Baza wiedzy THTG Integrator To centralne miejsce, w którym klienci znajdą wszystkie niezbędne informacje dotyczące aplikacji THTG Integrator. Baza wiedzy zawiera szczegółowe instrukcje obsługi, opisy dostępnych modułów, funkcji oraz ich możliwości, a także praktyczne wskazówki dotyczące konfiguracji i codziennego użytkowania systemu Witamy w Pomocy THTG Integrator 👋 Znajdziesz tutaj kompletne instrukcje dotyczące obsługi systemu – od codziennych operacji po bardziej zaawansowane funkcjonalności. Możesz również skorzystać z portalu zgłoszeniowego Jira . To właśnie tam możesz zgłaszać wszelkie błędy, problemy, pytania techniczne oraz inne kwestie wymagające wsparcia naszego zespołu . Po przesłaniu zgłoszenia zostanie ono zarejestrowane jako ticket i przekazane do realizacji. 👉 Przejdź do portalu zgłoszeniowego Jira i utwórz zgłoszenie Baza wiedzy została przygotowana tak, aby szybko i jasno pomóc Ci w pracy z systemem. Każda instrukcja opisuje konkretne działania krok po kroku, wraz z najczęściej zadawanymi pytaniami. Co znajdziesz w Pomocy ? instrukcje obsługi poszczególnych modułów systemu, opisy konkretnych funkcjonalności, praktyczne wskazówki i dobre praktyki, słownik używanych pojęć w systemie, odpowiedzi na najczęstsze pytania (FAQ). Moduły bazy wiedzy Wybierz moduł, który Cię interesuje: Menu Pulpity Kalendarz Kontakty Inwestycje Produkty Oferty Umowy Obieg Dokumentów Płatności Faktury Raporty Kredyty i Obligacje Obsługa klienta Ustawienia (Lista instrukcji będzie rozwijana wraz z rozbudową systemu) Struktura Pomocy Pomoc składa się z trzech poziomów: Książki Najwyższy poziom struktury. Każda książka odpowiada jednemu obszarowi systemu lub grupie powiązanych funkcjonalności. Rozdziały (moduły) W ramach każdej książki znajdują się rozdziały. Rozdziały odpowiadają konkretnym modułom systemu (np. Inwestycje). Strony (funkcjonalności) W rozdziałach znajdują się strony opisujące konkretne funkcjonalności, np.: importowanie cen produktów, importowanie powierzchni powykonawczych, wysyłanie wiadomości do klientów. Każda strona zawiera: opis funkcjonalności, instrukcję krok po kroku, sekcję FAQ z najczęściej zadawanymi pytaniami. Jak najlepiej szukać informacji? Korzystaj z podziału na książki i rozdziały, wybierz moduł, w którym aktualnie pracujesz, przejdź do strony opisującej konkretną funkcjonalność, której potrzebujesz. ❓ Potrzebujesz więcej pomocy? Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi w bazie wiedzy lub napotkałeś problem techniczny, skontaktuj się z zespołem wsparcia THTG Integrator: 📧 pomoc@thtg.pl Panel "Menu" 1. Moduł nawigacji i struktury systemu Menu boczne uporządkowane wg zastosowania funkcjonalnego Spójna logika przechodzenia przez cały proces sprzedażowy: od produktu → lead → oferta → umowy → płatności → finalizacja 2. Moduł kalendarza i zadań Wewnętrzny kalendarz zsynchronizowany z Google / iOS / innymi Zawiera: zadania dodawane ręcznie. przypomnienia alerty generowane automatycznie przez system Automatyczne wpisy: pierwszy kontakt z leadem spotkania wygaśnięcie rezerwacji zbliżające się podpisania umów Kalendarz „przedłużeniem woli handlowca” – nic nie ginie 3. Moduł CRM / kontakty Centralny rejestr kontaktów Integracje: strona internetowa portale ogłoszeniowe Facebook landing pages Automatyczna konsolidacja kontaktów w jednym miejscu Zabezpieczenie przed duplikacją klientów Podział: leady (szanse sprzedażowe) klienci (osoby fizyczne) kontrahenci (firmy) Możliwość prowadzenia wielu wątków sprzedażowych dla jednego klienta 4. Moduł leadów / szans sprzedażowych Automatyczne tworzenie karty leada Statusy w lejku sprzedażowym (nowy → aktywny → itd.) Funkcje: ankiety (np. zainteresowanie kolejnym etapem inwestycji) notatki i rozmowy przypomnienia Możliwość: generowania raportów masowej komunikacji (mailingi) Integracja z modułem ofert, rezerwacji i umów 5. Moduł produktów i inwestycji Zarządzanie: inwestycjami produktami (mieszkania, lokale) Automatyczne: aktualizacje cen parametrów statusów dostępności Integracja ze stroną internetową (real-time) Funkcje produktu: metraż strony świata piętro przynależność do inwestycji pliki (karty lokali, załączniki) Automatyczne przeliczenia cen (np. cena za m²) 6. Moduł ofert Tworzenie ofert bezpośrednio z leada Wybór produktów z systemu Kontrola rabatów (limity) Historia negocjacji (pełna transparentność zmian) Szablony ofert: dostosowywane do identyfikacji wizualnej klienta Załączniki: standardy wykończeń prospekty akty notarialne Wysyłka bezpośrednio z systemu 7. Moduł rezerwacji Rezerwacja wstępna (czasowa) Automatyczna: zmiana statusu produktu blokada dostępności wpis w kalendarzu o dacie wygaśnięcia Przekształcanie rezerwacji w: umowę rezerwacyjną umowę deweloperską 8. Moduł umów (rezerwacyjna, deweloperska, sprzedaży) Automatyczne tworzenie kart umów Statusy umów (przygotowana / podpisana) Edycja: stron umowy danych klientów produktów cen Zarządzanie: wykończeniami pakietami harmonogramami płatności Generowanie umów z inteligentnych szablonów: odmiana imion warunkowe paragrafy Integracja z podpisem elektronicznym (Authentic) Archiwizacja w chmurze (skany, PDF) 9. Moduł płatności i finansów Harmonogramy płatności: tworzone ręcznie lub z szablonów inwestycji Integracja z bankami: automatyczne księgowanie wpłat obsługa rachunków powierniczych Zgodność z nową ustawą deweloperską: DFG procenty wpłat Automatyczne: faktury zaliczkowe kontrola cash flow 10. Moduł notarialny Generowanie danych dla notariusza jednym kliknięciem Szablony notarialne zasilane danymi z systemu Kalendarz notariusza dostępny dla klientów (panel klienta) Rejestr: numerów aktów dat podpisania Zmiana statusów umów po podpisaniu 11. Moduł rozliczeń końcowych Obsługa powierzchni powykonawczej Automatyczne: przeliczenie ceny końcowej korekta harmonogramu płatności Tworzenie rozliczenia końcowego Przygotowanie umowy sprzedaży (SOW) 12. Moduł raportów i dokumentów finansowych Raportowanie: sprzedażowe finansowe Zarządzanie dokumentami Podstawa do: integracji z księgowością kontroli płatności analiz biznesowych Moduł "Inwestycje" Wszystkie instrukcje w tym panelu dotyczą modułu „Inwestycje” w systemie. Opisują one sposób działania modułu oraz zasady jego obsługi. W instrukcjach znajdują się informacje dotyczące dostępnych funkcji, konfiguracji, wprowadzania i edycji danych oraz zarządzania inwestycjami na poszczególnych etapach ich realizacji. Ręczne dodawanie nowej inwestycji z poziomu panelu THTG Funkcja ręcznego dodawania nowej inwestycji w panelu THTG umożliwia utworzenie inwestycji bezpośrednio z poziomu Panelu Menadżera. Proces polega na przejściu do modułu Inwestycje, uruchomieniu formularza dodawania oraz uzupełnieniu szczegółowych danych inwestycji w dedykowanych sekcjach, takich jak dane podstawowe, informacje finansowe, harmonogramy, role użytkowników oraz załączniki. Po zapisaniu formularza inwestycja zostaje dodana do systemu i jest gotowa do dalszej konfiguracji oraz obsługi. Krok 1. Przejście do modułu Inwestycje Z poziomu Panelu Menadżera THTG, znajdującego się po lewej stronie ekranu, należy wybrać moduł Inwestycje . Krok 2. Dodanie nowej inwestycji Po wejściu do modułu Inwestycje należy kliknąć przycisk „Dodaj” , aby rozpocząć proces tworzenia nowej inwestycji. Krok 3. Formularz dodawania nowej inwestycji Otrzymujemy formularz dodawania nowej inwestycji, który składa się z kilku sekcji umożliwiających szczegółowe uzupełnienie danych: Dane podstawowe/Dane inwestycji – sekcja służąca do wprowadzenia podstawowych informacji identyfikujących inwestycję, takich jak m.in. nazwa, typ inwestycji, status, lokalizacja oraz dane adresowe. Dodatkowe informacje – umożliwia określenie dodatkowych parametrów inwestycji, np. powiązań z innymi elementami systemu, charakterystyki inwestycji lub informacji opisowych. Obrót - zawiera pola do wpisania przychodów/obrotów oraz powiązanych kosztów i nakładów inwestycji. Powierzchnie – sekcja przeznaczona do określenia powierzchni związanych z inwestycją (np. użytkowych, całkowitych, pomocniczych). Zakup gruntu – umożliwia uzupełnienie danych dotyczących nabycia gruntu, w tym m.in. ceny, dat oraz informacji formalnych. Daty inwestycji – pozwala na określenie kluczowych terminów związanych z realizacją inwestycji (np. rozpoczęcie, zakończenie, etapy). Dodatkowe daty inwestycji – sekcja umożliwiająca wprowadzenie innych istotnych terminów. Nadzór inwestycji – służy do przypisania osób lub jednostek odpowiedzialnych za nadzór nad inwestycją. Role w inwestycji – umożliwia przypisanie ról użytkownikom uczestniczącym w realizacji inwestycji. Grafiki i pliki – sekcja pozwalająca na dodawanie załączników, plików oraz materiałów graficznych związanych z inwestycją. Ustawienia dla produktów w inwestycji – umożliwia konfigurację zasad dotyczących produktów przypisanych do danej inwestycji. Po uzupełnieniu wszystkich wymaganych pól formularza inwestycję należy zapisać , aby została dodana do systemu. Dodawanie inwestycji za pomocą arkusza migracyjnego Aby wprowadzić masowo nowe inwestycje do systemu, należy przygotować pełny zestaw danych umożliwiających przeprowadzenie całego procesu obsługi inwestycji. Poniżej przedstawiono szczegółowe kroki i elementy wymagane do wprowadzenia inwestycji. 1. Przygotowanie arkusza migracyjnego Sporządź arkusz zawierający wszystkie niezbędne dane inwestycji zgodnie z obowiązującym formatem. Ogólna logika arkusza Dane są podzielone na zakładki tematyczne: słowniki, dane słownikowe systemu (statusy, typy dokumentów), dane główne (Inwestycje, Mieszkania), dane CRM (Leady, Klienci, Kontrahenci, Historia klienta), dane sprzedażowe (Oferty, Umowy, Płatności), dane posprzedażowe (Reklamacje, Zmiany lokatorskie, Realizatorzy). Kluczowe powiązania: inwestycja ↔ produkty (nazwa inwestycji w zakładce „Mieszkania i inne produkty” musi istnieć w „Inwestycje”), klient/kontrahent ↔ leady/oferty/umowy (identyfikatory i numery klientów/kontrahentów), umowy ↔ płatności, reklamacje, zmiany lokatorskie (identyfikator umowy, numer produktu). Walidacja danych Zakładka „Walidacja danych” opisuje warunki poprawności dla każdej grupy danych: inwestycji, produktów, klientów, umów, leadów, reklamacji, zmian lokatorskich. Typowe wymagania: wszystkie czerwone kolumny obowiązkowe, daty w formacie "YYYY−MM−DD" lub "YYYY−MM−DDHH:MM" "YYYY−MM−DD" lub "YYYY−MM−DDHH:MM", wartości zgodne ze słownikami (statusy, typy produktów, typy umów, statusy leadów, strony świata itp.), poprawne formaty liczbowo‑walutowe (brak separatorów tysięcy, kropka jako separator dziesiętny, VAT jako liczba całkowita np. 8), techniczne reguły: brak polskich znaków w nazwach plików, ścieżki z „/”, unikalne lp produktów, telefony bez „+”, spacji i myślników. Słowniki i ustawienia systemowe „Słowniki arkuszowe” zawierają wartości, które muszą być używane w innych zakładkach, m.in.: statusy inwestycji (np. „W przygotowaniu”, „W realizacji, w sprzedaży”, „Gotowa, w sprzedaży”), tryb zapisu budżetu (Miesiąc/Kwartał), statusy produktów (Dostępny, Rezerwacja wstępna, Sprzedany, Wydany, Niedostępny itd.), typy umów (Rezerwacyjna, Deweloperska, Przedwstępna, Sprzedaży), statusy umowy (Przygotowana, Podpisana, Anulowana, Rozwiązana, W trakcie przekształcania, Przekształcona), typy dokumentów tożsamości, statusy leada, strony świata, itp. Te wartości nie powinny być zmieniane, bo są „podłączone” do logiki systemu (raporty, cashflow, procesy sprzedażowe). Inwestycje i produkty Zakładka „Inwestycje” definiuje każdy projekt: lp, nazwa inwestycji, status (ze słownika), flaga aktywności, powiązany oddział, identyfikatory do systemu/umów, tryb zapisu budżetu, adres budowlany i administracyjny, dane prawne (księga, działki, akt), parametry powierzchniowe (PU mieszkań/lokali), ilości lokali/garazy/miejsc, koszt produkcji m², spółka, opis, pełny harmonogram dat (pozwolenia, start/koniec budowy, sprzedaży, wydań), parametry harmonogramu finansowego oraz opcje typu blokada prognozy, maksymalny rabat, ustawienia wpłaty rezerwacyjnej. „Mieszkania i inne produkty” opisuje jednostki sprzedawane w inwestycji: identyfikator produktu (lp), typ produktu, numer lokalu, nazwa inwestycji, piętro, liczba pokoi, powierzchnia, VAT, status produktu, strony świata, budynek, kondygnacja, numer projektowy; pliki (karta mieszkania, rzuty w różnych wariantach) jako ścieżki; pełna siatka cen: ofertowa, promocyjna, minimalna (netto/brutto, m²); struktura pomieszczeń – do 15 typów pomieszczeń z powierzchniami; do 15 opcji dodatkowych oraz pola techniczne (liczniki). CRM: leady, klienci, kontrahenci, historia „Leady” zawiera pipeline marketingowo‑sprzedażowy: id leada, nazwa, status (ze słownika statusów leadów), źródło dotarcia, daty utworzenia/fiaska, powody fiaska, szczegóły źródeł (sourceName, sourceHost, utm‑parametry), powiązane identyfikatory klientów i kontrahentów, id pierwszego kontaktu. „Klienci” opisuje osoby fizyczne: identyfikatory, dane osobowe (imiona, nazwiska do 4 osób), telefony, maile, przypisanie do oddziału i opiekuna, NIP/PESEL/REGON, dane rodziców (wymogi banków/aktów), typ dokumentu, datę ważności, numer dokumentu, adres główny i adres korespondencyjny, płeć, stan cywilny, status majątkowy, datę urodzenia, zgody marketingowe, status marketingowy/handlowy, źródło dotarcia, datę dodania. „Kontrahenci” służą do firm i innych podmiotów: nazwa, NIP, KRS, REGON, kontakty, strona www, dane dokumentu tożsamości (jeśli osoba), pełne adresy główne i korespondencyjne oraz data utworzenia. „Historia klienta” to dziennik aktywności: lp, numer klienta, typ akcji, typ kontaktu, flagi „Kontakt ze strony klienta”, „Ważne”, „Wykonano”, daty (utworzenia, rozpoczęcia, zakończenia, wykonania), opis, podsumowanie, twórca wydarzenia, przypisany pracownik, id leada. Sprzedaż, płatności i posprzedaż „Oferty i rezerwacje”: powiązanie leada i maks. 3 klientów (z udziałami), data, typ oferty, pracownik, flaga aktywności, do 25 produktów w ramach jednej oferty, każdy z identyfikatorem produktu i ceną netto/brutto oraz VAT. „Umowy” : struktura zbliżona do ofert, ale z dodatkowymi polami: data utworzenia, data podpisania, typ umowy (ze słownika), status umowy (ze słownika), numer repertorium, aktywność, pracownik, oraz do 25 pozycji produktowych z cenami i VAT. „Płatności”: opisuje harmonogram i realizację transz: lp, identyfikator umowy, daty (wprowadzenia i płatności), wysokość transzy, kwotę opłaconą, VAT, identyfikator produktu, status, nazwa transzy. „Szablon transz”: parametryzacja szablonów płatności: nazwa szablonu, inwestycje, dla których obowiązuje, czy szablon jest zbiorczy, definicja wpłaty rezerwacyjnej i kolejnych transz (nazwy, procenty, terminy/wydarzenia). „Reklamacje”: rejestr zgłoszeń: numer reklamacji, data zgłoszenia, domyślny czas realizacji, typ reklamacji, numer produktu, nazwa inwestycji, osoba nadzorująca, zgłaszający, numer usterki, opis, status, kategoria, realizator (kontrahent), planowany czas realizacji, rzeczywista data realizacji, koszty po stronach klienta/realizatora/spółki (netto/brutto), informacja o opłaceniu oraz dane ewentualnych spotkań. „Zmiany lokatorskie”: podobna struktura do reklamacji, ale dla zmian aranżacyjnych: numer, data, osoba nadzorująca, czas realizacji, powiązana umowa/produkt/inwestycja, zgłaszający, numer zmiany, opis, status, kategoria, realizator, parametry kosztowe (ilość, VAT, koszt jednostkowy netto/brutto dla klienta/realizatora/spółki), info o płatnościach oraz sekcja spotkań. „Realizatorzy”: baza wykonawców (osób fizycznych) powiązanych z reklamacjami/zmianami: dane osobowe, kontaktowe, adresowe, statusy marketingowo‑handlowe, dane firmy i źródło dotarcia. arkusz_migracyjny_v2025_0_2.xlsx Inwestycja - Informacje Instrukcja opisuje poszczególne sekcje (kafelki) karty "Informacje" w Inwestycji oraz wyjaśnia, jakie dane należy w nich uzupełnić i w jakim celu są one wykorzystywane. Ma na celu ułatwienie poprawnej konfiguracji inwestycji, zapewnienie spójności danych pomiędzy modułami oraz wsparcie użytkowników w analizie harmonogramu, budżetu, sprzedaży i aspektów formalno-prawnych projektu. Dane podstawowe Zawiera nazwę inwestycji, jej skrócony identyfikator, spółkę prowadzącą, oddział, status (np. „w przygotowaniu”) oraz znacznik aktywności inwestycji. Ta sekcja służy do jednoznacznego oznaczenia projektu w systemie – na jej podstawie inne moduły (budżet, sprzedaż, umowy) wiedzą, z którą inwestycją są powiązane dane operacje. Zakup gruntu Parametry zakupu działki: cenę, sposób zakupu, sposób płatności, rodzaj umów (przedwstępna, warunkowa, przeniesienia własności), terminy aktów oraz numer księgi wieczystej. ​ Te informacje pokazują, na jakim etapie są kwestie prawne gruntu i jaki jest jego koszt – później są podstawą kalkulacji kosztu projektu i weryfikacji, czy spełniono wszystkie warunki przeniesienia własności. Obrót Sekcja zawiera: datę startu obrotu (sprzedaży), średni miesięczny obrót planowany i docelowy, obrót roczny, koszty poniesione, kredyt, wartość końcową inwestycji oraz ewentualne braki środków. ​ Celem tego kafelka jest pokazanie kondycji finansowej projektu: jakiej sprzedaży się oczekuje, jakie są koszty i czy występują niedobory finansowania w trakcie inwestycji. Dane adresowe Adres administracyjny i budowlany: ulicę, numer budynku, miasto, kod pocztowy, województwo i państwo – osobno dla biura/administracji i dla placu budowy. ​ Dane adresowe są używane w dokumentach (umowy, prospekt, korespondencja z klientem i urzędami) oraz do geolokalizacji inwestycji w materiałach marketingowych. Daty w inwestycji Zawiera listę kluczowych terminów: pozwolenie na budowę, rozpoczęcie budowy, przekazanie do oferty, zakończenie budowy, pozwolenie na użytkowanie, przekazywanie lokali – w podziale na „planowane” i „rzeczywiste” daty. ​ Kafelek pozwala kontrolować harmonogram – porównujesz daty planowane z rzeczywistymi i na tej podstawie oceniasz opóźnienia oraz wpływ na budżet i sprzedaż. Powierzchnia Tutaj definiujesz wszystkie istotne powierzchnie: działki, użytkową budynku, powierzchnie magazynowe, komunikacyjne, najmu brutto, zabudowy, handlową, hotelową itd.. ​ Te dane są potrzebne do kalkulacji ceny m², kosztów budowy, podatków od nieruchomości oraz do raportów sprzedażowych (ile m² różnych funkcji wchodzi do oferty). Budżet i harmonogram Sekcja zawiera datę rozpoczęcia i zakończenia inwestycji, tryb raportowania (miesiąc/kwartał) oraz opcje typu blokada prognozy początkowej czy ignorowanie przy raporcie różnic. ​ Dzięki tym ustawieniom system wie, w jakich okresach ma liczyć przepływy finansowe i jak porównywać plan z wykonaniem, co ułatwia kontrolę kosztów i terminów. ​ Dodatkowe daty w inwestycji Zawiera parametry oferty: liczbę lokali mieszkalnych i usługowych, koszt produkcji lokali (m²), liczbę miejsc parkingowych, komórek lokatorskich, kondygnacji, nazwę marketingową, godziny pracy biura sprzedaży, opis inwestycji oraz dane spółki i stronę Ten kafelek łączy część techniczną z marketingową – dane stąd trafiają zwykle do prospektu informacyjnego, materiałów sprzedażowych oraz raportów o strukturze produktu (ile i jakich lokali powstaje). Ustawienia umów Tu definiujesz maksymalny rabat procentowy, typ i wartość stałej wysokości wpłaty (np. stały procent przy podpisaniu umowy) oraz to, czy system ma tworzyć harmonogram wpłat bez wyszczególnienia produktów. ​ Ustawienia te działają jako domyślne parametry sprzedaży dla całej inwestycji – wpływają na to, jakie warunki płatności proponuje system przy generowaniu umów dla klientów i jak liczone są płatności w czasie. Inwestycja - Rachunki Bankowe Instrukcja dotyczy obsługi zakładki Rachunki bankowe w module Inwestycji . Pozwala użytkownikowi zarówno importować rachunki bankowe z pliku, jak i dodawać je ręcznie. Import rachunków bankowych z pliku Kliknij przycisk Importuj rachunki bankowe Pobierz szablon importu (plik Excel) Szablon do importu rachunków bankowych.xlsx Wypełnij szablon danymi rachunków bankowych: Nazwa/Opis rachunku – np. „Rachunek główny Zbożowa” Bank prowadzący np. PKO, mBank Numer rachunku Typ – określ typ rachunku zgodnie z wymaganiami systemu Identyfikator – unikalny identyfikator rachunku ⚠️ Uwaga: Wszystkie kolumny oznaczone na czerwono są obowiązkowe. Upewnij się, że nie pozostawiasz pustych pól w tych kolumnach. Zapisz uzupełniony plik. W zakładce Rachunki bankowe kliknij Importuj rachunki bankowe i dodaj wypełniony plik. System sprawdzi poprawność danych i doda rachunki do listy. Dodawanie rachunku ręcznie Kliknij przycisk Dodaj rachunek . Wypełnij pola formularza: Nazwa/Opis rachunku – np. „Rachunek główny Zbożowa” Bank prowadzący Numer rachunku Identyfikator – unikalny kod rachunku Typ – wybierz z dostępnych opcji Inwestycja – przypisz do konkretnej inwestycji, np. „Zbożowa” - będzie ona dodana automatycznie Kliknij Zapisz lub Dodaj, aby rachunek został zapisany w systemie. Inwestycja - Składowe Umowy Instrukcja dotyczy obsługi zakładki Składowe umowy w module Inwestycji. Zakładka umożliwia definiowanie składników czynszu, konfigurację opłat za media oraz tworzenie szablonów mediów, które mogą być wykorzystywane w kolejnych inwestycjach. Dodawanie składowych czynszu Kliknij przycisk Edytuj składowe umów. Otworzy się formularz edycji składowych czynszu. Dodaj nową pozycję czynszową i uzupełnij wymagane pola: Aby dodać nową pozycję czynszową, w sekcji „Składowe czynszu” kliknij ikonę dodawania nowego elementu. System wyświetli formularz wprowadzania danych. W pierwszym kroku wybierz pole: Typ – obowiązkowe pole określające rodzaj składnika czynszu, np. czynsz podstawowy, opłata administracyjna. Okresy rozliczeniowe W sekcji „Okresy rozliczeniowe” należy uzupełnić dane obowiązywania danej pozycji. Wypełnij pola: Obowiązuje od – data rozpoczęcia naliczania składnika Kwota minimalna – minimalna wartość składnika (domyślnie 0) Kwota – obowiązkowa wartość składnika czynszu Stawka – sposób naliczania, np. „za m2” Po uzupełnieniu danych można dodać kolejne okresy rozliczeniowe przy pomocy ikony dodawania widocznej pod formularzem. Aby usunąć wybrany okres rozliczeniowy, należy kliknąć ikonę X znajdującą się po prawej stronie wiersza. Po wprowadzeniu wszystkich wymaganych danych kliknij przycisk Zapisz znajdujący się w prawym dolnym rogu ekranu. System zapisze nową pozycję czynszową i doda ją do listy składowych czynszu dla inwestycji. Jeżeli widoczny jest komunikat „Brak składowych czynszu dla tej inwestycji”, oznacza to, że żadna pozycja nie została jeszcze dodana. Kolejność składników można zmieniać za pomocą ikony sortowania przy liście. Dodawanie szablonu opłat za media Po kliknięciu przycisku Dodaj szablon opłat za media system otwiera formularz tworzenia nowego szablonu. W pierwszym kroku należy uzupełnić pole: Konfiguracja liczników W sekcji „Liczniki” dodawane są poszczególne media. Dla każdego wiersza należy uzupełnić: Licznik – wybór rodzaju medium, np. Woda, Prąd, Gaz, Ogrzewanie Typ naliczenia – sposób rozliczania, np. Kwota stała Kwota – wartość przypisana do danego medium Aby dodać kolejne medium, należy użyć ikony dodawania widocznej pod listą liczników. Aby usunąć wybrane medium z szablonu, należy kliknąć ikonę X znajdującą się po prawej stronie danego wiersza. Pola oznaczone gwiazdką są obowiązkowe. Próba zapisu bez ich uzupełnienia spowoduje wyświetlenie komunikatu walidacyjnego. Inwestycja - Dokumenty Instrukcja dotyczy obsługi zakładki Dokumenty w module Inwestycji. Zakładka umożliwia dodawanie dokumentów bezpośrednio powiązanych z inwestycją oraz podgląd dokumentów obsługiwanych w ramach obiegu dokumentów. Widok podzielony jest na dwie sekcje: „Dokumenty bezpośrednio powiązane z inwestycją” oraz „Obieg dokumentów”. Dokumenty bezpośrednio powiązane z inwestycją Sekcja umożliwia dodawanie oraz przeglądanie plików przypisanych bezpośrednio do wybranej inwestycji. Aby dodać nowy dokument, kliknij przycisk Dodaj dokument. System otworzy formularz dodawania pliku. W formularzu wybierz plik z dysku lokalnego oraz uzupełnij wymagane dane opisowe. Po zapisaniu dokument zostanie dodany do listy i przypisany do aktualnej inwestycji. Dodawanie dokumentu do inwestycji Aby dodać dokument, kliknij przycisk Dodaj dokument. System otworzy formularz dodawania nowego dokumentu. W formularzu należy uzupełnić następujące pola: Nazwa – obowiązkowa nazwa dokumentu, np. „Protokół odbioru” Typ – wybierz typ dokumentu z listy rozwijanej Data – opcjonalna data dokumentu, wybierana z kalendarza Następnie kliknij przycisk Dodaj pliki i wybierz plik lub pliki z dysku lokalnego. Po dodaniu plików wróć do formularza. Zapisanie dokumentu Po uzupełnieniu wymaganych pól kliknij przycisk Zapisz. System zapisze dokument oraz przypisze go do aktualnej inwestycji. Dokument pojawi się w sekcji „Dokumenty bezpośrednio powiązane z inwestycją”. Jeżeli pole „Nazwa” nie zostanie uzupełnione lub nie zostanie dodany plik, system zablokuje zapis i wyświetli komunikat walidacyjny. Wyszukiwanie dokumentów Pole wyszukiwania umożliwia filtrowanie dokumentów po nazwie inwestycji lub nazwie pliku. Wpisz frazę w polu „Szukaj (Nazwa inwestycji, Nazwa pliku)”, aby zawęzić listę wyników. Lista dokumentów Tabela prezentuje dokumenty powiązane z inwestycją wraz z następującymi informacjami: Nazwa pliku Nazwa inwestycji Pliki – ikona umożliwiająca pobranie dokumentu Data utworzenia Typ pliku Publiczny – informacja, czy dokument jest dostępny publicznie Kliknięcie ikony pobierania powoduje zapisanie pliku na komputerze użytkownika. Dostępne są również ikony zmiany widoku tabeli oraz filtr „Profil”, umożliwiający zawężenie wyników według profilu. Obieg dokumentów Sekcja „Obieg dokumentów” prezentuje dokumenty obsługiwane w ramach workflow systemowego, które są powiązane z inwestycją. Wyszukiwanie w obiegu dokumentów Pole wyszukiwania umożliwia filtrowanie dokumentów według następujących kryteriów: Inwestycja Kod Kontrahent Powiązany dokument Powiązany dokument wychodzący Spółka Wpisanie frazy powoduje dynamiczne filtrowanie listy. Lista dokumentów w obiegu Tabela zawiera następujące kolumny: Pliki – umożliwia pobranie dokumentu Kod – unikalny identyfikator dokumentu Typ – np. Umowa budowlana Kategoria – np. Inwestycje Powiązany dokument Powiązany dokument wychodzący Status – np. Zaakceptowany Krok – aktualny etap obiegu, np. Koniec Przypisani pracownicy Spółka Status dokumentu jest prezentowany w formie etykiety, np. „Zaakceptowany”. Kliknięcie ikony pliku umożliwia jego pobranie. Informacje dodatkowe Dokumenty dodane bezpośrednio do inwestycji są przechowywane lokalnie w ramach tej inwestycji i nie przechodzą przez proces obiegu dokumentów. Dokumenty widoczne w sekcji „Obieg dokumentów” podlegają workflow systemowemu i posiadają określone statusy oraz etapy. Zmiany w dokumentach zapisują się automatycznie po dodaniu pliku. Usunięcie lub modyfikacja dokumentów zależy od nadanych uprawnień użytkownika. Inwestycja - Liczniki Instrukcja dotyczy obsługi zakładki Liczniki w module Inwestycji. Zakładka umożliwia zarządzanie licznikami mediów przypisanymi do inwestycji, rejestrowanie ich stanów oraz przegląd faktur od dostawców mediów. Widok podzielony jest na trzy główne obszary: „Liczniki”, „Stan liczników” oraz „Faktury od dostawców mediów”. Sekcja Liczniki W górnej części ekranu prezentowane jest podsumowanie liczników przypisanych do inwestycji: Woda – liczba liczników wody Prąd – liczba liczników prądu Gaz – liczba liczników gazu Ogrzewanie – liczba liczników ogrzewania Poniżej wyświetlana jest lista aktualnie przypisanych liczników, np. EE01 (Prąd). Zarządzanie Aby edytować konfigurację liczników, kliknij przycisk Zarządzaj licznikami. System otworzy widok zarządzania licznikami. W tym widoku prezentowana jest lista liczników wraz z ikonami akcji: Ikona edycji umożliwia zmianę danych licznika. Ikona X umożliwia usunięcie licznika z inwestycji. Ikona + pozwala dodać nowy licznik. Aby dodać nowy licznik, kliknij ikonę +. System doda nowy wiersz licznika do konfiguracji. Dla każdego licznika należy określić jego typ (np. Woda, Prąd, Gaz, Ogrzewanie) oraz nazwę identyfikacyjną. Po wprowadzeniu zmian kliknij przycisk Zapisz , aby zapisać konfigurację liczników. Kliknięcie przycisku Anuluj powoduje odrzucenie zmian i powrót do poprzedniego widoku bez zapisu. Sekcja Stan liczników Sekcja „Stan liczników” służy do rejestrowania i przeglądania odczytów liczników. Aby dodać nowy stan licznika, kliknij przycisk Dodaj. System otworzy formularz wprowadzania odczytu. Po zapisaniu nowy stan pojawi się na liście. Jeżeli tabela jest pusta, oznacza to, że dla inwestycji nie wprowadzono jeszcze żadnych odczytów. Dostępne jest pole wyszukiwania „Szukaj (Nazwa)”, umożliwiające filtrowanie odczytów. Tabela zawiera m.in. kolumny: Nazwa Typ Powiązane produkty Data ostatniego pomiaru Sekcja Faktury od dostawców mediów Dolna część ekranu prezentuje faktury za media powiązane z licznikami. Dostępne jest pole wyszukiwania „Szukaj (Licznik)”, umożliwiające filtrowanie faktur według licznika. Tabela zawiera następujące informacje: Licznik Data początku rozliczenia Data końca rozliczenia Zużycie Kwota netto Kwota brutto Dodatkowe koszty netto Dodatkowe koszty brutto Rozliczono Dane te służą do kontroli kosztów mediów oraz ich dalszego rozliczania w systemie. Informacje dodatkowe Liczniki są bezpośrednio powiązane z opłatami za media skonfigurowanymi w zakładce Składowe umowy. Poprawna konfiguracja liczników jest wymagana do prawidłowego naliczania kosztów mediów. Usunięcie licznika może wpłynąć na historyczne dane rozliczeniowe. Wszystkie zmiany w konfiguracji liczników wymagają zapisania przyciskiem Zapisz. Inwestycja - Reklamacje Instrukcja dotyczy obsługi zakładki Reklamacje w module Inwestycji. Zakładka umożliwia rejestrowanie zgłoszeń reklamacyjnych, ich przeglądanie, filtrowanie oraz kontrolę statusów realizacji. Widok prezentuje listę wszystkich reklamacji powiązanych z wybraną inwestycją. Widok listy reklamacji Po wejściu do zakładki wyświetlana jest tabela zawierająca zgłoszone reklamacje. Na górze ekranu dostępne są następujące opcje: Przełącznik Widok usterek, który pozwala zmienić sposób prezentacji danych. Przycisk Dodaj reklamację, służący do utworzenia nowego zgłoszenia. Przycisk Dodaj filtr, umożliwiający zawężenie listy reklamacji według wybranych kryteriów. Dodawanie reklamacji Aby dodać nowe zgłoszenie reklamacyjne, kliknij przycisk Dodaj reklamację. System otworzy formularz dodawania reklamacji. W formularzu należy uzupełnić dane dotyczące zgłoszenia, w tym m.in.: numer - jeśli nie dodajsz numeru - system doda go automatycznie datę wykrycia datę zgłoszenia domyślny czas odpowiedzi typ reklamcji osobę nadrozującą osobę zgłaszają przedmiot reklamacji Po uzupełnieniu wymaganych pól kliknij Zapisz, aby utworzyć reklamację. Nowa reklamacja pojawi się na liście. Filtrowanie reklamacji Kliknięcie przycisku Dodaj filtr umożliwia filtrowanie reklamacji według wybranych parametrów, takich jak: numer reklamacji data utworzenia zgłaszający powiązany produkt powiązana inwestycja Po ustawieniu filtrów lista aktualizuje się automatycznie. Informacje dodatkowe Reklamacje są bezpośrednio powiązane z produktami oraz inwestycją. Dane w reklamacji mogą być wykorzystywane w dalszych procesach obsługi klienta oraz raportowaniu. Widok usterek umożliwia alternatywną prezentację zgłoszeń. Zmiany w reklamacji zależą od uprawnień użytkownika. Inwestycja - Zmiany Do Inwestycji Instrukcja dotyczy obsługi zakładki Zmiany do inwestycji w module Inwestycji. Zakładka umożliwia rejestrowanie oraz przeglądanie zgłoszonych zmian dotyczących inwestycji oraz powiązanych produktów. Widok prezentuje listę wszystkich zmian przypisanych do aktualnie wybranej inwestycji. Widok listy zmian Po wejściu do zakładki wyświetlana jest tabela zawierająca zgłoszone zmiany. Na górze ekranu dostępne są następujące opcje: Przełącznik Widok zmian, umożliwiający zmianę sposobu prezentacji danych. Przycisk Dodaj filtr, służący do filtrowania listy zmian Filtrowanie zmian Kliknięcie przycisku Dodaj filtr umożliwia zawężenie listy zmian według wybranych parametrów, takich jak: numer zmiany data utworzenia zgłaszający przyjmujący zgłoszenie powiązany produkt powiązana inwestycja Po ustawieniu filtrów lista aktualizuje się automatycznie. Kolumny w tabeli zmian Tabela prezentuje następujące informacje: Numer – unikalny identyfikator zmiany Data utworzenia – data i godzina utworzenia zgłoszenia Zgłaszający – osoba zgłaszająca zmianę Przyjmujący zgłoszenie – osoba przyjmująca zmianę Powiązany produkt – produkt, którego dotyczy zmiana Powiązana inwestycja – inwestycja, do której przypisana jest zmiana Każdy rekord reprezentuje pojedyncze zgłoszenie zmiany. Nawigacja po liście zmian Na dole tabeli dostępna jest paginacja: Strona – wybór numeru strony Elementów na stronę – liczba rekordów wyświetlanych jednocześnie Umożliwia to wygodne przeglądanie większej liczby zgłoszeń. Informacje dodatkowe Zmiany do inwestycji są powiązane z konkretnymi produktami oraz inwestycją. Dane te mogą być wykorzystywane w dalszych procesach obsługi inwestycji oraz raportowaniu. Widok zmian pozwala na szybką kontrolę historii zgłoszeń. Możliwość edycji lub usuwania zmian zależy od nadanych uprawnień użytkownika. Inwestycja - Odbiory Instrukcja dotyczy obsługi zakładki Odbiory w module Inwestycji. Zakładka umożliwia rejestrowanie odbiorów produktów powiązanych z inwestycją, przeglądanie harmonogramów odbiorów oraz kontrolę ich statusów. Widok prezentuje listę wszystkich odbiorów przypisanych do aktualnie wybranej inwestycji. Widok listy odbiorów Po wejściu do zakładki wyświetlana jest tabela zawierająca zgłoszone odbiory. Na górze ekranu dostępne są następujące opcje: Przełącznik Widok usterek, umożliwiający zmianę sposobu prezentacji danych. Przycisk Dodaj odbiór, służący do utworzenia nowego odbioru. Przycisk Dodaj filtr, umożliwiający zawężenie listy odbiorów według wybranych kryteriów. Dodawanie odbioru Aby dodać nowy odbiór, kliknij przycisk Dodaj odbiór. System otworzy formularz dodawania odbioru. W formularzu należy uzupełnić dane dotyczące odbioru, w tym m.in.: numer planowana data i godzina odbioru domyślny czas odpowiedzi typ odbioru osoba odbierająca osoba nadzorująca podmioit odbioru Po uzupełnieniu wymaganych pól kliknij Zapisz, aby utworzyć odbiór. Nowy odbiór pojawi się na liście. Filtrowanie odbiorów Kliknięcie przycisku Dodaj filtr umożliwia filtrowanie odbiorów według wybranych parametrów, takich jak: numer odbioru data utworzenia planowana data odbioru