Numery systemowe kosztów

Arkusz do importu numerów systemowych kosztów – co to jest i do czego służy?

Arkusz Numery systemowe kosztów służy do przygotowania planu kont wykorzystywanego w Budżecie oraz Harmonogramie finansowym.

Ważne, aby był on odzwierciedleniem planu kont programu księgowego, jeśli planowana jest integracja systemu THTG Integrator z tym programem księgowym.

Dzięki wprowadzonym danym na dalszym etapie można w prosty sposób:

• w trakcie dekretacji umów i faktur w Elektronicznym Obiegu Dokumentów (EOD) przypisywać wydatki i wpływy,
• automatycznie przenosić dane do programu księgowego po zakończeniu obiegu przez dokument.
• analizować dane poprzez Zestawienie dekretacji
• łączyć dane ze sobą przy pomocy Knsolidacji

Do czego można wykorzystać Budżet w THTG Integrator?

Budżet w THTG Integrator można wykorzystać m.in. do:

• zapisu wydatków i wpływów dla spółek celowych,
• zapisu wydatków i wpływów dla konkretnych inwestycji,
• zestawienia całkowitych kosztów ponoszonych przez firmę w ramach wszystkich inwestycji z rozbiciem na poszczególne koszty
  (w takim przypadku ważne jest, aby numery kosztów w poszczególnych budżetach były takie same).

Jak wypełnić arkusz?

Poniżej znajduje się opis kolumn wraz z informacją, jak należy je uzupełnić.

A. Nazwa spółki

Pole zawierające nazwę spółki, do której przypisany jest numer kosztu.
Nazwa musi być identyczna jak w systemie THTG Integrator – uwzględniając wszystkie znaki oraz wielkość liter.

B. Inwestycje

Nazwy inwestycji rozdzielone przecinkiem, dla których numer konta powinien być dostępny.
Nazwy muszą być zgodne z nazwami wcześniej wprowadzonymi w THTG Integrator.

Jeżeli konto ma być dostępne we wszystkich inwestycjach, pole należy pozostawić puste.

C. Numer konta

Ciąg cyfr zgodny z planem kont w programie księgowym.

D. Nazwa konta

Nazwa konta precyzyjnie określająca, jakiego wydatku lub wpływu dotyczy dane konto.
Powinna być zgodna z nazwą w planie kont programu księgowego.

E. Występowanie

W THTG Integrator dany koszt może występować w:

• Budżecie – obejmuje wszystkie wydatki i wpływy inwestycji,
• Harmonogramie finansowym – obejmuje tylko część budowlaną i zawiera jedynie wydatki.

Wpisujemy jedną z wartości:

• Budżet
• Harmonogram finansowy

F. Rola

Możliwe wartości:

• Kategoria
• Element

Kategoria jest nadrzędna wobec Elementu.

Przykład:

• Kategoria: Roboty ziemne
• Elementy: Usługa koparką, Wywóz ziemi

Kategorie z Harmonogramu finansowego mogą być wyświetlane w Budżecie jako Elementy.

Zgodnie z logiką systemu, podczas wyświetlania kategorii z Harmonogramu finansowego w Budżecie są one traktowane jako Elementy tej kategorii.

G. Typ

Wybieramy jedną z opcji:

• Wydatek
• Wpływ

H. Wliczany do sumy w kategorii

Określa, czy dana pozycja ma być uwzględniana w sumie kategorii.

• T – pozycja jest wliczana do sumy
• N – pozycja ma charakter informacyjny i nie wpływa na wartości w Budżecie lub Harmonogramie

I. Ręczne wpisywanie wyników

System pozwala na dwa sposoby wprowadzania danych:

• ręczne – przez edycję w Budżecie → wpisujemy T
• automatyczne – poprzez integrację z EOD i fakturami → wpisujemy N

J. Kategorie z harmonogramu finansowego

W tej kolumnie wpisujemy numery kont kategorii z Harmonogramu finansowego, które mają być wyświetlane w Budżecie jako jego Elementy.

Numery kont wpisujemy w tym samym wierszu co kategoria Budżetu, w której mają się pojawić.

Numery należy:

• skopiować z kolumny C
• wpisać po przecinku

K. Ignoruj identyfikator inwestycji

Decyduje o tym czy dodać identyfikator inwestycji na początku numeru konta. Zaznaczyć jako "N", kiedy wykorzystywane są % w numerach kont.

