Panel Klienta w THTG

Instrukcja opisuje konfigurację oraz obsługę Panelu Klienta w systemie THTG po stronie administratora. Zawiera informacje dotyczące tworzenia kont klientów, ustawień dokumentów, zarządzania dostępnością terminów odbiorów oraz obsługi odbiorów i reklamacji. Dokument ma na celu ułatwienie prawidłowego przygotowania systemu oraz sprawnej obsługi klientów.

Spis treści

1. Tworzenie konta w Panelu Klienta
2. Konfiguracja dokumentów
3. Ustawienie dostępności slotów do odbioru
4. Odbiory
5. Reklamacje

1. Tworzenie konta w Panelu Klienta

Po włączeniu modułu Panel Klienta w THTG konto tworzy się automatycznie dla wszystkich nowych klientów w momencie zawarcia umowy. Dla już istniejących klientów konto można utworzyć ręcznie:

• Wchodzimy w modul Kontakty → zakładka Klienci → wybieramy klienta → trzy kropki po lewej → Utwórz konto

Aby sprawdzić, czy konto zostało utworzone:

• Wchodzimy w kartę klienta
• Na zakładce Informacje w kafelku Dane podstawowe widnieje zapis: Konto w PK: Tak albo Nie

⚠️ Uwaga:

• Konto klienta tworzy się poprawnie tylko wtedy, gdy adres e-mail klienta jest unikalny w systemie.
• Jeżeli na umowie są dwaj klienci, oboje muszą mieć poprawne adresy e-mail – unikalne dla każdego z nich.
• Konto tworzy się dla każdego klienta przypisanego do umowy.
• W swoim Panelu Klienta klient widzi wszystkie swoje umowy.
• Adres e-mail klienta musi być realny – system sprawdza go pod kątem spamu.

2. Konfiguracja dokumentów wyświetlanych w Panelu Klienta

Aby ustawić, które dokumenty są widoczne w Panelu Klienta:

• Wchodzimy w Ustawienia → Oferty i umowy → Kategorie dokumentów do umowy
• Kolumna Synchronizuj z PK określa, czy dany dokument będzie widoczny w Panelu Klienta.

3. Ustawienie dostępności slotów do odbioru

Osoba odpowiedzialna za odbiory ustawia słoty w THTG:

1. W prawym górnym rogu klikamy inicjały → Profil → zakładka Ustawienia slotów odbiorów
   
   
   
2. Klikamy przycisk Dodaj dostępność i uzupełniamy pola:
   • Inwestycja – wybieramy inwestycję, dla której ustawiamy dostępne sloty odbiorów.
   • Zakres dat – określamy przedział czasowy, w którym będą dostępne terminy odbiorów.
   • Interwał przedziałów czasowych – ustawiamy długość jednego terminu odbioru (w minutach).
   • Dla każdego dnia tygodnia – wprowadzamy dostępne godziny, w których możliwe są odbiory.

Ważne informacje:

• Data początkowa w polu „Zakres dat” jest datą rozpoczęcia odbiorów mieszkań dla danej inwestycji.
• Jeśli kilka osób ustawi dostępność dla tej samej inwestycji, najwcześniejsza data w polu „Zakres dat” określa początek odbiorów mieszkań.

4. Odbiory

Po utworzeniu odbioru w Panelu Klienta:

• Odbiór trafia do systemu THTG → Obsługa klienta → zakładka Odbiory
• Odbiór pojawia się w kalendarzu opiekuna jako zdarzenie „Odbiór”
• Jeśli w ustawieniach systemu włączono powiadomienia e-mail o zdarzeniach w kalendarzu, opiekun otrzyma wiadomość e-mail.

Jeżeli termin odbioru jest odpowiedni – nie wykonujemy żadnych działań.

Jeżeli termin odbioru nie pasuje – usuwamy odbiór:

• Obsługa klienta → zakładka Odbiory
• Wybieramy właściwy odbiór → trzy kropki po lewej → Usuń

Po usunięciu odbioru w THTG:

• Zaplanowany odbiór zostaje anulowany w systemie
• Klient otrzyma automatyczną wiadomość e-mail z informacją o anulowaniu terminu
• ⚠️ Uwaga: Slot nie wróci do kalendarza po jego usunięciu w odbiorach.

5. Reklamacje

Po utworzeniu reklamacji w Panelu Klienta:

• Reklamacja trafia do systemu THTG → Obsługa klienta → zakładka Reklamacje