zgłaszający powiązany produkt powiązana inwestycja Po ustawieniu filtrów lista aktualizuje się automatycznie. Kolumny w tabeli odbiorów Tabela prezentuje następujące informacje: Numer – unikalny identyfikator odbioru Data utworzenia – data i godzina utworzenia zgłoszenia Planowana data odbioru Zgłaszający – osoba zgłaszająca odbiór Przyjmujący zgłoszenie Osoba nadzorująca Powiązany produkt – np. mieszkanie Nazwa produktu Powiązana inwestycja Adres administracyjny Data odbioru Stan odbioru - odebrany - TAK/NIE Numer budynku Numer telefonu do osoby zgłaszającej Każdy wiersz zawiera menu kontekstowe umożliwiające wykonanie dodatkowych operacji na wybranym odbiorze. Nawigacja po liście odbiorów Na dole tabeli dostępna jest paginacja: Strona – wybór numeru strony Elementów na stronę – liczba rekordów wyświetlanych jednocześnie Umożliwia to wygodne przeglądanie większej liczby odbiorów. Informacje dodatkowe Odbiory są bezpośrednio powiązane z produktami oraz inwestycją. Dane z odbiorów mogą być wykorzystywane w dalszych procesach obsługi klienta oraz raportowaniu. Widok usterek umożliwia alternatywną prezentację danych odbiorowych. Możliwość edycji lub usuwania odbiorów zależy od nadanych uprawnień użytkownika. Inwestycja - Harmonogram Finansowy Instrukcja dotyczy obsługi zakładki Harmonogram finansowy w module Inwestycji. Zakładka umożliwia planowanie kosztów inwestycji, monitorowanie wykonania budżetu oraz analizę odchyleń pomiędzy planem a rzeczywistymi wydatkami. Jest to najbardziej złożony element systemu, ponieważ integruje wiele obszarów: księgowość, dokumenty, sprzedaż oraz raportowanie. Widok prezentuje arkusz budżetowy w formie tabelarycznej z podziałem na kategorie oraz elementy kosztowe. Przygotowanie inwestycji do pracy z harmonogramem Przed rozpoczęciem pracy z harmonogramem należy uzupełnić podstawowe dane inwestycji. W zakładce Informacje należy ustawić: datę rozpoczęcia harmonogramu datę zakończenia harmonogramu Daty te definiują zakres czasowy harmonogramu i decydują o tym, w jakich okresach będą prezentowane dane finansowe. Po zapisaniu inwestycji daty mogą być edytowane. Ich zmiana nie powoduje utraty danych. Harmonogram zostaje jedynie rozszerzony lub skrócony w czasie, a istniejące pozycje są wyświetlane w nowym zakresie. Następnie należy upewnić się, że inwestycja jest oznaczona jako aktywna. To właśnie flaga aktywności decyduje o tym, czy inwestycja pojawia się w listach wyboru, raportach i dokumentach. Status inwestycji ma charakter informacyjny, natomiast aktywność decyduje o dostępności operacyjnej. Więcej o edycji inwestycji znajdziesz tutaj: Dodawanie/edycja inwestycji Widok harmonogramu finansowego Po wejściu do zakładki Harmonogram finansowy wyświetlany jest arkusz budżetowy w formie tabeli. Struktura arkusza jest hierarchiczna i składa się z: kategorii kosztów, takich jak koszty nabycia gruntu, koszty dokumentacji, przygotowanie terenu, roboty ziemne, stan surowy oraz szczegółowych elementów kosztowych znajdujących się pod każdą kategorią. Kategorie można zwijać i rozwijać, co ułatwia pracę na dużych budżetach. Każdy wiersz reprezentuje osobną pozycję budżetową. Znaczenie podstawowych kolumn Prognoza początkowa (PP) to pierwotnie zaplanowana kwota dla danej pozycji. Jest to punkt odniesienia dla całej inwestycji. Na jej podstawie obliczane są udziały procentowe, wskaźniki oraz odchylenia. Prognoza początkowa nie aktualizuje się automatycznie. Udział procentowy pokazuje, jaką część całego budżetu stanowi dana pozycja. Wskaźnik zł/PUM pokazuje koszt jednego metra kwadratowego powierzchni użytkowej. Jest dostępny w dwóch wariantach: na podstawie prognozy początkowej oraz na podstawie aktualnych danych. Dzięki temu w każdej chwili można sprawdzić, ile kosztuje metr mieszkania w danej inwestycji. Rzeczywiste wydatki są pobierane z obiegu dokumentów i faktur. Po włączeniu opcji „Wyświetl wykonania z obiegu dokumentów” system automatycznie aktualizuje wartości na podstawie zatwierdzonych dokumentów. Wydatki + prognoza aktualna pokazują aktualny przewidywany koszt danej pozycji, uwzględniający zarówno poniesione wydatki, jak i pozostałe zobowiązania. Odchylenie od PP pokazuje różnicę pomiędzy pierwotnym planem a aktualnym kosztem i jest podstawowym wskaźnikiem kontroli budżetu. Powiązanie harmonogramu z dokumentami Harmonogram finansowy jest bezpośrednio połączony z obiegiem dokumentów. Oznacza to, że: faktury i umowy automatycznie zasilają wykonania w harmonogramie koszty są przypisywane do konkretnych kategorii budżetowych możliwe jest zaksięgowanie dokumentu nawet wtedy, gdy dana praca nie została jeszcze wykonana System rozdziela pojęcie płatności i realizacji. Dzięki temu harmonogram pokazuje zarówno stan finansowy, jak i faktyczne wykonanie prac. Inwestycja - Budżet Inwestycja - Prospekt Informacyjny Inwestycja - Wykres Ganta Importowanie faktur dla licznika Importowanie stanów liczników Importowanie cen produktów najmu Importowanie ceny produktów Instrukcja opisuje krok po kroku, jak zaimportować ceny istniejących produktów w module Inwestycje w celu ich aktualizacji. Zawiera wskazówki dotyczące pobrania i poprawnego wypełnienia szablonu, importu pliku oraz zasad zachowania struktury danych, aby uniknąć błędów. Pamiętaj - import służy wyłącznie aktualizacji istniejących cen. Krok 1. Wejście do modułu Inwestycje W menedżerze zadań po lewej stronie ekranu wybierz moduł Inwestycje. Z listy inwestycji wybierz inwestycję, która Cię interesuje (np. Błękitna). Krok 2. Rozpoczęcie importu Po wejściu w wybraną inwestycję kliknij przycisk „Importuj ceny produktów” . Otworzy się okno importu cen. Krok 3. Pobranie i uzupełnienie szablonu Kliknij przycisk „Pobierz szablon” , aby pobrać aktualny cennik. W pobranym pliku wprowadź wymagane zmiany, np.: ceny mieszkań, powierzchnie mieszkań projektowe, strony świata. ⚠️ BARDZO WAŻNE! Nie usuwaj żadnych kolumn, Nie dodawaj nowych kolumn, Nie zmieniaj kolejności kolumn, Nie zmieniaj identyfikatorów ani typów produktów. Nieprzestrzeganie tych zasad spowoduje błąd importu. Krok 4. Import pliku Po uzupełnieniu danych zapisz plik. W oknie importu: ustaw datę w polu „Obowiązuje od” , kliknij „Dodaj pliki” i wybierz uzupełniony szablon. Kliknij przycisk „Importuj” . Krok 5. Zakończenie Po poprawnym imporcie ceny produktów zostaną zaktualizowne o wprowadzone zmiany w pliku. FAQ – Najczęściej zadawane pytania Czy mogę dodać nowe kolumny do szablonu? Nie. Szablon musi zachować dokładnie tę samą strukturę – nie wolno dodawać, usuwać ani zmieniać kolejności kolumn. Czy mogę usunąć niepotrzebne kolumny? Nie. Nawet jeśli dana kolumna nie jest edytowana, musi pozostać w pliku. Czy mogę zmienić identyfikator lub typ produktu? Nie. Zmiana identyfikatorów lub typów produktów spowoduje błąd importu lub nieprawidłowe przypisanie danych. Jakie dane mogę edytować w szablonie? Możesz edytować m.in.: ceny mieszkań, powierzchnie mieszkań projektowe, strony świata, inne pola przeznaczone do edycji zgodnie z szablonem. Co się stanie po imporcie pliku? Po poprawnym imporcie: ceny produktów zostaną zaktualizowane, dane będą obowiązywać od wskazanej daty „Obowiązuje od”. Co oznacza pole „Obowiązuje od”? Jest to data, od której nowe ceny zaczynają obowiązywać w systemie. Nie wpływa ona wstecz na wcześniej utworzone dokumenty. Co zrobić, jeśli import się nie powiedzie? Najczęstsze przyczyny błędów to: zmieniona struktura kolumn, usunięte kolumny, zmienione identyfikatory lub typy produktów, błędny format pliku. W takim przypadku należy ponownie pobrać szablon i uzupełnić go zgodnie z instrukcją. Czy mogę zaimportować ten sam plik więcej niż raz? Tak, jednak każdorazowy import nadpisuje ceny zgodnie z datą obowiązywania. Importowanie powierzchni powykonawczych dla produktów Instrukcja opisuje krok po kroku, jak zaimportować powierzchnie powykonawcze istniejących produktów w module Inwestycje w celu aktualizacji danych. Import służy wyłącznie aktualizacji – nie dodajemy nowych produktów ani nowych kolumn. Krok 1. Wejście do modułu Inwestycje W menedżerze zadań po lewej stronie ekranu wybierz moduł Inwestycje. Z listy inwestycji wybierz inwestycję, która Cię interesuje (np. Błękitna). Krok 2. Rozpoczęcie importu Po wybraniu inwestycji kliknij przycisk „Importuj powierzchnie powykonawcze ”. Otworzy się okno importu. Krok 3. Pobranie i uzupełnienie szablonu Kliknij „Pobierz szablon”, aby pobrać aktualny plik z istniejącymi produktami w inwestycji. W pobranym pliku uzupełnij kolumnę z powierzchniami powykonawczymi dla istniejących produktów. ⚠️ BARDZO WAŻNE! Nie usuwaj żadnych kolumn, Nie dodawaj nowych kolumn, Nie zmieniaj kolejności kolumn, Nie zmieniaj identyfikatorów ani typów produktów. Nieprzestrzeganie tych zasad spowoduje błąd importu. Krok 4. Import pliku Po uzupełnieniu danych zapisz plik. W oknie importu: kliknij „Dodaj pliki” i wybierz uzupełniony szablon. Kliknij przycisk „Importuj” . Krok 5. Zakończenie Po poprawnym imporcie powierzchnie powykonawcze zostaną zaktualizowane zgodnie z danymi w pliku. Eksportowanie listy produktów dla Rynku Pierwotnego Wysyłanie masowych wiadomości do klientów w ramach Inwestycji Instrukcja opisuje, jak wysłać masową wiadomość do klientów powiązanych z wybraną inwestycją. Zawiera wskazówki dotyczące wyboru szablonu, typów umowy, treści wiadomości oraz załączników, a także zasady dotyczące treści marketingowych. Krok 1. Wejście do modułu Inwestycje W menedżerze zadań po lewej stronie ekranu wybierz moduł Inwestycje. Z listy inwestycji wybierz inwestycję, która Cię interesuje (np. Błękitna). Krok 2. Rozpoczęcie wysyłki wiadomości Po wybraniu inwestycji kliknij opcję „Wyślij wiadomość do klientów” . System przejdzie do ustawień wiadomości. Krok 3. Edycja wiadomości Szablon wiadomości: Jeśli mamy wcześniej przygotowany szablon, możemy z niego skorzystać, wybierając go z listy dostępnych szablonów. Tytuł wiadomości: Wpisz tytuł, który pojawi się w nagłówku wiadomości. Typy umowy: Wybierz umowę, z którą powiązani są klienci mający otrzymać wiadomość. Dostępne opcje: deweloperska przedwstępna rezerwacyjna sprzedaży Przykład: jeśli chcemy wysłać wiadomość do wszystkich klientów posiadających umowę deweloperską, wybieramy deweloperską. Treść wiadomości Jeśli wybrano szablon, treść wstawi się automatycznie. Jeśli nie, wprowadź treść ręcznie. Wiadomość zawiera treści marketingowe Należy koniecznie zweryfikować, czy opcja jest włączona lub wyłączona. Zaznaczenie tej opcji spowoduje, że system sprawdzi, czy klienci wyrazili zgodę na kontakt mailowy. W przypadku braku zgody wiadomość nie zostanie wysłana. Załączniki Można dodać pliki do wiadomości, np. dokumenty lub materiały informacyjne. Pamiętaj aby rozmiar załączników nie przekraczał 10MB Krok 4. Wysłanie wiadomości Po wprowadzeniu wszystkich danych i dodaniu ewentualnych załączników kliknij „Wyślij wiadomość” , aby wysłać wiadomość do wybranych klientów. FAQ – Najczęściej zadawane pytania Czy mogę wysłać wiadomość do klientów bez wybranej umowy? Nie. Wiadomość musi być powiązana z jednym lub kilkoma typami umowy (deweloperska, przedwstępna, rezerwacyjna, sprzedaży). Wybór umowy określa grupę klientów, do których wiadomość trafi. Czy mogę wysłać wiadomość do wszystkich klientów niezależnie od zgody marketingowej? Nie. Jeśli wiadomość zawiera treści marketingowe, system sprawdzi, czy klienci wyrazili zgodę na kontakt drogą mailową. Brak zgody uniemożliwia wysyłkę wiadomości. Czy mogę edytować treść wiadomości po wybraniu szablonu? Tak. Po wybraniu szablonu treść wstawi się automatycznie, ale można ją dowolnie modyfikować przed wysyłką. Czy mogę dodać załączniki do wiadomości? Tak. Można dodać pliki w oknie edycji wiadomości przed wysyłką. Co zrobić, jeśli wiadomość nie została wysłana? Najczęstsze przyczyny problemów to: brak wybranej umowy lub nieprawidłowy typ umowy, wiadomość zawiera treści marketingowe, a klient nie wyraził zgody na kontakt mailowy, błąd techniczny lub problem z załącznikami. W takim przypadku należy sprawdzić ustawienia wiadomości i zgody klientów, a następnie spróbować wysłać wiadomość ponownie. Jeśli problem nadal będzie występował należy skontakować się z pomoca techniczną, mail: pomoc@thtg.pl Czy mogę wysłać tę samą wiadomość więcej niż raz? Tak, jednak każdorazowa wysyłka zostanie wysłana do wybranej grupy klientów zgodnie z wybranymi typami umowy i zgodami marketingowymi. Czy mogę wysłać wiadomość do pojedynczych klientów lub kilku wybranych? Nie. System pozwala wysyłać wiadomości wyłącznie do grup klientów w kontekście wybranych typów umów (deweloperska, przedwstępna, rezerwacyjna, sprzedaży). Nie można wysłać wiadomości do pojedynczych klientów ani wybrać kilku konkretnych osób ręcznie. Wystawianie faktur Wystawianie faktur dla najemców Import stanów liczników Stany liczników można zaimportować na dwa sposoby: grupowo lub pojedynczo. Sposób 1: Import grupowy Wejdź w: Inwestycja → zakładka „Informacje” → Importuj stan liczników → Pobierz szablon .   Otwórz pobrany plik Excel. Nie zmieniaj ani nie usuwaj żadnych kolumn. Uzupełnij wyłącznie kolumnę „Stan licznika” wartościami odczytów. Zapisz plik. W systemie kliknij: Importuj stan liczników → wypełnij pole „Data odczytu” (jest to data, na którą zapiszą się stany liczników) → Dodaj pliki → wybierz plik → Importuj . Przejdź do: Zakładka „Liczniki” → tabela „Stan liczników” i sprawdź poprawność danych.   Uwaga: Upewnij się, że nie ma zdublowanych stanów, np.: Licznik1, data: 31.12.2025, odczyt: 7360,89 Licznik1, data: 31.12.2025, odczyt: 6837,32 Taka sytuacja jest błędem. Sposób 2: Import pojedynczy (ręczny) Wejdź w: Inwestycja → Liczniki → tabela „Stan liczników” → Dodaj . Wprowadź ręcznie dane odczytu licznika i zapisz.   Dodawanie faktur od dostawców media Przejdź do: Inwestycja → zakładka „Informacje” → Importuj fakturę dla licznika . Wybierz odpowiedni licznik. Uzupełnij: zużycie, datę od i do, kwotę netto i brutto, stawkę VAT. Kliknij Importuj .   Uwaga: Dla liczników, których zużycie jest dzielone między najemców według udziałów zapisanych w umowie (tzw. wirtualne liczniki), należy wpisać zużycie = 100 . Generowanie podglądu faktur Przejdź do: Faktury → Generuj faktury — znajdziesz się na pierwszym kroku „Wybór zakresu” . Wybierz: inwestycję, okres, za który mają być wystawione faktury, składowe, które mają znaleźć się na fakturze (czynsz i/lub liczniki). Jeśli chcesz, aby faktury miały konkretną datę wystawienia, ustaw ją w polu „Ustaw datę wystawiania faktury” .   Kliknij Dalej , aby przejść do kroku 2 – „Podgląd faktur” . Wyświetli się lista proponowanych faktur — wybierz te, które mają zostać wygenerowane.   Każda kolumna w tabeli odpowiada osobnej pozycji na fakturze. Na tym etapie należy sprawdzić poprawność naliczeń. Możesz wygenerować wszystkie faktury lub tylko zaznaczone, klikając „Generuj” . Uwaga: Dopóki nie zaznaczysz faktur i nie klikniesz „Generuj”, faktury nie zostaną utworzone. Podgląd faktur jest pusty Jeżeli na kroku 2 „Podgląd faktur” nie wyświetlają się żadne pozycje, oznacza to, że faktury były już wcześniej wygenerowane, a system to zapamiętał. Możliwe, że zostały one wygenerowane błędnie i następnie usunięte. Aby przywrócić możliwość ponownego wygenerowania faktur: Przejdź do: Inwestycje → zakładka „Liczniki” → tabela „Faktury od dostawców media” . W kolumnie „Rozliczone” znajdziesz wartość „Tak” . Aby zmienić ją na „Nie” , kliknij po lewej stronie przy danej fakturze trzy kropki → Cofnij rozliczenie . Po wykonaniu tej czynności pojawi się ponownie możliwość wystawienia faktur dla najemców.   Brakuje kilku faktur najemców Może się zdarzyć, że na kroku 2 „Podgląd faktur” nie widać faktury dla jednego z najemców. Przyczyna może być taka sama jak wcześniej — faktura była już wystawiona i usunięta, a system zapamiętał ten fakt. Aby przywrócić możliwość wystawienia tej jednej faktury: Wejdź do: Umowa z najemcą → karta umowy . Kliknij Edytuj i zmień pole „Data ostatniej faktury” na datę z poprzedniego miesiąca (np. jeśli wystawiasz fakturę za styczeń, wpisz grudzień). Kliknij Zapisz . Po tej zmianie, podczas generowania faktur, pojawi się faktura dla danego najemcy.   Rozliczenia się nie zgadzają Jeżeli naliczenia są nieprawidłowe, wykonaj poniższe kroki kontrolne: Sprawdź umowę z klientem: Jeśli najemca ma np. 3 lokale i jeden licznik energii elektrycznej (EE), to licznik powinien być przypisany tylko do jednego lokalu. Jeżeli każdy lokal ma osobny licznik EE, wszystkie liczniki powinny być przypisane do właściwych lokali.   Sprawdź stan licznika i zużycie na fakturze dostawcy: Jeśli najemca ma własny licznik EE i otrzymujemy dla niego osobną fakturę, upewnij się, że stany licznika oraz zużycie na fakturze dostawcy są zgodne. Wchodzimy w Inwestycja → zakładka „Liczniki”.   Sprawdź przypisanie licznika do lokalu: Wejdź w: Inwestycja → zakładka „Liczniki” → Zarządzaj licznikami . Przy właściwym liczniku sprawdź, czy poprawnie przypisane są lokale danego najemcy. Po kliknięciu Dodaj pamiętaj, aby kliknąć Zapisz w prawym dolnym rogu.   Sprawdź, czy w umowie została wprowadzona waloryzacja. Wróć do wcześniejszych kroków: Sprawdź stany liczników (krok 1). Sprawdź faktury od dostawców mediów (krok 2) — upewnij się, że: dane są wprowadzone poprawnie, dla liczników wirtualnych wpisano zużycie = 100 . Rozliczenia są prawidłowe Po wygenerowaniu faktur pojawiają się one w: Faktury → zakładka „Do zaakceptowania” . Obok każdej faktury, po lewej stronie, klikając na trzy kropki → Edytuj , możemy ją zobaczyć. Edytowanie nazw i jednostek rozliczeń: Nazwy oraz jednostki rozliczeń możemy edytować w: Ustawienia → Najem → Typy liczników .   Wypełniamy nazwę typu licznika tak, jak ma być wyświetlana na fakturze.   Jeżeli brakuje jednostki miary, wchodzimy w: Ustawienia → Organizacja → Jednostki miary → Dodaj . Przed dodaniem upewniamy się, że jednostka już nie istnieje.   Wypełnienie pól na fakturze: Rachunek bankowy: Jeżeli w umowie najmu nie jest wypełniony, bierze się pierwszy rachunek bankowy spółki. Data płatności: Data faktury + wartość pola „ilość dni na płatność” z umowy najmu. Pole znajduje się w: Edytuj w umowie → Krok 3 „Szczegóły umowy” . Po wprowadzeniu należy zapisać: Umowa → Szczegóły umowy → „ilość dni na płatność” → Zapisz .       Kurs walutowy: Jeżeli pozycja na fakturze ma walutę inną niż PLN, istnieje możliwość wskazania daty, na którą będzie brany kurs walut. Wchodzimy: Umowa → Edytuj → Zakładka „Szczegóły umowy” → Pole „Dzień miesiąca dla kursu” . Jeżeli wpiszemy „0”, to kurs zostanie pobrany tego samego dnia, co faktura. Uwzględniona jest godzina generowania faktury: Generowanie do godz. 12: średni kurs poprzedniego dnia Generowanie po godz. 12: średni kurs dnia bieżącego     Faktura rozliczeniowa - wystawianie Wystawianie faktury rozliczeniowej Jeżeli chcemy dokonać rozliczenia z klientem na podstawie zawartej z nim umowy, możemy wystawić fakturę rozliczeniową , która zostanie powiązana z konkretną umową danego klienta. Jak wystawić fakturę rozliczeniową 1. Przejście do modułu faktur W menu bocznym kliknij zakładkę Faktury . 2. Dodanie nowej faktury W lewym górnym rogu kliknij Dodaj fakturę . 3. Wybór rodzaju faktury Po otwarciu nowego okna: W nagłówku Faktura użyj pola wyboru po prawej stronie. Wybierz rodzaj faktury Rozliczeniowa . 4. Powiązanie faktury z umową Jeżeli dane umowy znajdują się już w systemie: Kliknij Wybierz powiązanie . W oknie Wybierz powiązanie wybierz umowę, której dotyczy faktura. System THTG Integrator automatycznie uzupełni dane faktury na podstawie wybranej umowy. 5. Zapisanie faktury Po sprawdzeniu danych kliknij Zapisz w prawym dolnym rogu. Dzięki temu faktura zostaje powiązana z konkretną umową , co ułatwia późniejsze rozliczenia z klientem oraz kontrolę płatności . Faktura zaliczkowa - wystawianie Wystawianie faktury zaliczkowej Jeżeli chcemy wystawić klientowi fakturę zaliczkową na podstawie zawartej z nim umowy , możemy utworzyć fakturę powiązaną z konkretną umową danego klienta. Jak wystawić fakturę zaliczkową 1. Przejście do modułu faktur W menu bocznym kliknij zakładkę Faktury . 2. Dodanie nowej faktury W lewym górnym rogu kliknij Dodaj fakturę . 3. Wybór rodzaju faktury Po otwarciu nowego okna: W nagłówku Faktura użyj pola wyboru po prawej stronie. 2. Wybierz rodzaj faktury Zaliczkowa . 4. Powiązanie faktury z umową Jeżeli dane umowy znajdują się już w systemie: Kliknij Wybierz powiązanie . 2. W oknie Wybierz powiązanie wybierz umowę, której dotyczy faktura zaliczkowa. System THTG Integrator automatycznie uzupełni dane faktury na podstawie wybranej umowy. 5. Zapisanie faktury Po sprawdzeniu danych kliknij Zapisz w prawym dolnym rogu. Dzięki temu faktura zostaje powiązana z konkretną umową , co ułatwia późniejsze rozliczenia z klientem oraz kontrolę płatności . Noty odsetkowe Wystawianie not odsetkowych W systemie THTG istnieje możliwość automatycznego wystawiania not odsetkowych do faktur opłaconych po terminie w momencie generowania faktur za bieżący miesiąc. Przykładowo: podczas wystawiania faktur za maj, jeżeli faktura za kwiecień została opłacona po terminie, system automatycznie wystawi do niej notę odsetkową, naliczając odsetki za okres od terminu opłaty faktury do faktycznej daty jej zapłaty. Automatyczne generowanie not odsetkowych przy fakturowaniu 1️⃣ Włączenie mechanizmu w ustawieniach systemowych Aby mechanizm zadziałał: Wejdź w Ustawienia systemowe . Zaznacz opcję „Zarządzaj tworzeniem noty odsetkowej z fakturą” . Zapisz ustawienia. Po zapisaniu ustawienie staje się aktywne. 2️⃣ Generowanie faktur z notą odsetkową Wejdź do modułu Faktury . Kliknij Generuj faktury . Pojawi się opcja „Wystaw noty odsetkowe” – zaznacz ją. ✅ Jeżeli opcja jest zaznaczona: dla wszystkich klientów, którzy: w umowie mają zaznaczoną opcję wystawiania not odsetkowych, system automatycznie wygeneruje noty odsetkowe do wszystkich nieopłaconych przeterminowanych faktur. 3️⃣ Gdzie widać wygenerowane dokumenty Modul Faktury -> Zakładka Faktury do zaakceptowania – wszystkie wygenerowane faktury. Modul Faktury -> Zakładka Noty odsetkowe – wszystkie wygenerowane noty odsetkowe. 4️⃣ Usuwanie not odsetkowych dla wybranych kontrahentów Jeżeli dla danego kontrahenta nie chcesz wysłać noty odsetkowej: Przejdź do zakładki Faktury -> Noty odsetkowe . Kliknij trzy kropki po lewej stronie rekordu. Wybierz Usuń. 5️⃣ Akceptacja faktury oraz wysyłka dokumentów do klienta Podczas akceptacji faktury do klienta wysłany jest jeden e‑mail z dwoma załącznikami: faktura, nota odsetkowa (jeśli została wygenerowana). Ręczne wystawienie noty odsetkowej Notę odsetkową można również wystawić ręcznie. Wejdź w Moduł Faktury -> Noty odsetkowe -> Kliknij Dodaj . W formularzu: wybierz datę wystawienia noty , wybierz spółkę , ustaw termin płatności (np. za tydzień), wybierz numer konta na które trzeba spłacić notę (system podpowie listę numerów kont wybranej spółki) Po wybraniu klienta/kontrahenta: pojawi się tabela Elementy , system wyświetli wszystkie nieopłacone faktury klienta. Kliknij Dodaj element – faktura i wybierz fakturę. System: automatycznie obliczy okres przeterminowania , kwotę do zapłaty i oprocentowanie wpisujesz ręcznie, po ich wpisaniu system automatycznie wyliczy kwotę odsetek . Można dodać więcej niż jedną fakturę do jednej noty klikając Dodaj element Kliknij Zapisz → nota odsetkowa zostanie wygenerowana. Aby ją pobrać (plik PDF), kliknij ikonę chmurki w kolumnie Plik. Wezwania do zaplaty Wystawianie wezwań do zapłaty W systemie THTG istnieje możliwość automatycznego generowania wezwań do zapłaty dla nieopłaconych faktur klientów. Aby dla danego klienta lub kontrahenta mogły zostać wygenerowane wezwania do zapłaty w umowie z kontrahentem/klientem musi być zaznaczone ustawienie „Wystawiaj wezwania do zapłaty” . Bez tego parametru wezwania nie będą tworzone. Generowanie wezwań do zapłaty Aby masowo wygenerować wezwania do zapłaty: Przejdź do Modułu Faktury . Otwórz zakładkę Wezwania do zapłaty . Kliknij Generuj wezwania . W formularzu: wybierz spółkę , dla której mają zostać wygenerowane wezwania, wybierz reguły windykacji (Instrukcję jak skonfigurować reguły windykacyjne, znajdą Państwo w rozdziale bazy wiedzy 👉 Wysyłka wiadomości – windykacja ) Kliknij Generuj. Co stanie się po wygenerowaniu System przeanalizuje wszystkich klientów według wybranych reguł windykacji, sprawdzi, czy: w umowie jest zaznaczone wystawianie wezwań do zapłaty , klient posiada nieopłacone faktury , automatycznie wygeneruje wezwania do zapłaty dla spełnionych warunków. Klikając na ikonę chmurki w kolumnie Plik można pobrac plik PDF wezwania do zapłaty. Szablony wezwań do zapłaty Jeżeli nie posiadają Państwo gotowych szablonów wezwań do zapłaty: należy zgłosić się do swojego Opiekuna, szablony zostaną zaprogramowane i skonfigurowane specjalnie dla Państwa. Ręczne generowanie wezwania do zapłaty Wezwania do zapłaty można wygenerować ręcznie bez użycia reguł windykacji. Wejdź do Modułu Faktury . Przejdź do zakładki Wezwania do zapłaty . Kliknij przycisk Dodaj . Uzupełnienie formularza: Wybierz spółkę , dla której będzie generowane wezwanie do zapłaty. Wybierz szablon wezwania do zapłaty (szablony muszą być wcześniej skonfigurowane w systemie). W sekcji Klient / Kontrahent wybierz klienta. Po wybraniu klienta system automatycznie wyświetli tabelę nieopłaconych faktur tego klienta. Wybór faktur i not odsetkowych Z listy możesz zaznaczyć jedną lub kilka faktur, których ma dotyczyć wezwanie. W zakładce Noty odsetkowe istnieje możliwość dołączenia noty odsetkowej do wezwania (jeśli została wcześniej wygenerowana). Kliknij Zapisz – wezwanie do zapłaty zostanie wygenerowane. Gotowe wezwania znajdziesz w: Moduł Faktury → Wezwania do zapłaty. Aby pobrać dokument: kliknij ikonę chmurki w kolumnie Plik, możesz pobrać i sprawdzić treść wezwania do zapłaty. Szablony wezwań do zapłaty Dodawanie szablonów wezwań do zapłaty Szablony wezwań do zapłaty dodajemy poprzez: Ustawienia systemowe Szablony dokumentów Typ dokumentu → Dokument windykacyjny Po dodaniu i zapisaniu szablonu będzie on dostępny do wyboru podczas generowania wezwań do zapłaty – zarówno automatycznie, jak i ręcznie. Wiadomość do klienta dla wezwania do zapłaty Dodawanie szablonu wiadomości e‑mail dla wezwania do zapłaty Przejdź do Ustawienia . Otwórz sekcję Wysyłka wiadomości . Wybierz Szablony wiadomości → E‑mail . Kliknij przycisk Dodaj . Uzupełnienie formularza szablonu: Typ szablonu → wybierz Wysyłka faktury (ten typ jest wykorzystywany również dla wezwań do zapłaty), Nazwa szablonu → np. Wezwanie do zapłaty. Tytuł wiadomości → np. Przypomnienie o płatności. W polu treści poniżej wprowadź tekst wiadomości wysyłanej do klienta Kliknij Zapisz . ✅ Po zapisaniu szablon będzie dostępny do użycia przy wysyłce: wezwań do zapłaty, dokumentów windykacyjnych, wiadomości wysyłanych automatycznie lub ręcznie. Moduł "Obieg dokumentów" Instrukcja obsługi modułu KSeF - Krajowy System e-Faktur 1. Wstęp – czym jest KSeF i dlaczego warto z niego korzystać KSeF (Krajowy System e-Faktur) to ogólnopolski system teleinformatyczny służący do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Korzystanie z KSeF pozwala m.in. na: automatyczny odbiór faktur zakupu, centralne i bezpieczne przechowywanie dokumentów, uproszczenie procesów księgowych i obiegu dokumentów, zgodność z obowiązującymi przepisami prawa. Więcej informacji na ten temat znajdziesz tutaj: https://ksef.podatki.gov.pl/ Gdzie złozyć wniosek o certyfikat do KSEF znajdziesz tutaj: https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/ Moduł KSeF w systemie umożliwia integrację z KSeF oraz wygodne zarządzanie fakturami wysyłanymi i odbieranymi z systemu rządowego. 2. Wymagane uprawnienia do obsługi KSeF Zanim rozpoczniesz konfigurację i korzystanie z modułu KSeF, upewnij się, że posiadasz odpowiednie uprawnienia. Krok 1: Wejście w ustawienia użytkowników Kliknij ikonę zębatki ( Ustawienia ) w menu bocznym. Przejdź do zakładki Użytkownicy . Wybierz zakładkę Uprawnienia . Krok 2: Wyszukanie uprawnień KSeF W polu wyszukiwarki wpisz KSeF . Sprawdź, czy użytkownik (np. rola admin ) ma zaznaczone poniższe uprawnienia: Zarządzanie konfiguracją Pozwala na dodanie i konfigurację integracji z KSeF, w tym dodawanie certyfikatów (online i offline) - punkt 3 "Konfiguracja integracji z KSEF" Wyświetlanie faktur zakupu Umożliwia podgląd faktur pobranych z KSeF w module Obieg dokumentów - punkt 5 "Podgłąd faktur z KSEF" Wyświetlanie logów sesji Pozwala sprawdzić przebieg wymiany danych z KSeF - punkt 8 "Sesje z KSEF" Po zaznaczeniu uprawnień kliknij Zapisz. ⚠️ Bez uprawnienia „Zarządzanie konfiguracją” nie będzie możliwe dodanie ani edycja integracji KSeF. 3. Konfiguracja integracji z KSeF Po nadaniu odpowiednich uprawnień można przejść do konfiguracji integracji. Krok 1: Przejście do konfiguracji KSeF Wejdź w Ustawienia (ikona zębatki). Przejdź do zakładki System . Wybierz Konfiguracja KSeF . Kliknij przycisk Dodaj . 4. Dodawanie konfiguracji KSeF Podczas dodawania konfiguracji należy wybrać Typ certyfikatu : Wysyłka Odbiór Wysyłka i odbiór Wybierz opcję zgodnie z potrzebami organizacji. Konfiguracja typu: Wysyłka Wybierz pracownika – osoba odpowiedzialna za wysyłkę faktur. Wybierz spółki – pole wymagane. Hasło do certyfikatów online – pole wymagane. Hasło do certyfikatów offline – pole wymagane. Certyfikaty (.crt, .key) : 2 pliki online (.crt, .key) 2 pliki offline (.crt, .key) System informuje o liczbie dodanych plików (np. 0/4). Kliknij Zapisz, aby aktywować integrację z KSeF. 5. Podgląd faktur z KSeF Przejdź do zakładki Obieg dokumentów . Wybierz KSeF . W tym widoku widoczne są faktury pobrane z KSeF wraz z ich statusem. Synchronizacja odbywa się co około 20 minut. 📄 Widoczność faktur wymaga uprawnienia „Wyświetlanie faktur zakupu”. 6. Konfiguracja wysyłki faktur Wchodzimy: Ustawienia → Organizacja → Spółki . Dla wybranej spółki klikamy trzy kropki po lewej stronie i wybieramy „Konfiguracja KSeF” . Uzupełniamy pole „Pobieramy dokumenty od” – jest to data, od której system zacznie pobierać faktury z KSeF. Następnie ustawiamy, jakie faktury mają być wysyłane do KSeF (wystawiane klientom / kontrahentom). 