Instrukcja – Rejestr kontaktów

Rejestr kontaktów to miejsce, do którego trafiają kontakty pozyskane z formularzy kontaktowych zintegrowanych z THTG za pomocą API. Sprzedawcy mogą przejmować dostępne kontakty, przypisywać je do siebie, a następnie kontynuować ich obsługę w systemie – np. skontaktować się z klientem, wysłać ofertę i prowadzić dalszy proces sprzedażowy.
1. Przejście do Rejestru kontaktów
Aby przejść do Rejestru kontaktów:
Z menu głównego wybierz Pulpit.
W polu Układ wybierz Rejestr kontaktów.
System wyświetli listę kontaktów.
2. Zakładki
W widoku dostępne są dwie zakładki:
Rejestr kontaktów – zawiera listę zarejestrowanych kontaktów.
Historia przejęć – umożliwia sprawdzenie historii przejęć kontaktów.
Domyślnie otwierana jest zakładka Rejestr kontaktów.
3. Filtrowanie kontaktów
Nad listą kontaktów dostępne są filtry pozwalające zawęzić wyświetlane dane.
Dostępne filtry:
Oddziały – wybór oddziału, którego kontakty mają zostać wyświetlone.
Inwestycje – wybór inwestycji, której dotyczą kontakty.
Pracownicy – wybór pracownika odpowiedzialnego za kontakt.
Zakres czasu – określenie okresu, z którego mają zostać wyświetlone kontakty.
Grupowanie – określenie sposobu grupowania kontaktów.
Filtry można ze sobą łączyć, aby uzyskać bardziej szczegółową listę wyników.
4. Wyszukiwanie kontaktu
Nad tabelą znajduje się pole Szukaj (E-mail, Imię, Nazwisko, Telefon).
Za jego pomocą można wyszukać konkretny kontakt na podstawie:
adresu e-mail,
imienia,
nazwiska,
numeru telefonu.
Wystarczy wpisać szukaną wartość w polu wyszukiwania.
5. Import kontaktów
Nad listą kontaktów znajduje się przycisk Importuj.
Funkcja umożliwia zaimportowanie kontaktów do systemu.
Aby rozpocząć import, wybierz Importuj, a następnie postępuj zgodnie z kolejnymi krokami wyświetlanymi przez system.
6. Lista kontaktów
Kontakty prezentowane są w formie tabeli.
Każdy wiersz odpowiada jednemu zarejestrowanemu kontaktowi.
Tabela zawiera m.in. następujące informacje:
Kolumna
Opis
Data rejestracji
Data i godzina zarejestrowania kontaktu w systemie.
Imię
Imię klienta.
Nazwisko
Nazwisko klienta.
E-mail
Adres e-mail klienta.
Telefon
Numer telefonu klienta.
Pracownik
Pracownik aktualnie odpowiedzialny za kontakt.
Pierwotny pracownik
Pracownik, któremu kontakt został pierwotnie przypisany.
Źródło dotarcia
Źródło, z którego pochodzi kontakt, np. INVESTMAP.
Inwestycja
Inwestycja, której dotyczy kontakt.
Oddział
Oddział przypisany do kontaktu.
Miasto
Miasto związane z kontaktem.
Zakres prezentowanych informacji zależy od konfiguracji połączenia z formularzem kontaktowym oraz od danych, które klient poda podczas jego wypełniania. System może wyświetlać wyłącznie informacje przekazane za pośrednictwem formularza.
7. Data rejestracji
Kolumna Data rejestracji wskazuje dokładną datę i godzinę utworzenia kontaktu w systemie.
Informacja ta może być wykorzystana m.in. do ustalenia, kiedy kontakt został pozyskany oraz do sortowania kontaktów chronologicznie.
8. Pracownik i pierwotny pracownik
W rejestrze znajdują się dwie kolumny dotyczące przypisania kontaktu:
Pracownik
Wskazuje pracownika, który aktualnie jest odpowiedzialny za kontakt.
Pierwotny pracownik
Wskazuje pracownika, któremu kontakt został pierwotnie przypisany.
