konfiguracji odbioru,
        • certyfikat online jest niepoprawny lub wygasł.

        Rozwiązanie:

        • sprawdź uprawnienia użytkownika w Ustawienia → Użytkownicy → Uprawnienia,
        • weryfikuj konfigurację w Ustawienia → System → Konfiguracja KSeF,
        • upewnij się, że certyfikaty są aktualne i poprawnie dodane.
        1. System nie pozwala zapisać konfiguracji KSeF

        Możliwe przyczyny:

        • nie uzupełniono wszystkich wymaganych pól,
        • dodano niewłaściwą liczbę plików certyfikatów,
        • wybrano niezgodny typ certyfikatu (np. brak offline przy wysyłce).

        Rozwiązanie:

        • sprawdź, czy wszystkie pola oznaczone jako wymagane są uzupełnione,
        • dla wysyłki i wysyłki i odbioru dodaj dokładnie 4 pliki (.crt i .key – online i offline),
        • dla odbioru dodaj dokładnie 2 pliki certyfikatu online.
        1. Faktury są w KSeF, ale nie pojawiają się w systemie

        Możliwe przyczyny:

        • integracja została skonfigurowana tylko dla wysyłki,
        • brak certyfikatu odbioru,
        • faktury zostały wystawione przed aktywacją integracji.

        Rozwiązanie:

        • sprawdź, czy konfiguracja obejmuje odbiór lub wysyłkę i odbiór,
        • upewnij się, że certyfikat online do odbioru jest poprawnie dodany,
        Potrzebujesz więcej pomocy?

        Jeśli nie znajdziesz odpowiedzi w bazie wiedzy lub napotkasz problem techniczny, skontaktuj się z zespołem wsparcia THTG Integrator- email: pomoc@thtg.pl

        Powrót na górę