7. Wystawianie faktur w THTG Uwaga: ⚠️ Zmieniony został mechanizm generowania faktur. Przy tworzeniu faktury w THTG pole „Numer faktury” pozostaje puste do momentu jej akceptacji i wysłania do KSeF. Pole "Data faktury" wypełnia się tak jak dotychczas. Jeśli faktura ma być wysłana do KSeF, to w momencie jej akceptacji data wystawienia zmieni się na dzień akceptacji faktury. Faktury niewysyłane do KSeF pozostaną z pierwotną datą. Aby faktura została wysłana do KSeF: Należy ją zaakceptować: menu boczne Faktury → Do zaakceptowania → wybieramy fakturę → trzy kropki po lewej → Zaakceptuj Po akceptacji faktura otrzymuje numer oraz status KSeF = „Oczekująca” , Wysyłka do KSeF odbywa się automatycznie. Po wysłaniu do KSeF faktura otrzymuje status „Wysłana” oraz identyfikator KSeF. 8. Sesje z KSeF Aby sprawdzić przebieg wymiany danych z KSeF, wchodzimy: Ustawienia → System → Sesje z KSeF . Znaczenie pól: Firma – dla jakiej spółki uruchomiona była synchronizacja, Status – status synchronizacji, Typ – pobieranie faktur / wysyłka faktur, Data utworzenia – data utworzenia zadania synchronizacji THTG ↔ KSeF, Czas rozpoczęcia – rzeczywisty czas startu synchronizacji (może różnić się od daty utworzenia, np. gdy KSeF był niedostępny), Czas zakończenia – czas zakończenia synchronizacji, Numer referencyjny – identyfikator sesji, Liczba dokumentów – liczba wysłanych lub pobranych dokumentów. Uwaga: ⚠️ Jeżeli w trakcie synchronizacji pojawi się błąd, szczegóły znajdziesz w kolumnie „Komunikat błędu” w tabeli sesji KSeF. 9. FAQ – najczęstsze pytania i problemy Czy potrzebne są osobne certyfikaty do odbioru i wysyłki dokumentów? Odbiór dokumentów z KSeF Nie. Wystarczy jeden certyfikat online, niezależnie od liczby użytkowników. Wysyłka dokumentów do KSeF Tak. Każda osoba wysyłająca faktury musi posiadać własny certyfikat. Przykład poprawnej konfiguracji W systemie pracują 3 osoby: 2 osoby wysyłają faktury do KSeF, 1 osoba zajmuje się wyłącznie odbiorem. Wymagane konfiguracje: 1 konfiguracja do odbioru – jeden certyfikat online, 2 konfiguracje do wysyłki – osobne certyfikaty dla każdej osoby. Taka konfiguracja zapewnia poprawne działanie integracji oraz zgodność z zasadami KSeF. Potrzebujesz więcej pomocy? Jeśli nie znajdziesz odpowiedzi w bazie wiedzy lub napotkasz problem techniczny, skontaktuj się z zespołem wsparcia THTG Integrator: pomoc@thtg.pl Dodawanie dokumentu Dodawanie dokumentu Spis treści Dodawanie dokumentu do Elektronicznego Obiegu Dokumentów Dzięki tej instrukcji dowiesz się, jak poprawnie dodać dokument do Elektronicznego Obiegu Dokumentów (EOD) . Dodawanie dokumentu do Elektronicznego Obiegu Dokumentów Aby dodać dokument do EOD , na ekranie głównym wybierz opcję Dodaj dokument . Pierwszym krokiem jest wybranie dokumentu z dysku, który chcesz wprowadzić do systemu: Kliknij Dodaj plik . Wybierz plik z dysku. Kliknij Otwórz . Po prawej stronie pojawi się podgląd dodanego pliku . Uzupełnienie podstawowych informacji Następnie wybierz: Spółkę Typ dokumentu Kategorię Inwestycję Możesz również wybrać z kalendarza Termin zakończenia . Dzięki temu otrzymasz powiadomienie zgodnie z ustawieniami systemu określoną liczbę dni przed tym terminem. Jeżeli termin nie zostanie ustawiony, powiadomienie zostanie wysłane automatycznie na podstawie daty dodania dokumentu . Istnieje możliwość przypisania dokumentu do kilku inwestycji, pod warunkiem że w ustawieniach systemu zostanie włączona opcja Pozwól na przydzielanie dodatkowych inwestycji do dokumentów przychodzacych . Istnieje możliwość przypisania do faktury rachunku bankowego spółki , z którego ma zostać zrealizowany przelew, pod warunkiem włączenia odpowiedniej opcji w ustawieniach systemu. Podczas generowania paczek przelewów system utworzy odrębną paczkę dla każdego rachunku spółki, zgodnie z rachunkiem wskazanym na fakturze. Jeżeli dla danej faktury rachunek spółki nie zostanie określony, system poprosi użytkownika o jego wskazanie przed wygenerowaniem paczki przelewów. Dodatkowe pola W zależności od wybranego Typu dokumentu mogą pojawić się dodatkowe pola do uzupełnienia. Ich zakres zależy od wcześniej zdefiniowanych ustawień dla danego typu dokumentu. Wybór kontrahenta W kolejnym kroku wybierz kontrahenta , którego dotyczy dokument. Można to zrobić na dwa sposoby: Kontrahent istnieje w systemie wyszukaj go wybierz z listy dostępnych kontrahentów Kontrahenta nie ma w systemie wpisz NIP pobierz dane automatycznie z GUS Dodatkowe opcje Jeżeli dokument dotyczy więcej niż jednej spółki , możesz wybrać dodatkowe spółki z listy rozwijalnej. Dodatkowego kontrahenta można przypisać klikając „+” i wyszukując go w taki sam sposób jak wcześniej. Możliwe jest również dodanie osób „Do wiadomości” , które otrzymają informację o wprowadzonym dokumencie. Zapisanie dokumentu Po uzupełnieniu wszystkich wymaganych danych przycisk Zapisz zostanie podświetlony na niebiesko. Oznacza to, że wszystkie obowiązkowe pola zostały wypełnione. Kliknij Zapisz . Dokument zostanie przekazany do osoby przypisanej w odpowiednim schemacie obiegu dokumentów jako adresat. Tak dodany dokument rozpoczyna swój obieg zgodnie z wybranym schematem obiegu dokumentów . Dzięki poprawnie wypełnionym danym masz pewność, że trafi on do odpowiedniej osoby. Dodawanie powiadomień niestandardowych Dodawanie powiadomień niestandardowych dla dokumentów Powiadomienia niestandardowe umożliwiają tworzenie indywidualnych wiadomości dla określonych osób lub grup w kontekście wybranych dokumentów. Można je skonfigurować tak, aby były wysyłane tylko do wybranej osoby lub określonej grupy. Powiadomienia niestandardowe można dodawać na różnych etapach przetwarzania dokumentów – już od momentu ich dodania do obiegu. Zakres uprawnień Zarządzanie powiadomieniami w obiegu dokumentów Wyświetlanie powiadomień – Wyświetlanie Dodawanie powiadomień – Wyświetlanie, Tworzenie Edycja powiadomień – Wyświetlanie, Edycja Usuwanie powiadomień – Wyświetlanie, Usuwanie Dodanie powiadomienia niestandardowego podczas dodawania nowego dokumentu Po wypełnieniu formularza danymi dokumentu, w jego dolnej części zaznacz opcję: Powiadomienia niestandardowe W kolejnym kroku uzupełnij wszystkie wymagane pola oznaczone gwiazdką . System wymaga wybrania co najmniej jednego odbiorcy . Można to zrobić na jeden z trzech sposobów. Wybór pracownika Powiadomienie można skierować do konkretnego pracownika firmy. W tym celu wybierz z listy pracownika lub pracowników, którzy mają otrzymać powiadomienie. Wybór grupy Kolejną opcją jest wybór grupy , do której może należeć wielu pracowników. Rozwiązanie to ułatwia wysyłanie powiadomień do całych działów. Ważne Jeżeli w momencie konfiguracji w grupie znajduje się np. 3 pracowników , a powiadomienie zostanie wysłane za 2 dni , to: jeśli przed wysłaniem powiadomienia zostaną dodani nowi użytkownicy do tej grupy, powiadomienie zostanie wysłane również do nich . Wybór roli w inwestycji Możliwe jest również wskazanie odbiorców poprzez rolę w inwestycji . Przykład: wybieramy rolę Inspektor każdy pracownik przypisany jako inspektor w danej inwestycji otrzyma powiadomienie Ważne Przy wyborze roli w inwestycji należy upewnić się, że: inwestycja ma przypisanych użytkowników do tej roli, dokument posiada przypisaną inwestycję. Jest to warunek konieczny , aby powiadomienie zostało wysłane prawidłowo. Podobnie jak w przypadku grup: jeżeli dziś do roli przypisane są 3 osoby, a powiadomienie zostanie wysłane za 2 dni, nowi użytkownicy dodani do tej roli przed wysłaniem również otrzymają powiadomienie. Dodawanie wielu powiadomień Podczas dodawania dokumentu można utworzyć kilka powiadomień dla różnych grup odbiorców . Aby dodać kolejne powiadomienie: Kliknij Dodaj kolejne powiadomienie . Uzupełnij wszystkie wymagane pola w nowym formularzu. Jeżeli formularzy jest zbyt dużo lub zawierają błędy, można je usunąć. Aby usunąć powiadomienie: kliknij Usuń powiadomienie , znajdujące się na dole danego formularza. Zapisanie dokumentu z powiadomieniami Po uzupełnieniu wszystkich danych kliknij Zapisz , aby dodać dokument wraz z powiadomieniami. Dodanie powiadomienia do istniejącego dokumentu Aby dodać powiadomienie do dokumentu, który już znajduje się w obiegu: Otwórz dokument. Kliknij Dodaj powiadomienie . Po kliknięciu przycisku pojawi się osobne okno umożliwiające dodanie przypomnienia. Edycja powiadomienia niestandardowego Aby edytować powiadomienie: Przejdź do dokumentu, w którym znajduje się powiadomienie. W tabeli Powiadomienia znajdź interesujące powiadomienie. Kliknij przycisk akcji przy danym powiadomieniu. Pojawią się dostępne opcje: Edytuj Usuń Po wybraniu Edytuj otworzy się formularz z danymi powiadomienia. Wprowadź zmiany i kliknij Zapisz . Przykładowa treść wiadomości powiadomienia e-mail Dokument - Podejmowanie akcji Akcje na dokumencie w Elektronicznym Obiegu Dokumentów Po wprowadzeniu dokumentu do systemu jest on przekazywany do osoby lub grupy zgodnie ze schematem obiegu , do którego został przypisany. Na takim dokumencie można wykonać 6 rodzajów akcji , które zostały opisane poniżej. Wspólna część procesu Z widoku ogólnego Elektronicznego Obiegu Dokumentów wybierz dokument, na którym chcesz podjąć akcję. Kliknij dokument na liście. Wybierz opcję Podejmij akcję . Zaakceptuj Wybierz tę opcję, jeśli chcesz przekazać dokument do kolejnego kroku schematu obiegu dokumentów . Jak to zrobić: Przejdź do dolnej części dokumentu. Zaznacz opcję Zaakceptuj . Dodaj odpowiedni komentarz . W razie potrzeby dodaj dodatkowe pliki . Kliknij Zaakceptuj na dole strony. Doprecyzuj Wybierz tę opcję, jeśli chcesz udostępnić dokument osobie spoza aktualnego schematu obiegu , aby uzyskać dodatkowe informacje. Po uzupełnieniu dokument wróci do obecnego kroku obiegu dokumentów . Jak to zrobić: Przejdź do dolnej części dokumentu. Zaznacz opcję Doprecyzuj . Wybierz z listy pracownika, do którego ma trafić dokument. Dodaj komentarz . W razie potrzeby dodaj dodatkowe pliki . Kliknij Doprecyzuj na dole strony. Cofnij Wybierz tę opcję, jeśli chcesz cofnąć dokument do wybranego kroku obiegu . Po cofnięciu dokument będzie kontynuował obieg od miejsca, do którego został cofnięty. Jak to zrobić: Przejdź do dolnej części dokumentu. Zaznacz opcję Cofnij . Wybierz z listy krok, do którego dokument ma zostać cofnięty. Dodaj komentarz . W razie potrzeby dodaj dodatkowe pliki . Kliknij Cofnij na dole strony. Deleguj Wybierz tę opcję, jeśli chcesz przekazać dokument wskazanemu pracownikowi lub grupie . Po delegowaniu dokument przejdzie do następnego kroku zgodnie ze schematem obiegu . Jak to zrobić: Przejdź do dolnej części dokumentu. Zaznacz opcję Deleguj . Wybierz, czy chcesz delegować dokument do pracownika czy grupy . Z listy wybierz odpowiedniego pracownika lub grupę . Dodaj komentarz . W razie potrzeby dodaj dodatkowe pliki . Kliknij Deleguj na dole strony. Przekaż do innego obiegu Wybierz tę opcję, jeśli dokument został błędnie przypisany do danego obiegu . ⚠️ Uwaga: Przekazanie jest możliwe tylko do obiegu, który dotyczy tych samych: spółki typu dokumentu kategorii Jak to zrobić: Przejdź do dolnej części dokumentu. Zaznacz opcję Przekaż do innego obiegu . Wybierz z listy obieg , do którego chcesz przenieść dokument. Dodaj komentarz . W razie potrzeby dodaj dodatkowe pliki . Kliknij Deleguj na dole strony. Odrzuć Wybierz tę opcję, jeśli chcesz zakończyć obieg dokumentu , np. gdy został on błędnie wprowadzony . Jak to zrobić: Przejdź do dolnej części dokumentu. Zaznacz opcję Odrzuć . Dodaj komentarz . W razie potrzeby dodaj dodatkowe pliki . Kliknij Odrzuć na dole strony. Dokument - przekazanie do innego obiegu Przekazanie dokumentu do innego obiegu Za pomocą tej funkcjonalności można przekazać dokument do innego obiegu, jeśli został on omyłkowo przypisany do niewłaściwego obiegu . ⚠️ Uwaga Przekazanie dokumentu do innego obiegu jest możliwe tylko wtedy, gdy oba obiegi dotyczą tych samych: spółki typu dokumentu kategorii Jak przekazać dokument do innego obiegu Z widoku ogólnego Elektronicznego Obiegu Dokumentów wybierz dokument, na którym chcesz wykonać akcję. Kliknij dokument na liście. Wybierz opcję Podejmij akcję . Następnie: Przejdź do dolnej części dokumentu. Zaznacz opcję Przekaż do innego obiegu . Wybierz odpowiedni obieg z listy . Dodaj komentarz . Kliknij Przekaż do obiegu . Dzięki tej funkcjonalności możesz przekazać dokument do właściwego obiegu, jeśli został wcześniej skierowany do niewłaściwego – na przykład przez pomyłkę. Dokumenty - numerowanie dokumentów przychodzących i wychodzących Numerowanie dokumentów w EOD THTG Integrator umożliwia ustawienie globalnych numerów oraz prefiksów dla dokumentów w Elektronicznym Obiegu Dokumentów (EOD) . Numerowanie dokumentów przychodzących i wychodzących Aby przejść do ustawień numerowania dokumentów: Otwórz Menu boczne . Wejdź w Ustawienia . Przewiń stronę w dół i wybierz Ustawienia systemowe . Następnie przewiń ustawienia do sekcji Obieg dokumentów . W tej sekcji możesz skonfigurować opcje związane z numerowaniem dokumentów poprzez zaznaczenie odpowiednich pól lub wpisanie wartości. Dostępne opcje numerowania Możliwe jest ustawienie następujących parametrów: Włącz automatyczne generowanie kodu dokumentu System automatycznie nadaje numer dokumentowi podczas jego tworzenia. Prefiks numeru dokumentu wychodzącego Prefiks dodawany do numerów dokumentów wychodzących. Prefiks globalnego numeru dla dokumentów przychodzących Prefiks stosowany przy numeracji dokumentów przychodzących. Używaj globalnego numeru dla dokumentów przychodzących Opcja umożliwiająca stosowanie globalnej numeracji dla dokumentów przychodzących w systemie. EOD - Uprawnienia System umożliwia zarządzanie uprawnieniami w Elektronicznym Obiegu Dokumentów (EOD) . Uprawnienia można ustawić w dwóch miejscach , w zależności od poziomu szczegółowości, jaki chcemy uzyskać. Uprawnienia w Ustawieniach Najbardziej ogólne uprawnienia można ustawić w ustawieniach systemowych. Jak przejść do ustawień: Otwórz Menu boczne . Wejdź w Ustawienia . W sekcji Użytkownicy wybierz Uprawnienia . Następnie: Przewiń stronę w dół do sekcji Obieg dokumentów . Po lewej stronie znajduje się lista dostępnych uprawnień. Aby przydzielić uprawnienie wybranej roli , zaznacz odpowiednie pole w wierszu danego uprawnienia. Uprawnienia w Obiegu dokumentów Aby ustawić bardziej szczegółowe uprawnienia dla konkretnego pracownika lub roli , należy przejść bezpośrednio do modułu obiegu dokumentów. Jak to zrobić: Otwórz Menu boczne . Wejdź w Obieg dokumentów . W górnej części ekranu wybierz Uprawnienia . Wybór zakresu uprawnień W zależności od potrzeb możesz ustawić uprawnienia dla różnych poziomów: Spółki Schematu Kategorii Dokumentu W tym celu: Z listy wybierz odpowiedni Podmiot uprawnień . Następnie wybierz, dla której spółki, schematu, kategorii lub dokumentu chcesz ustawić uprawnienia. Nadawanie uprawnień W kolejnym kroku określ, komu chcesz nadać uprawnienia. Możesz przypisać je do: konkretnych pracowników ról ról i pracowników jednocześnie Jeżeli chcesz nadać uprawnienia więcej niż jednej osobie lub roli , użyj przycisku „+” , aby dodać kolejne pozycje. EOD typy dokumentów - edycja Za pomocą tej instrukcji możesz dodać nowe typy dokumentów do Elektronicznego Obiegu Dokumentów (EOD) lub zmodyfikować istniejące typy , aby dodać nowe pola. Edycja typów dokumentów Aby edytować typ dokumentu w EOD: Otwórz menu po lewej stronie . Przejdź do Ustawienia . W sekcji Obieg dokumentów wybierz Typy dokumentów przychodzących . Wybór typu dokumentu Po przejściu do listy typów dokumentów: Wybierz typ dokumentu, na którym chcesz wykonać akcję. Kliknij wybraną pozycję. Konfiguracja pól dokumentu Po otwarciu wybranego typu dokumentu system wyświetli listę wierszy definiujących pola formularza. W każdym wierszu dostępne są następujące elementy: Wybór pola o nowej nazwie Nazwa pola z podpowiedzią pola istniejącego już w systemie Typ pola , który określa sposób wprowadzania danych Informacja, czy pole jest wymagane Ikona usuwania wiersza Typ pola „Wybór z listy” Dla typu pola Wybór z listy istnieje możliwość tworzenia podkategorii wyboru , co pozwala lepiej uporządkować dostępne opcje. Uwaga Jeżeli w obiegu dokumentów znajdują się już aktywne dokumenty korzystające z danego typu dokumentu , system nie pozwoli usunąć pól zdefiniowanych w tym typie. Dlatego należy ostrożnie edytować typy dokumentów , aby nie spowodować problemów z istniejącymi dokumentami w systemie. Powiadomienia mailowe do wiadomości - EOD Powiadomienia mailowe DW – EOD Ta funkcjonalność umożliwia podgląd wszystkich obiegów dokumentów , w których użytkownik został dodany jako osoba do wiadomości (DW) . Jak działa funkcjonalność System wysyła mail informacyjny , który oprócz dokumentów wymagających Twojej akcji zawiera również listę dokumentów, w których zostałeś dodany jako Dodatkowa osoba do wiadomości . Dzięki temu możesz łatwo sprawdzić wszystkie dokumenty, które są w obiegu i dotyczą Twojej osoby informacyjnie. Przykład wiadomości e-mail Dokumenty w obiegu oczekujące na Twoje akcje Kod Typ Kategoria Kontrahent Osoby przypisane Data otrzymania Ilość dni opóźnienia Akcje Przykład: FK/00001 – księgowe – URZĄD MIASTA – XYZ – 16.04.2022 – -94 – Przejdź do dokumentu Dokumenty w obiegu do wiadomości W tej sekcji znajdują się dokumenty, do których zostałeś dodany jako osoba do wiadomości (DW) . Wyświetlane informacje: Kod Typ Kategoria Kontrahent Data otrzymania Akcje Przykłady: BUD/0000013 – Budowy – dział Y – Urząd miasta – 1.11.2022 – Przejdź do dokumentu FIK/0000014 – Finansowo-księgowe – projekt – Wydział X – 1.11.2022 – Przejdź do dokumentu FIK/0000016 – Finansowo-księgowe – Odbiory – Spółka X, Y, Z – 1.11.2022 – Przejdź do dokumentu Dzięki tej funkcjonalności użytkownik otrzymuje pełniejszy obraz dokumentów, które są aktualnie w obiegu i dotyczą jego pracy, nawet jeśli nie jest bezpośrednio odpowiedzialny za podjęcie akcji . Wiązanie faktury z umową Dzięki tej funkcjonalności można połączyć faktury z umowami . Pozwala to uzyskać informację o poziomie wykorzystania kwoty przewidzianej w ramach danej umowy . Jak powiązać fakturę z umową Aby powiązać fakturę z umową: Na liście dokumentów wybierz fakturę , którą chcesz powiązać. Kliknij wybrany dokument. Wybierz opcję Podejmij akcję . Wybór umowy Po otwarciu dokumentu: Przejdź do sekcji Powiązana umowa . Kliknij Powiąż . Z listy wybierz dokument (umowę) , który chcesz powiązać z fakturą. Zarządzanie powiązaniem Po powiązaniu faktury z umową na ekranie pojawią się dane powiązanej umowy . Możliwe działania: Zmiana powiązania – kliknij Zmień powiązanie Usunięcie powiązania – usuń aktualne powiązanie z dokumentem Zatwierdzenie dokumentu Po powiązaniu faktury z umową wykonaj pozostałe czynności związane z obsługą faktury: Wybierz akcję , którą chcesz wykonać na dokumencie. Dodaj komentarz . Kliknij Zaakceptuj . Podgląd powiązanego dokumentu W widoku ogólnym dokumentów EOD przy fakturze, w kolumnie Powiązany dokument , widoczna jest informacja o dokumencie (umowie), z którym faktura została powiązana. Dzięki temu procesowi można skutecznie powiązać fakturę z odpowiednią umową, co pozwala kontrolować wydatki w ramach danej umowy . Moduł "Ustawienia" Wysyłka wiadomości - windykacja Instrukcja konfiguracji reguły windykacyjnej – wysyłka wiadomości Cel instrukcji Instrukcja opisuje sposób konfiguracji reguły windykacyjnej odpowiedzialnej za automatyczną wysyłkę wiadomości (np. e-mail) w zależności od liczby dni przed lub po terminie płatności . Zanim skonfigurujemy regułę windykacyjną, należy dodać do systemu: szablon wiadomości e‑mail wysyłanej do klienta - Wiadomość do klienta dla wezwania do zapłaty , szablon wezwania do zapłaty (opcjonalnie) - Szablony wezwań do zapłaty Dopiero po dodaniu obu szablonów możliwa jest konfiguracja i działanie reguł windykacyjnych. Krok 1. Wejście do modułu Z menu głównego przejdź do Ustawienia . Wybierz sekcję Wysyłka wiadomości . Otwórz zakładkę Windykacja . Kliknij Dodaj lub wybierz istniejącą regułę i kliknij Edytuj . Krok 2. Ustawienie zakresu dni Minimalna liczba dni po terminie płatności Pole określa od którego dnia reguła ma obowiązywać. wartość dodatnia (np. 1 ) – wysyłka od wskazanego dnia po terminie płatności 0 – wysyłka w dniu terminu płatności wartość ujemna (np. -3 ) – wysyłka przed terminem płatności (np. przypomnienie) Maksymalna liczba dni po terminie płatności Pole określa do którego dnia po terminie płatności reguła jest aktywna. np. 30 – reguła działa maksymalnie do 30 dnia po terminie po przekroczeniu tej liczby dni wiadomości nie będą wysyłane w ramach tej reguły Reguła działa tylko wtedy, gdy liczba dni mieści się w przedziale: minimalna liczba dni ≤ aktualna liczba dni ≤ maksymalna liczba dni Krok 3. Wybór szablonu wiadomości W polu Szablon wiadomości wybierz treść, która ma zostać wysłana do odbiorcy. Szablon definiuje m.in.: treść wiadomości, ton komunikacji (przypomnienie / windykacja miękka / windykacja twarda), zmienne systemowe (np. kwota, numer dokumentu, termin płatności). Krok 4. Wybór szablonu dokumentu (opcjonalnie) W polu Szablon dokumentu możesz wskazać dokument, który zostanie dołączony do wiadomości . Dokument może być np.: wezwaniem do zapłaty, rozliczeniem transz, notą odsetkową. Pole nie jest obowiązkowe – reguła może działać bez załącznika. Krok 5. Zapisanie reguły Sprawdź poprawność wprowadzonych danych. Kliknij Zapisz , aby aktywować regułę. Reguła zacznie obowiązywać zgodnie z harmonogramem wysyłki systemu. Przykład konfiguracji Minimalna liczba dni: 1 Maksymalna liczba dni: 30 Efekt: system wysyła wiadomości od 1 do 30 dnia po terminie płatności po 30 dniu reguła przestaje działać wcześniej niż 1 dzień po terminie wiadomość nie zostanie wysłana Dobre praktyki Twórz kilka reguł dla różnych etapów windykacji (np. przypomnienie, ponaglenie, wezwanie do zapłaty). Nie nakładaj na siebie zakresów dni w wielu regułach z tym samym priorytetem. Stosuj łagodny ton komunikacji na wczesnym etapie i bardziej formalny na późniejszym. Uwagi końcowe Reguła działa automatycznie – nie wymaga ręcznego uruchamiania. Wysyłka zależy od poprawnie ustawionych danych płatności w dokumentach. Zmiany w regule obowiązują od momentu jej zapisania. Konfiguracja DFG Instrukcja – Konfiguracja DFG Instrukcja opisująca proces dodania nowej konfiguracji DFG w systemie. 1. Wejście w konfigurację Kliknij ikonę koła zębatego (Ustawienia) w lewym dolnym rogu. Przejdź do sekcji Produkty . Wybierz zakładkę Konfiguracja DFG . 2. Dodanie nowej konfiguracji Kliknij przycisk Dodaj . 3. Uzupełnienie danych W formularzu wykonaj kolejno: Inwestycja – wybierz właściwą inwestycję z listy Rachunek OMPR – wybierz odpowiedni rachunek Następnie wprowadź dane dostępowe do DFG: Login – login z DFG Hasło – hasło do DFG Hasło do certyfikatu – długie hasło (inne niż hasło do logowania) Potem dodaj certyfikat: Certyfikat – wgraj plik w formacie PEM 4. Zapis Na końcu: kliknij Zapisz Po poprawnym zapisie wpis pojawi się w tabeli. ℹ️ Uwagi Hasło do certyfikatu jest osobnym, długim hasłem – nie należy go mylić z hasłem do DFG. Certyfikat musi być w formacie PEM . Uprawnienia - nadawanie i ich znaczenie 📄 POLITYKA NADAWANIA UPRAWNIEŃ W SYSTEMIE 1. Cel dokumentu Celem niniejszej polityki jest: zapewnienie bezpieczeństwa danych, ograniczenie ryzyka nadużyć, wprowadzenie zasady minimalnych uprawnień (least privilege), ujednolicenie procesu nadawania i odbierania dostępów. 2. Zakres Polityka dotyczy wszystkich użytkowników systemu, w szczególności: pracowników operacyjnych, kadry kierowniczej, działu finansów i księgowości, administratorów systemu, zarządu. 3. Zasady ogólne 3.1. Zasada minimalnych uprawnień Każdy użytkownik otrzymuje wyłącznie takie uprawnienia, które są niezbędne do wykonywania jego obowiązków. 3.2. Rozdział obowiązków Nie łączy się w jednej roli uprawnień do: wprowadzania danych finansowych, ich zatwierdzania, ich usuwania, jeżeli nie wynika to bezpośrednio z funkcji kierowniczej. 3.3. Uprawnienia wysokiego ryzyka Do uprawnień wysokiego ryzyka należą w szczególności: usuwanie danych (klienci, umowy, faktury), zamykanie okresów finansowych, zarządzanie uprawnieniami i rolami, pełna synchronizacja ERP, dostęp do logów systemowych, zarządzanie budżetem i harmonogramami w trybie edycji globalnej. Uprawnienia te wymagają: zgody przełożonego, zatwierdzenia przez Administratora, rejestracji w ewidencji dostępów. 4. Role i odpowiedzialności Administrator Odpowiada za: tworzenie i usuwanie kont użytkowników, nadawanie i odbieranie uprawnień, zarządzanie rolami, konfiguracje systemowe, bezpieczeństwo systemu. Dyrektorzy działów Odpowiadają za: zatwierdzanie zakresu dostępu pracowników w swoim dziale, okresową weryfikację dostępów, zgłaszanie zmian w przypadku zmiany stanowiska. Zarząd / Prezes Odpowiada za: nadzór nad uprawnieniami strategicznymi, kontrolę dostępu do danych finansowych, wgląd w raporty zbiorcze i systemowe. 5. Proces nadawania uprawnień Wniosek o nadanie dostępu składa przełożony pracownika. Wniosek zawiera: nazwę roli, zakres wymaganych uprawnień, uzasadnienie biznesowe. Administrator nadaje dostęp zgodnie z zatwierdzoną macierzą ról. Nadanie dostępu zostaje odnotowane w rejestrze dostępów. 6. Proces modyfikacji i odbierania dostępu Dostęp jest: modyfikowany przy zmianie stanowiska, odbierany niezwłocznie po zakończeniu współpracy, weryfikowany minimum raz w roku (audyt dostępów). 7. Klasyfikacja uprawnień 🟢 Niskie ryzyko Wyświetlanie danych Generowanie raportów Podgląd dokumentów 🟡 Średnie ryzyko Edycja danych operacyjnych (klienci, mieszkania, harmonogramy) Tworzenie dokumentów operacyjnych 🔴 Wysokie ryzyko Usuwanie danych Zamykanie okresów finansowych Zarządzanie rolami i uprawnieniami Synchronizacja ERP Dostęp do logów systemowych Operacje na budżecie globalnym MACIERZ RÓL – MINIMALNY PAKIET UPRAWNIEŃ 1. Administrator Pełny dostęp do: Oddziały (tworzenie / edycja / usuwanie) Pracownicy (pełny zakres) Role i zarządzanie uprawnieniami Wszystkie konfiguracje systemowe Budżet – konfiguracja Harmonogram – konfiguracja Wykres Gantta – konfiguracja Integracja ERP Obieg dokumentów – zarządzanie Spółki Jednostki miary Cash flow (konfiguracja) 2. Sprzedawca (sale) Minimalny zakres: Klienci (tworzenie, edycja, podgląd – bez usuwania) Oferty i rezerwacje Umowy (operacyjne) Dokumenty klienta (bez usuwania) Mieszkania – wyświetlanie Raporty sprzedażowe Zapytania ofertowe Urlopy (własne) Pulpit Brak dostępu do: konfiguracji systemowych, budżetu, faktur (edycja/usuwanie), logów systemowych. 3. Dyrektor Sprzedaży Zakres Sprzedawcy oraz dodatkowo: Usuwanie klientów Generowanie raportów zarządczych sprzedaży Plany sprzedażowe (tworzenie i edycja) Zmiana opiekuna klienta Zmiana oddziału klienta Raport czasu obsługi Raport fiaska sprzedaży 4. PM / PMS Inwestycje (siatka mieszkań) Dokumenty w inwestycjach Wykres Gantta (operacyjny) Harmonogramy Budżet – odczyt Prospekt informacyjny Raport inwestycyjny 5. Dyrektor PM Zakres PM oraz: Zatwierdzanie harmonogramów Usuwanie elementów Gantta Tworzenie prospektu Przydzielanie osób do budżetu i harmonogramu 6. Finanse Budżet (pełny operacyjny) Harmonogram (pełny operacyjny) Kredyty Cash flow Raporty finansowe Zamknięcie okresu Widoczność wyniku finansowego Brak dostępu do: zarządzania rolami, usuwania użytkowników. 7. Księgowość Faktury (tworzenie, edycja) Wyświetlanie wszystkich faktur Raport dekretacji Budżet – odczyt Kredyty – odczyt Spółki – konfiguracja (jeżeli wymagane) 8. Prezes / Zarząd Wszystkie raporty strategiczne Budżet – widoczność Kredyty – widoczność Logi systemowe (Prezes) Obieg dokumentów – podgląd Raporty zbiorcze i zarządcze Bez operacyjnego tworzenia i usuwania danych. 9. Sekretariat Sprzedaży Klienci (tworzenie, edycja) Zapytania ofertowe Raport dzienny Rejestr kontaktów Reklamacje – tworzenie Moduł "Kontakty" Ankiety - tworzenie Ankiety w systemie THTG Ankiety w systemie THTG pozwalają na zbadanie potrzeb klientów w usystematyzowany sposób. Dzięki nim można zebrać informacje potrzebne do przygotowania oferty na konkretne produkty. Jak dodać ankietę? Proces wymaga wcześniejszego utworzenia klienta w systemie. Aby dowiedzieć się więcej na ten temat, sprawdź artykuł Dodawanie klientów . 1. Przejdź do sekcji ankiet Aby utworzyć nową ankietę: Kliknij Ustawienia . Następnie przejdź do sekcji Kontakty → Ankiety . 2. Dodanie nowej ankiety Kliknij po lewej stronie Dodaj ankietę . Wpisz jej Nazwę . Zaznacz Oddziały , których ankieta ma dotyczyć. Kliknij Dodaj element ankiety . 3. Dodanie pytania do ankiety Jeśli jest to Twoja pierwsza ankieta lub pytania utworzone wcześniej nie są wystarczające: zaznacz Utwórz nowe pytanie . Przy tworzeniu kolejnych ankiet możesz również wybrać: Dodaj istniejące pytanie . Następnie uzupełnij: Treść pytania Typ odpowiedzi Sugerowane odpowiedzi 4. Powiązanie pytania z produktem Jeżeli chcesz powiązać pytanie z produktem: Zaznacz odpowiednie pole Powiąż pytanie z produktem . Wybierz z listy pole, którego powiązanie ma dotyczyć. Włącz opcję Dynamiczne generowanie odpowiedzi . Dzięki tej funkcji nie trzeba ręcznie uzupełniać pola Odpowiedzi – system automatycznie doda dostępne opcje, które klient będzie mógł zaznaczyć. Jeżeli w przyszłości zostanie dodana nowa inwestycja, pojawi się ona automatycznie wśród dostępnych odpowiedzi. Na końcu kliknij Zapisz element ankiety , aby dodać go do ankiety. 5. Dodawanie kolejnych pytań Aby rozbudować ankietę: Kliknij Dodaj element ankiety , aby dodać kolejne pytanie. Po zakończeniu kliknij Zapisz , aby zachować wszystkie zmiany. Podsumowanie Tworzenie ankiet w systemie THTG pozwala w łatwy sposób: zbierać informacje o preferencjach klientów, analizować ich potrzeby, lepiej dopasowywać ofertę produktową, wyciągać wnioski na podstawie zebranych danych. Klient - Import leadów z facebooka Import klientów z Facebooka Funkcjonalność ta pozwala utworzyć klientów w systemie na podstawie rejestru kontaktów pobranego z kampanii na Facebooku. Import rejestru kontaktów z Facebook Aby zaimportować kontakty z Facebooka do systemu THTG, należy przygotować plik w formacie CSV . 1. Pobranie pliku z Facebooka Pobierz rejestr kontaktów z Facebooka zgodnie z odpowiednią instrukcją . Zapisz plik w formacie CSV . Przykładowy plik: Testowy plik importu Facebook 2. Import pliku do systemu THTG Na platformie THTG przejdź do Pulpitu . Wybierz opcję Importuj . Po pojawieniu się okna kliknij Dodaj plik . Wybierz wcześniej pobrany plik .CSV . Kliknij Importuj . 3. Zarządzanie zaimportowanymi kontaktami Po zaimportowaniu rejestru kontaktów możesz zarządzać rekordami. Kliknij trzy kropki , aby otworzyć menu Akcji . 4. Utworzenie klienta Aby utworzyć klienta z zaimportowanego rekordu: Wybierz opcję Przejmij . 5. Przypisanie opiekuna klienta Jeśli chcesz przypisać opiekuna: Kliknij kropkę przy wybranym opiekunie. Wybierz opcję Przypnij do wybranego . Jeżeli chcesz zostać opiekunem klienta: wybierz Utwórz . 6. Podgląd notatki Aby zobaczyć notatkę przypisaną do rekordu: Kliknij Przekaż . Otworzy się okno z notatką. Po zapoznaniu się z jej treścią kliknij Zamknij notatkę . 7. Usunięcie rekordu Aby usunąć rekord: Wybierz opcję Usuń . Potwierdź operację ponownie klikając Usuń . Podsumowanie Import kontaktów z Facebooka pozwala szybko przenieść dane z kampanii marketingowych do systemu THTG i przekształcić je w klientów, którym można przypisać opiekuna oraz zarządzać ich danymi w systemie. Klient - dodawanie Tworzenie nowego oraz przejmowanie nowego klienta z rejestru kontaktów Dodawanie klienta do systemu Po wejściu w zakładkę „Pulpit” oraz utworzeniu dashboardu „Rejestr kontaktów” pojawia się lista kontaktów otrzymanych z różnych portali, stron internetowych, ogłoszeń oraz poprzez import pliku (np. z Facebooka). Dodawanie klientów w systemie THTG jest bardzo proste i można je wykonać na kilka sposobów. Poniżej opisano dostępne metody. Przejmowanie klienta z Rejestru kontaktów Wejdź w zakładkę „Pulpit” w systemie. Na liście kontaktów wyszukaj potencjalnego klienta. Kliknij trzy kropki przy wybranym kontakcie, aby rozwinąć menu opcji. Z dostępnej listy wybierz funkcję „Przejmij” . Dodanie klienta do systemu Po wybraniu opcji „Przejmij” otworzy się okno umożliwiające dodanie klienta do systemu. System automatycznie sprawdzi, czy klient istnieje już w bazie danych. Jeśli klient znajduje się w bazie, zostanie zaproponowany istniejący kontakt. Jeśli jest to nowy klient, należy: nadać nazwę leadowi , kliknąć „Utwórz nowego klienta” . Po przejęciu kontaktu otworzy się okno z profilem klienta, w którym można kontynuować jego obsługę. Dodawanie klienta poprzez import w Rejestrze kontaktów Możliwe jest również dodanie wielu klientów jednocześnie poprzez import pliku . W dashboardzie „Rejestr kontaktów” wybierz funkcję Importuj . Wybierz odpowiedni plik (np. plik CSV wygenerowany z Facebooka). Kliknij „Import” , aby zatwierdzić operację. Po zakończeniu importu kontakty pojawią się na liście w Rejestrze kontaktów . Ręczne dodawanie klienta w systemie THTG Klienta można również dodać ręcznie z poziomu systemu. Wejdź w zakładkę „Kontakty” . Następnie przejdź do sekcji „Klienci” . Kliknij przycisk „Dodaj klienta” . System przekieruje Cię do formularza dodawania nowego klienta. Krok 1 – Dane klienta Wypełnij wymagane dane klienta. Zaznacz odpowiednie zgody w sekcji „Zgody marketingowe” . Przejdź do kolejnego etapu, klikając „Dalej” . Krok 2 – Pierwszy kontakt W tym kroku należy: określić sposób kontaktu z klientem , zaznaczyć, czy kontakt został już wykonany, dodać krótką notatkę z rozmowy lub ustaleń. Notatka jest bardzo ważna, ponieważ pomaga w dalszej obsłudze klienta i ułatwia prowadzenie kolejnych działań sprzedażowych. Podsumowanie Klienta w systemie THTG można dodać na trzy sposoby: poprzez przejęcie kontaktu z Rejestru kontaktów , poprzez import pliku z kontaktami , poprzez ręczne dodanie klienta w sekcji Kontakty . Każda z metod pozwala szybko wprowadzić klienta do systemu i rozpocząć jego obsługę. Klient - poznawanie potrzeb Tworzenie list mailingowych na podstawie potrzeb klientów Poznawanie potrzeb klientów Funkcja Poznawanie potrzeb umożliwia analizowanie danych klientów zgromadzonych w systemie. Na podstawie zebranych informacji można wyciągać wnioski dotyczące dalszych działań, np. inwestycyjnych lub marketingowych. Poznawanie potrzeb klienta W Menu głównym kliknij ikonę Kontakty . Następnie wybierz pozycję Poznawanie potrzeb . Zakładka ta zbiera informacje z całego systemu dotyczące wszystkich klientów. Jak zbadać potrzeby klientów jednego oddziału? W Menu głównym kliknij ikonę Kontakty . Wybierz pozycję Poznawanie potrzeb . Kliknij mały trójkąt przy pozycji Oddział , aby rozwinąć listę oddziałów firmy. Zaznacz kwadrat przy nazwie oddziału, z którego chcesz uzyskać dane. W prawym dolnym rogu kliknij Zbadaj potrzeby . System wyświetli dane dotyczące klientów przypisanych do wybranego oddziału. Jak sprawdzić potrzeby klientów pozyskanych z określonego źródła (np. www)? W Menu głównym kliknij ikonę Kontakty . Wybierz pozycję Poznawanie potrzeb . W sekcji Filtry klientów kliknij Dodaj filtr . W polu Pole rozwiń listę i wybierz Źródło . W polu Wartość wpisz np. www . Kliknij Zbadaj potrzeby w prawym dolnym rogu. System wyświetli dane klientów pozyskanych z wybranego źródła. Jak zbadać potrzeby klientów, którzy wyrazili zgody marketingowe (RODO)? W Menu głównym kliknij ikonę Kontakty . Wybierz pozycję Poznawanie potrzeb . W sekcji Filtry zgód marketingowych kliknij Dodaj filtr . Zaznacz pole Wyrażono zgodę . Możesz również określić rodzaj zgody marketingowej : kliknij mały trójkąt , aby rozwinąć listę dostępnych zgód, wybierz interesujący Cię typ zgody. Następnie kliknij Zbadaj potrzeby w prawym dolnym rogu. Analiza wyników Po zastosowaniu wybranych filtrów system wygeneruje zestaw danych dotyczących klientów. Zebrane informacje można następnie wykorzystać do: analizy preferencji klientów, planowania działań marketingowych, planowania nowych inwestycji, lepszego dopasowania oferty do potrzeb klientów. Zarządzanie dostępnymi tagami Zarządzanie tagami w systemie Tagi w systemie umożliwiają oznaczanie klientów według określonych cech lub kategorii. Dzięki nim można łatwo filtrować klientów i tworzyć grupy, np. do działań marketingowych lub sprzedażowych. Gdzie znaleźć tagi? W Menu głównym wybierz Ustawienia . Następnie w sekcji Kontakty znajdź pozycję Tagi . Po otwarciu tej zakładki wyświetli się lista wszystkich tagów dostępnych w systemie. Jak dodać nowe tagi? Aby utworzyć nowy tag: Kliknij przycisk Dodaj . Pojawi się formularz składający się z dwóch elementów: Nazwa tagu – określa nazwę identyfikującą tag, Kolor – służy do wizualnego rozróżnienia tagów. Kolory mogą również pomóc w grupowaniu tagów. Przykładowo, wszystkie tagi związane z jedną kampanią marketingową mogą mieć ten sam kolor. Jak przypisać tagi do konkretnego klienta? Przejdź do zakładki Kontakty . Wybierz klienta, dla którego chcesz wprowadzić zmiany. Kliknij przycisk Edytuj klienta . W formularzu edycji: Znajdź pole Tagi . Wybierz odpowiednie tagi z listy. Zapisanie zmian Kliknij Dalej w prawym dolnym rogu. Następnie kliknij Zapisz , aby zatwierdzić zmiany. Wykorzystanie tagów Po zapisaniu zmian możliwe jest filtrowanie klientów według przypisanych tagów. Pozwala to między innymi na: tworzenie grup klientów o podobnych cechach, przygotowanie dedykowanych ofert, prowadzenie kampanii marketingowych, oferowanie wsparcia np. przy uzyskaniu kredytu. Klient, aktualizacja danych - Edycja Dzięki tej funkcjonalności możemy uzupełnić lub poprawić wcześniej wprowadzone dane dotyczące konkretnego klienta. Edytowanie informacji o kliencie Aby edytować dane wcześniej utworzonego klienta w systemie THTG, wykonaj poniższe kroki. Wyszukanie klienta W Menu bocznym wybierz zakładkę Kontakty . Następnie przejdź do sekcji Klienci . W polu Szukaj wpisz dowolną daną (np. imię, nazwisko lub numer telefonu), aby szybciej odnaleźć odpowiednią osobę. Edycja danych klienta Po odnalezieniu klienta otwórz jego kartę. Kliknij zakładkę Edytuj klienta . Wprowadzanie zmian W formularzu wybierz dane, które chcesz zmodyfikować. Wprowadź odpowiednie zmiany. Zapisanie zmian Kliknij Dalej w prawym dolnym rogu. Następnie wybierz Zapisz , aby zatwierdzić wprowadzone zmiany. Zastosowanie Dzięki tej funkcji możesz: poprawić błędnie wprowadzone dane klienta, dodać brakujące informacje, zaktualizować dane kontaktowe lub inne szczegóły dotyczące klienta. Wysyłka wiadomości dla inwestycji System umożliwia wysyłanie wiadomości do klientów przypisanych do wybranej inwestycji. Funkcja ta pozwala szybko przekazać informacje dotyczące inwestycji, np. aktualności, zmiany w ofercie czy ważne komunikaty. Jak wysłać wiadomość do klientów inwestycji? Przejdź do wybranej inwestycji w systemie. Kliknij przycisk Wyślij wiadomość do klientów . Uzupełnienie formularza wiadomości W formularzu należy uzupełnić następujące pola: Szablon wiadomości