Dzięki temu można sprawdzić, czy kontakt był w międzyczasie przekazywany pomiędzy pracownikami.
9. Źródło dotarcia
Kolumna Źródło dotarcia wskazuje źródło, z którego został pozyskany kontakt.
Przykładowo na liście może pojawić się źródło:
INVESTMAP
Informacja ta pozwala analizować, skąd pochodzą pozyskiwane kontakty.
10. Inwestycja
Kolumna Inwestycja wskazuje inwestycję, której dotyczy dany kontakt.
Dzięki temu można łatwo sprawdzić, zainteresowaniem którą inwestycją wykazał się klient.
11. Oddział
Kolumna Oddział wskazuje oddział przypisany do kontaktu.
Informacja ta pozwala określić, który oddział jest odpowiedzialny za obsługę danego kontaktu.
12. Filtrowanie bezpośrednio w tabeli
Przy nazwach poszczególnych kolumn znajdują się ikony filtra.
Umożliwiają one dodatkowe zawężenie listy kontaktów bezpośrednio na poziomie tabeli.
Można np. filtrować dane według:
daty rejestracji,
imienia,
nazwiska,
adresu e-mail,
pracownika,
źródła dotarcia,
inwestycji,
oddziału.
Filtry można łączyć, aby uzyskać bardziej szczegółowe wyniki.
13. Sortowanie kontaktów
Przy wybranych kolumnach dostępna jest ikona sortowania.
Pozwala ona uporządkować kontakty według wybranej wartości, np.:
daty rejestracji,
imienia,
nazwiska,
adresu e-mail,
pracownika,
inwestycji.
Sortowanie może być szczególnie przydatne przy analizowaniu najnowszych kontaktów lub wyszukiwaniu określonych danych.
14. Profile widoku
Nad tabelą znajduje się pole Profil.
Profile umożliwiają zapisanie określonego sposobu prezentowania danych.
Dzięki temu można przygotować własny widok zawierający wybrane filtry, kolumny lub sposób prezentacji danych i wykorzystać go ponownie w przyszłości.
15. Menu kontaktu
Po lewej stronie każdego kontaktu znajduje się ikona trzech kropek.
Po jej wybraniu dostępne są akcje dotyczące danego kontaktu.
Zakres dostępnych operacji może zależeć od rodzaju kontaktu oraz uprawnień użytkownika.
16. Historia przejęć
W widoku dostępna jest również zakładka Historia przejęć.
Służy ona do sprawdzania historii zmian w przypisaniu kontaktu do pracowników.
Może być wykorzystana np. do ustalenia:
komu kontakt był pierwotnie przypisany,
kto aktualnie odpowiada za kontakt,
czy kontakt był przekazywany pomiędzy pracownikami.
17. Przykład pracy z Rejestrem kontaktów
Jeżeli chcemy sprawdzić kontakty dotyczące konkretnej inwestycji, przypisane do konkretnego pracownika, należy:
Wejść w Pulpit → Rejestr kontaktów.
W polu Inwestycje wybrać odpowiednią inwestycję.
W polu Pracownicy wskazać odpowiedniego pracownika.
W razie potrzeby wybrać również Oddział.
Określić Zakres czasu.
System wyświetli kontakty spełniające wskazane kryteria.
W razie potrzeby można dodatkowo skorzystać z pola Szukaj (E-mail, Imię, Nazwisko, Telefon).
Przykład
Dla wybranego kontaktu możemy sprawdzić:
Data rejestracji: 2.09.2026, 14:59
Imię: Grażyna
Nazwisko: Żdzbło-Łękawica
E-mail: adres e-mail klienta
Telefon: numer telefonu klienta
Pracownik: Patrycja Bielecka
Pierwotny pracownik: Anna Nowak
Źródło dotarcia: Facebook
Inwestycja: Ogrody centrum GW
Oddział: Oddział Główny
Dzięki Rejestrowi kontaktów można w jednym miejscu sprawdzić kiedy kontakt został zarejestrowany, jakie są dane klienta, skąd pochodzi kontakt, komu jest przypisany oraz jakiej inwestycji i oddziału dotyczy.