Instrukcja obsługi modułu KSeF - Krajowy System e-Faktur

1. Wstęp – czym jest KSeF i dlaczego warto z niego korzystać
  KSeF (Krajowy System e-Faktur) to ogólnopolski system teleinformatyczny służący do
  wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Korzystanie z
  KSeF pozwala m.in. na:
  
automatyczny odbiór faktur zakupu,
  
centralne i bezpieczne przechowywanie dokumentów,
  
uproszczenie procesów księgowych i obiegu dokumentów,
  
zgodność z obowiązującymi przepisami prawa.
  Więcej informacji na ten temat znajdziesz tutaj:
  https://ksef.podatki.gov.pl/
  Gdzie złozyć wniosek o certyfikat do KSEF znajdziesz tutaj:
  https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/
  Moduł KSeF w systemie umożliwia integrację z KSeF oraz wygodne zarządzanie fakturami
  wysyłanymi i odbieranymi z systemu rządowego.
2. Wymagane uprawnienia do obsługi KSeF
  Zanim rozpoczniesz konfigurację i korzystanie z modułu KSeF, upewnij się, że
  posiadasz odpowiednie uprawnienia.
Krok 1: Wejście w ustawienia użytkowników
  
Kliknij ikonę zębatki (Ustawienia) w menu bocznym.
  
Przejdź do zakładki Użytkownicy.
  
Wybierz zakładkę Uprawnienia.
  
    
  
Krok 2: Wyszukanie uprawnień KSeF
W polu wyszukiwarki wpisz KSeF.
Sprawdź, czy użytkownik (np. rola admin) ma zaznaczone poniższe uprawnienia:
  
    Zarządzanie konfiguracją
    
      
Pozwala na dodanie i konfigurację integracji z KSeF, w tym dodawanie certyfikatów (online i offline) - punkt 3 "Konfiguracja integracji z KSEF"
    
  
  
    Wyświetlanie faktur zakupu
    
      
Umożliwia podgląd faktur pobranych z KSeF w module Obieg dokumentów - punkt 5 "Podgłąd faktur z KSEF"
    
  
  
    Wyświetlanie logów sesji
    
      
Pozwala sprawdzić przebieg wymiany danych z KSeF - punkt 8 "Sesje z KSEF"
    
  
Po zaznaczeniu uprawnień kliknij Zapisz.
⚠️ Bez uprawnienia „Zarządzanie konfiguracją” nie będzie możliwe dodanie ani edycja integracji KSeF.
3. Konfiguracja integracji z KSeF
Po nadaniu odpowiednich uprawnień można przejść do konfiguracji integracji.
Krok 1: Przejście do konfiguracji KSeF
  
    
  
  
Wejdź w Ustawienia (ikona zębatki).
  
Przejdź do zakładki System.
  
Wybierz Konfiguracja KSeF.
  
Kliknij przycisk Dodaj.
4. Dodawanie konfiguracji KSeF
Podczas dodawania konfiguracji należy wybrać Typ certyfikatu:
  
Wysyłka
  
Odbiór
  
Wysyłka i odbiór
  
    
  
Wybierz opcję zgodnie z potrzebami organizacji.
Konfiguracja typu: Wysyłka
  
    
  
  
Wybierz pracownika – osoba odpowiedzialna za wysyłkę faktur.
  
Wybierz spółki – pole wymagane.
  
Hasło do certyfikatów online – pole wymagane.
  
Hasło do certyfikatów offline – pole wymagane.
  
    Certyfikaty (.crt, .key):
    
      
2 pliki online (.crt, .key)
      
2 pliki offline (.crt, .key)
    
  
System informuje o liczbie dodanych plików (np. 0/4).
Kliknij Zapisz, aby aktywować integrację z KSeF.
5. Podgląd faktur z KSeF
  
    
  
  
Przejdź do zakładki Obieg dokumentów.
  