System umożliwia wybór wcześniej zdefiniowanych szablonów. Po wybraniu szablonu pola Tytuł wiadomości oraz Treść wiadomości zostaną automatycznie uzupełnione. Tytuł wiadomości (pole wymagane) Temat wiadomości wysyłanej do klientów. Typy umów (pole wymagane) Określa, do których klientów powinna trafić wiadomość. Treść wiadomości (pole wymagane) Główna treść komunikatu wysyłanego do klientów. Załączniki Możliwość dodania plików do wysyłanej wiadomości. Wyślij wiadomość Po uzupełnieniu wszystkich pól kliknij przycisk Wyślij wiadomość . Komunikaty po wysłaniu wiadomości Po zakończeniu wysyłki system może wyświetlić jeden z dwóch komunikatów. Wysyłka zakończona powodzeniem Ten komunikat oznacza, że wiadomość została poprawnie wysłana do klientów. Po zamknięciu okna dialogowego system automatycznie przekieruje użytkownika do widoku inwestycji. Nie można wysłać wiadomości do klientów Taki komunikat oznacza, że żadna wiadomość nie została wysłana z powodu błędów w danych klientów. Jeżeli chcesz ponowić wysyłkę pomijając klientów z błędami: Zaznacz opcję Pomiń wysyłkę do klientów z błędami . Kliknij ponownie Wyślij wiadomość . System wyśle wiadomość tylko do klientów, u których nie występują błędy. Rodzaje błędów Podczas wysyłki mogą pojawić się następujące błędy: Brak wskazanego adresu e-mail W profilu klienta nie został podany adres e-mail. Brak zgody na wysyłanie wiadomości e-mail W profilu klienta nie zaznaczono zgód marketingowych związanych z wysyłką wiadomości e-mail. Niepoprawny adres e-mail Adres e-mail zapisany w profilu klienta jest nieprawidłowy (np. błędna składnia adresu). Poprawa błędów Aby poprawnie wysłać wiadomość do wszystkich klientów, należy usunąć występujące błędy. Kliknij wybrany błąd na liście. System wyświetli listę klientów wymagających poprawy. Uzupełnij brakujące dane, np.: popraw adres e-mail, dodaj adres e-mail, uzyskaj zgodę na wysyłkę wiadomości e-mail. Po wprowadzeniu zmian możliwe będzie ponowne wysłanie wiadomości. Źródła dotarcia - zarządzanie Źródła dotarcia w THTG Integrator służą do zbierania informacji na temat, kanału jakim dany klient dotarł do firmy. Zarządzanie źródłami dotarcia i typami kontaktu System umożliwia zarządzanie informacjami dotyczącymi sposobu pozyskania klienta, kategoriami źródeł dotarcia oraz typami kontaktu. Funkcje te pozwalają lepiej analizować skuteczność działań marketingowych oraz organizować dane klientów. Źródła dotarcia Jak dodać źródło dotarcia W Menu głównym wybierz Ustawienia . W sekcji Kontakty znajdź pozycję Źródła dotarcia klienta . Kliknij przycisk Dodaj źródło . Pojawi się formularz, w którym należy: w polu Źródło dotarcia wpisać nazwę, która będzie wyświetlana w systemie. Po uzupełnieniu danych zapisz zmiany. Jak edytować źródło dotarcia W Menu głównym przejdź do Ustawienia → Kontakty → Źródła dotarcia klienta . Po lewej stronie wybranego źródła kliknij trzy kropki . Z rozwijanego menu wybierz Edytuj . Wprowadź odpowiednie zmiany i zapisz formularz. Jak usunąć źródło dotarcia W Menu głównym przejdź do Ustawienia → Kontakty → Źródła dotarcia klienta . Kliknij trzy kropki przy wybranym źródle. Z menu wybierz opcję Usuń . Kategorie źródeł dotarcia Kategorie pozwalają grupować źródła dotarcia według określonych typów, np. marketing internetowy, reklama offline lub polecenia. Jak dodać kategorię źródeł dotarcia W Menu głównym wybierz Ustawienia . W sekcji Kontakty znajdź Kategorie źródeł dotarcia . Kliknij przycisk Dodaj kategorię . W formularzu: w polu Kategoria źródeł wpisz nazwę kategorii, która będzie wyświetlana w systemie. Jak edytować kategorię źródeł dotarcia Przejdź do Ustawienia → Kontakty → Kategorie źródeł dotarcia . Kliknij trzy kropki przy wybranej kategorii. Wybierz opcję Edytuj . Wprowadź zmiany i zapisz formularz. Jak usunąć kategorię źródeł dotarcia Przejdź do Ustawienia → Kontakty → Kategorie źródeł dotarcia . Kliknij trzy kropki przy wybranej kategorii. Wybierz opcję Usuń . Typy kontaktu Typ kontaktu określa sposób komunikacji z klientem, np. telefon, e-mail lub spotkanie. Jak dodać typ kontaktu W Menu głównym wybierz Ustawienia . W sekcji Kontakty znajdź Typy kontaktu . Kliknij przycisk Dodaj typ kontaktu . W formularzu: w polu Nazwa wpisz nazwę typu kontaktu, która będzie wyświetlana w systemie. Jak edytować typ kontaktu Przejdź do Ustawienia → Kontakty → Typy kontaktu . Kliknij trzy kropki przy wybranym typie kontaktu. Wybierz opcję Edytuj . Wprowadź zmiany i zapisz formularz. Jak usunąć typ kontaktu Przejdź do Ustawienia → Kontakty → Typy kontaktu . Kliknij trzy kropki przy wybranym typie kontaktu. Z menu wybierz opcję Usuń . Moduł "Oferty" Konfiguracja oferty online Jednym z nowoczesnych sposobów prezentowania oferty klientowi jest oferta online. W przeciwieństwie do tradycyjnych rozwiązań, takich jak pliki PDF czy treść zawarta bezpośrednio w wiadomości e-mail, oferta online przyjmuje formę dedykowanej strony internetowej. Na takiej stronie prezentowane są wybrane specjalnie dla klienta lokale, co pozwala na czytelne, przejrzyste i atrakcyjne przedstawienie propozycji. Takie rozwiązanie zwiększa komfort odbiorcy, ułatwia zapoznanie się z ofertą oraz umożliwia jej szybkie aktualizowanie bez konieczności ponownego wysyłania dokumentów. Uwaga: Po włączeniu oferty online na inwestycji jest możliwość korzystania z wcześniejszych wersji ofert w formacie PDF/HTML. Kongifurowanie oferty Aby skonfigurować ten rodzaj oferty należy wejść w konkretną inwestycję i kliknąć w przycisk Zarządzaj ofertą online . Do tej akcji potrzebne jest uprawnienie Inwestycja -> Zarządzanie ofertą online . Po przejściu do konfiguratora ukaże się ekran Po właczeniu ukaże pojawi się formularz Podstawowe ustawienia oferty Link do inwestycji - opcja przejścia do strony inwestycji w ofercie online. Aby było to aktywne należy edytować kartę inwestycji i wpisać w sekcji Dodatkowe informacje w polu Strona internetowa adres do strony internetowej. Po zapisaniu, w ofercie online nazwa inwestycji będzie klikalna oraz pod opisem pojawi inwestycji pojawi się link. Brak podania linku w karcie inwestycji spowoduje, że nazwa nie będzie klikalna a link nie wyświetli się Tytuł oferty - nagłówek widoczny po wejściu w ofertę Ważność oferty - domyślna liczba dni przez którą oferta będzie ważna. Możliwa do zmodyfikowania w procesie tworzenia oferty przez osobę z odpowiednimi uprawnieniami Pokazuj cenę najtańszego produktu na podstawie ceny w inwestycji - to ustawienie określa sposób wyznaczania ceny najtańszego mieszkania prezentowanej w ofercie. Gdy opcja jest wyłączona, wyświetlana jest cena najtańszego produktu dostępnego w danej ofercie (mieszkania, domu lub lokalu usługowego). Gdy opcja jest włączona, cena jest wyznaczana na podstawie produktów powiązanych z daną inwestycją zgodnie z poniższymi zasadami: Jeżeli w ofercie znajdzie się dom, to wtedy znajdzie się tam cena najtańszego domu Jeżeli w ofercie znajdzie się lokal usługowy, wtedy wyświetli się cena najtańszego lokalu usługowego We wszystkich innych przypadkach wyświetli się cena najtańszego mieszkania Obraz główny oferty - Reprezentatywny obraz znajdujący się w tle oferty zaraz po jej otwarciu. Zelecany rozmiar minimum 1920x1980 w proporcjach 16:9 Favicon oferty - Favicon to mała ikona strony internetowej, która pomaga szybko rozpoznać stronę na karcie przeglądarki. Zalecana min rozmiar 16x16 px Kolor główny, kolor akcentowy - kolory brandingowe wykorzystywane w ofercie Statystyki inwestycji Ikona - nazwa ikony, która zostanie wyświetlona przy danej statystyce Nagłowek - tytuł statystyki Wartość - liczba bądź przedział Atuty Inwestycji Ikona - nazwa ikony, która zostanie wyświetlona przy danym atutcie Nagłowek - tytuł atutu Wartość - opis atutu Galeria W tej sekcji można dodać zdjęcia, bądź filmy, które będzie mógł przejżeć użytkownik podczas poruszania się po ofercie Produkty w ofercie Sekcja Produkty w ofercie wypełnia się automatycznie na podstawie danych z indywidualnej oferty przypisanej do klienta. Aby zdjęcie przy mieszkaniu wyświetlało się prawidłowo, należy dodać do mieszkania plik JPEG i oznaczyć typ pliku jako „Rzut lokalu (projektowy)” . Uwaga: Jeżeli mieszkanie ma przypisanych kilka rzutów lokalu, na ofercie online przy zdjęciu mieszkania zostanie wyświetlony slajder, który umożliwi przeglądanie wszystkich dostępnych rzutów lokalu. Uwaga: prosimy nie usuwać plików PDF już dodanych do mieszkań. W kolejnych aktualizacjach modułu zostanie dodana funkcjonalność umożliwiająca ich pobieranie. Lokalizacja W ramach oferty prezentowana jest mapa z zaznaczoną lokalizacją inwestycji, określoną na podstawie adresu administracyjnego lub — w przypadku jego braku — adresu budowlanego. Zdarza się jednak, że dostępne dane nie są wystarczająco precyzyjne. W takiej sytuacji użytkownik ma możliwość ręcznego podania współrzędnych geograficznych, dzięki czemu pinezka może zostać umieszczona dokładnie w preferowanym miejscu. Dokumenty Oferta online umożliwia klientowi zapoznanie się z dodatkowymi dokumentami, takimi jak plan zagospodarowania terenu, wzór umowy rezerwacyjnej czy inne materiały wskazane przez użytkownika. Aby można było udostępnić dokumenty muszą zostać one dodane do zakładki Inwestycja -> Dokumenty a następnie wybrane w tej sekcji. Sekcja finanse i kalkulatory W ustawieniach systemowych, w sekcji Oferta, istnieje możliwość włączenia lub wyłączenia sekcji Finanse i kalkulatory w ofercie online. Dostępna jest również opcja włączenia lub wyłączenia kafelków partnerów finansowych: PKO Bank Polski, Alior Bank oraz Bank Pekao S.A . Konfiguracja sekcji Finanse i kalkulatory : Sekcja Finanse i kalkulatory w ofercie online: Dane spółki w ofercie online Dane spółki prezentowane w ofercie online są domyślnie pobierane ze spółki przypisanej do danej inwestycji. Istnieje jednak możliwość ich nadpisania w Ustawieniach systemowych, w sekcji Oferta. Można zdefiniować następujące wartości: Nazwa spółki w ofercie online Adres spółki w ofercie online NIP spółki w ofercie online Po uzupełnieniu tych pól w ustawieniach systemowych, wskazane dane będą wyświetlane we wszystkich ofertach online, niezależnie od spółki przypisanej do inwestycji. Link do strony dewelopera w ofercie online Jeżeli do spółki przypisanej do inwestycji zostanie dodane logo dewelopera, będzie ono automatycznie wyświetlane w ofercie online w sekcji Oferta przygotowana przez -> Deweloper Szablon e-mail dla oferty online Po włączeniu oferty online w szablonach wiadomości e-mail automatycznie pojawi się szablon o nazwie „Oferta online”. Szablon ten mogą Państwo dowolnie zmodyfikować – np. dodać własną kolorystykę, link do strony internetowej, informacje o dniach otwartych itp., a następnie zapisać zmiany. Wchodzimy w ustawienia -> wysyłka wiadomości -> szablony wiadomości email szukamy Nazwa szablonu "Oferta online" -> trzy kropki po lewej -> edytuj Zalecany proces wdrożenia Oferty Online Etap 1. Przygotowanie szablonu wiadomości Na początku należy przygotować nowy szablon wiadomości e-mail. Ważne: podczas tworzenia nowego szablonu nie należy ustawiać go jako domyślnego . Dzięki temu, jeżeli szablon będzie wymagał poprawek, nie zablokuje pracy działu sprzedaży. Szablon powinien spełniać następujące wymagania: Link do Oferty Online Szablon musi zawierać link prowadzący do Oferty Online z wykorzystaniem zmiennej systemowej: Zobacz ofertę online Data ważności oferty W wiadomości warto umieścić informację o terminie ważności oferty. System automatycznie uzupełni wartość zmiennej [onlineOfferValidUntil] .

Oferta ważna do [onlineOfferValidUntil]

Grafiki Wszystkie grafiki powinny być hostowane na serwerze i dodawane jako linki. Nie należy umieszczać obrazów zakodowanych w formacie Base64 , ponieważ wielu klientów pocztowych usuwa lub blokuje takie obrazy. Przykład dla obrazu tła: style="background-image: url('https://twoja-domena.pl/sciezka-do-obrazka/mail-bg.png');" lub Style CSS Wszystkie style powinny być zapisane jako inline . Przykład:

Klienci pocztowi często usuwają: znaczniki , zewnętrzne arkusze CSS ( ). Poprawna struktura HTML Dokument powinien posiadać poprawną strukturę HTML. Oznacza to między innymi, że: każdy otwarty znacznik powinien zostać poprawnie zamknięty, elementy powinny być prawidłowo zagnieżdżone, kod nie powinien zawierać błędów składniowych. Etap 2. Konfiguracja Oferty Online Po przygotowaniu szablonu należy zdecydować, na której inwestycji zostanie wykonana konfiguracja. Rekomendujemy przeprowadzenie pierwszego wdrożenia na: inwestycji o niewielkim ruchu, nowej inwestycji rozpoczynającej sprzedaż, inwestycji testowej utworzonej wyłącznie do konfiguracji. Pozwoli to swobodnie wprowadzać zmiany bez wpływu na bieżącą pracę działu sprzedaży. Etap 3. Testy funkcjonalne Po zakończeniu konfiguracji należy przeprowadzić pełne testy procesu. Zakres testów powinien obejmować: utworzenie Oferty Online, wysłanie wiadomości e-mail, weryfikację wyglądu wiadomości w skrzynce odbiorcy, sprawdzenie działania linku do Oferty Online, weryfikację poprawności wyświetlania samej Oferty Online. Etap 4. Przeniesienie konfiguracji na środowisko docelowe Jeżeli konfiguracja była wykonywana na inwestycji testowej lub pomocniczej, po pozytywnym zakończeniu testów należy przenieść ją na inwestycję docelową. Wsparcie Na każdym etapie wdrożenia dział wsparcia służy pomocą i odpowie na pojawiające się pytania dotyczące konfiguracji, przygotowania szablonu oraz testów. FAQ – Najczęściej zadawane pytania 1. Czy mogę edytować ofertę online po jej udostępnieniu klientowi? Tak. Oferta online może być w każdej chwili modyfikowana. Wprowadzone zmiany są widoczne dla klienta bez konieczności ponownego wysyłania linku. 2. Co się stanie po upływie ważności oferty? Po przekroczeniu daty ważności oferta przestaje być aktywna. Klient nie będzie miał do niej dostępu, chyba że osoba z odpowiednimi uprawnieniami przedłuży jej ważność. 3. Dlaczego pinezka na mapie pokazuje nieprawidłową lokalizację? Domyślnie lokalizacja pobierana jest na podstawie adresu administracyjnego lub budowlanego. Jeśli dane są niedokładne, można ręcznie wprowadzić współrzędne geograficzne, aby ustawić pinezkę w prawidłowym miejscu. 4. Nie widzę dokumentów w ofercie – dlaczego? Dokumenty muszą zostać wcześniej dodane w zakładce Inwestycja → Dokumenty , a następnie zaznaczone w konfiguracji oferty online. Samo dodanie plików do inwestycji nie powoduje ich automatycznego wyświetlenia w ofercie. 5. Jakie formaty plików są obsługiwane w galerii? Galeria obsługuje zarówno obrazy, jak i materiały wideo, które klient może przeglądać bezpośrednio na stronie oferty. 6. Czy każdy użytkownik może tworzyć ofertę online? Nie. Do konfiguracji oferty wymagane jest uprawnienie Inwestycja → Zarządzanie ofertą online . Arkusze do importu Arkusz do masowej aktualizacji produktów znajdujących się w systemie Arkusz masowej aktualizacji produktów Opis arkusza Poniższy arkusz służy do masowej aktualizacji produktów. Wykorzystywany jest przy: aktualizacji cenników wgrywaniu powierzchni powykonawczej aktualizacji kart mieszkań, jeżeli nie są one generowane przez THTG Integrator wdrożeniu modułu obsługi celem przypisania liczników do produktów Należy wypełnić wszystkie kolumny wymagane (oznaczone kolorem czerwonym – służą do identyfikacji produktu) oraz te, które będą modyfikowane (oznaczone kolorem czarnym). Ważne informacje Jeśli użytkownik nie chce zmieniać np. numerów liczników, pozostawia te kolumny puste . W przypadku zmiany cen wszystkie 4 kolumny dotyczące danego typu ceny są wymagane : netto brutto netto m² brutto m² Wypełniony arkusz należy dostarczyć poprzez portal zgłoszeniowy Jira . Pobierz Link do pobrania arkusza poniżej: aktualizacja_produktów_v_2_0_0.xlsx Numer administracyjny lokalu Poniżej link do aktualizacji numeru administracyjnego lokalu. nr_administracyjny_lokalu.xlsx Numery liczników i domofonów Poniżej link do importu numerów liczników i domofonów: powierzchnia_powykonawcza.xlsx Powierzchnia powykonawcza Poniżej link do arkusza do importu powierzchni powykonawczej: powierzchnia_powykonawcza.xlsx Realizatorzy Poniżej link do pliku do aktualizacji Realizatorów. realizatorzy.xlsx Szablony transz w systemie Poniżej link do aktualizacji Szablonu transz w systemie. szablony_transz_w_systemie_ .xlsx Arkusze wdrożeniowe W tym dziale znajdują się arkusze do aktualizacji danych. Arkusz do importu elementów wykresu Gantta Poniżej znajdziesz arkusz do importu elementów wykresu Gantta do THTG Integrator . Opis poszczególnych kolumn Typ – pole wymagane. Dostępne wartości: Kategoria , Element . Decyduje o tym, czy dany wiersz będzie kategorią (agregującą elementy), czy samodzielnym elementem. Nazwa – pole wymagane. Nazwa pozycji w wykresie Gantta. Numer konta odpowiednika z harmonogramu finansowego / budżetu – pole opcjonalne. W przypadku łączenia z elementem harmonogramu finansowego lub budżetu, celem wyświetlania wykonania finansowego bądź wskazywania w harmonogramie, iż w danym okresie wykonywane są prace, należy podać numer konta z zestawienia. elementy-wykresu-ganta.xlsx Arkusz migracyjny Poniżej link do Arkusza migracyjnego oraz link do instrukcji dodawania nowej inwestycji: https://pomoc.thtg.io/books/baza-wiedzy-thtg-integrator/page/dodawanie-inwestycji-za-pomoca-arkusza-migracyjnego Arkusz migracyjny – instrukcja Krótka instrukcja poruszania się po arkuszu migracyjnym oraz informacja, jak poprawnie go wypełnić. Aby wypełnić poprawnie arkusz migracyjny, przygotowaliśmy krótką instrukcję, która pomoże umieścić poprawne wartości w zawartych w nim polach. Uwaga: kolumny oznaczone kolorem czerwonym muszą być bezwzględnie wypełnione. Instrukcja zawiera wybrane kolumny wraz z ich wyjaśnieniem. Arkusz Inwestycje Kolumna „Aktywne” Służy do oznaczenia, czy inwestycja jest gotowa (w sprzedaży). Jeżeli jest aktywna, pojawi się w raportach. Kolumna „Oddział” Należy wpisać nazwę oddziału zgodną z nazwą ustaloną w systemie THTG . Kolumna „Identyfikator inwestycji” Należy przepisać identyfikator z programu księgowego. Arkusz Mieszkania i inne produkty Kolumna „Identyfikator produktu (lp)” Liczba naturalna w kolejności rosnącej. Kolumna „Typ produktu” Nazewnictwo ze słownika w THTG, np.: miejsce postojowe mieszkanie komórka lokatorska Kolumna „Numer” Numer administracyjny produktu. Kolumna „VAT” Wpisujemy tylko liczbę. Ważne: bez znaku % Kolumna „Status produktu” Należy wpisać status ze słownika THTG, np.: Dostępny Sprzedany Rezerwacja Kolumna „Karta mieszkania – PDF” Należy wpisać tylko nazwy plików kart lokali. Kolumny „Cena ofertowa netto, brutto, netto m² i brutto m²” Te pola nigdy nie mogą pozostać puste . Kolumny „Typ pomieszczenia” oraz „Powierzchnia pomieszczenia” Służą do wpisania pomieszczeń znajdujących się w danym lokalu. Balkon lub taras można również tutaj umieścić, aby podać jego metraż – w systemie nie jest on wliczany do powierzchni lokalu. Kolumna „Opcje dodatkowe” Służy do wpisania dodatkowych elementów związanych z produktem. Będą one widoczne jako zaznaczone opcje przy produkcie, np. balkon lub taras bez podawania metrażu. Arkusz Klienci Kolumna „ID” Liczba naturalna w kolejności. Kolumna „Telefon” lub „E-mail” Jedna z nich musi być wypełniona . Klient bez tych danych nie zostanie zaimportowany do systemu. Arkusz Realizatorzy Realizatorzy to firmy podwykonawcze, które będzie można wybrać w module odbiorów i reklamacji. Arkusz Kontrahenci Kolumna „Identyfikator kontrahenta (lp)” Liczba naturalna w kolejności. Kolumny „Nazwa” oraz „NIP” Obie kolumny muszą być wypełnione . Arkusz Oferty i rezerwacje Kolumna „Numer klienta” Należy wpisać wartość z kolumny A z arkusza Klienci . Kolumna „Typ oferty” Należy wpisać typ oferty, np.: rezerwacja rezerwacja wstępna Kolumna „Identyfikator produktu” Wartość z kolumny A z arkusza Mieszkania i inne produkty . Arkusz Umowy Kolumna „Numer klienta” Wartość z kolumny A z arkusza Klienci . Kolumna „Identyfikator produktu” Wartość z kolumny A z arkusza Mieszkania i inne produkty . Arkusz Płatności Kolumna „Identyfikator umowy” Wartość z kolumny A z arkusza Umowy . Kolumna „Wysokość transzy” Kwota danej transzy w umowie. Kolumna „Kwota opłacona” Wartość opłaconej transzy. Kolumna „Identyfikator produktu” Wartość z kolumny A z arkusza Mieszkania i inne produkty . Kolumna „Status” Należy użyć systemowych nazw: Do zapłaty Zapłacono Przeksięgowano Zwrócono Arkusz Rachunki bankowe Kolumna „Nazwa / opis rachunku” Pole do opisania rachunku – nazewnictwo własne. Kolumna „Typ” Należy wpisać typ rachunku, np.: powierniczy OMRP ROR Arkusz Numery systemowe kosztów W tym arkuszu wpisuje się pozycje przeznaczone do budżetu inwestycji. Arkusz migracyjny dla zarządców nieruchomości Poniższy arkusz służy do importu danych dla części systemu związanej z najmem przed rozpoczęciem pracy w systemie THTG Integrator . arkusz_migracyjny_najem_v1_3_1.xlsx Budżet Poniżej link do importu elementów budżetu: budżet.xlsx EOD - schematy Poniżej link do importu schematów elektronicznego obiegu dokumentów: eod_schematy.xlsx EOD - Kategorie dokumentów Poniżej link do importu Kategorii dokumentów w elektronicznym obiegu dokumentów: eod_kategorie_dokumentów.xlsx Import rachunków bankowych inwestycji Poniższy arkusz powstał w celu umożliwienia zbiorczego dodania rachunków bankowych do inwestycji. Pola są tożsame z formularzem, który można znaleźć w THTG Integrator , przechodząc do: Inwestycja → Rachunki bankowe → Dodaj rachunek bankowy . Poniżej link do arkusza: Pobierz szablon import_rachunków_bankowych_investycji_v_2_0_0.xlsx Jak wypełnić plik do importu rachunków bankowych? Plik musi zostać wypełniony oddzielnie dla każdej inwestycji . Aby prawidłowo go uzupełnić, należy wypełnić poszczególne kolumny zgodnie z poniższymi wytycznymi. Kolumny oznaczone kolorem czerwonym w pliku są obowiązkowe . Bez ich wypełnienia wprowadzenie rachunków do systemu nie będzie możliwe. Opis kolumn Nazwa / Opis rachunku * Nazwa rachunku dla użytkownika, pod którą będzie on widniał w systemie we wszystkich miejscach związanych z wyborem rachunku. Bank prowadzący * Nazwa banku, w którym konto zostało otwarte. Numer rachunku * 26-cyfrowy numer przypisany do konta. Numer nie może zawierać spacji między cyframi. Typ * Typ rachunku zgodny z listą obsługiwaną przez THTG Integrator . Dostępne typy rachunków Powierniczy ROR RWW Wpłaty rezerwacyjne Indywidualny rachunek do wpłat OMRP Identyfikator Dowolne dodatkowe oznaczenie rachunku, które może pomóc w jego odnalezieniu. Pole nie ma wpływu na działanie systemu . * kolumna wymagana Numery systemowe kosztów Arkusz do importu numerów systemowych kosztów – co to jest i do czego służy? Arkusz Numery systemowe kosztów służy do przygotowania planu kont wykorzystywanego w Budżecie oraz Harmonogramie finansowym . Ważne, aby był on odzwierciedleniem planu kont programu księgowego , jeśli planowana jest integracja systemu THTG Integrator z tym programem księgowym. Dzięki wprowadzonym danym na dalszym etapie można w prosty sposób: w trakcie dekretacji umów i faktur w Elektronicznym Obiegu Dokumentów (EOD) przypisywać wydatki i wpływy, automatycznie przenosić dane do programu księgowego po zakończeniu obiegu przez dokument. analizować dane poprzez Zestawienie dekretacji łączyć dane ze sobą przy pomocy Knsolidacji Do czego można wykorzystać Budżet w THTG Integrator? Budżet w THTG Integrator można wykorzystać m.in. do: zapisu wydatków i wpływów dla spółek celowych , zapisu wydatków i wpływów dla konkretnych inwestycji , zestawienia całkowitych kosztów ponoszonych przez firmę w ramach wszystkich inwestycji z rozbiciem na poszczególne koszty (w takim przypadku ważne jest, aby numery kosztów w poszczególnych budżetach były takie same ). Jak wypełnić arkusz? Poniżej znajduje się opis kolumn wraz z informacją, jak należy je uzupełnić. A. Nazwa spółki Pole zawierające nazwę spółki, do której przypisany jest numer kosztu. Nazwa musi być identyczna jak w systemie THTG Integrator – uwzględniając wszystkie znaki oraz wielkość liter. B. Inwestycje Nazwy inwestycji rozdzielone przecinkiem , dla których numer konta powinien być dostępny. Nazwy muszą być zgodne z nazwami wcześniej wprowadzonymi w THTG Integrator . Jeżeli konto ma być dostępne we wszystkich inwestycjach , pole należy pozostawić puste . C. Numer konta Ciąg cyfr zgodny z planem kont w programie księgowym . D. Nazwa konta Nazwa konta precyzyjnie określająca, jakiego wydatku lub wpływu dotyczy dane konto . Powinna być zgodna z nazwą w planie kont programu księgowego. E. Występowanie W THTG Integrator dany koszt może występować w: Budżecie – obejmuje wszystkie wydatki i wpływy inwestycji, Harmonogramie finansowym – obejmuje tylko część budowlaną i zawiera jedynie wydatki. Wpisujemy jedną z wartości: Budżet Harmonogram finansowy F. Rola Możliwe wartości: Kategoria Element Kategoria jest nadrzędna wobec Elementu . Przykład: Kategoria: Roboty ziemne Elementy: Usługa koparką , Wywóz ziemi Kategorie z Harmonogramu finansowego mogą być wyświetlane w Budżecie jako Elementy . Zgodnie z logiką systemu, podczas wyświetlania kategorii z Harmonogramu finansowego w Budżecie są one traktowane jako Elementy tej kategorii . G. Typ Wybieramy jedną z opcji: Wydatek Wpływ H. Wliczany do sumy w kategorii Określa, czy dana pozycja ma być uwzględniana w sumie kategorii. T – pozycja jest wliczana do sumy N – pozycja ma charakter informacyjny i nie wpływa na wartości w Budżecie lub Harmonogramie I. Ręczne wpisywanie wyników System pozwala na dwa sposoby wprowadzania danych: ręczne – przez edycję w Budżecie → wpisujemy T automatyczne – poprzez integrację z EOD i fakturami → wpisujemy N J. Kategorie z harmonogramu finansowego W tej kolumnie wpisujemy numery kont kategorii z Harmonogramu finansowego , które mają być wyświetlane w Budżecie jako jego Elementy . Numery kont wpisujemy w tym samym wierszu co kategoria Budżetu , w której mają się pojawić. Numery należy: skopiować z kolumny C wpisać po przecinku Weryfikacja poprawności przekazanych danych Przed przekazaniem pliku upewnij się, że: wszystkie pola w kolumnach A–I są wypełnione (z wyjątkiem kolumn B i J , jeśli nie są wymagane), nazwa spółki jest zgodna z nazwą w systemie THTG Integrator , numery kont są zgodne z planem kont w programie księgowym, kolumna Nazwa konta jest wypełniona, kolumna Występowanie zawiera jedną z wartości: Budżet Harmonogram finansowy kolumna Rola zawiera: Kategoria Element każdy numer konta ma tylko jeden typ: Wydatek Wpływ kolumny Wliczany do sumy kategorii oraz Ręczne wpisywanie wyników zawierają wartości: T N kolumna Kategorie z harmonogramu finansowego jest wypełniona tylko dla kategorii Budżetu , plik zapisany jest w formacie .xlsx . Przykłady poprawnie wypełnionego pliku Jedna spółka w całej firmie, numery systemowe kosztów spójne dla wszystkich inwestycji. Kolorem oznaczony został procent. Numery projektów (identyfikatory inwestycji) domyślnie wyświetlają się na początku numeru konta. Jeśli mają się one wyświetlać w innym miejscu, wstawiamy znak “%” do jego oznaczenia. Dla poniższego przykładu numer konta dla inwestycji o identyfikatorze ZLA będzie wyglądał następująco: 080-ZLA-1. Jeśli nie wstawimy procenta: ZLA080-2. Jeśli uzupełnimy kolumnę Inwestycje to numery kont zostaną przypisane tylko do konkretnej inwestycji. Będą one niedostępne dla pozostałych. Ponadto nie wpisaliśmy “%” w Numerze konta, więc w tym wypadku Numer projektowy pojawi się na początku np. ZLA080-2. Pobierz arkusz Link do arkusza do importu numerów systemowych kosztów: numery_sytemowe_kosztów_v1_2.xlsx Oddziały - kategorie w ustawieniach Poniżej link do importu kategorii oddziałów w ustawieniach: oddziały_-_kategoria_w_ustawieniach.xlsx Oferty i umowy - kategoria w ustawieniach Poniżej link do określenia kategorii dla ofert i umów w ustawieniach: oferty_i_umowy_-_kategoria_w_ustawieniach.xlsx Produkty - kategorie w ustawieniach Poniżej link do określenia kategorii produktów w ustawieniach: produkty_-_kategoria_w_ustawieniach.xlsx Realizatorzy Poniżej link do importu danych realizatorów: realizatorzy.xlsx Reklamacje, Zmiany lokatorskie i Słownik elementów zmian lokatorskich Arkusz do importu Reklamacji, Zmian lokatorskich oraz Słownika elementów zmian lokatorskich poniżej: reklamacje_zmiany_lokatorskie_słownik_zmian.xlsx Role - pracownicy - uprawnienia - kategoria w ustawieniach Poniżej link do określenia roli i uprawnień i pracowników w ustawieniach: role_pracownicy_uprawnienia_-_kategoria_w_ustawieniach.xlsx Spółki - kategorie w ustawieniach Poniżej link do określenia kategorii spółek w ustawieniach: spółki_-_kategoria_w_ustawieniach.xlsx Szablony transz w systemie Poniżej link do importu szablonów transz dla umów w systemie: szablony_transz_w_systemie_.xlsx Integracje Comarch Optima Integracja THTG Integrator z Comarch Optima Słownik Integrator – system THTG Integrator Optima – system księgowy Comarch ERP Optima ThtgEsb – aplikacja integrująca Integrator z Optimą Wstęp Integrator posiada aplikację integracyjną o nazwie ThtgEsb , która umożliwia komunikację z systemem Comarch ERP Optima . Do wymiany danych wykorzystywana jest szyna danych , dzięki czemu serwer z Optimą nie musi być dostępny z zewnątrz . Aplikacja ThtgEsb musi jednak posiadać dostęp do internetu , aby komunikować się z szyną danych. ThtgEsb loguje się do Optimy wykorzystując dostępną licencję użytkownika . Jeżeli liczba dostępnych licencji jest niewystarczająca: ThtgEsb nie będzie mogła zalogować się do Optimy dane nie zostaną wysłane aplikacja będzie ponawiała próbę logowania aż do zwolnienia licencji ⚠️ Uwaga Optima nie zwalnia automatycznie licencji przy bezczynności użytkownika . Licencja zostanie zwolniona dopiero po: zamknięciu programu Optima wylogowaniu użytkownika z systemu Windows Jeżeli zależy nam na wysokiej niezawodności komunikacji, zaleca się wykupienie osobnej licencji dla ThtgEsb . Wymagania Do uruchomienia integracji wymagane są: dostęp do serwera, na którym znajduje się Optima , w celu instalacji ThtgEsb dane logowania użytkownika (login i hasło) lista baz danych, z którymi aplikacja będzie się łączyła testowa wersja bazy danych firmy , aby przeprowadzić testy integracji przed uruchomieniem produkcyjnym ⚠️ Uwaga Integracja nie współpracuje z wersją chmurową Comarch ERP Optima . Możliwości integracji Aplikacja ThtgEsb pozwala na integrację w następujących obszarach. Tworzenie kontrahentów (Integrator → Optima) Po utworzeniu kontrahenta w Integratorze zostaje on automatycznie wysłany do Optimy . Kontrahenci są wysyłani: po utworzeniu lub modyfikacji w sekcji Klient → Kontrahent po utworzeniu i podpisaniu umowy dla klienta Jeżeli umowa zawierana jest dla kilku klientów , w Optimie tworzony jest jeden kontrahent zawierający dane wszystkich klientów . Przed wysłaniem kontrahenta Integrator sprawdza, czy istnieje on już w Optimie. Weryfikacja odbywa się na podstawie: NIP PESEL Jeżeli kontrahent nie zostanie odnaleziony, Integrator utworzy go automatycznie. Zasada tworzenia kodów kontrahentów klienci: K_{id klienta} kontrahenci: KT_{id kontrahenta} Przykłady: K_3123 KT_3121 ⚠️ Uwaga Kontrahenci muszą posiadać uzupełniony NIP lub PESEL , aby uniknąć tworzenia duplikatów. Import kontrahentów (Optima → Integrator) Funkcjonalność umożliwia import kontrahentów z Optimy do Integratora. (sekcja w trakcie zmian) Tworzenie faktur kosztowych i sprzedażowych (Integrator → Optima) Po utworzeniu faktury w Integratorze (w module EOD lub Faktury ) może ona zostać automatycznie wysłana do Optimy . Faktury są przesyłane do rejestru VAT . Aby integracja działała poprawnie, należy skonfigurować: rejestr VAT zakupowy – dla faktur kosztowych rejestr VAT sprzedażowy – dla faktur sprzedażowych Przesyłanie informacji o dekretacji faktur kosztowych ThtgEsb może działać w dwóch trybach. Tryb 1 Elementy dekretacji z EOD są traktowane jako osobne pozycje faktury . Dokument zawiera informacje o kwocie netto i brutto , bez kategorii. Tryb 2 Elementy dekretacji są przesyłane jako osobne pozycje faktury z przypisanymi kategoriami kosztów . System próbuje rozdzielić numery kont, np.: 501-432 zostaje rozdzielone na: 501 → Kategoria 432 → Kategoria2 ⚠️ Uwaga Plan kont w Optimie i Integratorze musi być identyczny . Jeżeli konto nie będzie zgodne, element faktury zostanie wysłany bez przypisanych kategorii . Tworzenie zapisów kasowych i bankowych Integracja działa w dwóch kierunkach: Integrator → Optima ThtgEsb → Optima ThtgEsb posiada integrację z aplikacjami bankowymi: mBank PKO Dzięki temu dane mogą być wysyłane bezpośrednio do: Optimy Integratora Aplikacje bankowe instalowane są na serwerze klienta . Integrator umożliwia również import wyciągów bankowych z wielu banków . Po imporcie w Integratorze mogą one zostać automatycznie przesłane do Optimy. Procedura integracji Proces integracji przebiega w następujących etapach: THTG ustala z klientem zakres integracji. Klient przekazuje dane dostępowe do serwera oraz VPN (jeżeli jest używany). Klient tworzy testową bazę danych na podstawie istniejącej spółki w Optimie. Klient tworzy użytkownika w Optimie dla THTG z dostępem do: bazy testowej baz produkcyjnych THTG instaluje aplikację i testuje integrację na bazie testowej. THTG przeprowadza testy integracji z klientem . Po zakończeniu testów uruchamiana jest integracja dla baz produkcyjnych . Instalacja aplikacji Rozpakuj dostarczone archiwum na serwerze z dostępem do Optimy. Edytuj plik config.json . Wprowadź dane użytkownika oraz konfigurację spółek. Parametry konfiguracji optimaUser – nazwa operatora w Optimie optimaPassword – hasło operatora companies – lista spółek Dla każdej spółki podajemy: name – nazwa firmy w Optimie taxId – NIP spółki accounts – używane przy integracji wyciągów bankowych Przykładowa konfiguracja { "optimaUser": "Adam", "optimaPassword": "pwd", "companies": [ { "name": "Zielona Sp. z o.o.", "taxId": "1234567890", "accounts": [] }, { "name": "Czerwona", "taxId": "2345678901", "accounts": [] } ] } Konfiguracja licencji Domyślnie aplikacja wykorzystuje licencję: Moduł dostępowy (Kasa/Bank) Jeżeli używany jest moduł: Moduł dostępowy (Kasa/Bank Plus) należy zmienić wartość parametru applicationMode z: [ 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 1, 0, 0 ] na [0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 0, 1, 0]. Testowanie konfiguracji W celu weryfikacji poprawności konfiguracji, należy uruchomić aplikację ThtgEsbService.exe z argumentem test, np. .