Przejdź do treści głównej

Instrukcja obsługi modułu KSeF - Krajowy System e-Faktur

Wstęp – czym jest KSeF i dlaczego warto z niego korzystać

KSeF (Krajowy System e-Faktur) to ogólnopolski system teleinformatyczny służący do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Korzystanie z KSeF pozwala m.in. na:

  • automatyczny odbiór faktur zakupu,
  • centralne i bezpieczne przechowywanie dokumentów,
  • uproszczenie procesów księgowych i obiegu dokumentów,
  • zgodność z obowiązującymi przepisami prawa.

Więcej informacji na ten temat znajdziesz tutaj - https://ksef.podatki.gov.pl/

Moduł KSeF w systemie umożliwia integrację z KSeF oraz wygodne zarządzanie fakturami wysyłanymi i odbieranymi z systemu rządowego.

Wymagane uprawnienia do obsługi KSeF

Zanim rozpoczniesz konfigurację i korzystanie z modułu KSeF, upewnij się, że posiadasz odpowiednie uprawnienia.

Krok 1: Wejście w ustawienia użytkowników

Kliknij ikonę zębatki (Ustawienia) w menu bocznym.

Przejdź do zakładki Użytkownicy.

Wybierz zakładkę Uprawnienia.

Krok 2: Wyszukanie uprawnień KSeF

W polu wyszukiwarki wpisz KSeF.

Sprawdź, czy użytkownik (np. rola admin) ma zaznaczone poniższe uprawnienia:

  1. Zarządzanie konfiguracją Pozwala na dodanie i konfigurację integracji z KSeF, w tym dodawanie certyfikatów (online i offline).

  2. Wyświetlanie faktur zakupu Umożliwia podgląd faktur pobranych z KSeF w module Obieg dokumentów.

Po zaznaczeniu uprawnień kliknij Zapisz.

⚠️ Bez uprawnienia Zarządzanie konfiguracją nie będzie możliwe dodanie ani edycja integracji KSeF.

Konfiguracja integracji z KSeF

Po nadaniu odpowiednich uprawnień można przejść do konfiguracji integracji.

Krok 1: Przejście do konfiguracji KSeF

Wejdź w Ustawienia (ikona zębatki).

Przejdź do zakładki System.

Wybierz Konfiguracja KSeF.

Kliknij przycisk Dodaj.

Dodawanie konfiguracji KSeF

Podczas dodawania konfiguracji należy wybrać Typ certyfikatu:

Wysyłka

Odbiór

Wysyłka i odbiór

Wybierz opcję zgodnie z potrzebami organizacji.

Konfiguracja typu: Wysyłka

Po wybraniu opcji Wysyłka uzupełnij następujące pola:

Wybierz pracownika – osoba odpowiedzialna za wysyłkę faktur.

Wybierz spółki – wybór spółek, dla których będzie działać integracja (pole wymagane).

Hasło do certyfikatów online – pole wymagane.

Hasło do certyfikatów offline – pole wymagane.

Certyfikaty (.crt, .key):

dodaj dokładnie 4 pliki:

2 pliki online (.crt, .key),

2 pliki offline (.crt, .key).

System poinformuje o liczbie dodanych plików (np. 0/4).

Po poprawnym uzupełnieniu wszystkich wymaganych pól:

Kliknij Zapisz. System zapisze konfigurację i aktywuje integrację z KSeF.

Konfiguracja typu: Odbiór

Po wybraniu opcji Odbiór uzupełnij:

Wybierz spółkę – pole wymagane.

Hasło do certyfikatów online.

Certyfikaty (.crt, .key):

dodaj dokładnie 2 pliki certyfikatu online:

1 plik .crt,

1 plik .key.

Pliki można: przeciągnąć do pola dodawania lub kliknąć i wybrać z dysku.

Po poprawnym uzupełnieniu wszystkich wymaganych pól:

Kliknij Zapisz. System zapisze konfigurację i aktywuje integrację z KSeF.

Konfiguracja typu: Wysyłka i odbiór

Opcja Wysyłka i odbiór wymaga uzupełnienia tych samych danych co w przypadku Wysyłki, tj.:

  • wybór pracownika,
  • wybór spółek,
  • hasła do certyfikatów online i offline,
  • dodanie 4 plików certyfikatów (2 online + 2 offline).

Po poprawnym uzupełnieniu wszystkich wymaganych pól:

Kliknij Zapisz. System zapisze konfigurację i aktywuje integrację z KSeF.

Podgląd faktur z KSeF

Po poprawnej konfiguracji integracji:

Przejdź do zakładki Obieg dokumentów.

Następnie wybierz KSeF.

W tym widoku będą widoczne faktury pobrane z KSeF, wraz z ich statusem (np. wysłano, zaakceptowano, oczekuje). Synchronizacja faktur odbywa się co około 20 minut.

📄 Widoczność faktur wymaga posiadania uprawnienia Wyświetlanie faktur zakupu.

FAQ – najczęstsze pytania i problemy

  1. Nie widzę faktur z KSeF w zakładce „Obieg dokumentów → KSeF”

Możliwe przyczyny:

  • użytkownik nie ma uprawnienia Wyświetlanie faktur zakupu,
  • integracja KSeF nie została zapisana lub jest nieaktywna,
  • wybrano nieprawidłową spółkę podczas konfiguracji odbioru,
  • certyfikat online jest niepoprawny lub wygasł.

Rozwiązanie:

  • sprawdź uprawnienia użytkownika w Ustawienia → Użytkownicy → Uprawnienia,
  • weryfikuj konfigurację w Ustawienia → System → Konfiguracja KSeF,
  • upewnij się, że certyfikaty są aktualne i poprawnie dodane.
  1. System nie pozwala zapisać konfiguracji KSeF

Możliwe przyczyny:

  • nie uzupełniono wszystkich wymaganych pól,
  • dodano niewłaściwą liczbę plików certyfikatów,
  • wybrano niezgodny typ certyfikatu (np. brak offline przy wysyłce).

Rozwiązanie:

  • sprawdź, czy wszystkie pola oznaczone jako wymagane są uzupełnione,
  • dla wysyłki i wysyłki i odbioru dodaj dokładnie 4 pliki (.crt i .key – online i offline),
  • dla odbioru dodaj dokładnie 2 pliki certyfikatu online.
  1. Faktury są w KSeF, ale nie pojawiają się w systemie

Możliwe przyczyny:

  • integracja została skonfigurowana tylko dla wysyłki,
  • brak certyfikatu odbioru,
  • faktury zostały wystawione przed aktywacją integracji.

Rozwiązanie:

  • sprawdź, czy konfiguracja obejmuje odbiór lub wysyłkę i odbiór,
  • upewnij się, że certyfikat online do odbioru jest poprawnie dodany,
Potrzebujesz więcej pomocy?

Jeśli nie znajdziesz odpowiedzi w bazie wiedzy lub napotkasz problem techniczny, skontaktuj się z zespołem wsparcia THTG Integrator- email: pomoc@thtg.pl

Powrót na górę