Obsługa panelu klienta

• Instrukcja korzystania z Panelu Klienta
• Panel Klienta w THTG

Instrukcja korzystania z Panelu Klienta

Instrukcja opisuje zasady korzystania z Panelu Klienta. Zawiera informacje dotyczące pierwszego logowania, zmiany hasła, przeglądu dostępnych funkcji oraz obsługi najważniejszych procesów, takich jak zarządzanie umowami, płatnościami, reklamacjami i odbiorami. Dokument ma na celu ułatwienie samodzielnej i bezpiecznej obsługi konta klienta.

Spis treści

1. Otrzymanie maila powitalnego
2. Logowanie do panelu klienta
3. Zmiana hasła tymczasowego
4. Panel klienta – przegląd funkcji
   • Umowy
   • Reklamacje
   • Odbiory
5. Anulowanie terminu odbioru
6. Wylogowanie

---

1. Otrzymanie maila powitalnego

Po uruchomieniu konta klient otrzymuje wiadomość e-mail z adresu:

• Adres nadawcy: DoNotReply@thtg.io
• Tytuł maila: „Witamy w panelu klienta”

W treści maila znajdują się:

• tymczasowe hasło,
• przycisk „Zaloguj się”.

Uwaga:
Jeśli nie otrzymasz wiadomości, sprawdź folder SPAM.

---

2. Logowanie do panelu klienta

1. Kliknij przycisk „Zaloguj się” w otrzymanym mailu.
2. Zostaniesz przekierowany do panelu klienta pod adresem:
   https://[domena].pk.thtg.io/
3. Wprowadź swój tymczasowy login oraz hasło z maila.

Uwaga:
Przy każdym kolejnym logowaniu otrzymasz e-mail z tokenem do potwierdzenia logowania (MFA).

---

3. Zmiana hasła tymczasowego

1. Kliknij ikonę swoich inicjałów w lewym górnym rogu.
2. Wybierz opcję „Zmień hasło”.
3. Wprowadź:
   • obecne hasło tymczasowe,
   • nowe hasło.
4. Zatwierdź przyciskiem „Zapisz”.

---

4. Panel klienta – przegląd funkcji

Umowy

W tej sekcji znajdują się:

• wszystkie zawarte umowy,
• szczegóły zawartych umów,
• wszystkie przekazane faktury,
• dokumenty do umów.

Harmonogram płatności

Wyświetlana jest lista wszystkich zaplanowanych płatności (transz lub rat).

Dla każdej pozycji widoczne są:

• Numer i nazwa transzy – np. „Transza 2”, „Transza 3”, „Wpłata rezerwacyjna”,
• Termin – data, do kiedy należy dokonać płatności,
• Kwota – wysokość danej transzy lub raty,
• Opłacono – kwota już wpłacona dla danej transzy.

Płatności wyświetlane są w kolejności chronologicznej.

Faktury

Sekcja „Faktury” prezentuje informacje o fakturach VAT wystawionych do danej umowy.

Dokumenty

Sekcja „Dokumenty” wyświetla informacje o wszystkich dokumentach powiązanych z daną umową.

---

Reklamacje

• Możliwość dodania reklamacji po odbiorze.
• Dostępna jest lista wszystkich reklamacji.

Funkcje sekcji Reklamacje

• Dodaj reklamację – zgłoszenie nowej reklamacji,
• Filtr – wyszukiwanie reklamacji według kryteriów (np. status, umowa, zgłaszający).

Tabela reklamacji zawiera:

• Status – etap przetwarzania (np. Utworzono),
• Umowa – numer powiązanej umowy,
• Zgłaszający – imię i nazwisko osoby zgłaszającej,
• Produkt – identyfikator produktu lub elementu umowy,
• Opis – krótki opis problemu (np. „problem z pękniętą ścianą”).

---

Odbiory

Panel umożliwia samodzielne umówienie się na odbiór.

Proces umawiania odbioru

1. Wybierz umowę, której dotyczy odbiór.
2. Kliknij „Dodaj odbiór”.
3. Kliknij w kalendarz.
4. Wybierz dostępny dzień.
5. W kolumnach godzin wybierz wolny slot czasowy.

Po wyborze pojawi się podsumowanie „Wybrane okno czasowe”, np.:

• Data: 16 gru 2025
• Godzina: 15:00 – 16:00

Opcjonalnie możesz dodać notatki (np. specjalne wymagania dotyczące odbioru).

Aby zakończyć:

1. Sprawdź wszystkie dane.
2. Kliknij przycisk „Umów się” (na dole formularza).

Po zaakceptowaniu odbioru przez firmę deweloperską:

• zaplanowany odbiór będzie miał status „Zaakceptowana” w Panelu klienta,
• klient otrzyma automatyczną wiadomość e-mail z informacją o akceptacji terminu.