\ThtgEsbService.exe test. W przypadku błędu, aplikacja wyświetli komunikat w konsoli. Jeżeli konfiguracja zawiera błędy, aplikacja wyświetli odpowiedni komunikat w konsoli . Włączenie automatycznej synchronizacji danych W celu uruchomienia automatycznej synchronizacji, należy dodać uruchamianie aplikacji z argumentem invoices do harmonogramu zadań systemu. Zalecana częstotliwość uruchamiania to 5 minut. Poniżej przykład konfiguracji Formularze kontaktowe Integracja formularzy WWW z THTG Integrator THTG Integrator udostępnia API , dzięki któremu zgłoszenia wysyłane przez klientów na stronie internetowej mogą być automatycznie przekazywane do rejestru kontaktów w THTG Integrator . Dokumentacja API jest przekazywana na etapie wdrożenia systemu przez opiekuna wdrożenia . Przekazywanie źródeł dotarcia klienta do THTG Integrator API udostępnia pola umożliwiające przekazanie informacji o źródle dotarcia klienta . Aby dane te były dostępne, konieczna jest odpowiednia obsługa zbierania informacji o źródle ruchu po stronie strony internetowej (WWW) . Zbieranie źródeł dotarcia klienta w WordPress Do zbierania informacji o źródle dotarcia klienta można wykorzystać wtyczkę: HandL UTM Grabber / Tracker W wersji darmowej plugin umożliwia: rejestrowanie parametrów UTM Rejestrowanie źródeł z: Facebook Ads Google Ads wymaga wersji płatnej wtyczki . Po zainstalowaniu i skonfigurowaniu pluginu informacje o źródle klienta są dostępne: w ciastkach (cookies) w shortcode’ach WordPress (wp shortcode) Dane te można następnie przekazać do API THTG Integrator razem z formularzem kontaktowym. Integracja kalendarza z programem Outlook Dzięki tej funkcjonalności możesz wyświetlać w kalendarzu Outlook wszystkie powiadomienia, które znajdują się w kalendarzu THTG Integrator . ⚠️ Uwaga Integracja działa jednokierunkowo – wydarzenia są przekazywane z THTG do programu pocztowego , a zmiany w Outlooku nie są synchronizowane z THTG . Integracja kalendarza z programem Outlook 1. Eksport kalendarza z THTG Wejdź w Menu boczne → Kalendarz . Kliknij Eksportuj . 2. Skopiowanie linku kalendarza Po pojawieniu się okna Eksport kalendarza : Skopiuj wygenerowany link do kalendarza . 3. Dodanie kalendarza w Outlook Otwórz Outlook w przeglądarce. Przejdź do Kalendarza (ikona kalendarza po lewej stronie). W lewym panelu kliknij Dodaj kalendarz . W oknie, które się pojawi, wybierz Subskrybuj z sieci Web / Subscribe from web . Wklej link skopiowany z platformy THTG do kalendarza (np. kończący się na .ics). Nadaj nazwę kalendarzowi. Kliknij Importuj . Kalendarz pojawi się w sekcji Inne kalendarze. 📅 Po wykonaniu tych kroków kalendarz THTG zostanie połączony z kalendarzem Outlook , a wszystkie powiadomienia z systemu będą widoczne w Outlooku. 6.Jak usunąć ten kalendarz Wejdź ponownie do Kalendarza . W lewym panelu znajdź sekcję Inne kalendarze . Najedź myszką na nazwę dodanego kalendarza. Kliknij trzy kropki (…) obok nazwy. Wybierz Usuń . Po usunięciu kalendarz zniknie i przestanie się aktualizować. Integracja z MBank - Konta powiernicze Za pomocą tej funkcjonalności możesz zintegrować swoje konto bankowe z systemem THTG. Integracja z MBank – Konta powiernicze Integracja bezpośrednia Po podpisaniu umowy z MBank na aplikację łączącą zainstaluj aplikację na swoim komputerze. Następnie przekaż do THTG klucz pozwalający na integrację systemu THTG z aplikacją łączącą. Pracownik THTG wykona dalsze kroki w celu integracji. Integracja pośrednia Proszę przesłać do THTG plik MT940 . Następnie pracownik THTG wykona dalsze kroki w celu integracji. Plik powinien zawierać szczegółową informację o kwocie zwolnienia dla każdego konta powierniczego klienta (umowy). Integracja z Ministerstwem Cyfryzacji - ustawa o jawności cen Podstawa prawna Z dniem 11 lipca 2025 r. wchodzi w życie obowiązek publikowania cen mieszkań przez deweloperów na ich stronach internetowych oraz przekazywania tych danych do Ministerstwa Cyfryzacji. Obowiązek ten wynika z nowelizacji ustawy z dnia 21 maja 2025 r. o jawności cen w sektorze mieszkaniowym (Dz. U. z 2025 r. poz. 758) Dla inwestycji, w których sprzedaż rozpocznie się od 11 lipca 2025 r. , obowiązek publikacji cen obowiązuje od dnia rozpoczęcia sprzedaży . Dla inwestycji, których sprzedaż rozpoczęła się przed 11 lipca 2025 r. , obowiązek wchodzi w życie 11 września 2025 r. . Krok 1 – Założenie konta dostawcy danych Pierwszym etapem jest rejestracja konta dostawcy danych na portalu: dane.gov.pl Instrukcja procesu dostępna pod adresem: Instrukcja zakładania profilu dostawcy danych Po rejestracji należy wysłać wiadomość e-mail w celu nadania uprawnień edytora. Wzór wiadomości Do: kontakt@dane.gov.pl Tytuł: Założenie profilu dla dewelopera THTG-BUD Sp. z o. o. Treść: Pełna nazwa dewelopera: THTG-BUD Sp. z o. o. Dane adresowe dewelopera: ul. Poznańska 12, 60-123 Poznań Adres strony internetowej dewelopera: deweloper.thtg.pl Adres poczty elektronicznej dewelopera (ogólny do firmy, np. biuro, sekretariat): biuro@deweloper.pl Numer telefonu (ogólny do firmy, np. biuro, sekretariat): +48 22 122 03 55 Opcjonalnie numer faksu Numer REGON: 123456789 Adres do doręczeń elektronicznych (e-Doręczeń), jeżeli występuje Imiona i nazwiska użytkowników, którym mają zostać nadane uprawnienia edytora: Jan Nowak, Stefan Kowalski Adresy służbowej poczty elektronicznej (imienne w domenie służbowej, na które zostało zarejestrowane konto w portalu): Krok 2 – Konfiguracja integracji po stronie THTG Integrator W trakcie oczekiwania na nadanie uprawnień należy w THTG Integrator : określić, które spółki i inwestycje mają być objęte raportowaniem do Ministerstwa Cyfryzacji, skonfigurować daty rozpoczęcia publikacji historii cen. Ustawienie daty rozpoczęcia publikacji cen dla inwestycji W każdej inwestycji należy przejść do sekcji: Daty w inwestycji → uzupełnić pole Rozpoczęcie udostępniania historii Data ta musi odpowiadać rzeczywistej dacie rozpoczęcia sprzedaży. Zmiany cen dokonane przed tą datą nie będą publikowane . Przypomnienie: Dla inwestycji, których sprzedaż rozpoczęła się przed 11.07.2025 r. , obowiązek raportowania rozpoczyna się 11.09.2025 r. Krok 3 – Udostępnienie danych Poniższy krok wykonaj dla każdej spółki prowadzącej sprzedaż . Jeżeli jedna osoba jest zgłoszonym edytorem w wielu spółkach, może wysłać wiadomość zbiorczą. Generowanie linków W panelu THTG Integrator : Przejdź do Ustawienia → Organizacja → Spółki . Dla każdej spółki, w której prowadzona jest sprzedaż, wygeneruj link do udostępniania historii cen: kliknij „3 kropki” → Udostępnij historię cen inwestycji Skopiuj wygenerowany link. Zgłoszenie linków do portalu dane.gov.pl Wygenerowane linki należy zgłosić do Ministerstwa Cyfryzacji, wysyłając e-mail na adres: kontakt@dane.gov.pl Wzór wiadomości Do: kontakt@dane.gov.pl Tytuł: Wniosek o uruchomienie automatycznego zasilania danych historii cen mieszkań Treść: Imię i nazwisko osoby składającej wniosek: Jan Nowak Adres email edytora lub edytorów: jan.nowak@thtg.pl Nazwa dostawcy: zgodna z utworzoną w portalu dla dewelopera Adres URL określający lokalizację pliku XML: https://lead.thtg.io/api/v1/public/prices/81f9450a-e71a-4811-aa38-ec44c871dafe.xml Częstotliwość aktualizacji danych: codziennie Najczęściej zadawane pytania Jakie dane są wysyłane? Udostępniane są pliki z historią cen na dany dzień . W plikach znajdują się dane o wszystkich typach systemowych z wyjątkiem: Zmiana lokatorska Lokal użytkowy Dane są przekazywane dla produktów w statusach: Dostępny Rezerwacja wstępna Potwierdzona rezerwacja Jeżeli produkt znajduje się w innym statusie: raportowana jest cena z ostatniego dnia , w którym produkt posiadał jeden z powyższych statusów, jeżeli taka cena nie istnieje, pobierana jest pierwsza najstarsza cena . System może nie wysyłać produktów posiadających podpisaną umowę sprzedaży. W tym celu należy zaznaczyć opcję: „Nie wysyłaj produktów z podpisaną umową sprzedaży do Ministerstwa Cyfryzacji”. Zakres udostępnianych danych cena brutto m² – jeżeli istnieje cena promocyjna, udostępniana jest promocyjna, w przeciwnym wypadku cena ofertowa cena całkowita brutto – jeżeli istnieje cena promocyjna, udostępniana jest promocyjna, w przeciwnym wypadku cena ofertowa data zmiany ceny wraz z godziną numer projektowy produktu nazwa typu produktu nazwa inwestycji Jeżeli cena w danym dniu zmieni się kilkukrotnie, w pliku pojawi się kilka rekordów dla danego produktu . Z jakiego dnia dane są wysyłane? Dane generowane są codziennie i pokazują stan na dzień poprzedni . Przykład: 12.07 – w pliku znajdują się najświeższe ceny sprzed 12.07 Czy po uruchomieniu nowej inwestycji muszę ponownie wysyłać link do portalu dane.gov.pl? Nie. Jeżeli link dla danej spółki został już zgłoszony, wystarczy ustawić datę rozpoczęcia udostępniania historii cen w nowej inwestycji . Dane zostaną przekazane automatycznie po tej dacie. Kalendarz Google - integracja Integracja kalendarza Google Aby dodać kalendarz THTG do swojego kalendarza Google, wykonaj poniższe kroki: Wejdź w zakładkę Kalendarz w systemie THTG . Wyeksportuj kalendarz przyciskiem „Eksportuj” . Wejdź do Kalendarza Google i znajdź opcję dodania nowego kalendarza. Wybierz pozycję „Dodaj z adresu URL” . Wklej link skopiowany z systemu THTG i połącz go, klikając przycisk „Dodaj kalendarz” . Symfonia THTG API Instalacja na IIS Wymagania Zainstalowany IIS ASP.NET Core Hosting Bundle Instalacja aplikacji Wypakuj odpowiednią wersję aplikacji. Utwórz plik appsettings.local.json na podstawie appsettings.json . Uzupełnij plik danymi, np.: { "Databases": [ { "Name": "demo", "Server": "SERVERSQL", "Database": "BAZA_THTG", "User": "THTG", "Password": "THTG2" } ], "ApiKey": "2Tr5RsPkTGKAxC" } Opis pól Name – przyjazna nazwa bazy (należy ją przekazać do THTG) Server – nazwa lub adres serwera bazy danych SQL Database – nazwa bazy danych spółki User – nazwa użytkownika Symfonii Password – hasło użytkownika Symfonii ApiKey – klucz autoryzacyjny (należy go przekazać do THTG) Przejdź do Menedżera IIS . Dodaj nową witrynę, przechodząc do: Uzupełnij dane witryny Wejdż w pulę aplikacji, zaznacz aplikację i wybierz Ustawienia zaawansowane W sekcji Ogólne zmień Włącz aplikacje 32-bitowe z False na True Zrestartuj pulę i aplikację Po uruchomieniu należy przekazać THTG następujące informacje: Adres, na któym została uruchomiona aplikacja Przyjazne nazwy baz dla każdej zintegrowanej spółki Klucz autoryzacyjny Pliki do pobrania ThtgSymfonia 1.7.0 (dla Symfonia 2026.3 ) : ThtgSymfonia170.zip ThtgSymfoniaErp 1.7.0 (dla Symfonia ERP 2026.3 ) : ThtgSymfoniaErp170.zip Optima THTG API Instalacja na IIS Wymagania Zainstalowany IIS ASP.NET Core Hosting Bundle (dla .NET 10.0) Instalacja aplikacji Wypakuj odpowiednią wersję aplikacji. Utwórz plik appsettings.local.json na podstawie appsettings.json . Uzupełnij plik danymi, np.: { "ApiKey": "change-me", "User": "ADMIN", "Password": "PWD" } Opis pól User – nazwa użytkownika Optimy Password – hasło użytkownika Optimy ApiKey – klucz autoryzacyjny (należy go przekazać do THTG) Przejdź do Menedżera IIS . Dodaj nową witrynę, przechodząc do: Uzupełnij dane witryny Po uruchomieniu należy przekazać THTG następujące informacje: Adres, na któym została uruchomiona aplikacja Przyjazne nazwy baz dla każdej zintegrowanej spółki Klucz autoryzacyjny Pliki do pobrania ThtgOptima 1.0.11 (dla Comarch ERP Optima 2026.5.1 lub nowszej ): THTG-Optima-v1.0.11.zip Symfonia WebAPI Słownik Integrator – system Integrator THTG Symfonia – system księgowy Symfonia WebAPI – usługa stworzona przez Symfonię, pozwalająca na integrację systemów zewnętrznych z systemem księgowym Symfonia. Link do opisu WebAPI: https://symfonia.pl/oprogramowanie/web-api Wstęp WebAPI jest modułem dodatkowo płatnym. W przypadku posiadania wielu spółek wymagane jest uruchomienie wielu instancji WebAPI . Instrukcja instalacji usługi: https://pomoc.symfonia.pl/Help/api/webapi/2022/123205 Przykład konfiguracji Wymagania uruchomiona usługa WebAPI link do publicznego adresu, za pomocą którego Integrator będzie komunikował się z WebAPI token autoryzacyjny nazwa spółki, której dotyczy konfiguracja Możliwości integracji Integrator posiada następujące możliwości integracji z systemem Symfonia . Tworzenie kontrahentów [Integrator → Symfonia] Po utworzeniu kontrahenta w Integratorze jest on automatycznie wysyłany do Symfonii . Kontrahenci wysyłani są: po ich utworzeniu lub modyfikacji w sekcji Klient → Kontrahent po utworzeniu i podpisaniu umowy dla klienta lub klientów W przypadku umowy dla wielu klientów tworzony jest jeden kontrahent w Symfonii , który zawiera dane wszystkich klientów. Tworzenie faktur kosztowych i sprzedażowych [Integrator → Symfonia] Po utworzeniu faktury w Integratorze w module EOD lub w module Faktur , może ona zostać automatycznie wysłana do Symfonii do odpowiedniej sekcji systemu. Faktury są zadekretowane zgodnie z konfiguracją w Integratorze . Do Symfonii nie są wysyłane pliki PDF faktur . Procedura integracji THTG ustala z klientem zakres integracji. Klient instaluje WebAPI i przekazuje THTG dane do bazy testowej utworzonej na podstawie bazy istniejącej . THTG wewnętrznie testuje integrację. THTG testuje integrację wspólnie z klientem. Klient konfiguruje WebAPI dla pozostałych baz i przekazuje dane do THTG. THTG uzupełnia konfigurację w Integratorze i uruchamia integrację. Instrukcja konfiguracji importu faktur XML z programu THTG do Comarch ERP Optima (w Chmurze) 1. Cel konfiguracji Celem konfiguracji jest umożliwienie przesyłania faktur z programu THTG do Comarch ERP Optima przy pomocy plików XML z wykorzystaniem mechanizmu Pracy Rozproszonej . Schemat działania integracji: Program THTG generuje plik XML z fakturą . Plik zapisywany jest w ustalonym katalogu wymiany . Comarch ERP Optima importuje plik XML . W systemie tworzony jest dokument handlowy (np. faktura sprzedaży) . 2. Włączenie pracy rozproszonej w Optimie Uruchomić Comarch ERP Optima . Przejść do menu: System → Konfiguracja → Firma → Ogólne → Praca rozproszona Włączyć obsługę pracy rozproszonej oraz ustawić tryb wymiany danych XML. Zapisać zmiany. 3. Ustawienie katalogu wymiany plików XML Aby Optima mogła odczytać dokumenty przesyłane z THTG, należy wskazać katalog, w którym będą zapisywane pliki XML. Przejść do: System → Konfiguracja → Stanowisko → Handel → Parametry W polu Katalog importu dokumentów XML wskazać folder, np.: C:\Optima_XML\ Zatwierdzić ustawienia. Od tego momentu pliki XML zapisane w tym katalogu mogą być importowane do systemu. 4. Generowanie pliku XML w programie THTG Program THTG powinien generować pliki XML zgodne z formatem obsługiwanym przez Comarch ERP Optima . Każda wystawiona faktura powinna zostać zapisana jako plik XML, np.: faktura_123.xml Plik powinien zostać zapisany w katalogu wskazanym w konfiguracji Optimy, np.: C:\Optima_XML\ 5. Import faktur XML w Comarch ERP Optima Po zapisaniu pliku XML w katalogu wymiany należy wykonać import dokumentów. Uruchomić Comarch ERP Optima . Przejść do: Narzędzia → Praca rozproszona Wybrać opcję Import . Wskazać plik XML z katalogu wymiany. Zatwierdzić import. Po poprawnym imporcie dokument zostanie dodany do systemu. 6. Weryfikacja poprawności importu Po zakończeniu importu należy sprawdzić, czy dokument został poprawnie utworzony. Dokument można znaleźć w: Handel → Faktury sprzedaży lub Rejestry VAT → Rejestr sprzedaży 7. Wymagania dotyczące danych w pliku XML Aby import przebiegł poprawnie, plik XML musi zawierać m.in.: dane kontrahenta, numer dokumentu, datę wystawienia, pozycje towarowe lub usługowe, ceny netto/brutto, stawki VAT. Jeżeli w bazie danych nie istnieje wskazany kontrahent lub towar, Optima może utworzyć je automatycznie (jeśli konfiguracja na to pozwala). 8. Najczęstsze problemy Brak możliwości importu pliku XML Przyczyną może być: niepoprawna struktura pliku XML, brak wymaganych danych, niezgodny format dokumentu. Dokument nie pojawia się w systemie Należy sprawdzić: czy plik XML znajduje się w poprawnym katalogu, czy wykonano import w module Praca rozproszona , czy użytkownik pracuje na właściwej bazie danych. 9. Podsumowanie Integracja programu THTG z Comarch ERP Optima polega na wymianie danych poprzez pliki XML w mechanizmie Pracy Rozproszonej . Proces obejmuje: konfigurację pracy rozproszonej w Optimie, wskazanie katalogu wymiany plików XML, generowanie plików XML w programie THTG, import dokumentów XML do systemu Optima. Po poprawnej konfiguracji możliwe jest regularne przenoszenie faktur z programu THTG do systemu księgowego. Instrukcja Video Integracje systemów księgowych z THTG Integrator Comarch ERP Optima Architektura integracji Integracja realizowana jest przez aplikację pośredniczącą ThtgEsb , instalowaną na serwerze klienta z dostępem do Optimy. Komunikacja odbywa się przez szynę danych THTG, dzięki czemu serwer z Optimą nie musi być wystawiony do Internetu. ThtgEsb musi jedynie posiadać dostęp do Internetu. THTG Integrator ⇅ Szyna danych ⇅ ThtgEsb ⇅ Comarch ERP Optima Wymagania dostęp do serwera z Optimą, instalacja aplikacji ThtgEsb, login i hasło operatora Optimy, lista baz danych/spółek, testowa baza danych utworzona na podstawie produkcyjnej, wolna licencja użytkownika Optimy dla ThtgEsb. Integracja nie współpracuje z wersją chmurową Comarch ERP Optima. Dane wymagane od klienta dostęp do serwera, dane VPN (jeżeli wykorzystywany), operator Optimy dla THTG, dostęp do bazy testowej i produkcyjnej, konfiguracja spółek: nazwa firmy, NIP, rachunki bankowe (jeżeli wykorzystywane). Zakres integracji Kontrahenci (THTG → Optima) Automatyczne tworzenie kontrahentów: po utworzeniu kontrahenta, po modyfikacji kontrahenta, po podpisaniu umowy. Weryfikacja duplikatów odbywa się na podstawie: NIP, PESEL. Automatyczne generowanie kodów: K_{id klienta} KT_{id kontrahenta} Przykłady: K_3123 KT_3121 Faktury (THTG → Optima) Obsługiwane są: faktury kosztowe, faktury sprzedażowe. Dokumenty przesyłane są bezpośrednio do rejestrów VAT: zakupowego, sprzedażowego. Dekretacja kosztów Tryb 1 elementy dekretacji przesyłane jako osobne pozycje faktury, brak przypisanych kategorii kosztowych. Tryb 2 elementy dekretacji przesyłane jako osobne pozycje faktury, automatyczne przypisywanie kategorii kosztowych na podstawie planu kont. Przykład: 501-432 501 → Kategoria 432 → Kategoria2 Plan kont w Optimie i Integratorze musi być identyczny. W przeciwnym przypadku pozycje zostaną przesłane bez przypisanych kategorii. Operacje bankowe Obsługiwane są: zapisy kasowe, zapisy bankowe, import wyciągów bankowych. Dostępne integracje bankowe: mBank, PKO BP. Procedura wdrożenia Ustalenie zakresu integracji. Przekazanie dostępu do serwera oraz VPN. Utworzenie bazy testowej. Utworzenie operatora Optimy dla THTG. Instalacja ThtgEsb. Testy integracji na bazie testowej. Testy wspólne z klientem. Uruchomienie integracji na środowisku produkcyjnym. Symfonia WebAPI Architektura integracji Integracja wykorzystuje oficjalny moduł Symfonia WebAPI . THTG Integrator ⇅ Symfonia WebAPI ⇅ Symfonia Wymagania uruchomiona usługa WebAPI, publiczny adres usługi WebAPI, token autoryzacyjny, nazwa spółki. Moduł Symfonia WebAPI jest dodatkowo płatny. W przypadku wielu spółek wymagane jest uruchomienie osobnych instancji WebAPI. Dane przekazywane do THTG adres WebAPI, token autoryzacyjny, nazwa spółki. Zakres integracji Kontrahenci (THTG → Symfonia) Automatyczne tworzenie kontrahentów: po utworzeniu kontrahenta, po modyfikacji kontrahenta, po podpisaniu umowy. Dla umów obejmujących wielu klientów tworzony jest jeden kontrahent zawierający dane wszystkich klientów. Faktury (THTG → Symfonia) Obsługiwane są: faktury kosztowe, faktury sprzedażowe. Źródła dokumentów: moduł EOD, moduł Faktury. Faktury są dekretowane zgodnie z konfiguracją Integratora. Do Symfonii nie są przesyłane pliki PDF faktur. Procedura wdrożenia Ustalenie zakresu integracji. Instalacja i konfiguracja WebAPI. Utworzenie bazy testowej. Testy integracji po stronie THTG. Testy wspólne z klientem. Konfiguracja pozostałych baz. Uruchomienie integracji produkcyjnej. Symfonia THTG API Architektura integracji Rozwiązanie wykorzystuje dedykowane API przygotowane przez THTG i instalowane na serwerze klienta. THTG Integrator ⇅ HTTPS Symfonia THTG API ⇅ SQL Server ⇅ Symfonia Wymagania IIS, ASP.NET Core Hosting Bundle, dostęp do bazy danych Symfonii. Konfiguracja Konfiguracja realizowana jest poprzez plik appsettings.local.json . Przykład: { "Databases": [ { "Name": "demo", "Server": "SERVERSQL", "Database": "BAZA_THTG", "User": "THTG", "Password": "THTG2" } ], "ApiKey": "2Tr5RsPkTGKAxC" } Opis parametrów Parametr Opis Name Przyjazna nazwa bazy przekazywana do THTG Server Nazwa lub adres serwera SQL Database Nazwa bazy danych spółki User Użytkownik Symfonii Password Hasło użytkownika Symfonii ApiKey Klucz autoryzacyjny przekazywany do THTG Dane przekazywane do THTG Po uruchomieniu aplikacji klient przekazuje: adres aplikacji, przyjazne nazwy baz dla każdej spółki, klucz autoryzacyjny API. Charakterystyka rozwiązania W porównaniu do Symfonia WebAPI: nie wymaga zakupu modułu Symfonia WebAPI, wykorzystuje dedykowane API THTG, umożliwia obsługę wielu spółek w ramach jednej instalacji, komunikacja realizowana jest przez HTTPS. Porównanie rozwiązań Obszar Comarch ERP Optima Symfonia WebAPI Symfonia THTG API Komponent integracyjny ThtgEsb Symfonia WebAPI Symfonia THTG API Dostęp do Internetu ThtgEsb WebAPI IIS / API Dodatkowa licencja Zalecana osobna licencja operatora Płatny moduł WebAPI Brak modułu WebAPI Kontrahenci Tak Tak Tak Faktury sprzedażowe Tak Tak Tak Faktury kosztowe Tak Tak Tak Dekretacja Tak Tak Tak Operacje bankowe Tak Brak w dokumentacji Brak w dokumentacji Obsługa wielu spółek Tak Osobna instancja WebAPI dla każdej spółki Tak Wersja chmurowa Nieobsługiwana Zależna od środowiska Symfonii Zależna od środowiska klienta Publiczny adres wymagany Nie Tak Tak Konfiguracja Systemu Dodanie konta Gmail do systemu. Konfiguracja konta pocztowego Google (Gmail) Poniżej znajduje się instrukcja konfiguracji konta pocztowego Google (Gmail) w systemie THTG , obejmująca: ustawienia SMTP włączenie weryfikacji dwuetapowej utworzenie hasła aplikacji (App Password) Punkt 1 – Dodanie konta Gmail do systemu Zaloguj się do panelu THTG . Z menu bocznego wybierz Ustawienia . Kliknij Wysyłka wiadomości . Przejdź do sekcji Konta poczty wychodzącej . Kliknij Dodaj konto . Uzupełnienie danych konta W nowym oknie należy wprowadzić następujące dane: Email – adres e-mail konta Google Login – adres e-mail konta Google Hasło – hasło aplikacji (patrz Punkt 3 – tworzenie hasła aplikacji) Nazwa hosta – smtp.gmail.com Port – 465 Metoda szyfrowania – SSL Metoda uwierzytelniania – SMTP Po uzupełnieniu danych kliknij Zapisz . Uwaga Aby konto Gmail działało poprawnie w systemie THTG, należy wygenerować hasło aplikacji (App Password) . Do jego utworzenia wymagane jest wcześniejsze włączenie weryfikacji dwuetapowej na koncie Google. Punkt 2 – Aktywacja weryfikacji dwuetapowej w Google Zaloguj się na konto Google: https://www.google.com/ Kliknij Zarządzaj kontem Google . Przejdź do sekcji: Bezpieczeństwo Weryfikacja dwuetapowa Kliknij Włącz weryfikację dwuetapową . System poprosi o podanie numeru telefonu. Wprowadź numer w formacie: +48 XXX XXX XXX, a następnie klikamy Dalej . Kod weryfikacyjny zostanie przesłany SMS-em na podany numer telefonu. Należy wprowadzić kod, a następnie kliknąć „Zweryfikuj” . Następnie system poinformuje o prawidłowym uruchomieniu weryfikacji dwuetapowej . Na tym etapie możemy przejść do punktu 3 , w celu wygenerowania hasła aplikacji (App Password) . Punkt 3 – Tworzenie oraz wprowadzanie hasła aplikacji (App Password) Jeśli chcesz korzystać z konta Gmail w systemie, musisz utworzyć hasło aplikacji , ponieważ Google nie pozwala na używanie zwykłego hasła w aplikacjach zewnętrznych. Jak utworzyć hasło aplikacji Przechodzimy na stronę https://support.google.com/accounts/answer/185833?hl=pl Następnie ‘Utwórz hasła do aplikacji i zarządzaj nimi' W następnym widoku : Wpisujemy nazwę aplikacji: THTG Klikamy ‘Utwórz’ Hasło aplikacji generuje sie w formacie 16-cyfrowego kodu. Skopiuj wygenerowane hasło i użyj go w konfiguracji SMTP wpisując w pole ‘Hasło’: UWAGA : Hasło aplikacji generuje się w formacie 16-cyfrowego kodu zapisanego ze spacją np: XXXX XXXX XXXX XXXX , podczas dodawania konta Google w systemie THTG ,hasło aplikacji wprowadzamy BEZ SPECJI! Poprawnie wprowadzone hasło: XXXXXXXXXXXXXXXX Po wykonaniu powyższych kroków konto Gmail będzie poprawnie skonfigurowane do wysyłania e-maili za pomocą SMTP w systemie. Konfiguracja numeracji umów Numeracja umów Dostępne zmienne Identyfikator umowy Użyj identyfikatora z karty inwestycji: {code} . Numer umowy Następny, rosnący numer umowy: {number} Przedrostek i przyrostek {prefix} – przedrostek numeru, np. PRJ {suffix} – przyrostek numeru, np. 2024 Data Dzień: {day} Miesiąc: {month} Rok: {year} Informacje o budynku i mieszkaniu Budynek z głównego (pierwszego w umowie) produktu: {building} Numer mieszkania z głównego (pierwszego w umowie) produktu: {apartment} Inicjały pracownika Inicjały pracownika przygotowującego umowę: {initials} Przykłady numeracji umowy Przykład z inicjałami pracownika Załóżmy, że mamy następujące dane: Identyfikator z karty inwestycji: INV123 Następny numer: 001 Data: 16 października 2024 Budynek: B1 Numer mieszkania: A101 Inicjały pracownika: JK Numer umowy może wyglądać następująco: INV123/001/16/10/2024/B1/A101/JK Wzór: {code}/{number}/{day}/{month}/{year}/{building}/{apartment}/{initials} Przykład z przedrostkiem Załóżmy, że mamy następujące dane: Przedrostek: PRJ Identyfikator z karty inwestycji: INV789 Następny numer: 003 Data: 16 października 2024 Budynek: B3 Numer mieszkania: A303 Inicjały pracownika: CD Numer umowy może wyglądać następująco: PRJ-INV789-003/2024/10/16/B3/A303/CD Wzór: {prefix}-{code}-{number}/{year}/{month}/{day}/{building}/{apartment}/{initials} Przykład z innym wzorem Załóżmy, że mamy następujące dane: Identyfikator z karty inwestycji: INV101 Następny numer: 004 Data: 16 października 2024 Budynek: B4 Numer mieszkania: A404 Inicjały pracownika: EF Numer umowy może wyglądać następująco: INV101/2024/10/004-B4-A404-EF Wzór: {code}/{year}/{month}/{number}-{building}-{apartment}-{initials} Konfiguracja powiadomień dla rejestru kontaktów W THTG Integrator do rejestru kontaktów trafiają nowe wpisy, które mogą zostać: przekształcone w lead (szansę sprzedażową) , przypięte do już istniejącej szansy sprzedażowej . Aby pracownik nie musiał stale sprawdzać widgetu Rejestru kontaktów na pulpicie w oczekiwaniu na nowe zapytania, platforma THTG posiada mechanizm powiadomień. Mechanizm ten: informuje o utworzeniu nowego zapytania , przypomina o konieczności jego podjęcia , w przypadku braku reakcji powiadamia osobę zarządzającą , że zapytanie nie zostało przejęte w określonym czasie. Jak skonfigurować ustawienia powiadomień dla rejestru kontaktów Krok 1 – Przejście do konfiguracji Z menu bocznego wybierz Ustawienia . Następnie przejdź do sekcji: Użytkownicy → Konfiguracja rejestru kontaktów Następnie kliknij w przycisk Zarządzaj konfiguracją . Konfiguracja powiadomień Po wybraniu opcji Zarządzaj konfiguracją pojawi się ekran umożliwiający uzupełnienie ustawień. W sekcji Konfiguracja powiadomień należy uzupełnić następujące pola. Automatyczne przydzielanie zapytań ofertowych dla pracownika Po włączeniu tej opcji system automatycznie rozdziela nowe zgłoszenia pomiędzy uprawnionych pracowników. Jeżeli opcja jest wyłączona, wpisy w rejestrze kontaktów będą musiały być ręcznie przydzielane przez uprawnioną osobę . Pracownicy uprawnieni do automatycznego otrzymania zgłoszeń Lista pracowników, którzy będą automatycznie otrzymywać zapytania pojawiające się w rejestrze kontaktów zgodnie z konfiguracją inwestycji lub oddziałów . Na przykładzie konfiguracji przedstawionej na poniższym zdjęciu: Wszystkie zapytania pochodzące z rejestru kontaktów oddziału „Main Branch” , które nie mają przypisanej inwestycji, będą automatycznie przydzielane naprzemiennie do Pana Tomasza oraz Pana Marcina. Zapytania z przypisaną inwestycją „Ursynów #22” będą automatycznie kierowane do Pana Tomasza . Zapytania z przypisaną inwestycją „Kwartalna inwestycja” będą automatycznie kierowane do Pana Marcina . Jeżeli w konfiguracji użytkownika Pana Tomasza w polu „Ignorowane inwestycje” zostanie dodana pozycja „Kwartalna inwestycja”, wówczas zapytania dotyczące tej inwestycji nie będą do niego przypisywane. Dzięki temu zostaną one przekazane wyłącznie do użytkowników, którzy nie mają tej inwestycji na liście ignorowanych. Zapytanie od istniejacego klienta w systemie trafia do jego opiekuna pomiając kolekę. Używaj algorytmu przydzielania zapytań z rejestru kontaktów z wyrównianiem do inwestycji Uruchamia mechanizm automatycznego przydzielania zapytań wpadających do rejestru kontaktów do pracowników skonfigurowanych w liście poniżej. Po włączeniu tej funkcjonalności oraz zapisaniu, należy odświeżyć stronę Ctrl+F5 . Konfiguracja rejestru kontaktów zostanie uproszczona. Dla każdej inwestycji będzie można bezpośrednio wskazać sprzedawców, do których mają trafiać zapytania pochodzące z rejestru kontaktów dotyczące danej inwestycji. System automatycznie zarządza dystrybucją zapytań pomiędzy przypisanych sprzedawców. Zastosowany algorytm dba o równomierny podział leadów , dzięki czemu po pewnym czasie każdy sprzedawca otrzyma zbliżoną liczbę zapytań z inwestycji , do której został przypisany. Na podstawie konfiguracji przedstawionej na poniższym zdjęciu: wszyscy wskazani sprzedawcy będą otrzymywali porównywalną liczbę zapytań z inwestycji „Etap 1” (np. po 2 zapytania na osobę), jednocześnie wszyscy przypisani sprzedawcy będą otrzymywali porównywalną liczbę zapytań z inwestycji „Etap 2” (np. po 3 zapytania na osobę). Dzięki temu obciążenie pracą jest rozdzielane równomiernie, a liczba obsługiwanych zapytań dla każdej inwestycji pozostaje zbilansowana pomiędzy przypisanymi sprzedawcami. Pod czas urlopu pracownika pomijaj go w kolejce rejestru kontaktów Gdy pracownik jest na urlopie, zapytania od klientów, nie trafią do niego, ani jego zastępcy. To ustawienie ma większy priorytet niż ustawienie "Podczas urlopu pracownika przekazuj zapytania klientów do jego zastępcy." Jeśli ustawienie jest włączone, a pracownik jest na urlopie, zapytania od klientów nie trafią ani do niego, ani do jego zastępcy. Zablokowani pracownicy są zawsze pomijani. Pod czas urlopu pracownika przekazuj zapytania klientów do jego zastępcy Gdy pracownik jest na urlopie, zapytania od klientów, trafiające do kolejki mogą zostać przypisane do jego zastępcy. Zablokowani pracownicy są zawsze pomijani. Pracownik domyślny Pracownik, który otrzyma zapytanie w sytuacji, gdy nie będzie możliwe przypisanie pracownika na podstawie konfiguracji pracowników uprawnionych . Interwał między powiadomieniami Czas w minutach pomiędzy wysłaniem kolejnego powiadomienia dotyczącego tego samego wpisu w rejestrze kontaktów . Próg eskalacji Liczba powiadomień, po których menadżer zostanie poinformowany , że wpis w rejestrze kontaktów nie został przejęty. Maksymalna ilość powiadomień Liczba powiadomień, po których system przestanie wysyłać kolejne przypomnienia do pracownika przypisanego do zapytania. Menadżer Pracownik, który zostanie powiadomiony w przypadku przekroczenia progu eskalacji . Godziny wysyłania powiadomień Dla każdego dnia tygodnia należy wskazać przedział godzinowy , w którym będą wysyłane przypomnienia. Brak wskazanych godzin oznacza brak wysyłania przypomnień w tym czasie . Konfiguracja powiadomień dla konkretnego użytkownika Każdy użytkownik platformy THTG może wskazać kanał, którym będzie otrzymywał powiadomienia z wybranych obszarów systemu. Krok 1 – Przejście do ustawień profilu Pracownik powinien przejść do: Ustawienia profilu [1] Krok 2 – Ustawienia powiadomień Następnie należy otworzyć sekcję: Ustawienia powiadomień [2] W tym miejscu użytkownik może określić sposób otrzymywania powiadomień dla wybranych zdarzeń w systemie. Typy powiadomień E-mail Pracownik otrzyma wiadomość e-mail na swoją skrzynkę pocztową z informacją o powiadomieniu. Powiadomienie Pracownikowi zostanie wyświetlone powiadomienie bezpośrednio w systemie . Rodzaje powiadomień Przypisanie do mnie zapytania w rejestrze kontaktów Pracownik otrzyma powiadomienie w momencie, gdy zapytanie w rejestrze kontaktów zostanie do niego przydzielone. Utworzenie nowego wpisu w rejestrze kontaktów Pracownik otrzyma powiadomienie w momencie, gdy w rejestrze kontaktów pojawi się nowy wpis, niezależnie od tego, kto zostanie do niego przypisany. Brak przejęcia zapytania w rejestrze kontaktów przez sprzedawcę Jeżeli pracownik został wskazany jako Menadżer w konfiguracji rejestru kontaktów , otrzyma powiadomienie w momencie przekroczenia progu eskalacji określonego w konfiguracji powiadomień. Oddziały - tworzenie, edycja i usuwanie. Oddziały w systemie Jednym z pierwszych elementów, które powinno się utworzyć podczas konfiguracji systemu, są oddziały . Ich zdefiniowanie umożliwia: przypisanie pracowników do konkretnych oddziałów , zarządzanie uprawnieniami dla grup pracowników , tworzenie raportów dla wybranych oddziałów . Jak dodać oddział Krok 1 – Przejście do ustawień oddziałów Z menu bocznego wybierz Ustawienia . Przejdź do sekcji: Organizacja → Oddziały Krok 2 – Dodanie nowego oddziału Kliknij przycisk Dodaj oddział . Uzupełnij formularz, który pojawi się na ekranie. Pola oznaczone gwiazdką (*) są obowiązkowe. Krok 3 – Dodatkowe ustawienia Podczas tworzenia oddziału możesz również: dodać logo firmy przypisane do oddziału, dodać szablon wiadomości , który będzie automatycznie dołączany do wiadomości wysyłanych z tego oddziału. Po uzupełnieniu wszystkich pól kliknij Zapisz . Edycja lub usunięcie oddziału Aby wprowadzić zmiany w istniejącym oddziale: Kliknij trzy kropki obok wybranego oddziału. Wybierz jedną z opcji: Edytuj – aby zmienić dane oddziału Usuń – aby usunąć oddział z systemu Dlaczego warto korzystać z oddziałów Dzięki utworzeniu i określeniu oddziałów w firmie system uzyskuje podstawowy podział organizacyjny, który pozwala między innymi na: zbiorcze przypisywanie uprawnień pracownikom , organizację pracy w systemie , generowanie raportów dla określonych oddziałów . Przyłączanie skrzynek pocztowych O365 W platformie THTG istnieje możliwość łatwego podłączenia skrzynek pocztowych poprzez integrację z Microsoft O365 . Dzięki temu można uniknąć zaawansowanej konfiguracji poczty. Krok 1 – Przejście do ustawień poczty Zaloguj się do panelu THTG . Z menu bocznego wybierz Ustawienia . Krok 2 – Otwarcie ustawień poczty przychodzącej Przejdź do sekcji: Konta poczty przychodzącej Krok 3 – Dodanie konta Microsoft Kliknij przycisk: DODAJ KONTO MICROSOFT Krok 4 – Proces połączenia W nowym oknie przejdź przez proces łączenia konta z Microsoft O365 . Uwaga dotycząca autoryzacji W zależności od konfiguracji zabezpieczeń O365 może pojawić się okno z prośbą o autoryzację przez administratora w Państwa firmie . W takiej sytuacji należy: Wprowadzić komentarz do zgłoszenia . Kliknąć przycisk: Zażądaj potwierdzenia Po tym kroku dostaniemy informację, iż należy poczekać na zatwierdzenie. Zalecam jednocześnie samemu jeszcze poinformować osobę odpowiedzialną o zatwierdzenie działania. Rachunki bankowe Opis typów rachunków wraz z ich wykorzystaniem w ramach systemu THTG Integrator Rachunki bankowe w THTG Integrator W systemie THTG Integrator rachunki bankowe występują w trzech miejscach i pełnią różne funkcje. Typy rachunków w systemie Rachunki bankowe inwestycji Zawierają wszystkie rachunki powiązane z daną inwestycją. Mogą: pełnić rolę informacyjną , być powiązane z umowami , pomagać w automatycznym łączeniu wpłat . Rachunki klienta Zawierają rachunki przypisane do konkretnych osób . Pomagają: skojarzyć wpłatę z klientem , identyfikować płatności pochodzące od klientów. Rachunki spółki Zawierają rachunki wykorzystywane podczas wystawiania faktur w systemie . Rachunki bankowe inwestycji Jak przejść do rachunków inwestycji Z menu głównego wybierz Inwestycje . Znajdź inwestycję, która Cię interesuje. Otwórz zakładkę Rachunki bankowe . Z tego poziomu, posiadając odpowiednie uprawnienia, możesz: dodawać rachunki edytować rachunki usuwać rachunki importować rachunki Typy rachunków bankowych inwestycji Powierniczy Rachunek powierniczy to indywidualne konto , na które kupujący mieszkanie wpłaca środki w czasie, gdy inwestycja jest jeszcze w budowie. Często nazywany jest również rachunkiem technicznym . Zastosowanie w THTG Integrator manualne lub automatyczne powiązanie rachunku z umową deweloperską automatyczne opłacanie transz w harmonogramach płatności automatyczne wystawianie faktur zaliczkowych po zwolnieniu środków ROR Rachunek oszczędnościowo-rozliczeniowy . Zastosowanie możliwość automatycznego wystawiania faktur dla umów posiadających ten rachunek RWW Rachunek wyodrębnionych wpływów służy do przechowywania środków: zwolnionych z rachunków powierniczych związanych z obsługą kredytów Zastosowanie automatyczne wystawianie faktur zaliczkowych po zwolnieniu środków z rachunku powierniczego Wpłaty rezerwacyjne Rachunek przeznaczony do przechowywania wpłat rezerwacyjnych przekazywanych przez klientów. Zastosowanie możliwość manualnego powiązania rachunku z więcej niż jedną umową możliwość wyświetlania rachunku w dokumentach , np. harmonogramie płatności Indywidualny rachunek do wpłat Szczególny typ rachunku do wpłat rezerwacyjnych, dla którego dostępnych jest więcej mechanizmów automatyzacji. Zastosowanie manualne przypisanie rachunku do pojedynczej umowy automatyczne dopasowanie rachunku na podstawie ostatnich 7 cyfr numeru konta (po włączeniu odpowiedniej opcji w ustawieniach) OMRP Otwarty mieszkaniowy rachunek powierniczy . Jest to konto zbiorcze dla inwestycji, na które trafiają środki z indywidualnych rachunków powierniczych . Wypłata z tego rachunku jest możliwa dopiero po potwierdzeniu postępu prac przez bank . Zastosowanie rachunek ma charakter informacyjny brak dodatkowych mechanizmów w systemie Inny Typ rachunku agregujący wszystkie rachunki, które nie należą do powyższych kategorii. Zastosowanie możliwość powiązania rachunku z więcej niż jedną umową rachunek może mieć charakter informacyjny Scenariusze wykorzystania rachunków inwestycji 1. Automatyczne przydzielanie rachunków powierniczych do umów Przygotuj plik do importu rachunków bankowych lub wprowadź rachunki ręcznie. Upewnij się, że rachunki mają odpowiednie typy: rachunki klientów → Powierniczy rachunek zbiorczy inwestycji → OMRP rachunki do wpłat rezerwacyjnych → Wpłaty rezerwacyjne Następnie w ustawieniach systemu włącz automatyczne przydzielanie rachunków powierniczych do umów . 