Wybierz KSeF.
  W tym widoku widoczne są faktury pobrane z KSeF wraz z ich statusem.
  Synchronizacja odbywa się co około 20 minut.
📄 Widoczność faktur wymaga uprawnienia „Wyświetlanie faktur zakupu”.
6. Konfiguracja wysyłki faktur
  
    Wchodzimy: Ustawienia → Organizacja → Spółki.  
    Dla wybranej spółki klikamy trzy kropki po lewej stronie i wybieramy „Konfiguracja KSeF”.
  
  
    Uzupełniamy pole „Pobieramy dokumenty od” – jest to data, od której system zacznie pobierać faktury z KSeF.  
    Następnie ustawiamy, jakie faktury mają być wysyłane do KSeF (wystawiane klientom / kontrahentom).
  
7. Wystawianie faktur w THTG
Uwaga: ⚠️ Zmieniony został mechanizm generowania faktur.  
Przy tworzeniu faktury w THTG pole „Numer faktury” pozostaje puste do momentu jej akceptacji i wysłania do KSeF.
Pole "Data faktury" wypełnia się tak jak dotychczas. Jeśli faktura ma być wysłana do KSeF, to w momencie jej akceptacji data wystawienia zmieni się na dzień akceptacji faktury.
Faktury niewysyłane do KSeF pozostaną z pierwotną datą.
Aby faktura została wysłana do KSeF:
  
Należy ją zaakceptować: menu boczne Faktury → Do zaakceptowania → wybieramy fakturę → trzy kropki po lewej → Zaakceptuj
  
  
Po akceptacji faktura otrzymuje numer oraz status KSeF = „Oczekująca”,
  
Wysyłka do KSeF odbywa się automatycznie. Po wysłaniu do KSeF faktura otrzymuje status „Wysłana” oraz identyfikator KSeF.
8. Sesje z KSeF
Aby sprawdzić przebieg wymiany danych z KSeF, wchodzimy:
Ustawienia → System → Sesje z KSeF.
Znaczenie pól:
  
Firma – dla jakiej spółki uruchomiona była synchronizacja,
  
Status – status synchronizacji,
  
Typ – pobieranie faktur / wysyłka faktur,
  
Data utworzenia – data utworzenia zadania synchronizacji THTG ↔ KSeF,
  
Czas rozpoczęcia – rzeczywisty czas startu synchronizacji (może różnić się od daty utworzenia, np. gdy KSeF był niedostępny),
  
Czas zakończenia – czas zakończenia synchronizacji,
  
Numer referencyjny – identyfikator sesji,
  
Liczba dokumentów – liczba wysłanych lub pobranych dokumentów.
Uwaga: ⚠️ Jeżeli w trakcie synchronizacji pojawi się błąd, szczegóły znajdziesz w kolumnie „Komunikat błędu” w tabeli sesji KSeF.
9. FAQ – najczęstsze pytania i problemy
Czy potrzebne są osobne certyfikaty do odbioru i wysyłki dokumentów?
Odbiór dokumentów z KSeF
Nie. Wystarczy jeden certyfikat online, niezależnie od liczby użytkowników.
Wysyłka dokumentów do KSeF
Tak. Każda osoba wysyłająca faktury musi posiadać własny certyfikat.
Przykład poprawnej konfiguracji
W systemie pracują 3 osoby:
  
2 osoby wysyłają faktury do KSeF,
  
1 osoba zajmuje się wyłącznie odbiorem.
Wymagane konfiguracje:
  
1 konfiguracja do odbioru – jeden certyfikat online,
  
2 konfiguracje do wysyłki – osobne certyfikaty dla każdej osoby.
  Taka konfiguracja zapewnia poprawne działanie integracji oraz zgodność z zasadami KSeF.
Potrzebujesz więcej pomocy?
  Jeśli nie znajdziesz odpowiedzi w bazie wiedzy lub napotkasz problem techniczny,
  skontaktuj się z zespołem wsparcia THTG Integrator:
  pomoc@thtg.pl