Dostępne wartości:

• T - Tak
• N - Nie

L. Ignoruj podczas konsolidacji

Decyduje o tym, czy podczas konsolidacji budżetów ze sobą wyświetlać ten wiersz. Ignorowanie podczas konsolidacji spowoduje, że wartości tego wiersza nie zostaną wliczone do podsumowań.

Dostępne wartości:

• T - Tak
• N - Nie

M. Strona konta

Informacja o tym, z której strony konta pobierać dane, w senariuszu, w którym program księgowy jest źródłem danych w budżecie.

Dostępne wartości:

• Winien i ma
• Winien
• Ma

N. Mapowanie numeru konta podczas komunikacji z programem księgowym

Wypełnić jeżeli dane z numeru konta z kolumny C mają trafić do programu księgowego z innym numerem. Np. celem wysyłki kilku różnych dekretów w THTG Integrator na ten sam numer w programie księgowym.

W scenariuszu, w którym program księgowy jest źródłem danych wypełnić ten numer jeżeli numer w programie księgowym jest inny niż numer w THTG Integrator

O. Koszt przenaszalny

O. Środek trwały

Składnik majątku, który pozostaje w firmie. Dostępne wartości:

• T - Tak
• N - Nie

O. Konto do księgowania równoległego

To pole przyjmuje różne wartości w zależności od scenariusza wdrożeniowego.

W przypadku, w którym jednemu kontu odpowiada zawsze jedno konto równoległe podaj tutaj numer konta równoległego.

W scenariuszu, w którym wiele numerów kont może posiadać wiele numerów kont do księgowania równoległego wpisz tutaj "T" aby było to konto dostępne tylko i wyłącznie do księgowania równoległego.

R. Dokument fantomowy

Decyduje o tym, czy dokumenty posiadające ten dekret nie powinny trafiać do programu księgowego po zakończeniu obiegu w EOD.

Dostępne wartości:

• T - Tak, dokument posiadający ten dekret nie trafi do programu księgowego
• N - Nie, dokument posiadający ten dekret trafi do programu księgowego

Weryfikacja poprawności przekazanych danych

Przed przekazaniem pliku upewnij się, że:

• wszystkie pola w kolumnach A–I są wypełnione (z wyjątkiem kolumn B i J, jeśli nie są wymagane),
• nazwa spółki jest zgodna z nazwą w systemie THTG Integrator,
• numery kont są zgodne z planem kont w programie księgowym,
• kolumna Nazwa konta jest wypełniona,
• kolumna Występowanie zawiera jedną z wartości:
  • Budżet
  • Harmonogram finansowy
• kolumna Rola zawiera:
  • Kategoria
  • Element
• każdy numer konta ma tylko jeden typ:
  • Wydatek
  • Wpływ
• kolumny Wliczany do sumy kategorii oraz Ręczne wpisywanie wyników zawierają wartości:
  • T
  • N
• kolumna Kategorie z harmonogramu finansowego jest wypełniona tylko dla kategorii Budżetu,
• plik zapisany jest w formacie .xlsx.

Przykłady poprawnie wypełnionego pliku

1. Jedna spółka w całej firmie, numery systemowe kosztów spójne dla wszystkich inwestycji. Kolorem oznaczony został procent. Numery projektów (identyfikatory inwestycji) domyślnie wyświetlają się na początku numeru konta. Jeśli mają się one wyświetlać w innym miejscu, wstawiamy znak “%” do jego oznaczenia. Dla poniższego przykładu numer konta dla inwestycji o identyfikatorze ZLA będzie wyglądał następująco: 080-ZLA-1. Jeśli nie wstawimy procenta: ZLA080-2.

2. Jeśli uzupełnimy kolumnę Inwestycje to numery kont zostaną przypisane tylko do konkretnej inwestycji. Będą one niedostępne dla pozostałych. Ponadto nie wpisaliśmy “%” w Numerze konta, więc w tym wypadku Numer projektowy pojawi się na początku np. ZLA080-2.

Pobierz arkusz

Link do arkusza do importu numerów systemowych kosztów: numery-systemowe-kosztow-v2-0.xlsx