2. Indywidualne rozliczanie wpłat rezerwacyjnych W tym scenariuszu rachunki powiernicze i rachunki do wpłat rezerwacyjnych posiadają taką samą końcówkę numeru konta . Konfiguracja: rachunki powiernicze → Powierniczy rachunki rezerwacyjne → Indywidualny rachunek do wpłat W ustawieniach systemu włącz: automatyczne nadawanie rachunków powierniczych automatyczne dodawanie indywidualnych rachunków do wpłat 3. Automatyczne opłacanie harmonogramów transz Możliwe jest automatyczne opłacanie harmonogramów płatności na podstawie importu wyciągów bankowych MT940 . Działanie tej funkcjonalności zależy od banku, z którego pochodzą wyciągi , dlatego w celu uzyskania szczegółów należy skontaktować się z opiekunem systemu . Rachunki bankowe klienta Jak przejść do rachunków klienta Z menu głównego wybierz Kontakty . Przejdź do zakładki Klienci . 3. Znajdź interesującego Cię klienta. 4. Otwórz zakładkę Rachunki bankowe . Z tego poziomu można: dodawać rachunki edytować rachunki usuwać rachunki Zastosowanie rachunków klienta możliwość wyświetlania rachunku na dokumentach generowanych z szablonów możliwość identyfikacji wpłat klienta na podstawie numeru rachunku Rachunki bankowe spółki Jak przejść do rachunków spółki Z menu głównego wybierz Ustawienia . W sekcji Organizacja wybierz Spółki . Znajdź interesującą spółkę. Kliknij trzy kropki i wybierz Edytuj . Przejdź do sekcji Rachunki bankowe . Z tego poziomu można dodawać, edytować i usuwać rachunki powiązane ze spółką. Typy rachunków spółki Rachunek bankowy Dodanie rachunku w tym miejscu powoduje, że będzie on automatycznie podpowiadany podczas wystawiania faktury , gdy: dana spółka zostanie wybrana jako sprzedawca forma płatności będzie ustawiona jako przelew Rachunki te mają charakter informacyjny i nie posiadają dodatkowych mechanizmów w systemie. Rachunek do uruchomień Rachunek wykorzystywany do uruchamiania środków dla spółek celowych . System THTG Integrator wykorzystuje go do: powiązania płatności ze spółką podczas importu płatności . Tworzenie szablonów Szablony dokumentów w THTG – wstęp System THTG pozwala na generowanie wypełnionych dokumentów na podstawie: danych znajdujących się w systemie, szablonu dokumentu. Do tego celu wykorzystywany jest system znaczników znany z AngularJS . W momencie wyboru szablonu do generowania dokumentu system: tworzy dane z systemu w formacie JSON , pobiera szablon dokumentu , przekazuje dane i szablon do aplikacji generującej dokument, aplikacja buduje uzupełniony dokument . Wyświetlanie tekstu Dane można wyświetlać w dokumencie przy użyciu zapisu: {{pole}} gdzie pole jest nazwą klucza z danych JSON. Przykład Dane: { "imie": "Adam" } Szablon: Mam na imię {{imie}}. Wynik: Mam na imię Adam. Parser wyszukuje klucz imie w JSON i wstawia jego wartość. Wyświetlanie danych z zagnieżdżonego JSON Często dane JSON mają strukturę zagnieżdżoną. Dane: { "imie": "Adam", "adres": { "ulica": "Poziomkowa", "miasto": "Poznań" } } Aby odwołać się do zagnieżdżonych danych, należy użyć kropki. Mam na imię {{imie}}. Mieszkam na ulicy {{adres.ulica}} w mieście {{adres.miasto}}. Wynik: Mam na imię Adam. Mieszkam na ulicy Poziomkowa w mieście Poznań. Głębsze zagnieżdżenia Zagnieżdżenia mogą być wielopoziomowe. Dane: { "imie": "Adam", "adres": { "ulica": "Poziomkowa", "miasto": "Poznań", "poczta": { "kod": "61-100", "miasto": "m. Poznań" } } } Szablon Mam na imię {{imie}}. Mieszkam na ulicy {{adres.ulica}} w mieście {{adres.miasto}}, kod pocztowy {{adres.poczta.kod}} poczta {{adres.poczta.miasto}}. Wynik Mam na imię Adam. Mieszkam na ulicy Poziomkowa w mieście Poznań, kod pocztowy 61-100 poczta m. Poznań. Wchodzenie do zagnieżdżenia Aby uniknąć wielokrotnego wpisywania nazwy obiektu, można wejść w jego kontekst. Do tego służy zapis: {{#klucz}} ... {{/}} Przykład Mam na imię {{imie}}. Mieszkam na ulicy {{#adres}}{{ulica}} w mieście {{miasto}}, kod pocztowy {{poczta.kod}} poczta {{poczta.miasto}}{{/}} Po użyciu {{#adres}} parser przechodzi do wnętrza obiektu adres. {{/}} oznacza powrót do wcześniejszego poziomu. Wyszukiwanie kluczy przez parser Jeśli parser nie znajdzie klucza w bieżącym poziomie, zacznie szukać wyżej w strukturze. Dane { "imie": "Adam", "adres": { "ulica": "Poziomkowa" }, "zona": { "imie": "Natalia", "nazwisko": "Nowak" } } Szablon {{#adres}}Mam na imię {{imie}}, mieszkam na ulicy {{ulica}}.{{/}} Wynik Mam na imię Adam, mieszkam na ulicy Poziomkowa. Parser nie przechodzi do innych gałęzi struktury JSON – szuka tylko w górę struktury. Instrukcje warunkowe Instrukcje warunkowe pozwalają wyświetlać treść tylko wtedy, gdy spełniony jest określony warunek. Dane: { "imie": "Adam", "plec": "mezczyzna" } Szablon: {{#plec=='mezczyzna'}}Pan{{/}} {{imie}} Wynik Pan Adam Jeśli warunek nie zostanie spełniony, tekst nie zostanie wyświetlony. Przykład: {{#plec=='kobieta'}}Pani{{/}} {{imie}} Wynik: Adam Złożone warunki Warunki mogą być bardziej rozbudowane, tak jak w JavaScript. Przykład {{#plec=='mezczyzna' && imie=='Adam'}}Ok{{/}} Tekst Ok pojawi się tylko wtedy, gdy: plec = mezczyzna imie = Adam Filtry Filtry pozwalają formatować dane wyświetlane w dokumencie. Formatowanie ceny (currency) Dane: { "price": 10032.23 } Szablon: {{price | currency}} Wynik: 10 032,23 zł Wyświetlanie kwoty bez waluty Szablon: Cena komórki lokatorskiej: {{price | currency:''}} PLN Wynik Cena komórki lokatorskiej: 10 032,23 PLN Wyświetlanie kwoty z własną walutą Szablon: Cena komórki lokatorskiej: {{price | currency:'PLN'}} Wynik: Cena komórki lokatorskiej: 10 032,23 PLN Obsługa klienta Dodawanie sprawy - Nowy Lead Lead w systemie THTG pozwala zarządzać procesem sprzedaży dla konkretnego klienta. Dzięki tej funkcji można kontrolować kolejne etapy obsługi klienta, od pierwszego kontaktu aż do zawarcia umowy. Jak dodać nowy lead? W Menu bocznym przejdź do sekcji Klienci . Następnie wybierz pozycję Leady . Kliknij przycisk Dodaj lead . Uzupełnienie danych sprawy W formularzu należy wprowadzić podstawowe informacje dotyczące sprawy. Nazwa sprawy i klient Wprowadź nazwę sprawy . Wybierz klienta , którego dotyczy lead. Kontrahent Jeśli sprawa dotyczy firmy: Wybierz odpowiedniego kontrahenta z listy. Inwestycja Wybierz inwestycję , której dotyczy sprawa. System umożliwia przypisanie wielu inwestycji do jednego leada , jeżeli proces sprzedaży dotyczy kilku ofert jednocześnie. Pracownik odpowiedzialny Wybierz pracownika , który będzie odpowiedzialny za prowadzenie sprawy. Kliknij Zapisz , aby utworzyć lead. Zarządzanie leadem Po zapisaniu nowy lead pojawi się na liście. Aby przejść do jego szczegółów, kliknij wybraną pozycję na liście leadów. W ramach leada dostępne są następujące funkcje: Wypełnij ankietę Dodaj rozmowę Utwórz ofertę Utwórz rezerwację wstępną Utwórz umowę Oznacz jako fiasko Powody fiaska i jak dodać je do systemu: Fiasko leada i powody fiaska Fiasko leada oznacza zakończenie procesu sprzedaży bez zawarcia umowy. Aby poprawnie analizować przyczyny utraty klientów, system umożliwia definiowanie powodów fiaska . Jak dodać powód fiaska? Przejdź do sekcji Ustawienia w menu bocznym. Wybierz moduł Kontakty . Przejdź do zakładki Powody fiaska leada . Kliknij przycisk Dodaj . Wprowadź nazwę powodu fiaska (np. Cena , Brak kontaktu , Lokalizacja ). Zapisz zmiany. Przykładowe powody fiaska Cena Brak kontaktu z klientem Lokalizacja Brak finansowania Rezygnacja klienta Wybór konkurencji Oznaczenie leada jako fiasko Aby oznaczyć lead jako zakończony niepowodzeniem: Przejdź do szczegółów wybranego leada. Kliknij opcję Oznacz jako fiasko . Wybierz wcześniej zdefiniowany powód fiaska . Zapisz zmiany. Zastosowanie Dzięki oznaczaniu fiaska oraz przypisywaniu jego powodów możesz: analizować najczęstsze przyczyny utraty klientów, optymalizować proces sprzedaży, poprawiać skuteczność działań handlowych. Statusy leada – co oznaczają? Status leada określa etap procesu sprzedaży, na którym znajduje się dana sprawa. Pozwala to monitorować postęp oraz odpowiednio planować dalsze działania. Dostępne statusy Leda Nowy Lead został utworzony. ➡️ Nie podjęto jeszcze kontaktu z klientem. Oferta Klient otrzymał ofertę. ➡️ Trwa jej prezentacja lub omawianie. Oczekujący Sprawa oczekuje na decyzję klienta lub dodatkowe informacje. ➡️ Brak bieżących działań po stronie handlowca. Lead aktywny Lead jest w trakcie obsługi. ➡️ Prowadzona jest komunikacja z klientem (np. rozmowy, spotkania). Wstępnie wybrany lokal Klient wskazał interesującą go ofertę lub lokal. ➡️ Następuje doprecyzowanie szczegółów przed kolejnym etapem. Weryfikacja zdolności kredytowej Trwa sprawdzanie możliwości finansowych klienta. ➡️ Najczęściej we współpracy z doradcą kredytowym. Negocjacje Prowadzone są negocjacje warunków. ➡️ Ustalana jest cena lub inne szczegóły oferty. Rezerwacja wstępna Oferta lub lokal zostały wstępnie zarezerwowane. ➡️ Klient deklaruje chęć zakupu. Umowa Zawarto umowę z klientem. ➡️ Proces sprzedaży został zakończony. Dzięki prawidłowemu ustawianiu statusów możesz szybko określić etap sprzedaży oraz zaplanować kolejne działania. Podsumowanie Utworzenie leada pozwala zarządzać procesem sprzedaży produktów z wybranej inwestycji dla konkretnego klienta. Dzięki temu możliwe jest monitorowanie kolejnych etapów sprzedaży oraz dokumentowanie kontaktu z klientem. FAQ – najczęściej zadawane pytania 1. Czy mogę edytować leada po jego utworzeniu? Tak. Po wejściu w szczegóły leada możesz edytować jego dane, zmieniać status oraz dodawać kolejne działania (np. rozmowy, ofertę). 2. Czy jeden lead może dotyczyć kilku inwestycji? Tak. System umożliwia przypisanie wielu inwestycji do jednego leada. 3. Kiedy zmienić status leada? Status należy aktualizować na bieżąco, zgodnie z etapem procesu sprzedaży (np. po wysłaniu oferty, rozpoczęciu negocjacji, rezerwacji lokalu). Jest to definiowane ustawieniami w systemie. 4. Czy można cofnąć status leada? Tak. Status można zmienić w dowolnym momencie, w zależności od aktualnej sytuacji sprzedażowej. 5. Kiedy oznaczyć lead jako fiasko? Gdy klient rezygnuje, nie ma możliwości finansowania lub brak jest dalszego kontaktu i szans na finalizację sprzedaży. 6. Czy powody fiaska można edytować? Tak. W sekcji Ustawienia → Kontakty → Powody fiaska leada można dodawać, edytować lub dezaktywować powody. 7. Czy oznaczenie fiaska usuwa leada? Nie. Lead pozostaje w systemie i może być wykorzystany do analiz oraz raportów. 8. Czy można ponownie aktywować lead oznaczony jako fiasko? Zależy od konfiguracji systemu, ale standardowo można zmienić status leada i ponownie go aktywować. Słownik pojęć Lead Sprawa sprzedażowa prowadzona dla klienta – od kontaktu do umowy lub fiaska. Status leada Etap procesu sprzedaży (np. Nowy, Oferta, Negocjacje). Fiasko leada Zakończenie sprzedaży bez podpisania umowy. Powód fiaska Przyczyna niepowodzenia sprzedaży (np. cena, brak kontaktu). Klient Osoba lub firma, dla której prowadzony jest lead. Kontrahent Firma powiązana z leadem (B2B). Inwestycja Oferta lub projekt przypisany do leada. Rezerwacja wstępna Wstępna deklaracja zakupu bez podpisanej umowy. Negocjacje Ustalanie warunków sprzedaży. Zdolność kredytowa Ocena możliwości finansowych klienta. Umowa Zakończenie sprzedaży podpisaniem dokumentów. Odbiory - generowanie listy klientów Generowanie listy planowanych odbiorów System THTG umożliwia wygenerowanie raportu planowanych odbiorów dla wybranej inwestycji i określonego przedziału czasowego. Ustawienie planowanej daty odbioru Aby raport mógł zostać wygenerowany, w pierwszej kolejności należy ustawić planowaną datę odbioru w zawartych umowach. Otwórz wybraną umowę w systemie. W górnej części umowy kliknij przycisk Ustaw planowaną datę odbioru . Wprowadź odpowiednią datę odbioru i zapisz zmiany. Po ustawieniu dat odbiorów dla umów można przejść do generowania raportu. Generowanie raportu planowanych odbiorów W Menu bocznym przejdź do sekcji Raporty . Na liście dostępnych raportów znajdź zakładkę Planowane odbiory (w razie potrzeby przewiń listę zakładek u góry ekranu). Kliknij zakładkę Planowane odbiory . System otworzy okno z polami wyboru. Wybór parametrów raportu W formularzu należy: Wybrać odpowiednią inwestycję . Ustawić zakres dat , dla którego raport ma zostać wygenerowany. Kliknąć przycisk Generuj raport . Wynik raportu Po zatwierdzeniu parametrów system wygeneruje raport zawierający listę planowanych odbiorów w wybranym okresie . Raport może zostać wykorzystany do planowania działań związanych z przekazaniem lokali klientom. Odbiór mieszkania - opis procesu Wprowadzenie Poniższa instrukcja opisuje proces dodawania oraz obsługi odbioru mieszkania w systemie THTG . Kolejne kroki prowadzą użytkownika przez utworzenie odbioru, zarządzanie nim oraz wygenerowanie dokumentacji związanej z odbiorem. Dzięki tej instrukcji można w prosty sposób założyć odbiór mieszkania, uzupełnić jego szczegóły oraz zakończyć proces w systemie. 1. Wejście do modułu odbiorów Aby poprawnie dodawać w systemie THTG odbiór mieszkania należy wykonać kilka ważnych kroków. Instrukcja pomoże bezproblemowo założyć Ci w systemie odbiór danego mieszkania. Wchodząc z menu bocznego w zakładkę: „Obsługa klienta” → sekcja „Odbiory” możesz zauważyć pełną listę już utworzonych odbiorów i zarządzać nimi. Jeśli jednak nie ma żadnego rekordu, należy nacisnąć przycisk: „Dodaj odbiór” 2. Dodanie nowego odbioru Po naciśnięciu przycisku dodawania system otworzy okno z odpowiednimi polami do wypełnienia. Należy tutaj: wybrać datę zgłoszenia wybrać domyślny czas odpowiedzi z listy wyboru wybrać typ produktu dodać osobę odbierającą przypisać osobę nadzorującą , jeśli jest to inna osoba (domyślnie podstawia się zalogowana osoba) wybrać podmiot odbioru , czyli nasz produkt Ciekawostka: Numeru odbioru nie musisz wpisywać, ponieważ system wygeneruje go automatycznie na podstawie kolejki z odbiorów. 3. Wyświetlenie odbioru na liście Po utworzeniu odbioru na liście w tabeli pojawi się wypełniony przed chwilą rekord. Aby przejść do jego szczegółów należy kliknąć w rekord odbioru . 4. Zarządzanie odbiorem System przejdzie do odbioru otwierając nową zakładkę w przeglądarce . W tym miejscu możesz zarządzać całym odbiorem, między innymi: dodawać poszczególne usterki dodawać dokładny opis usterek wygenerować gotowy protokół odbioru Opis poszczególnych opcji znajduje się na zrzucie ekranu. 5. Generowanie protokołu odbioru System umożliwia wygenerowanie protokołu odbioru z listy . Protokół jest pobierany z szablonu umieszczonego wcześniej w systemie . Proces wygląda następująco: wybierz odpowiedni szablon dokumentu kliknij „Wygeneruj dokument” System utworzy dokument, automatycznie uzupełniając go danymi z odbioru, a następnie pobierze plik na komputer użytkownika . 6. Zakończenie odbioru mieszkania Po wypełnieniu wszystkich pól oraz zaakceptowaniu odbioru przez klienta można zakończyć proces. Aby to zrobić: kliknij przycisk „Oznacz jako odebrany” wpisz ostateczną datę odbioru kliknij „Zapisz” W ten sposób odbiór mieszkania zostaje zamknięty w systemie . 7. Widok listy usterek W systemie dostępna jest również możliwość podglądu usterek bez wchodzenia w każdy odbiór osobno. System pozwala wyświetlić tabelę z poszczególnymi usterkami , które zostały wpisane w ramach wszystkich odbiorów. Dzięki temu można szybko sprawdzić listę zgłoszonych problemów. 8. Eksport usterek do pliku XLS System umożliwia także wygenerowanie tabeli z wyszczególnioną listą usterek do pliku XLS . Aby wykonać eksport: kliknij zaznaczony przycisk eksportu system wygeneruje plik XLS plik zostanie pobrany na komputer Podsumowanie Proces obsługi odbioru mieszkania w systemie THTG składa się z kilku podstawowych kroków: utworzenia odbioru w sekcji Obsługa klienta → Odbiory uzupełnienia danych odbioru dodania ewentualnych usterek wygenerowania protokołu odbioru oznaczenia odbioru jako zakończonego System umożliwia również szybki podgląd usterek oraz eksport danych do pliku XLS , co ułatwia analizę zgłoszeń i dalszą pracę z dokumentacją. Reklamacja - dodawanie Reklamacja – tworzenie i edycja Wprowadzenie Poniższa instrukcja opisuje proces tworzenia oraz zarządzania reklamacjami w systemie. Dzięki niej można poprawnie dodać nową reklamację, zarządzać usterkami oraz generować dokumenty związane z reklamacją. 1. Dodanie modułu reklamacji Aby skorzystać z tego modułu należy dodać pozycje w zakładce „Obsługa klienta” w menu bocznym. 2. Dodanie nowej reklamacji Należy wejść w zakładkę „Obsługa klienta” z menu bocznego po lewej stronie, następnie w sekcję Reklamacje i klikając przycisk „Dodaj reklamację” otworzyć okno z wyborem opcji. Następnie wypełniamy odpowiednio pola wymagane , aby poprawnie dodać reklamację. Ciekawostka: Numeru reklamacji nie musimy podawać. System sam doda numer, w kolejności według numeracji po zapisaniu nowej usterki. 3. Zarządzanie reklamacją Po utworzeniu reklamacji otworzy się okno, w którym mamy możliwość dodania ważnych spraw podczas realizacji reklamacji. Możemy dodać między innymi: każdą usterkę pojedynczo spotkanie z klientem lub realizatorem opis ustaleń wygenerować gotowy protokół 4. Dodawanie usterek Po kliknięciu w „+” w sekcji Usterki system otworzy okno z polami do wypełnienia. Opis pól znajduje się na zrzucie ekranu poniżej. 5. Generowanie protokołu Klikając we wskazane miejsce na pierwszym zrzucie ekranu możemy wygenerować protokół . Dokument będzie zawierał: wszystkie wpisane usterki dane dotyczące produktu dane dotyczące klienta 6. Podgląd usterek w tabeli W panelu „Reklamacje” możemy podejrzeć w tabeli konkretne usterki. Nie wymaga to wchodzenia w każdą reklamację osobno. System podstawia listę usterek w formie tabeli . 7. Powiadomienia mailowe System posiada możliwość dodania w ustawieniach funkcji informowania mailowo o terminach związanych z reklamacjami . Jest to przydatna funkcja w systemie, dzięki której kontrolujemy każdą reklamację założoną w systemie . Podsumowanie Proces obsługi reklamacji w systemie obejmuje: utworzenie reklamacji w sekcji Obsługa klienta → Reklamacje dodanie usterek oraz informacji dotyczących realizacji możliwość generowania protokołów reklamacyjnych szybki podgląd usterek w widoku tabelarycznym opcjonalne powiadomienia mailowe o terminach reklamacji Dzięki temu możliwe jest sprawne zarządzanie reklamacjami oraz kontrolowanie ich przebiegu w systemie. Wykończenie - dodawanie Tworzenie szczegółów wykończenia dla konkretnej umowy Pobierz instrukcję - wykończenie Ujemne zmiany lokatorskie Zmiany lokatorskie Aby na umowie były widoczne wzajemne rozliczenia (np. informacja, że mamy zwrócić klientowi 2 000 zł), należy wykonać dodatkowo poniższe kroki: Utworzyć zmiany lokatorskie o ujemnej wartości : W zmianach lokatorskich zaznaczyć opcję „Wlicz koszty w umowę”, aby koszty zostały uwzględnione w umowie. Dodać ujemną kwotę do harmonogramu płatności w umowie: Wejść w umowę → Edytuj (lub dodać aneks, jeśli umowa jest już podpisana) Na Kroku 6 – Harmonogram płatności kliknąć Edytuj Wskazać, do której transzy dodać koszty zmian lokatorskich Zapisać harmonogram i następnie zapisać umowę (lub aneks) Zwrócić pieniądze klientowi: w umowie na zakładce Płatności klikamy "Dodaj płatność" i wprowadzamy ujemną kwotę. Należy wystawić korektę faktury rozliczeniowej (jeśli już istnieje) lub utworzyć fakturę rozliczeniową . Faktura rozliczeniowa lub jej korekta będą uwzględniać kwotę do zwrotu. 1. Dodawanie faktury rozliczeniowej W menu bocznym kliknij zakładkę Faktury. Następnie w lewym górnym rogu kliknij zakładkę Dodaj fakturę. Otworzy się nowe okno. Korzystając z pola wyboru po prawej stronie nagłówka Faktura wybierz rodzaj faktury Rozliczeniowa. Następnie w przypadku danych umowy istniejących już w systemie kliknij zakładkę Wybierz powiązanie.W oknie Wybierz powiązanie należy wybrać umowę, której dotyczy faktura rozliczeniowa. 2. Dodawanie korrekty do faktury rozliczeniowej W menu bocznym kliknij zakładkę Faktury . Wybierz fakture rozliczeniową, którą trzeba skorygować Klikamy trzy kropki po lewej -> Korrekta Zaznaczamy czego dotyczy faktura - zmian lokatorskich -> Zapisz W umowie na zakładkę płatności sprawdzamy że suma faktur zgadza sie z harmonogramem płatności Wykończenie - konfiguracja Zarządzanie magazynem dostępnych produktów dla wykończeń Konfiguracja - wykończenie Aby poprawnie dodać kategorie i elementy w module wykończeń, należy wejść w: Ustawienia → Moduł budowlany Następnie wybrać interesujące nas ustawienie. Dostępne opcje Kategorie elementów wykończeń Kolekcje elementów wykończeń Kategorie elementów wykończeń Po wejściu w tę sekcję należy dodać odpowiednie nazwy kategorii dostępnych w pakiecie. Kroki: Wpisz nazwę kategorii (Opcjonalnie) wpisz nazwę skróconą Kliknij „Dodaj” System automatycznie doda kategorię do tabeli. Kolekcje elementów wykończeń W tej sekcji dodajemy składowe, które będą widoczne w tworzonym wykończeniu dla danego produktu. Zmiany lokatorskie - Edycja błędnie wliczonego harmonogramu Zmiany lokatorskie - cofanie wliczonej zmiany Aby cofnąć zmianę, należy wykonać poniższe kroki: 1. Przejście do umowy Wejdź w: Menu boczne → zakładka Umowy Wybierz interesującą Cię umowę Po prawej stronie znajduje się tabela z linkiem do zmiany lokatorskiej 2. Cofnięcie wliczenia zmiany Po wejściu w zmianę lokatorską: Kliknij „Cofnij wliczanie kosztów w umowę” Następnie wybierz „Edytuj zmianę lokatorską” 3. Edycja zmiany lokatorskiej Na tym etapie możesz edytować zmianę. Uwaga przy wyborze: Powiązana umowa Zgłaszający Wybór produktu ➡️ W tych polach należy wybrać: mieszkanie lub inny element zawarty w umowie ❗ Ważne: Nie wybieraj produktu „zmiana lokatorska” 4. Weryfikacja zmian Na koniec: Sprawdź, czy koszty w umowie są już prawidłowe W razie potrzeby wykonaj Aneks 5. Problemy i zgłoszenia Jeżeli: Aneks nie jest dostępny ➡️ Zgłoś problem w portalu zgłoszeniowym: portal zgłoszeniowy Zmiany lokatorskie - cofanie wliczania zmian w harmonogram Opis Za pomocą tej instrukcji edytujesz harmonogram płatności w przypadku błędnie wliczonej kwoty w zmianie lokatorskiej. Cofanie zmiany lokatorskiej 1. Przejście do modułu Aby cofnąć zmianę lokatorską: Wejdź w Menu boczne → Obsługa klienta Następnie wybierz zakładkę Zmiany lokatorskie 2. Wybór zmiany Wybierz interesującą Cię zmianę lokatorską z listy 3. Cofnięcie wliczenia kosztów Kliknij opcję „Cofnij wliczanie kosztu w umowę” 4. Potwierdzenie operacji Potwierdź operację ➡️ Spowoduje to: usunięcie zmiany z umowy odliczenie wartości zmiany z harmonogramu płatności ⚠️ Ważna uwaga Zmiana harmonogramu płatności oraz kwoty zmiany lokatorskiej poprzez aneksowanie prowadzi do niepoprawnego działania systemu. Prawidłowa procedura: Cofnij wliczenie zmiany Popraw zmianę Ponownie dołącz ją do umowy Zmiany lokatorskie - dodawanie Opis Jeżeli klient chce dokonać zmiany dotyczącej lokalu (np. przesunięcie ścianki działowej), możesz wprowadzić zmianę lokatorską przypisaną do jego umowy oraz lokalu. Dzięki temu: łatwo dodasz zmianę przekażesz informacje do wykonawcy powiążesz płatność z harmonogramem klienta Jak dodać zmianę lokatorską? 1. Przejście do modułu Wejdź w Menu boczne → Obsługa klienta Wybierz Zmiany lokatorskie Kliknij Dodaj zmianę lokatorską 2. Wybór umowy Wybierz z listy umowę, której dotyczy zmiana W oknie dialogowym kliknij Zapisz 3. Dodanie szczegółów zmiany Na liście pojawi się nowa zmiana Wejdź w nią Kliknij „+” i uzupełnij dane dotyczące zmiany 4. Automatyczne uzupełnianie danych Jeżeli typ zmiany został wcześniej dodany do Słownika : wymagane pola uzupełnią się automatycznie Instrukcja konfiguracji: zmiany_lokatorskie_konfiguracja.pdf 5. Dodawanie załączników Po zapisaniu zmiany możesz dodać pliki (np. zdjęcia, rzuty): Kliknij 3 kropki w polu Zmiany Wybierz Dodaj plik 6. Generowanie dokumentu Jeśli dostępny jest szablon: Kliknij strzałkę przy Podstawowe informacje Wybierz szablon dokumentu Kliknij Wygeneruj dokument 7. Wliczenie kosztów do umowy Jeżeli koszty mają zostać doliczone: Kliknij Wlicz koszty w umowę Dodaj płatność do harmonogramu 8. Dodanie podpisanej umowy Po podpisaniu przez klienta: Kliknij ikonę agrafki Dodaj plik Kliknij Zatwierdź 9. Powiadomienia Podczas zatwierdzania zmiany: Zaznacz pliki do wysyłki Kliknij Zatwierdź ➡️ Odpowiednie osoby otrzymają powiadomienie 10. Podsumowanie Dzięki temu procesowi możesz: przypisać zmianę do umowy i lokalu połączyć ją z harmonogramem płatności przekazać informacje do wszystkich zainteresowanych osób zarządzać dokumentacją w jednym miejscu Zmiany lokatorskie - konfiguracja Opis Aby skonfigurować moduł zmian lokatorskich (dodając nazwę zmiany, jej typ oraz kwotę), należy skorzystać z ustawień systemu. Jak dodać element do słownika zmian lokatorskich? 1. Przejście do ustawień Wejdź w Ustawienia → Moduł budowlany Kliknij Słownik elementów zmian lokatorskich 2. Dodanie nowego elementu Kliknij przycisk „Dodaj element słownika” ➡️ System otworzy okno z formularzem 3. Uzupełnienie danych W formularzu należy podać: nazwę zmiany lokatorskiej typ zmiany kwotę netto kwotę brutto 4. Zapisanie ustawień Kliknij Zapisz ➡️ Element zostanie poprawnie dodany do listy zmian lokatorskich Oferta, rezerwacje i umowy Harmonogram Płatności - tworzenie szablonu. Szablon harmonogramu płatności Opis Każda umowa zawiera harmonogram płatności, zgodnie z którym klient zobowiązany jest do regulowania kolejnych transz za zakupione mieszkanie. Terminy płatności dla konkretnej inwestycji są zazwyczaj ustalone z góry. Aby uniknąć ręcznego wprowadzania danych i ograniczyć błędy, można utworzyć szablon harmonogramu płatności , który automatycznie uzupełni odpowiednie pola. Jak utworzyć szablon harmonogramu płatności? 1. Przejście do ustawień Wejdź w Menu boczne → Ustawienia Przejdź do sekcji Oferty i umowy → Szablon transz 2. Dodanie nowego szablonu Kliknij Dodaj szablon Wypełnij pola w formularzu ❗ Ważne: zaznacz opcję Szablon zbiorczy 3. Definiowanie transz Dla każdej transzy: Określ sposób wyznaczenia daty: konkretny dzień lub liczba dni po wydarzeniu (np. podpisanie umowy deweloperskiej) Jeśli wybierzesz drugą opcję: w polu „Ilość dni po” wpisz liczbę dni od wydarzenia Określ procentową wartość transzy Kliknij Dodaj transzę ⚠️ Ważna uwaga Jeśli płatność ma nastąpić przed wydarzeniem : wpisz wartość ujemną w polu „Ilość dni po” 4. Transza z konkretną datą Jeśli transza ma określoną datę: Wybierz datę Określ jej wartość procentową Dodaj transzę Po dodaniu wszystkich transz kliknij Zapisz Jak dodać szablon transz do umowy? 1. Tworzenie harmonogramu Podczas tworzenia lub edycji umowy: Przejdź do sekcji Harmonogram płatności Kliknij Utwórz nowy harmonogram Następnie wybierz Utwórz na podstawie szablonu 2. Wybór szablonu Z listy rozwijanej wybierz odpowiedni szablon 3. Wpłata rezerwacyjna Zaznacz opcję Wpłata rezerwacyjna ➡️ W harmonogramie pojawi się wpis, ale w podsumowaniu zobaczysz: Pozostało -5000 zł 4. Korekta wartości Odejmij tę kwotę w polu Brutto w Transzy 1 ➡️ W podsumowaniu powinna pojawić się wartość 0 zł 5. Zapis Kliknij Zapisz harmonogram Podsumowanie Zastosowanie szablonów: przyspiesza tworzenie harmonogramów eliminuje błędy ręcznego wprowadzania danych umożliwia wielokrotne wykorzystanie raz przygotowanego schematu Harmonogram płatności - dodawanie szablonu transz do umowy. Jak dodać szablon transz do umowy? 1. Tworzenie harmonogramu W trakcie tworzenia lub edycji umowy: Przejdź do kroku Harmonogram płatności Kliknij Utwórz nowy harmonogram Następnie wybierz Utwórz na podstawie szablonu 2. Wybór szablonu Z rozwijanej listy wybierz odpowiedni szablon transz 3. Wpłata rezerwacyjna Zaznacz opcję Wpłata rezerwacyjna ➡️ W harmonogramie pojawi się odpowiednia pozycja, jednak w podsumowaniu zobaczysz: Pozostało -5000 zł 4. Korekta wartości Aby wyrównać saldo: Odejmij tę kwotę w polu Brutto w Transzy 1 ➡️ W podsumowaniu uzyskasz wartość 0 zł 5. Zapis Kliknij Zapisz harmonogram Podsumowanie Zastosowanie szablonu: przyspiesza tworzenie harmonogramu umożliwia wielokrotne wykorzystanie tego samego schematu minimalizuje ryzyko błędów przy ręcznym wprowadzaniu danych Oferta - tworzenie Tworzenie oferty Opis Aby przygotować ofertę dla klienta, możesz skorzystać z kilku sposobów. System prowadzi użytkownika krok po kroku, umożliwiając szybkie i kompletne przygotowanie oferty dla potencjalnego kupującego. Sposoby tworzenia oferty 1. Tworzenie oferty z poziomu kontaktów Krok 1: Wybór klienta Wejdź w Menu boczne → Kontakty Następnie wybierz zakładkę Klienci Z listy wybierz potencjalnego klienta i kliknij w jego rekord Krok 2: Wybór lub utworzenie leada Jeśli istnieje lead → wybierz go z listy Jeśli nie → kliknij Utwórz nowy lead ➡️ System automatycznie przypisze klienta Kliknij Dalej 2. Tworzenie oferty z poziomu leada Wejdź w istniejącego Leada Kliknij Utwórz ofertę ➡️ System rozpocznie proces tworzenia oferty z przypisanym klientem W razie potrzeby możesz dodać klienta ręcznie Kliknij Dalej Proces tworzenia oferty 1. Wybór produktów W sekcji Wybór produktów kliknij rekord w tabeli Wybierz jeden lub więcej produktów Kliknij Dalej 2. Ustalanie ceny Określ ceny produktów (Opcjonalnie) dodaj rabat Kliknij Dalej 3. Wiadomość do klienta Wpisz wiadomość do klienta ( pole obowiązkowe ) Możesz użyć przycisku Podgląd oferty , aby sprawdzić dokument 4. Zapis i wysyłka Kliknij Zapisz ➡️ System: wyśle ofertę do klienta zapisze ją w zakładce Oferty Gdzie znaleźć ofertę? Po zapisaniu ofertę możesz znaleźć: Kontakty → Lead Oferty Zarządzanie ofertą Możesz: edytować ofertę ( Edytuj ) zmienić produkty dodać kupującego przekształcić ofertę w: rezerwację wstępną umowę Alternatywne sposoby tworzenia oferty 1. Tworzenie oferty przez produkt Wejdź w zakładkę Produkty Wybierz konkretny produkt Kliknij Dodaj ofertę ➡️ System przeprowadzi Cię przez standardowy proces tworzenia 2. Tworzenie oferty z zakładki Oferty Wejdź w zakładkę Oferty Kliknij Dodaj ofertę ➡️ Proces przebiega identycznie jak w pozostałych metodach Podsumowanie Tworzenie oferty: jest szybkie i intuicyjne może być rozpoczęte z różnych miejsc w systemie umożliwia pełne zarządzanie ofertą oraz jej dalsze przekształcenie Oferta - wysyłanie kopii do pracownika lub oddziału System daje możliwość wysyłania kopii oferty do pracownika lub oddziału, tak żeby pracownik lub oddział mieli również dostęp do swoich ofert z poziomu skrzynki pocztowej. Wysyłanie kopii oferty do pracownika Z menu głównego wybierz Ustawienia , a następnie z sekcji Użytkownicy kliknij Pracownicy . Kliknij ⋯ (3 kropki) przy pracowniku, na którego koncie chcesz dokonać zmiany, a następnie wybierz Edytuj . W dolnej części okna: zaznacz pole „Dodaj UDW podczas wysyłania oferty” , wybierz z listy obok adres e-mail Pracownika lub Oddziału . Po dokonaniu zmian kliknij ZAPISZ . Efekt Po wykonaniu tych kroków, za każdym razem gdy pracownik sporządzi i wyśle ofertę, automatycznie zostanie wysłana jej kopia na wskazany adres e-mail. Opis i Grafiki edytowalne w Ofercie Opis oraz 2 grafiki mogą zmieniać się w zależności od inwestycji. Instrukcja pokaże, jak dokonać takiej edycji. Dzięki możliwościom THTG Integrator możemy wygenerować spersonalizowaną ofertę dla każdej inwestycji. Elementami, które odróżniają oferty poszczególnych inwestycji, są opis oraz grafiki . System umożliwia przypisanie 2 grafik do jednej inwestycji . Edycja opisu oraz grafik w inwestycji Krok 1 Kliknij w Menu boczne → Inwestycje . ![](https://pomoc.thtg.io/uploads/images/gallery/2026-04na p/scaled-1680-/5oRjv2tUg0IisWcA-image-1775636171214.png) Krok 2 Przy nazwie inwestycji, którą chcesz edytować: kliknij ⋯ (3 kropki) wybierz Edytuj Krok 3 Używając bocznego paska: przewiń stronę w dół do sekcji Opis Inwestycji w polu tekstowym wpisz treść, która ma pojawić się w ofercie Krok 4 – dodawanie grafik Aby dodać grafikę do oferty: przejdź do sekcji: Logo inwestycji lub Zdjęcie inwestycji kliknij Wybierz plik zaznacz plik na dysku kliknij Otwórz 👉 W obu przypadkach procedura jest taka sama. Krok 5 Po wprowadzeniu zmian kliknij Zapisz . Zalecenia dotyczące grafik Preferowane formaty: PNG lub JPG. Maksymalny rozmiar pojedynczego pliku: 5 MB. Zalecana rozdzielczość: Full HD (1920 × 1080 px) lub wyższa. Nie zaleca się przesyłania grafik mniejszych niż 1200 px szerokości, ponieważ mogą być widoczne pogorszenia jakości w wygenerowanym PDF. Grafiki powinny być dobrej jakości, bez znaków wodnych i nadmiernej kompresji. Logo najlepiej przygotować w formacie PNG z przezroczystym tłem. Oba pliki powinne być jednakowej szerokości/wysokości (na przykład 2000x2831) Uwaga: Wszystkie grafiki są automatycznie skalowane do szablonu oferty. Zachowanie odpowiednich proporcji oraz dobrej jakości plików pozwala uniknąć rozciągnięcia, rozmycia lub przycięcia obrazów w wygenerowanym dokumencie PDF. Aktualizacja danych Edycji opisu i grafik możesz dokonać w dowolnym momencie, np. gdy: pojawią się nowe informacje do uwzględnienia w opisie konieczna będzie zmiana lub aktualizacja grafiki Przygotowywanie szablonu do wysyłki oferty w treści wiadomości Przygotowywanie szablonu do wysyłki oferty w treści wiadomości System umożliwia przygotowanie szablonów wiadomości email , które pozwalają wysyłać ofertę bezpośrednio w treści wiadomości. Dzięki temu możesz zautomatyzować komunikację i personalizować treści dla klientów. Jak dodać szablon? Z menu bocznego wybierz: Ustawienia → Wysyłka wiadomości → Szablony wiadomości email Kliknij Dodaj i uzupełnij formularz: pola obowiązkowe oznaczone są gwiazdką (*) możesz ustawić szablon domyślny treść przygotujesz w edytorze lub przez kod źródłowy (HTML) Po uzupełnieniu wszystkich pól kliknij Zapisz Edycja lub usuwanie szablonu Kliknij ⋯ (3 kropki) obok wybranego szablonu Wybierz: Edytuj – aby wprowadzić zmiany Usuń – aby usunąć szablon Obsługa znaczników (Twig) Szablony obsługują dynamiczne dane dzięki znacznikom Twig. UWAGA: Znaczniki dodane w kodzie źródłowym ( {% code %} , {{ code }} ) nie będą widoczne w edytorze, ale zostaną poprawnie przetworzone. Dostępne obiekty employee – dane pracownika clients – dane klientów elements – elementy oferty investment – inwestycja company – spółka productBundles – pakiety produktów Podstawowe tagi Warunek {% if company.address %} {{ company.address.street }} {{ company.address.buildingNumber }}, {{ company.address.postalCode }} {{ company.address.city }} {% endif %} Pętla {% set produkt = 'DOM' %} {{ produkt }} do (bez wyświetlania) {% do 1 + 2 %} Dostępne filtry escape – znaki specjalne lower / upper capitalize / title length merge number_format format_currency slice filter Dostępne funkcje specificationArea(product: Product, optionName: string) Zwraca powierzchnie z BuiltSpecifications jeśli istnieją, w przeciwnym razie ze Specifications. Wiele wartości scala znakiem / . Przykład: Powierzchnie „Komórka lokatorska”: {{ specificationArea(element.product, 'Komórka lokatorska') }} getCardinalDirection(product: Product) Zwraca kierunki świata dla lokalu (np. „północ, wschód”, „południowy zachód”). Przykład: Ekspozycja: {{ getCardinalDirection(element.product) }} downloadURL(file: File) Funkcja pozwala na pobranie plików załączonych do produktu poprzez generowanie publicznego linku. Przykład: {% for productFile in element.product.files %} {% if productFile.fileType.systemName == 'IMG_PDF' %} Zobacz kartę mieszkania