Anulowanie odbioru przez firmę

W przypadku, gdy firma deweloperska anuluje zaplanowany termin odbioru:

• zaplanowany odbiór zostaje anulowany w systemie,
• klient otrzyma automatyczną wiadomość e-mail z informacją o anulowaniu terminu.

Temat wiadomości e-mail:

„Termin odbioru został anulowany”

W treści wiadomości znajduje się informacja o anulowaniu odbioru oraz dane dotyczące wcześniej zaplanowanego terminu.

---

6. Wylogowanie

Po zakończeniu pracy w panelu klienta kliknij „Wyloguj” w lewym menu.

Panel Klienta w THTG

Instrukcja opisuje konfigurację oraz obsługę Panelu Klienta w systemie THTG po stronie administratora. Zawiera informacje dotyczące tworzenia kont klientów, ustawień dokumentów, zarządzania dostępnością terminów odbiorów oraz obsługi odbiorów i reklamacji. Dokument ma na celu ułatwienie prawidłowego przygotowania systemu oraz sprawnej obsługi klientów.

Spis treści

1. Tworzenie konta w Panelu Klienta
2. Konfiguracja dokumentów
3. Ustawienie dostępności slotów do odbioru
4. Odbiory
5. Reklamacje

1. Tworzenie konta w Panelu Klienta

Po włączeniu modułu Panel Klienta w THTG konto tworzy się automatycznie dla wszystkich nowych klientów w momencie zawarcia umowy. Dla już istniejących klientów konto można utworzyć ręcznie:

• Wchodzimy w modul Kontakty → zakładka Klienci → wybieramy klienta → trzy kropki po lewej → Utwórz konto

Aby sprawdzić, czy konto zostało utworzone:

• Wchodzimy w kartę klienta
• Na zakładce Informacje w kafelku Dane podstawowe widnieje zapis: Konto w PK: Tak albo Nie

⚠️ Uwaga:

• Konto klienta tworzy się poprawnie tylko wtedy, gdy adres e-mail klienta jest unikalny w systemie.
• Jeżeli na umowie są dwaj klienci, oboje muszą mieć poprawne adresy e-mail – unikalne dla każdego z nich.
• Konto tworzy się dla każdego klienta przypisanego do umowy.
• W swoim Panelu Klienta klient widzi wszystkie swoje umowy.
• Adres e-mail klienta musi być realny – system sprawdza go pod kątem spamu.

2. Konfiguracja dokumentów wyświetlanych w Panelu Klienta

Aby ustawić, które dokumenty są widoczne w Panelu Klienta:

• Wchodzimy w Ustawienia → Oferty i umowy → Kategorie dokumentów do umowy
• Kolumna Synchronizuj z PK określa, czy dany dokument będzie widoczny w Panelu Klienta.

3. Ustawienie dostępności slotów do odbioru

Osoba odpowiedzialna za odbiory ustawia słoty w THTG:

1. W prawym górnym rogu klikamy inicjały → Profil → zakładka Ustawienia slotów odbiorów
   
   
   
2. Klikamy przycisk Dodaj dostępność i uzupełniamy pola:
   • Inwestycja – wybieramy inwestycję, dla której ustawiamy dostępne sloty odbiorów.
   • Zakres dat – określamy przedział czasowy, w którym będą dostępne terminy odbiorów.
   • Interwał przedziałów czasowych – ustawiamy długość jednego terminu odbioru (w minutach).
   • Dla każdego dnia tygodnia – wprowadzamy dostępne godziny, w których możliwe są odbiory.

Ważne informacje:

• Data początkowa w polu „Zakres dat” jest datą rozpoczęcia odbiorów mieszkań dla danej inwestycji.
• Jeśli kilka osób ustawi dostępność dla tej samej inwestycji, najwcześniejsza data w polu „Zakres dat” określa początek odbiorów mieszkań.

4. Odbiory

Po utworzeniu odbioru w Panelu Klienta:

• Odbiór trafia do systemu THTG → Obsługa klienta → zakładka Odbiory
• Odbiór pojawia się w kalendarzu opiekuna jako zdarzenie „Odbiór”
• Jeśli w ustawieniach systemu włączono powiadomienia e-mail o zdarzeniach w kalendarzu, opiekun otrzyma wiadomość e-mail.

Jeżeli termin odbioru jest odpowiedni – nie wykonujemy żadnych działań.

Jeżeli termin odbioru nie pasuje – usuwamy odbiór:

• Obsługa klienta → zakładka Odbiory
• Wybieramy właściwy odbiór → trzy kropki po lewej → Usuń

Po usunięciu odbioru w THTG:

• Zaplanowany odbiór zostaje anulowany w systemie
• Klient otrzyma automatyczną wiadomość e-mail z informacją o anulowaniu terminu
• ⚠️ Uwaga: Slot nie wróci do kalendarza po jego usunięciu w odbiorach.

5. Reklamacje

Po utworzeniu reklamacji w Panelu Klienta:

• Reklamacja trafia do systemu THTG → Obsługa klienta → zakładka Reklamacje