{% endif %} {% endfor %} footer() Funkcja zwraca zawartość pola stopka z ustawień konta pracownika. Przykład: Przykładowa stopka pracownika Przykładowy wygląd oferty Przykładowe pola – Employee {{ employee.name }} {{ employee.surname }} {{ employee.email }} {{ employee.phone }} Przykładowe pola – Client {{ client.name }} {{ client.surname }} {{ client.displayName }} {{ client.email }} {{ client.phone }} Przykładowe pola – Company {{ company.name }} {{ company.krs }} {{ company.regon }} {{ company.email }} Przykładowe pola – Investment {{ investment.name }} {{ investment.getPlannedStartDate }} {{ investment.getRealEndDate }} Przykładowe pola – Product {{ product.number }} {{ product.area }} {{ product.priceOffer }} {{ product.roomsCount }} Przykładowe pola – Address {{ address.city }} {{ address.street }} {{ address.postalCode }} Dobre praktyki Udostępniaj tylko potrzebne dane System działa w sandboxie (ograniczone możliwości Twig) footer() zwraca HTML – nie używaj escape Przykłady użycia Przykład 1 – wiadomość Szanowni klienci: {% for client in clients %} - {{ client.name | capitalize }} {{ client.surname | upper }} {% endfor %} Dziękujemy za zainteresowanie inwestycją {{ investment.name | title }}. ### Przykład 2 – tabela pakietów ```html {% for b in productBundles %} {% endfor %}
Pakiet Pow. [m²] Ogród Cena
{{ b.name }} {{ b.area }} {{ b.garden }} {{ b.price }}
Przykład 3 – tabela elementów {% for element in elements %} {% endfor %}
ID PIĘTRO POWIERZCHNIA CENA
{{ element.product.number }} {{ element.product.floor }} {{ element.area }} {{ element.nettoPrice }}
Przypisywanie wpłat do umów System w sposób automatyczny próbuje przydzielić płatności do odpowiednich umów na podstawie wprowadzonego rachunku powierniczego. Porównuje numer rachunku znajdujący się w polu Numer rachunku z wszystkimi rachunkami przypisanymi do umów. Gdy znajdzie rachunek → zmienia status płatności na Nieprzypisana Gdy nie znajdzie rachunku → zmienia status na Zignorowana Następnie przechodzi do kolejnego kroku w zależności od typu płatności. Przypisywanie wpłat System traktuje wszystkie wpłaty (transakcje na kwotę większą niż 0) jako wpłaty na rachunek powierniczy. Po znalezieniu odpowiedniej umowy system automatycznie przypisze wpłatę do odpowiedniej transzy Jeśli wszystkie transze w umowie są już opłacone: wpłata nie zostanie przypisana pozostanie w statusie Nieprzypisana Przypisywanie zwolnień System traktuje wszystkie wypłaty (transakcje na kwotę mniejszą niż 0) jako zwolnienia środków. Po znalezieniu odpowiedniej umowy system automatycznie wystawi fakturę Jeśli umowa jest już w pełni pokryta fakturami: system nie wystawi nowej faktury proces wystawiania faktur zostaje przerwany W takiej sytuacji użytkownik musi zweryfikować problem i rozwiązać go ręcznie. Uwaga: System przy wystawianiu faktur i obliczaniu wartości opiera się na harmonogramie transz. Jeśli umowa nie posiada harmonogramu → faktury nie zostaną wystawione. System przerywa proces, aby uniknąć zaburzenia ciągłości numeracji faktur. Rozwiązywanie problemów z przypisywaniem wpłat Jeśli wpłaty lub zwolnienia przez długi czas mają status Nieprzypisane , należy wykonać poniższe kroki. Wpłaty Sprawdzić, czy rachunek wpłaty zgadza się z rachunkiem powierniczym przypisanym do umowy Sprawdzić, czy umowa posiada transze możliwe do opłacenia Sprawdzić, czy wartość wpłaty nie przekracza wartości umowy Zwolnienia Sprawdzić, czy rachunek zwolnienia zgadza się z rachunkiem powierniczym przypisanym do umowy Sprawdzić, czy umowa posiada harmonogram transz Sprawdzić: na jaką wartość są już wystawione faktury czy nowa faktura nie przekroczy wartości umowy Uwaga: W karcie umowy widoczne są tylko zaakceptowane faktury. Należy również sprawdzić sekcję: Faktury → Do zaakceptowania — faktury w tym miejscu także liczą się do całkowitej wartości pokrycia umowy. Co zrobić, gdy system zignoruje płatność? Wpłaty Jeśli płatność ma status Zignorowana , można ją przypisać ręcznie: rozwinąć menu płatności wybrać opcję Przydziel Zwolnienia System nie pozwala na automatyczne wystawienie faktury Należy: wystawić fakturę ręcznie lub ponownie zaimportować wyciąg zawierający tylko tę płatność Rachunek indywidualny - automatyczne dodawanie na podstawie rachunku powierniczego W sytuacji, kiedy klient otrzymuje indywidualny rachunek do wpłat, który jest skorelowany z rachunkiem powierniczym, system może dodać go do umowy automatycznie po wybraniu rachunku powierniczego. Przyspiesza to proces Ogranicza liczbę błędów Włączenie funkcji Z menu głównego wybierz Ustawienia Następnie przejdź do sekcji System → Ustawienia systemowe Na liście w kategorii Umowa znajdź opcję: „Włącz automatyczne przypisywanie rachunku do wpłat indywidualnych po dodaniu rachunku powierniczego do umowy” Domyślnie opcja jest wyłączona. Zaznacz checkbox Kliknij Zapisz Obsługa rachunków Przejdź do karty dowolnej umowy Kliknij przycisk „Zarządzaj rachunkami” Zostanie otwarte okno zarządzania rachunkami. Jeśli funkcjonalność jest włączona, użytkownik zobaczy odpowiedni komunikat. Dodawanie rachunku Na liście rachunków bankowych: Rachunki do wpłat indywidualnych nie są wyświetlane Aby dodać rachunek: Wybierz z listy rachunek powierniczy System: sprawdzi dostępność rachunku indywidualnego porówna ostatnie 7 cyfr z wybranym rachunkiem powierniczym Następnie: jeśli rachunek zostanie znaleziony → zostanie dodany do listy jeśli nie → użytkownik otrzyma informację Kliknij Zapisz Rachunek indywidualny do wpłat - dodawanie numeru rachunku System pozwala przypisać numery rachunków do wpłat do konkretnej inwestycji, co umożliwia późniejsze łatwe przypisanie rachunku do klienta oraz automatyczne uzupełnienie go w generowanej umowie. Dodawanie rachunku do wpłat W menu bocznym wybierz Inwestycje Z listy wybierz odpowiednią inwestycję W górnej części ekranu kliknij: Rachunki bankowe następnie Dodaj rachunek W otwartym oknie: wypełnij wszystkie pola oznaczone * w polu Typ wybierz: Indywidualny rachunek do wpłat Kliknij Zapisz Przypisanie rachunku do umowy Dzięki dodaniu rachunku do inwestycji można go łatwo przypisać podczas przygotowywania umowy. W menu bocznym przejdź do Umowy Wybierz z listy odpowiednią umowę Kliknij: Zarządzaj rachunkami następnie Dodaj rachunek bankowy Wybierz rachunek z listy i kliknij Zapisz Korzyści Szybkie przypisanie rachunku do klienta Automatyczne uzupełnianie danych w umowie Ograniczenie liczby błędów w procesie Usprawnienie pracy i obsługi inwestycji Rachunek indywidualny do wpłat rezerwacyjnych - dodawanie Pobierz arkusz Rachunek indywidualny do wpłat rezerwacyjnych Rachunek indywidualny można dodać w prosty sposób bezpośrednio z poziomu utworzonej umowy. Aby to zrobić: Przejdź do wybranej umowy Kliknij przycisk Zarządzaj rachunkami Dodaj rachunek indywidualny do wpłat rezerwacyjnych Rachunek powierniczy - dodawanie numeru rachunku System pozwala przypisać numery rachunków powierniczych do konkretnej inwestycji, co umożliwia późniejsze łatwe przypisanie rachunku do klienta oraz automatyczne uzupełnienie go w generowanej umowie. Dodawanie rachunku powierniczego W menu bocznym wybierz Inwestycje Z listy wybierz odpowiednią inwestycję W górnej części ekranu kliknij: Rachunki bankowe następnie Dodaj rachunek W otwartym oknie: wypełnij wszystkie pola oznaczone * w polu Typ wybierz: Powierniczy Kliknij Zapisz Przypisanie rachunku do umowy Dzięki dodaniu rachunku powierniczego można go łatwo przypisać podczas przygotowywania umowy. W menu bocznym przejdź do Umowy Wybierz z listy odpowiednią umowę Kliknij: Zarządzaj rachunkami następnie Dodaj rachunek bankowy Wybierz rachunek z listy i kliknij Zapisz Korzyści Szybkie przypisanie rachunku do klienta Automatyczne uzupełnianie danych w umowie Ograniczenie liczby błędów w procesie Usprawnienie pracy i obsługi inwestycji Tworzenie rezerwacji wstępnej Funkcjonalność ta pozwala na tworzenie rezerwacji wstępnej dla klienta w celu rezerwacji produktów dostępnych w sprzedaży. Proces można wykonać na kilka prostych sposobów. Tworzenie rezerwacji z zakładki Oferty → Rezerwacje wstępne W menu bocznym wybierz Oferta Przejdź do sekcji Rezerwacje wstępne Kliknij przycisk Dodaj rezerwację wstępną Następnie ponownie kliknij Dodaj rezerwację wstępną , aby rozpocząć proces Uwaga: Produkt w sekcji Dane podstawowe musi mieć status Dostępny , w przeciwnym razie pola będą niedostępne. Krok 1: Wybór leada Wybierz odpowiedniego Leada z tabeli lub utwórz nowego System poprowadzi Cię przez kolejne kroki Klient zostanie automatycznie uzupełniony na podstawie leada Kliknij Dalej , aby przejść dalej. Krok 2: Wybór produktów Kliknij wybrany produkt (lub kilka produktów) Zostaną one dodane do sekcji Wybrane produkty Kliknij Dalej , aby kontynuować. Krok 3: Rabatowanie Możesz dodać rabat (opcjonalnie) Lub pozostawić domyślną cenę Kliknij Dalej , aby przejść do ostatniego etapu. Krok 4: Wysłanie oferty Ustaw liczbę dni rezerwacji Uzupełnij: Tytuł wiadomości Treść wiadomości (pole obowiązkowe) Dostępne opcje: Podgląd oferty – sprawdzenie jak oferta wygląda dla klienta Zapisz – wysłanie rezerwacji wstępnej Tworzenie rezerwacji wstępnej z zakładki Produkty W menu bocznym wybierz Produkty Otworzy się tabela z produktami Kliknij wybrany produkt Wybierz opcję Dodaj rezerwację wstępną System otworzy formularz – postępuj analogicznie jak w powyższym procesie. Tworzenie rezerwacji wstępnej z Leada Przejdź do Kontakty → Leady Wybierz odpowiedniego leada Kliknij Utwórz rezerwację wstępną System poprowadzi Cię przez proces identyczny jak w pierwszym scenariuszu. Podsumowanie Rezerwację można utworzyć z: sekcji Oferty poziomu Produktu poziomu Leada Proces jest intuicyjny i prowadzony krok po kroku System automatycznie uzupełnia dane klienta i wspiera użytkownika na każdym etapie Tworzenie szablonów transz Poprzez kilka kroków możesz w łatwy sposób utworzyć szablon transz w systemie. Tworzenie szablonu transz W menu bocznym wybierz Ustawienia Przejdź do sekcji Oferty i umowy → Szablony transz Zostaniesz przeniesiony do listy istniejących szablonów. Dodawanie nowego szablonu Kliknij przycisk Dodaj szablon System otworzy okno konfiguracji szablonu W tym miejscu należy uzupełnić wszystkie wymagane pola. Konfiguracja szablonu Nazwa Wpisz nazwę szablonu Inwestycja Wybierz z listy inwestycję, której dotyczy szablon Szablon zbiorczy Zaznacz, jeśli szablon ma być taki sam dla wszystkich produktów Jeśli nie zaznaczysz – możliwe będzie ustawienie transz dla poszczególnych typów produktów Typ transzy Określ termin pierwszej wpłaty: na podstawie daty lub na podstawie wydarzenia (po rozwinięciu listy) Procent Wprowadź wartość procentową dla danej transzy Podsumowanie Szablony transz pozwalają standaryzować harmonogram płatności Ułatwiają tworzenie umów i automatyzują proces rozliczeń Mogą być wspólne dla wszystkich produktów lub indywidualne Tworzenie umowy deweloperskiej Umowę deweloperską można przygotować na kilka sposobów. Poniżej znajdziesz różne opcje tworzenia umowy w systemie. Tworzenie umowy z wcześniej utworzonego Leada Przejdź do Kontakty → Leady Wybierz odpowiedniego leada Kliknij przycisk Utwórz umowę W nowym oknie: wybierz typ: deweloperska kliknij Dalej Krok 1: Klient System automatycznie uzupełni klienta na podstawie leada Kliknij Dalej Krok 2: Dane osobowe Dane są pobierane automatycznie Możesz je edytować lub uzupełnić W sekcji Udziały możesz: zmienić proporcje udziałów połączyć klientów (np. gdy jest ich dwóch) Krok 3: Wybór produktów Kliknij produkt w górnej tabeli Zostanie przeniesiony do sekcji Wybrane produkty Uwaga: Aby usunąć produkt, kliknij go i potwierdź usunięcie. Krok 4: Cena Możesz zmienić cenę (jeśli ustalono indywidualnie) Lub przejść dalej – system pobierze cenę automatycznie Krok 5: Pakiet wykończenia Możesz dodać pakiet wykończenia (opcjonalnie) Funkcja dostępna, jeśli oferujesz takie usługi Krok 6: Harmonogram płatności Masz dwie opcje: Skorzystać z szablonów transz Ustawić harmonogram ręcznie: liczba transz wartości (procentowo lub kwotowo) Kliknij Zapisz harmonogram Finalizacja Kliknij Zapisz , aby utworzyć umowę Po zapisaniu możesz: uzupełniać dane dodać rachunek generować dokumenty ustawić planowaną datę podpisania edytować dane klienta lub produktu Tworzenie umowy z zakładki „Umowy” Przejdź do Umowy Kliknij Dodaj umowę Wybierz umowa deweloperska Postępuj zgodnie z krokami jak powyżej Tworzenie umowy z poziomu produktu Przejdź do Produkty 2. Wybierz produkt z listy 3. Kliknij Dodaj umowę System otworzy formularz – postępuj analogicznie jak wcześniej. Tworzenie umowy z poziomu klienta Przejdź do Kontakty → Klienci Wybierz klienta Kliknij Dodaj umowę System przeprowadzi Cię przez wszystkie etapy tworzenia umowy. Podsumowanie Umowę można utworzyć z: leada zakładki Umowy produktu klienta Proces jest prowadzony krok po kroku System automatyzuje uzupełnianie danych i minimalizuje ryzyko błędów Tworzenie umowy rezerwacyjnej Gdy mamy już ofertę lub klient jest gotowy na zakup produktu, możemy przystąpić do dodania umowy rezerwacyjnej. W systemie można to zrobić na kilka sposobów. Tworzenie umowy rezerwacyjnej z zakładki „Umowy” Przejdź do Umowy Kliknij Dodaj umowę Wybierz typ umowy: Umowa rezerwacyjna Kliknij Dalej Krok 1: Wybór leada Wybierz istniejącego Leada lub utwórz nowego Krok 2: Klient / kontrahent System uzupełni dane klienta na podstawie leada Możesz: dodać wielu klientów wybrać kontrahenta Klikając rekord w tabeli – dodajesz lub usuwasz klienta Krok 3: Dane osobowe i udziały Sprawdź poprawność danych Ustaw udziały : rozdziel (np. 50/50) lub połącz (gdy oboje mają 100%) Krok 4: Wybór produktów Kliknij produkt w górnej tabeli Zostanie dodany do sekcji Wybrane produkty Krok 5: Rabat Możesz dodać rabat do wybranych produktów (opcjonalnie) Krok 6: Harmonogram Kliknij Utwórz nowy harmonogram Uzupełnij wymagane pola Kliknij Zapisz harmonogram Finalizacja Kliknij Zapisz , aby utworzyć umowę Po utworzeniu system przeniesie Cię bezpośrednio do umowy, gdzie możesz: edytować dane podpisać umowę przekształcić w kolejną umowę sprawdzić harmonogram i wpłaty (zakładka Płatności ) dodawać dokumenty (np. umowa, prospekt) Tworzenie umowy z oferty lub rezerwacji wstępnej Możesz przekształcić: Ofertę Rezerwację wstępną Wybierz odpowiednią opcję Kliknij Przekształć System poprowadzi Cię przez identyczny proces jak przy tworzeniu z zakładki Umowy . Tworzenie umowy z Leada Przejdź do Kontakty → Leady Wybierz leada Utwórz umowę rezerwacyjną Proces jest analogiczny jak powyżej. Tworzenie umowy z poziomu produktu Przejdź do Produkty Wybierz produkt Kliknij Dodaj umowę System otworzy formularz – dalsze kroki są takie same jak wcześniej. Podsumowanie Umowę rezerwacyjną można utworzyć z: zakładki Umowy Oferty lub Rezerwacji wstępnej Leada Produktu Proces jest spójny i prowadzony krok po kroku System automatycznie uzupełnia dane i minimalizuje ryzyko błędów Tworzenie umowy sprzedaży Umowa sprzedaży Umowę sprzedaży można utworzyć na dwa sposoby. Poniżej znajdziesz ich szczegółowy opis. Tworzenie umowy poprzez przekształcenie Umowę sprzedaży można utworzyć na podstawie umowy deweloperskiej. Otwórz umowę deweloperską Kliknij przycisk Przekształć Wybierz typ: Umowa sprzedaży System: utworzy nowy rekord w tabeli umów automatycznie otworzy kartę nowej umowy sprzedaży Na tym etapie nadal możesz pracować na umowie. Dokumenty W sekcji Dokumenty możesz: generować dokumenty (analogicznie jak w innych umowach) dodawać podpisane pliki poprzez opcję Dodaj plik Podpisanie umowy Kliknij przycisk Podpisz Wprowadź: datę podpisania umowy numer aktu datę aktu notarialnego (zgodnie z dokumentem od notariusza) Ważne: Po podpisaniu umowy sprzedaży nie ma możliwości wprowadzania zmian. Bezpośrednie tworzenie umowy sprzedaży Przejdź do Umowy Kliknij Dodaj umowę Wybierz Umowa sprzedaży System przeprowadzi Cię przez kolejne kroki analogicznie jak przy tworzeniu innych umów. Podsumowanie Umowę sprzedaży można: utworzyć poprzez przekształcenie umowy deweloperskiej utworzyć bezpośrednio z zakładki Umowy Po podpisaniu umowy nie można jej edytować System wspiera generowanie dokumentów i zarządzanie plikami Umowa przedwstępna - dodawanie powiadomienia o podpisaniu do wysyłka wiadomości notyfikacja inwestycji System umożliwia wysyłanie powiadomień przypisanych do konkretnej inwestycji oraz użytkownika. Dzięki temu można kontrolować przebieg procesu i angażować odpowiednie osoby na właściwym etapie realizacji umowy — bez konieczności tworzenia dodatkowych powiadomień. Dodawanie powiadomień o podpisanej umowie przedwstępnej W menu bocznym wybierz Ustawienia Przejdź do sekcji Wysyłka wiadomości Kliknij symbol > , aby rozwinąć listę opcji Wybierz: Wysyłka wiadomości – notyfikacje inwestycji Z listy wybierz inwestycję, do której chcesz dodać powiadomienie Konfiguracja powiadomień Kliknij przycisk + Dodaj adres Email użytkownika Zaznacz, jakie notyfikacje ma otrzymywać pracownik Kliknij Zapisz , aby zapisać zmiany Efekt Wybrany użytkownik będzie otrzymywał powiadomienia Powiadomienia będą dotyczyć konkretnych etapów obsługi umowy System wspiera lepszą organizację pracy i komunikację w zespole Sposoby przygotowywania ofert w systemie THTG Przygotowanie i konfiguracja ofert System THTG Integrator umożliwia wysyłanie ofert do klientów na dwa sposoby: Oferta jako załącznik PDF Oferta w treści wiadomości e-mail (HTML) Oba rozwiązania mogą działać równolegle, jednak podczas wdrożenia standardowo przygotowywany jest jeden domyślny sposób wysyłki ofert. W każdej chwili istnieje możliwość skonfigurowania również drugiego wariantu. Wariant 1 – Oferta jako załącznik PDF W tym wariancie system automatycznie generuje ofertę w formacie PDF na podstawie przygotowanego szablonu oraz danych zapisanych w systemie. Następnie dokument zostaje automatycznie dołączony do wiadomości e-mail wysyłanej do klienta. Rozwiązanie pozwala na przygotowanie estetycznej i spójnej oferty bez konieczności ręcznej edycji dokumentów. Jak działa oferta PDF? Podczas generowania dokumentu system automatycznie pobiera dane zapisane w systemie i uzupełnia nimi odpowiednie miejsca w szablonie. Zakres uzupełnianych informacji zależy od przygotowanego wzoru oferty. Najczęściej wykorzystywane dane to: dane klienta, dane inwestycji, dane dewelopera, numer lokalu, powierzchnia, liczba pokoi, piętro, ceny, harmonogram płatności, rzuty mieszkań, wizualizacje, opisy inwestycji, dane handlowca. Personalizacja oferty PDF W systemie wykorzystywany jest jeden główny szablon oferty PDF. Dla każdej inwestycji można jednak przygotować indywidualne elementy, takie jak: logo inwestycji, zdjęcie okładki, grafiki edytowalne, dodatkowe grafiki wykorzystywane w ofercie. Pozwala to zachować spójny wygląd wszystkich ofert przy jednoczesnym dostosowaniu ich do konkretnej inwestycji. Szczegółowy opis działania grafik edytowalnych znajduje się w instrukcji: ➡ Opis i grafiki edytowalne w ofercie : link Materiały wymagane do przygotowania oferty PDF Przed rozpoczęciem konfiguracji należy przekazać: projekt lub wzór oferty, logo inwestycji, zdjęcie okładki, grafiki wykorzystywane w ofercie, materiały marketingowe, treści opisowe. Po otrzymaniu kompletu materiałów szablon zostanie przygotowany i zaimplementowany do systemu. Wariant 2 – Oferta w treści wiadomości e-mail Drugim sposobem prezentowania oferty jest wysyłka wiadomości e-mail, której treść generowana jest automatycznie przez system. Klient otrzymuje kompletną ofertę bezpośrednio w treści wiadomości, bez konieczności pobierania załącznika PDF. Treść wiadomości przygotowywana jest na podstawie szablonu HTML. Jak działa wiadomość HTML? Podczas wysyłki system automatycznie uzupełnia dane zapisane w systemie. Zakres danych zależy od przygotowanego szablonu i może obejmować między innymi: dane klienta, nazwę inwestycji, dane lokalu, ceny, powierzchnię, liczbę pokoi, tabelę produktów, link do Oferty Online, dane handlowca, pozostałe informacje zapisane w systemie. Zalety wiadomości HTML W przeciwieństwie do oferty PDF liczba szablonów wiadomości nie jest ograniczona. Możliwe jest przygotowanie: wielu szablonów dla jednej inwestycji, różnych wersji wiadomości dla różnych inwestycji, wiadomości promocyjnych, wiadomości sezonowych, wielu wersji językowych, różnych układów wiadomości. Dzięki temu można dostosować wygląd wiadomości do prowadzonej kampanii sprzedażowej. Przygotowanie szablonu wiadomości Szablon wiadomości można przygotować samodzielnie lub zlecić jego wykonanie zespołowi THTG. Jeżeli szablon przygotowywany jest samodzielnie, powinien zostać wykonany w technologii HTML zgodnie z wymaganiami systemu. Szczegółowe informacje dotyczące przygotowania szablonu znajdują się w instrukcji: ➡ Przygotowywanie szablonu do wysyłki oferty w treści wiadomości : link = Jeżeli nie posiadają Państwo gotowego szablonu, mogą Państwo przekazać do naszego działu IT: projekt graficzny, wizualizację wiadomości, plik z programu graficznego (np. Figma, PSD), przykładową wiadomość stanowiącą inspirację. Na podstawie dostarczonych materiałów przygotujemy gotowy szablon HTML. Grafiki wykorzystywane w wiadomościach Grafiki wykorzystywane w wiadomościach e-mail muszą być dostępne publicznie pod adresem URL. Można je: umieścić na własnej stronie internetowej, przekazać do THTG w celu umieszczenia ich na naszych serwerach. Uwaga Grafiki zapisane lokalnie na komputerze nie będą wyświetlane w wiadomościach e-mail. Wszystkie obrazy muszą być dostępne z poziomu Internetu. Stopka użytkownika Stopka osoby wysyłającej wiadomość dodawana jest automatycznie przez system. Jej treść pobierana jest z profilu użytkownika i nie powinna być umieszczana w szablonie HTML. Wybór sposobu przygotowywania ofert Przed rozpoczęciem konfiguracji prosimy o wskazanie preferowanego sposobu przygotowywania ofert. Do wyboru są: Oferta jako załącznik PDF Oferta w treści wiadomości e-mail Wybrany wariant zostanie skonfigurowany jako domyślny. Łączenie obu rozwiązań Oba sposoby przygotowywania ofert mogą być wykorzystywane równocześnie. Najczęściej spotykane scenariusze to: wysyłanie oferty PDF jako załącznika wraz z krótką wiadomością e-mail, wykorzystanie wiadomości HTML jako standardowej wiadomości handlowej, wysłanie wyłącznie wiadomości HTML bez załącznika, skopiowanie tabeli produktów z wygenerowanej oferty PDF i umieszczenie jej bezpośrednio w treści wiadomości, wykorzystanie jednego rozwiązania jako domyślnego oraz drugiego wyłącznie w wybranych przypadkach. Materiały potrzebne do rozpoczęcia konfiguracji Oferta PDF Do przygotowania szablonu PDF wymagane są: projekt lub wzór oferty, logo inwestycji, zdjęcie okładki, grafiki wykorzystywane w ofercie, materiały marketingowe, treści opisowe. Oferta HTML Do przygotowania szablonu wiadomości wymagane są: projekt wiadomości lub kod HTML, grafiki, treści wiadomości, adresy URL wykorzystywane w wiadomości, informacje o przyciskach (CTA), ewentualne materiały dodatkowe. Najczęściej zadawane pytania Czy można posiadać kilka szablonów wiadomości? Tak. Liczba szablonów HTML jest nieograniczona. Czy dla każdej inwestycji można przygotować osobny szablon? Tak. Dla ofert PDF możliwa jest personalizacja wybranych elementów (np. logo, zdjęcia oraz grafik edytowalnych), natomiast dla wiadomości HTML można przygotować dowolną liczbę niezależnych szablonów. Czy można zmienić wygląd oferty po wdrożeniu? Tak. Zarówno szablon PDF, jak i wiadomości HTML mogą zostać zmodyfikowane w dowolnym momencie. Czy można korzystać jednocześnie z obu sposobów wysyłki? Tak. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby korzystać zarówno z oferty PDF, jak i wiadomości HTML. Czy stopka handlowca jest częścią szablonu? Nie. Stopka dodawana jest automatycznie na podstawie danych zapisanych w profilu użytkownika i zawsze umieszczana jest na końcu wiadomości. Dobra praktyka Rekomendujemy wybór jednego domyślnego sposobu przygotowywania ofert na etapie wdrożenia. W razie potrzeby drugi wariant można skonfigurować w późniejszym czasie lub wykorzystywać go jako uzupełnienie procesu sprzedaży. Dzięki temu cały proces pozostaje spójny, a komunikacja z klientami jest jednolita. Pracownicy Hasła pracownika - zmiana Aby zmienić hasło do systemu THTG Integrator , wykonaj poniższe kroki: Zmiana hasła Przejdź do swojego profilu: kliknij ikonę w prawym górnym rogu (z Twoimi inicjałami) z rozwijanej listy wybierz Profil W sekcji profilu znajdź opcję Zmień hasło Wprowadź nowe hasło: wpisz nowe hasło powtórz je w celu potwierdzenia Kliknij Zapisz , aby zatwierdzić zmianę Efekt Hasło zostanie zaktualizowane Od tej pory logowanie będzie wymagało użycia nowego hasła Konto pocztowe pracownika - dodawanie Funkcjonalność ta umożliwia wysyłanie ofert za pomocą poczty elektronicznej bezpośrednio z systemu. Dodawanie konta pocztowego Przejdź do Ustawienia Następnie wybierz Użytkownicy → Pracownicy Wybierz pracownika z listy Kliknij trzy kropki i wybierz Edytuj Konfiguracja konta Zaznacz opcję Konto pocztowe Uzupełnij dane wymagane do podłączenia poczty Kliknij Testuj połączenie , aby sprawdzić poprawność konfiguracji Po pozytywnym teście kliknij Zapisz Efekt Konto pocztowe zostanie poprawnie skonfigurowane Użytkownik będzie mógł wysyłać maile bezpośrednio z platformy Możliwe będzie wysyłanie ofert oraz komunikacji do klientów z poziomu systemu Konto pocztowe pracownika - zmiana hasła Pobierz instrukcję Stopka pracownika - dodawanie Pobierz instrukcję Produkty Cena minimalna w produkcie Dzięki tej instrukcji dowiesz się, jak poprawnie dodać i zarządzać ceną minimalną dla produktu. Zarządzanie ceną produktów najmu System umożliwia wielopoziomowe zarządzanie cenami składowych umowy najmu poprzez: definiowanie cenników ogólnych na poziomie inwestycji definiowanie cen indywidualnych dla produktu indywidualne ustalenia podczas tworzenia umowy Każdy poziom wpływa na wartości proponowane przez system przy tworzeniu umowy. Definiowanie cenników ogólnych na inwestycji Jeśli ceny składowych są takie same dla wielu produktów, można ustawić je na poziomie inwestycji. Kroki: Przejdź do Inwestycje Wybierz odpowiednią inwestycję Otwórz zakładkę Składowe umowy Dodawanie składowych Kliknij: Dodaj elementy składowych czynszu lub Dodaj opłaty za media Następnie uzupełnij formularz: Typ składowej (unikalny dla czynszu) Start okresu obowiązywania Kwota minimalna Kwota proponowana Sposób obliczania (m² / produkt) Przykład: Jeśli stawka dotyczy m² i produkt ma 30 m² → opłata = stawka × 30 Dodatkowe opcje: dodanie kolejnego okresu → przycisk (6) dodanie nowej składowej → przycisk (7) Opłaty za media Można je dodać na dwa sposoby: ręcznie (jak składowe czynszu) na podstawie szablonu Na końcu kliknij Zapisz . Definiowanie cenników na produkcie Aby ustawić indywidualne ceny: Zaznacz opcję Wprowadź konfigurację składowych umowy dla tego produktu Kliknij: Dodaj element składowy czynszu lub Dodaj opłaty za media Uzupełnij dane i kliknij Zapisz Ważne: Jeśli nie ustawisz indywidualnych parametrów, produkt pobierze dane z inwestycji. Definiowanie cenników na umowie System automatycznie uzupełnia dane z produktu lub inwestycji Nie pozwala ustawić ceny poniżej ceny minimalnej Schemat działania ceny minimalnej Jeśli produkt ma własne ustawienia → dane pobierane są z produktu Jeśli nie → dane pobierane są z inwestycji Cena minimalna: zależy od typu rozliczenia przelicza się automatycznie po jego zmianie Po uzupełnieniu danych możesz utworzyć umowę bez ryzyka zejścia poniżej ustalonych wartości minimalnych. Tworzenie szablonu opłat za media Przejdź do Inwestycje → Składowe umowy Kliknij Dodaj szablon opłat za media W formularzu: system automatycznie załaduje dostępne typy liczników uzupełnij dane według potrzeb Kliknij Zapisz Szablon pojawi się na liście. Wykorzystanie szablonu opłat za media Szablon można użyć: na poziomie inwestycji produktu umowy Kroki: Wybierz szablon Ustaw datę obowiązywania Podaj łączną kwotę opłat System automatycznie rozdzieli koszty według szablonu. Przykład Suma opłat: 150 Podział: woda ciepła: 50% woda zimna: 50% ścieki: kwota stała 25 Podsumowanie Cena minimalna chroni przed sprzedażą poniżej ustalonego poziomu System automatycznie kontroluje poprawność wartości Możliwe jest zarządzanie cenami na 3 poziomach Szablony znacząco przyspieszają konfigurację i ograniczają błędy Masowa aktualizacja produktów z Inwestycji Funkcjonalność umożliwia samodzielną aktualizację cenników produktów dla inwestycji bez konieczności kontaktu z działem wsparcia. Proces jest intuicyjny i bezpieczny: pobierasz plik z aktualnymi danymi edytujesz go w arkuszu (np. Excel) importujesz z powrotem do systemu System: weryfikuje poprawność danych wskazuje błędy (jeśli wystąpią) zapisuje historię zmian w dokumentach inwestycji Uprawnienia Aby korzystać z funkcji importu i eksportu: Przejdź do Ustawienia → Użytkownicy → Uprawnienia Nadaj uprawnienie: Zbiorcza aktualizacja produktów Eksport pliku z inwestycji Przejdź do wybranej inwestycji Kliknij Importuj ceny produktów W oknie dialogowym wybierz Pobierz szablon Po pobraniu pliku możesz wprowadzić zmiany. Import pliku do inwestycji Przejdź do inwestycji Kliknij Importuj ceny produktów W oknie: kliknij Dodaj plik wybierz plik z komputera Kliknij Importuj Wynik importu ✅ Brak błędów → dane zostaną zapisane ❌ Błędy → system wyświetli komunikaty W przypadku błędów: popraw plik zgodnie z instrukcjami zaimportuj ponownie Obsługa pliku Excel Plik został przygotowany tak, aby zminimalizować ryzyko błędów. Nagłówki i wiersze systemowe Nie wolno ich edytować Każda kolumna ma określoną rolę Zmiana struktury = błąd importu Zakaz kopiowania do nowego pliku Nie kopiuj danych do nowego arkusza Możesz utracić: formatowanie walidacje formuły ➡️ Zawsze pracuj na oryginalnym pliku Kolumna ID Kolumna systemowa Nie podlega edycji Identyfikuje produkt Kolumna „Kierunek świata” Używaj skrótów: N – północ S – południe E – wschód W – zachód NE, NW, SE, SW – kierunki pośrednie Dla wielu kierunków: N;E Kolumny powierzchni pomieszczeń W pliku mogą występować różne typy powierzchni, np.: powierzchnia projektowa użytkowa powierzchnia projektowa rozliczeniowa powierzchnia powykonawcza Możesz podać wiele wartości, oddzielając je średnikiem: 11;41;22 Ważne: Zachowaj tę samą kolejność pomieszczeń. Podsumowanie Aktualizacja cenników odbywa się przez eksport i import pliku System kontroluje poprawność danych Niepoprawne dane są raportowane do poprawy Plik należy edytować zgodnie z zasadami, aby uniknąć błędów Produkty - Rekomendacje Rekomendacje umożliwiają podpowiadanie klientowi alternatywnych mieszkań (np. na innych piętrach) na podstawie określonych kryteriów, takich jak układ pomieszczeń. Rekomendacje – Układy pomieszczeń w ustawieniach Aby przygotować rekomendacje, najpierw należy zdefiniować układy pomieszczeń. Kroki: Przejdź do Ustawienia W sekcji Produkty wybierz Układy pomieszczeń Kliknij Dodaj W oknie dialogowym: wybierz Inwestycję wpisz nazwę układu Kliknij Zapisz Rekomendacje – przypisanie układów do produktów Aby system mógł proponować podobne mieszkania, należy przypisać układ do produktów. Kroki: Przejdź do Produkty Wybierz odpowiednie mieszkanie Kliknij Edytuj produkt W sekcji Specyfikacja : wybierz z listy Układ pomieszczeń Zapisz zmiany ➡️ Powtórz czynność dla kolejnych mieszkań Efekt System będzie rekomendował klientom podobne mieszkania Rekomendacje będą oparte na przypisanych układach pomieszczeń Ułatwia to klientowi wybór i zwiększa szansę sprzedaży Produkty - pakietowanie Łączenie produktów w pakiety celem ofertowania / sprzedaży zestawu Pakietowanie produktów Tworzenie pakietów produktów to skuteczny sposób na przyspieszenie procesu tworzenia ofert oraz umów poprzez automatyczne dodawanie produktów powiązanych. Lista pakietów produktów Aby przejść do listy pakietów: W menu głównym wybierz Produkty Następnie przejdź do sekcji Pakiety Dodawanie pakietu Kliknij przycisk Dodaj pakiet Otworzy się okno zawierające dwie tabele: Tabela dostępnych produktów Zawiera produkty, które nie znajdują się w żadnym pakiecie Aby dodać produkt do pakietu → kliknij wybrany wiersz Tabela wybranych produktów Zawiera produkty przypisane do pakietu Aby usunąć produkt z pakietu → kliknij wybrany wiersz Po wybraniu produktów kliknij Zapisz Edycja pakietu Przejdź do listy pakietów Kliknij wybrany pakiet (wiersz) Proces edycji jest analogiczny do dodawania: możesz dodawać lub usuwać produkty zmiany zatwierdzasz przyciskiem Zapisz Dodawanie pakietu produktów do umowy Przejdź do modułu Umowy. Wybierz kolejno: Rodzaj umowy, Leada, Uzupełnij wymagane dane umowy. Przejdź do kroku Wybór produktów. Wyszukaj i dodaj do umowy mieszkanie będące częścią pakietu, np. M51. Po dodaniu produktu system sprawdzi, czy jest on powiązany z innymi produktami w pakiecie (np. miejscem postojowym P51). Po dodaniu mieszkania wyświetli się komunikat informujący, że wybrany produkt jest sprzedawany w pakiecie z innym produktem oraz pytanie, czy chcesz dodać brakujące produkty do oferty. Wybierz: Tak – aby automatycznie dodać do umowy wszystkie produkty powiązane w pakiecie (np. miejsce postojowe P51), Nie – aby pozostawić w umowie wyłącznie wcześniej wybrany produkt. Podsumowanie Pakiety pozwalają łączyć produkty w zestawy Automatyzują tworzenie ofert i umów Ułatwiają sprzedaż powiązanych produktów Produkty - rozdzielenie statusu w systemie od www Czasem zachodzi potrzeba wyświetlenia informacji o rezerwacji lub niedostępności produktu na stronie inwestycji, przy jednoczesnym zachowaniu możliwości jego sprzedaży w systemie. Standardowe statusy (np. rezerwacja fikcyjna , niedostępny ) blokują możliwość tworzenia ofert i umów. Aby tego uniknąć, można rozdzielić status produktu w systemie od statusu widocznego na stronie internetowej. Włączenie funkcji Przejdź do Ustawienia W sekcji System wybierz Ustawienia systemowe W kategorii Produkt znajdź opcję: „Włącz oddzielne statusy dla systemu oraz dla strony internetowej” Zaznacz opcję Kliknij Zapisz Obsługa statusów Przejdź do edycji wybranego produktu W formularzu pojawi się nowe pole: Status www Dostępne opcje 1. Taki sam jak status (domyślnie) Strona internetowa pokazuje ten sam status co system 2. Status niezależny Możesz ustawić dowolny status dla strony, np.: Dostępny Rezerwacja wstępna Rezerwacja fikcyjna Rezerwacja Sprzedany Wydany Niedostępny Ważne zasady Jeśli ustawisz własny Status www : nie będzie się on automatycznie zmieniał pozostanie taki sam niezależnie od zmian w systemie Przykład działania Dla mieszkania A.0.01 : Status: Dostępny Status www: Rezerwacja Po utworzeniu umowy rezerwacyjnej: Status: Rezerwacja Status www: Rezerwacja Po rozwiązaniu umowy: Status: Dostępny Status www: Rezerwacja ➡️ Strona nadal pokazuje mieszkanie jako zarezerwowane Jak przywrócić synchronizację? Aby status na stronie znów odpowiadał systemowi: Ustaw Status www na: Taki sam jak status Podsumowanie Funkcja pozwala niezależnie sterować widocznością produktu na stronie Umożliwia sprzedaż produktów oznaczonych jako „zarezerwowane” na stronie Wymaga świadomego zarządzania, aby uniknąć niespójności danych Produkty - usuwanie filtrów Funkcjonalność umożliwia szybkie wyczyszczenie wszystkich filtrów w danej zakładce. Usuwanie filtrów Przejdź do miejsca w systemie, które zawiera filtrowanie (np. Produkty ) Kliknij ikonę lejka (filtry) Po otwarciu panelu Ustawienia tabeli (po lewej stronie): wybierz opcję Przywróć do ustawień domyślnych Efekt Wszystkie zastosowane filtry zostaną usunięte Widok zostanie przywrócony do ustawień domyślnych Lista danych będzie wyświetlana bez ograniczeń filtrów System zgłoszeniowy Przeglądanie dotychczasowych zgłoszeń Przeglądanie zgłoszeń Aby przejrzeć dotychczasowe zgłoszenia, wykonaj poniższe kroki: Przejdź do portalu zgłoszeniowego: https://thtg.atlassian.net/servicedesk/customer/portal/ Kliknij ikonę profilu w prawym górnym rogu Wybierz opcję Wnioski Lista zgłoszeń Zobaczysz wszystkie swoje zgłoszenia Możesz przeglądać ich status oraz szczegóły Filtrowanie Dostępne są filtry umożliwiające zawężenie wyników Możesz dopasować widok do swoich potrzeb Dostosowanie widoku Możliwa jest edycja widoku listy Możesz konfigurować kolumny według własnych preferencji Podsumowanie Portal umożliwia szybki dostęp do historii zgłoszeń Filtry i konfiguracja widoku ułatwiają pracę z dużą liczbą zgłoszeń Tworzenie zgłoszenia - system zgłoszeń Zgłoszenia w systemie System umożliwia zgłaszanie różnych typów spraw: błędów, próśb o wsparcie, sugestii nowych funkcji oraz innych pytań. Aby przejść do portalu zgłoszeniowego, należy kliknąć ikonę z inicjałami znajdującą się w prawym górnym rogu ekranu, a następnie wybrać opcję Pomoc . Po przewinięciu strony na sam dół należy kliknąć link Przejdź do portalu zgłoszeniowego . Zgłoś błąd w programie Wybierz opcję Zgłoś błąd w programie Uzupełnij pola: Zgłoś to żądanie w imieniu * wybierz użytkownika (będzie odbiorcą odpowiedzi) Tytuł * krótki opis problemu Opis * użytkownik, którego dotyczy problem czas wystąpienia błędu kroki prowadzące do błędu przykład (np. link do dokumentu, umowy) oczekiwany rezultat ewentualne dodatkowe dane Załącznik (opcjonalnie) np. zrzut ekranu, dokument Kliknij Wyślij Wsparcie techniczne Wybierz Wsparcie techniczne Uzupełnij pola: Zgłoś to żądanie w imieniu * Tytuł * Opis *: zakres pomocy (instalacja, konfiguracja) pytania dotyczące systemu Załącznik (opcjonalnie) Kliknij Wyślij Zasugeruj nową funkcję Wybierz Zasugeruj nową funkcję Uzupełnij pola: Zgłoś to żądanie w imieniu * Tytuł * Opis * – opisz proponowaną funkcję Załącznik (opcjonalnie) Kliknij Wyślij Inne pytania Wybierz Inne pytania Uzupełnij pola: Zgłoś to żądanie w imieniu * Tytuł * Opis * Załącznik (opcjonalnie) Kliknij Wyślij Ważne informacje Pola oznaczone * są wymagane Osoba wskazana w polu „Zgłoś to żądanie w imieniu” otrzyma odpowiedź Dokładny opis przyspiesza rozwiązanie zgłoszenia Podsumowanie System umożliwia zgłaszanie różnych typów spraw Każdy typ zgłoszenia ma podobny formularz Kluczowe jest dokładne opisanie problemu lub potrzeby Udostępnij zgłoszenie w portalu zgłoszeniowym Jira - system zgłoszeniowy Udostępnianie zgłoszeń w Jira Opcja „Udostępnij” w systemie zgłoszeniowym Jira pozwala na szybkie i efektywne przekazywanie zgłoszeń innym użytkownikom. Korzyści 🔹 Szybkie przekazywanie informacji Udostępnianie zgłoszenia bez kopiowania linków Powiadamianie użytkowników o zmianach statusu lub działaniach 🔹 Lepsza współpraca Możliwość skierowania zgłoszenia do odpowiednich osób Brak potrzeby tworzenia dodatkowych zgłoszeń lub komentarzy 🔹 Zwiększona przejrzystość Dodawanie obserwatorów do zgłoszenia Stały dostęp do aktualnych informacji 🔹 Oszczędność czasu Automatyczne powiadomienia e-mail Szybsza reakcja na zgłoszenia Udostępnianie zgłoszenia – krok po kroku Zaloguj się do systemu THTG Kliknij ikonę profilu (prawy górny róg) Wybierz Pomoc Zostaniesz przekierowany na stronę pomocy Wybierz opcję Portal zgłoszeniowy Przejdź do: https://thtg.atlassian.net/servicedesk/customer/portal/3 Kliknij ikonę profilu → wybierz Wnioski Wybór zgłoszenia Na liście zgłoszeń wybierz to, które chcesz udostępnić Otwórz jego szczegóły Udostępnianie Kliknij przycisk Udostępnij W polu: wpisz adres e-mail lub wyszukaj użytkownika po imieniu i nazwisku Kliknij Dodaj Efekt Użytkownik otrzyma: powiadomienie e-mail powiadomienie w Jira Zyska dostęp do zgłoszenia i jego aktualizacji Będzie informowany o: zmianach statusu nowych komentarzach Dodatkowe informacje Jeśli użytkownik ma konto w Jira → można go wyszukać Jeśli nie → należy podać adres e-mail Udostępnienie działa natychmiast Podsumowanie Funkcja „Udostępnij” usprawnia komunikację w zespole Pozwala szybko angażować inne osoby Zapewnia lepszą kontrolę nad zgłoszeniami i ich przebiegiem Zakładanie konta - system zgłoszeniowy Portal klienta THTG Portal klienta został stworzony, aby usprawnić obsługę zgłoszeń i zapewnić lepszą komunikację. Pozwala na: precyzyjne zgłaszanie błędów i problemów przekazywanie plików (np. do importu danych) skrócenie czasu obsługi eliminację ryzyka związanego z komunikacją e-mail (np. nieobecność odbiorcy) Rejestracja w portalu zgłoszeniowym Krok 1: Przejście do portalu Zaloguj się do THTG Kliknij ikonę profilu (prawy górny róg) Wybierz Pomoc Krok 2: Otworzenie portalu Na stronie pomocy wybierz opcję: Skorzystaj z naszego portalu zgłoszeniowego W nowym oknie kliknij Zarejestruj się Krok 3: Wprowadzenie adresu e-mail Wpisz swój adres e-mail Kliknij Wyślij łącze Jeśli nie otrzymasz wiadomości w ciągu kilku minut → kliknij Wyślij ponownie Krok 4: Aktywacja konta Otwórz wiadomość e-mail Kliknij Zarejestruj się (link aktywacyjny) Krok 5: Uzupełnienie danych Wprowadź: Imię i nazwisko Hasło Kliknij Zarejestruj się Efekt Konto w portalu zostanie utworzone Uzyskasz dostęp do systemu zgłoszeń Możesz od razu tworzyć nowe zgłoszenia Podsumowanie Portal usprawnia komunikację z działem wsparcia Zapewnia szybszą i bardziej uporządkowaną obsługę zgłoszeń Minimalizuje ryzyko błędów i opóźnień Tabele Dane - eksport Eksport danych do pliku .xlsx (Excel) Funkcjonalność eksportu umożliwia pobranie danych z tabel systemowych do pliku Excel, co pozwala na ich dalszą analizę, raportowanie lub obróbkę poza systemem. Kiedy warto użyć eksportu? przygotowanie niestandardowych raportów analiza danych poza systemem tworzenie zestawień i podsumowań Jakie dane są eksportowane? Układ kolumn odpowiada aktualnemu widokowi tabeli Uwzględniane są: kolejność kolumn widoczność kolumn (ustawienia tabeli) Eksport obejmuje: wszystkie rekordy (ze wszystkich stron tabeli) tylko dane spełniające aktualne filtry Jeśli chcesz ograniczyć dane → użyj filtrów przed eksportem Jak wyeksportować dane? Przejdź do wybranej tabeli Kliknij ikonę filtrów (ustawienia tabeli) W lewym górnym rogu kliknij Eksportuj Co dalej? System wyświetli komunikat o przygotowywaniu danych Jeśli komunikat się nie pojawi → sprawdź uprawnienia Jak nadać uprawnienia do eksportu? Przejdź do Ustawienia → Użytkownicy → Uprawnienia Znajdź odpowiedni obszar (np. Produkty ) Zaznacz opcję Eksport dla wybranej roli Kliknij Zapisz Jak pobrać plik? Po zakończeniu przetwarzania pojawi się powiadomienie (prawy górny róg) Kliknij powiadomienie ➡️ Pobieranie pliku rozpocznie się automatycznie Co dalej? Otwórz plik w Excelu Dane są w pełni edytowalne Możesz: filtrować analizować tworzyć raporty Podsumowanie Eksport pozwala na pracę z danymi poza systemem Uwzględnia aktualne filtry i ustawienia tabeli Wymaga odpowiednich uprawnień Umożliwia pełną elastyczność w analizie danych Dane - filtrowanie Przeszukiwanie i filtrowanie danych w tabelach (Umowy) W systemie możesz w prosty sposób przeszukiwać i sortować dane w tabelach, korzystając z dostępnych funkcji filtrowania i wyszukiwania. Sortowanie klientów alfabetycznie Przejdź do zakładki Umowy Kliknij w nagłówek kolumny Klienci ➡️ Kolumna zmieni kolor (np. na czerwony), a dane zostaną posortowane alfabetycznie Filtrowanie po rodzaju umowy Przejdź do Umowy Znajdź kolumnę Typ Kliknij ikonę odwróconego trójkąta przy kolumnie W panelu Ustawienia tabeli : w polu Wartość wybierz typ umowy ➡️ Dane zostaną automatycznie przefiltrowane Szybka wyszukiwarka Przejdź do zakładki Umowy Skorzystaj z pola wyszukiwania nad tabelą Możesz wyszukiwać po: imieniu nazwisku nazwie inwestycji nazwie umowy nazwie produktu Ważne Wyszukiwanie działa dla pojedynczych wartości ❗ Nie można wyszukiwać jednocześnie po imieniu i nazwisku w jednym zapytaniu Podsumowanie Kliknięcie nagłówka kolumny → sortowanie Ikona filtra → filtrowanie danych Wyszukiwarka → szybkie odnajdywanie rekordów Funkcje te pozwalają efektywnie zarządzać dużą ilością danych Tabele - obsługa Dostosowanie tabel do własnych potrzeb System umożliwia konfigurację widoku tabel tak, aby odpowiadał Twojemu stylowi pracy. Możesz zmieniać widoczność kolumn, ich kolejność oraz zapisywać własne profile ustawień. Gdzie można konfigurować tabele? Opis dotyczy tabel w sekcjach: Kontakty Produkty Oferty Umowy Jak otworzyć ustawienia tabeli? Przejdź do wybranej sekcji (np. Umowy ) Kliknij ikonę odwróconego trójkąta (lewy górny róg) ➡️ Otworzy się panel Ustawienia tabeli Włączanie / wyłączanie kolumn Otwórz Ustawienia tabeli Przy nazwie kolumny kliknij ikonę oka 👁️ widoczne → kolumna aktywna 🚫 przekreślone → kolumna ukryta Zmiana kolejności kolumn W Ustawieniach tabeli znajdź kolumnę Kliknij i przytrzymaj ikonę przeciągania Przesuń kolumnę w górę lub w dół Upuść w wybranym miejscu Zapisywanie ustawień (profil) Po skonfigurowaniu tabeli kliknij ikonę dyskietki Ustawienia zostaną zapisane jako Twój profil Przywracanie ustawień domyślnych Otwórz Ustawienia tabeli Kliknij ikonę przywracania ustawień domyślnych ➡️ Tabela wróci do pierwotnego układu Usuwanie profili Otwórz Ustawienia tabeli W sekcji Profile znajdź zapisany profil Kliknij X obok wybranej pozycji Potwierdź wybierając Usuń Podsumowanie Możesz dostosować widok tabel do własnych potrzeb Zmiany obejmują: widoczność kolumn kolejność kolumn zapis profili Funkcja zwiększa wygodę pracy i efektywność pracy z danymi Panel klienta Faktury i płatności Panel Klienta – płatności i faktury W Panelu Klienta wszystkie informacje finansowe dotyczące umowy znajdują się bezpośrednio w jej widoku, w sekcjach: Faktury Harmonogram płatności Harmonogram płatności Generowany automatycznie w systemie THTG Integrator Widoczny w Panelu Klienta bez dodatkowych działań ❗ Nie podlega ręcznej wysyłce Faktury Udostępniane automatycznie po zaakceptowaniu Mogą być również wysyłane ręcznie (przy odpowiednich uprawnieniach) Klient ma dostęp do: kwot terminów statusów dokumentów Uprawnienia Aby umożliwić ręczne udostępnianie faktur: Przejdź do Ustawienia → Użytkownicy → Uprawnienia Nadaj uprawnienie: Ręczne udostępnianie faktur w Panelu Klienta Wysyłka płatności do Panelu Klienta Płatności są wysyłane automatycznie po dodaniu do umowy Kroki: Otwórz wybraną umowę Kliknij Dodaj płatność ➡️ Nowa płatność pojawi się automatycznie w Panelu Klienta Częściowa płatność Panel Klienta rozróżnia płatności częściowe Klient widzi: brakującą kwotę aktualny stan rozliczenia Wysyłka faktur do Panelu Klienta Faktura w statusie Do zaakceptowania : ❌ nie jest jeszcze widoczna dla klienta Po zmianie statusu na zaakceptowaną: ✅ zostaje automatycznie udostępniona w Panelu Klienta Status faktury można sprawdzić w: Integrator → Faktury Podsumowanie Harmonogram płatności → automatyczny i zawsze widoczny Płatności → automatycznie trafiają do panelu Faktury → widoczne po akceptacji lub ręcznym udostępnieniu Panel zapewnia klientowi pełną przejrzystość finansową Konto klienta Tworzenie konta klienta w Panelu Klienta Konto klienta w Panelu Klienta tworzy się automatycznie dla nowych umów. Istnieje jednak również możliwość ręcznego utworzenia konta w systemie THTG Integrator . Uprawnienia Aby pracownik mógł utworzyć konto klienta: Przejdź do Ustawienia → Użytkownicy → Uprawnienia Nadaj uprawnienie: Tworzenie konta klienta w panelu Ręczne utworzenie konta Przejdź do karty wybranego klienta Sprawdź informację, czy klient posiada już konto w Panelu Kliknij Utwórz konto klienta Efekt Konto zostanie utworzone automatycznie Zostanie przypisane do adresu e-mail z kartoteki klienta Klient otrzyma wiadomość e-mail z: dostępem do panelu tymczasowym hasłem Podsumowanie Konto klienta może być: tworzone automatycznie (przy umowie) tworzone ręcznie przez pracownika Wymaga odpowiednich uprawnień Klient otrzymuje dane dostępowe na swój e-mail Odbiory Odbiory – umawianie terminu przez klienta W sekcji Odbiory klient może samodzielnie umówić termin odbioru lokalu. System pokazuje tylko te terminy, które zostały wcześniej udostępnione przez pracownika. Ustalanie dostępności pracownika Aby umożliwić klientom rezerwację terminów: Przejdź do Profil pracownika → Ustawienia slotów odbiorów Kliknij Dodaj dostępność Konfiguracja dostępności Sekcja 1 – podstawowe ustawienia wybór inwestycji zakres dat interwał czasowy (czas jednego odbioru) Sekcja 2 – dni i godziny wybierz dni tygodnia określ przedziały czasowe ➡️ Możesz dodać kilka przedziałów w jednym dniu (np. z przerwą) Dodatkowe możliwości konfiguracja dla wielu inwestycji różne harmonogramy dla różnych miesięcy Zapis Kliknij Zapisz System automatycznie wygeneruje dostępne terminy dla klientów Umawianie odbioru przez klienta Przejdź do sekcji Odbiory Kliknij Dodaj odbiór Wybierz z listy: odpowiednią umowę Wybierz termin z kalendarza Dodaj ewentualne notatki Kliknij Umów się Status odbioru Po utworzeniu: status: Oczekujący Po synchronizacji z Integratorem: status: Zaakceptowany Podsumowanie Klient wybiera tylko dostępne terminy Pracownik kontroluje dostępność Proces jest w pełni zautomatyzowany Statusy pozwalają śledzić przebieg odbioru Reklamacje Reklamacje w Panelu Klienta W sekcji Reklamacje klient może samodzielnie zgłosić reklamację dotyczącą produktu z umowy oraz na bieżąco śledzić jej status. Proces składania reklamacji Przejdź do zakładki Reklamacje Kliknij Dodaj reklamację Wybierz: odpowiednią umowę produkt , którego dotyczy reklamacja Uzupełnij treść reklamacji Kliknij Zapisz Efekt Reklamacja zostaje utworzona Zostaje automatycznie przesłana do systemu THTG Integrator Widok reklamacji Klient może wejść w szczegóły reklamacji Dostępne są informacje o: statusie przebiegu obsługi Aktualizacja statusu Status reklamacji: aktualizuje się automatycznie jest synchronizowany z Integratorem ➡️ Zmiana statusu w systemie (np. na W trakcie ) ➡️ natychmiast widoczna w Panelu Klienta Podsumowanie Klient może samodzielnie zgłaszać reklamacje Statusy są aktualizowane automatycznie System zapewnia pełną przejrzystość procesu obsługi reklamacji Umowy Umowy w Panelu Klienta W Panelu Klienta dostępna jest zakładka Umowy , w której użytkownik może przeglądać wszystkie umowy utworzone przez dewelopera. Dostępność umów Umowy pojawiają się automatycznie po podpisaniu w systemie THTG Integrator Możliwa jest również ręczna wysyłka umowy (dla użytkowników z odpowiednimi uprawnieniami) Ważne: W panelu dostępne są tylko umowy od momentu jego uruchomienia – archiwalne umowy nie są domyślnie widoczne. Uprawnienia Aby ręcznie udostępniać umowy: Przejdź do Ustawienia → Użytkownicy → Uprawnienia Nadaj uprawnienie: Ręczne udostępnianie w panelu klienta Wysyłka umowy do Panelu Klienta Umowa w statusie Przygotowana : ❌ nie jest jeszcze widoczna dla klienta Umowa zostaje udostępniona: ✅ automatycznie po podpisaniu ✅ ręcznie poprzez przycisk Udostępnij w panelu klienta Sprawdzanie statusu W dashboardzie umowy: pole Dostępna w panelu klienta W tabeli umów: kolumna Wysłano do Panelu Klienta Widok umowy w Panelu Klienta Przejdź do zakładki Umowy Kliknij wybraną umowę Dostępne informacje W szczegółach umowy klient zobaczy: Informacje podstawowe Harmonogram płatności Faktury Dokumenty Podsumowanie Umowy trafiają do panelu automatycznie po podpisaniu Możliwe jest ręczne udostępnienie Klient ma pełny dostęp do dokumentów i statusów Panel zapewnia przejrzysty widok całego procesu umowy Personalizacja wyglądu panelu klienta Aby skonfigurować wygląd Panelu Klienta, przejdź do zakładki Personalizacja wygłądu panelu klienta w ustawieniach systemowych. Wygłąd Panelu klienta może byc skonfigurowany w jasnym i ciemnym motywie. 1. Logo Panelu Klienta W górnej części konfiguracji znajdują się dwa pola umożliwiające dodanie logo: Logo – jasny motyw – wyświetlane dla jasnej wersji Panelu Klienta. Logo – ciemny motyw – wyświetlane dla ciemnej wersji Panelu Klienta. Aby dodać logo, kliknij Dodaj plik przy odpowiednim motywie. 2. Konfiguracja kolorów W sekcji Kolory możesz ustawić osobną kolorystykę dla: jasnego motywu , ciemnego motywu . Kolory można wprowadzić ręcznie w formacie HEX lub wybrać za pomocą selektora koloru. Zmiany są widoczne na bieżąco w sekcji Podgląd . 3. Konfiguracja strony logowania W sekcji Strona logowania możesz dostosować wygląd ekranu logowania do Panelu Klienta. Dostępne ustawienia obejmują: Typ tła – wybór sposobu wyświetlania tła. Dostępne są dwie opcje: gradient oraz obraz . Kąt – ustawienie kąta gradientu. Kolory gradientu – określenie kolorów wykorzystywanych na tle strony logowania. Grafika do strony logowania - zdjęcie w tle strony logowania. 4. Usługi partnerskie W sekcji Usługi partnerskie możesz zdecydować, które dodatkowe usługi będą widoczne dla klientów w Panelu Klienta. Aby włączyć wybraną usługę, zaznacz checkbox przy odpowiedniej pozycji. 5. Podgląd zmian Po prawej stronie ekranu znajduje się sekcja Podgląd , która prezentuje aktualny wygląd konfiguracji. Możesz sprawdzić między innymi: wygląd jasnego motywu , wygląd ciemnego motywu , kolory tekstów i przycisków, wygląd strony logowania. 6. Zapisanie zmian Po zakończeniu konfiguracji kliknij przycisk Zapisz zmiany , znajdujący się w prawym dolnym rogu strony. Po zapisaniu nowa konfiguracja zostanie zastosowana w Panelu Klienta. Dodawanie dokumentów inwestycji widocznych w Panelu Klienta Dokumenty przypisane bezpośrednio do inwestycji można udostępnić klientom w Panelu Klienta (PK) . Aby dokument był poprawnie wyświetlany, należy najpierw utworzyć odpowiedni typ pliku , a następnie podczas dodawania dokumentu przypisać go do tego typu. 1. Przejście do dokumentów inwestycji Przejdź do modułu Inwestycje . Otwórz wybraną inwestycję. Przejdź do zakładki Dokumenty . W tym miejscu widoczne są dokumenty bezpośrednio powiązane z daną inwestycją. 2. Dodanie typu pliku Przed dodaniem dokumentu należy upewnić się, że istnieje odpowiedni typ pliku . Aby przejść do konfiguracji typów plików: Ustawienia → Produkty → Typy plików dla inwestycji → Dodaj Następnie: Wprowadź nazwę typu . Zdecyduj, czy dokumenty przypisane do tego typu mają być: Publicznie dostępne – pliki przypisane do tej kategorii będą dostępne do pobrania przez API. Dostępne w Panelu Klienta – wszystkie pliki przypisane do tego typu będą udostępniane w Panelu Klienta dla klientów posiadających powiązaną umowę. Jeżeli dokument ma być widoczny dla klienta w Panelu Klienta , należy włączyć opcję „Dostępny w Panelu Klienta” . Następnie kliknij „Zapisz” . 3. Dodanie dokumentu do inwestycji Aby dodać dokument: W zakładce Dokumenty kliknij „Dodaj dokument” . Uzupełnij pole Nazwa . Wybierz odpowiedni Typ pliku. Opcjonalnie uzupełnij Datę . Kliknij „Dodaj pliki” i wybierz dokument, który ma zostać dodany. Po dodaniu pliku kliknij „Zapisz” . 4. Widoczność dokumentu w Panelu Klienta O tym, czy dokument będzie widoczny w Panelu Klienta, decyduje typ pliku przypisany podczas dodawania dokumentu . Jeżeli dla wybranego typu została włączona opcja „Dostępny w Panelu Klienta” , w tabeli typów plików w kolumnie „Dostępny w Panelu” będzie widoczna wartość „Tak” . W takim przypadku dokumenty przypisane do tego typu zostaną wyświetlone klientowi w sekcji Dokumenty - Dokumenty inwestycji w Panelu Klienta. Ważne: samo dodanie pliku do inwestycji nie powoduje automatycznie jego udostępnienia w Panelu Klienta. Dokument musi zostać przypisany do typu pliku, dla którego włączono opcję „Dostępny w Panelu Klienta” . Ankiety Tworzenie ankiety Ankiety w systemie THTG System umożliwia tworzenie i zarządzanie ankietami, które mogą być przypisywane do klientów i leadów. Tworzenie szablonu ankiety Przejdź do Ustawienia → Ankiety Kliknij Dodaj ankietę Uzupełnij: Nazwa Oddział Kliknij Dodaj element ankiety Dodawanie pytań Podczas dodawania elementów ankiety: możesz: wybrać istniejące pytania utworzyć nowe pytanie określ typ odpowiedzi: jednokrotnego wyboru wielokrotnego wyboru pole tekstowe Kliknij Zapisz , aby zapisać ankietę Powiązanie pytania z produktem Podczas tworzenia pytania możesz zaznaczyć opcję: Powiąż pytanie z produktem Efekt: odpowiedzi generują się dynamicznie z danych inwestycji odpowiedzi wpływają na pole Inwestycje w leadzie Dodanie ankiety do klienta Przejdź do Kontakty → Klienci Wybierz klienta Kliknij Dodaj ankietę Wybierz: istniejącego leada lub utwórz nowego ankietę z listy Kliknij Zapisz Wypełnienie ankiety Przejdź do Kontakty → Leady Wybierz leada Kliknij Wypełnij ankietę Wybierz ankietę Uzupełnij odpowiedzi Kliknij Zapisz Podsumowanie Ankiety pozwalają zbierać informacje od klientów Można je powiązać z produktami i inwestycjami Proces obejmuje: stworzenie ankiety przypisanie do klienta wypełnienie przez leada System automatyzuje przetwarzanie odpowiedzi Numeracja obiegów dokumentów Numeracja obiegów dokumentów Funkcjonalność umożliwia określenie sposobu numerowania obiegów dokumentów w systemie. Gdzie ustawić numerację? Przejdź do Ustawienia W sekcji System wybierz Ustawienia systemowe Znajdź pole Format kodu dokumentu Dostępne zmienne W numeracji możesz używać następujących elementów: {{company}} – skrócona nazwa spółki {{type}} – skrócona nazwa typu dokumentu {{code}} – numer obiegu {{m}} – miesiąc (z zerem wiodącym) {{Y}} – rok (format 4-cyfrowy) Tworzenie formatu Wpisz wybrane zmienne w odpowiedniej kolejności Możesz używać separatorów, np.: / - Przykład Dla formatu: {{company}}/{{code}}-{{Y}} System wygeneruje numer w postaci: Developerska/033-2022 Sprawdzenie działania Przejdź do Obieg dokumentów Kliknij Dodaj dokument Sprawdź wartość w kolumnie Kod Podsumowanie Możesz dowolnie konfigurować numerację dokumentów System automatycznie generuje kody na podstawie wzoru Format można dostosować do standardów firmy Przegladanie oraz praca na zadaniach w portalu Przeglądanie i praca na zadaniach (Jira Discovery) Instrukcja przedstawia sposób przeglądania oraz pracy na zadaniach w portalu Jira. Przeglądanie zadań Zaloguj się do portalu: Jira Service Management Przejdź do sekcji Projekty (lewe menu) Wybierz odpowiedni projekt Wybierz widok: Widok listy Widok tablicy ➡️ W widoku pojawią się zadania związane z procesem wdrożeniowym Filtrowanie zadań Skorzystaj z dostępnych filtrów Kolumna Dział / moduły pozwala szybko odnaleźć zadania dla danego obszaru Otwieranie zadania Kliknij wybrane zadanie lub Kliknij ikonę obok nazwy zadania ➡️ Otworzy się panel szczegółów (po prawej stronie) Praca na zadaniu W szczegółach zadania możesz: przeglądać opis sprawdzać załączniki dodawać komentarze dodawać własne załączniki Statusy zadań Podczas pracy zwróć uwagę na status: Parking zadanie oczekuje na przydzielenie Dostarczenie wymagane działanie po stronie klienta należy dostarczyć materiały lub odpowiedzi Opracowywanie zadanie realizowane przez THTG Gotowe zadanie zakończone Role w zadaniu Osoba przypisana odpowiedzialna za realizację zadania po stronie THTG Pracownik klienta odpowiedzialny za dostarczenie materiałów / informacji Podsumowanie Zadania można przeglądać w różnych widokach Filtry ułatwiają pracę z dużą liczbą zadań Statusy jasno określają etap realizacji Komentarze i załączniki wspierają komunikację między stronami Słowniki_elementów_faktury Słowniki elementów faktury - dodanie Słowniki elementów faktury – dodawanie Słowniki elementów faktury pozwalają definiować składniki, które będą wykorzystywane podczas tworzenia faktur. Dodawanie słownika Przejdź do Ustawienia Wybierz Słownik elementów faktury Kliknij Dodaj Uzupełnij pola: Nazwa Jednostka Kliknij Zapisz Gdzie są widoczne słowniki? Słowniki elementów faktury są dostępne podczas tworzenia faktury Znajdziesz je w sekcji Elementy faktury Podsumowanie Słowniki ułatwiają standaryzację elementów faktur Są wykorzystywane podczas tworzenia dokumentów Ich konfiguracja wpływa na poprawność i spójność danych na fakturach Moduł "Umowy" Edycja harmonogramu Edycja harmonogramu płatności w umowie Funkcjonalność umożliwia dodanie lub edycję harmonogramu płatności, który będzie widoczny w zakładce Płatności . Edycja harmonogramu Przejdź do Umowy Wybierz interesującą Cię umowę Kliknij Edytuj Przejdź do zakładki Harmonogram płatności Kliknij ikonę ołówka Modyfikacja harmonogramu Dostępne opcje: Utwórz na podstawie szablonu zmiana szablonu transz Dodaj transzę ręczne dodanie nowej płatności Edycja: wartości transzy terminu płatności Kliknij Zapisz harmonogram Zapis zmian Kliknij Dalej Dodaj komentarz (opcjonalnie) Kliknij Zapisz umowę Weryfikacja zmian Przejdź do sekcji Płatności Sprawdź Harmonogram płatności System pokaże: które transze są opłacone które są nieopłacone Podsumowanie Harmonogram można edytować ręcznie lub na podstawie szablonu Zmiany są widoczne w sekcji płatności System pozwala kontrolować stan rozliczeń umowy Umowa najmu – zmiany produktu w trakcie miesiąca 1️⃣ Dodanie produktu do umowy najmu w trakcie miesiąca Przykład Umowa obowązuje od 8 maja na czas nieokreślony. W tej umowie klient wynajmuje miejsce parkingowe od 12 maja. Wchodzimy w umowę -> Edytuj -> na 3. kroku dla miejsca parkingowego w sekcji Okres rozliczeniowy . Dodajemy okres cząstkowy: od 12 maja - do 31 maja, 👉 Kwota: liczona proporcjonalnie do liczby dni - wpisywana ręcznie w polu netto Dodajemy okres standardowy: od 1 czerwca - do czas nieokreślony, 👉 Kwota: pełna kwota z umowy 2️⃣ Rezygnacja z produktu w umowie najmu w trakcie miesiąca Przykład Klient rezygnuje z miejsca parkingowego 20 lipca. Wchodzimy w umowę -> Edytuj -> na 3. kroku dla miejsca parkingowego w sekcji Okres rozliczeniowy . Dodajemy ostatni okres: od 01 lipca - do 20 lipca, 👉 Kwota: liczona proporcjonalnie - wpisywana ręcznie 3️⃣ Wynajem na krótki okres (na przykład tydzień) Przykład Klient wynajmuje dodatkowe miejsce parkingowe od 11 czerwca do 18 czerwca. Wchodzimy w umowę -> Edytuj -> na 3. kroku dla miejsca parkingowego w sekcji Okres rozliczeniowy . Dodajemy jeden okres: od 11 czerwca - do 18 czerwca, 👉 Kwota: pełna kwota za 1 tydzień wynajęcia. Podsumowanie zasad ✅ Jeśli produkt: zaczyna się w trakcie miesiąca → dodajemy okres cząstkowy + pełny kończy się w trakcie miesiąca → dodajemy ostatni okres cząstkowy jest na konkretny krótki czas → jeden okres ✅ Uwaga: Automatyczne liczenie kwoty działa tylko gdy okres rozliczeniowy = dokładnie okres umowy dlatego żeby uwzględnić p.3 "Wynajem na krótki okres" Wysyłanie umów do DFG System THTG ma możliwość automatycznego wysyłanie umów do systemu DFG w momencie ich podpisania jak i przy aneksowaniu - cały proces przyjęcia umowy przez DFG jak i otrzymania przez nich kompletu informacji odbywa się automatycznie. Dlatego żeby ten proces uruchomić: Prośba o zarejestrowanie się do DFG (Deweloperski Fundusz Gwarancyjny) i złożenie wniosku o utworzenie konta technicznego. Po rozpatrzeniu wniosku utrzymają Państwo: login, hasło, plik z certyfikatem jako paczka plików .zip wraz z hasłem do wypakowania plików, hasło do certyfikatu. Po otrzymaniu danych prośba o ich przekazanie, wraz z plikiem z certyfikatem. Dodajemy konfiguracje DFG według instrukcji - Konfiguracja DFG Integracje uruchamiamy dla wskazanych wybranych inwestycji. Aby móc uruchomić integracje DFG inwestycja musi mieć w THTG dodany: - rachunek OMRP , Inwestycja musi posiadać informacje: Adres Administracyjny, Księgi wieczyste Wprowadzoną dane “Start przekazywania lokali” Uwaga: Niestety automatyczne wysyłanie umów do systemu DFG będzie działać po tej konfiguracji dla nowych umów, już istniejące umowy trzeba będzie wysłać jednorazowo ręcznie przyciskiem “Wyślij do DFG“ w umowie (więc uprawnienie to można dodać jednej/dwom osobom - to tylko sugestia, ponieważ wszystko będzie się odbywać automatycznie) Lista zmian Instrukcja dodania strony THTG do ekranu głównego telefonu Dzięki dodaniu skrótu do strony THTG możesz uruchamiać ją jednym kliknięciem – tak samo jak aplikację. Dzięki dodaniu skrótu do strony THTG na ekranie głównym możesz uruchamiać ją jednym kliknięciem – tak samo jak aplikację. Android (Google Chrome) Otwórz przeglądarkę Google Chrome . Wejdź na stronę THTG swojego konta. Dotknij ikony ⋮ (trzy kropki) w prawym górnym rogu. Wybierz Dodaj do ekranu głównego lub Utwórz skrót (nazwa może się różnić w zależności od telefonu). W razie potrzeby zmień nazwę skrótu. Kliknij Dodaj . Skrót do strony pojawi się na ekranie głównym telefonu. Pomoc Google: ( Pomoc Google ) iPhone (Safari) Uwaga: Na iPhone skrót najlepiej dodać z poziomu przeglądarki Safari . Otwórz przeglądarkę Safari . Wejdź na stronę THTG . Dotknij przycisku Udostępnij (kwadrat ze strzałką do góry). Przewiń listę i wybierz Dodaj do ekranu głównego . W razie potrzeby zmień nazwę skrótu. Kliknij Dodaj . Ikona strony pojawi się na ekranie głównym i będzie działać podobnie jak aplikacja. Pomoc: ( support.apple.com ) Gotowe! Od teraz system THTG można uruchomić bezpośrednio z ekranu głównego telefonu – jednym dotknięciem, bez konieczności otwierania przeglądarki i wpisywania adresu strony.