Produkty Cena minimalna w produkcie Dzięki tej instrukcji dowiesz się, jak poprawnie dodać i zarządzać ceną minimalną dla produktu. Zarządzanie ceną produktów najmu System umożliwia wielopoziomowe zarządzanie cenami składowych umowy najmu poprzez: definiowanie cenników ogólnych na poziomie inwestycji definiowanie cen indywidualnych dla produktu indywidualne ustalenia podczas tworzenia umowy Każdy poziom wpływa na wartości proponowane przez system przy tworzeniu umowy. Definiowanie cenników ogólnych na inwestycji Jeśli ceny składowych są takie same dla wielu produktów, można ustawić je na poziomie inwestycji. Kroki: Przejdź do Inwestycje Wybierz odpowiednią inwestycję Otwórz zakładkę Składowe umowy Dodawanie składowych Kliknij: Dodaj elementy składowych czynszu lub Dodaj opłaty za media Następnie uzupełnij formularz: Typ składowej (unikalny dla czynszu) Start okresu obowiązywania Kwota minimalna Kwota proponowana Sposób obliczania (m² / produkt) Przykład: Jeśli stawka dotyczy m² i produkt ma 30 m² → opłata = stawka × 30 Dodatkowe opcje: dodanie kolejnego okresu → przycisk (6) dodanie nowej składowej → przycisk (7) Opłaty za media Można je dodać na dwa sposoby: ręcznie (jak składowe czynszu) na podstawie szablonu Na końcu kliknij Zapisz. Definiowanie cenników na produkcie Aby ustawić indywidualne ceny: Zaznacz opcję Wprowadź konfigurację składowych umowy dla tego produktu Kliknij: Dodaj element składowy czynszu lub Dodaj opłaty za media Uzupełnij dane i kliknij Zapisz Ważne: Jeśli nie ustawisz indywidualnych parametrów, produkt pobierze dane z inwestycji. Definiowanie cenników na umowie System automatycznie uzupełnia dane z produktu lub inwestycji Nie pozwala ustawić ceny poniżej ceny minimalnej Schemat działania ceny minimalnej Jeśli produkt ma własne ustawienia → dane pobierane są z produktu Jeśli nie → dane pobierane są z inwestycji Cena minimalna: zależy od typu rozliczenia przelicza się automatycznie po jego zmianie Po uzupełnieniu danych możesz utworzyć umowę bez ryzyka zejścia poniżej ustalonych wartości minimalnych. Tworzenie szablonu opłat za media Przejdź do Inwestycje → Składowe umowy Kliknij Dodaj szablon opłat za media W formularzu: system automatycznie załaduje dostępne typy liczników uzupełnij dane według potrzeb Kliknij Zapisz Szablon pojawi się na liście. Wykorzystanie szablonu opłat za media Szablon można użyć: na poziomie inwestycji produktu umowy Kroki: Wybierz szablon Ustaw datę obowiązywania Podaj łączną kwotę opłat System automatycznie rozdzieli koszty według szablonu. Przykład Suma opłat: 150 Podział: woda ciepła: 50% woda zimna: 50% ścieki: kwota stała 25 Podsumowanie Cena minimalna chroni przed sprzedażą poniżej ustalonego poziomu System automatycznie kontroluje poprawność wartości Możliwe jest zarządzanie cenami na 3 poziomach Szablony znacząco przyspieszają konfigurację i ograniczają błędy Masowa aktualizacja produktów z Inwestycji Funkcjonalność umożliwia samodzielną aktualizację cenników produktów dla inwestycji bez konieczności kontaktu z działem wsparcia. Proces jest intuicyjny i bezpieczny: pobierasz plik z aktualnymi danymi edytujesz go w arkuszu (np. Excel) importujesz z powrotem do systemu System: weryfikuje poprawność danych wskazuje błędy (jeśli wystąpią) zapisuje historię zmian w dokumentach inwestycji Uprawnienia Aby korzystać z funkcji importu i eksportu: Przejdź do Ustawienia → Użytkownicy → Uprawnienia Nadaj uprawnienie: Zbiorcza aktualizacja produktów Eksport pliku z inwestycji Przejdź do wybranej inwestycji Kliknij Importuj ceny produktów W oknie dialogowym wybierz Pobierz szablon Po pobraniu pliku możesz wprowadzić zmiany. Import pliku do inwestycji Przejdź do inwestycji Kliknij Importuj ceny produktów W oknie: kliknij Dodaj plik wybierz plik z komputera Kliknij Importuj Wynik importu ✅ Brak błędów → dane zostaną zapisane ❌ Błędy → system wyświetli komunikaty W przypadku błędów: popraw plik zgodnie z instrukcjami zaimportuj ponownie Obsługa pliku Excel Plik został przygotowany tak, aby zminimalizować ryzyko błędów. Nagłówki i wiersze systemowe Nie wolno ich edytować Każda kolumna ma określoną rolę Zmiana struktury = błąd importu Zakaz kopiowania do nowego pliku Nie kopiuj danych do nowego arkusza Możesz utracić: formatowanie walidacje formuły ➡️ Zawsze pracuj na oryginalnym pliku Kolumna ID Kolumna systemowa Nie podlega edycji Identyfikuje produkt Kolumna „Kierunek świata” Używaj skrótów: N – północ S – południe E – wschód W – zachód NE, NW, SE, SW – kierunki pośrednie Dla wielu kierunków: N;E Kolumny powierzchni pomieszczeń W pliku mogą występować różne typy powierzchni, np.: powierzchnia projektowa użytkowa powierzchnia projektowa rozliczeniowa powierzchnia powykonawcza Możesz podać wiele wartości, oddzielając je średnikiem: 11;41;22 Ważne: Zachowaj tę samą kolejność pomieszczeń. Podsumowanie Aktualizacja cenników odbywa się przez eksport i import pliku System kontroluje poprawność danych Niepoprawne dane są raportowane do poprawy Plik należy edytować zgodnie z zasadami, aby uniknąć błędów Produkty - Rekomendacje Rekomendacje umożliwiają podpowiadanie klientowi alternatywnych mieszkań (np. na innych piętrach) na podstawie określonych kryteriów, takich jak układ pomieszczeń. Rekomendacje – Układy pomieszczeń w ustawieniach Aby przygotować rekomendacje, najpierw należy zdefiniować układy pomieszczeń. Kroki: Przejdź do Ustawienia W sekcji Produkty wybierz Układy pomieszczeń Kliknij Dodaj W oknie dialogowym: wybierz Inwestycję wpisz nazwę układu Kliknij Zapisz Rekomendacje – przypisanie układów do produktów Aby system mógł proponować podobne mieszkania, należy przypisać układ do produktów. Kroki: Przejdź do Produkty Wybierz odpowiednie mieszkanie Kliknij Edytuj produkt W sekcji Specyfikacja: wybierz z listy Układ pomieszczeń Zapisz zmiany ➡️ Powtórz czynność dla kolejnych mieszkań Efekt System będzie rekomendował klientom podobne mieszkania Rekomendacje będą oparte na przypisanych układach pomieszczeń Ułatwia to klientowi wybór i zwiększa szansę sprzedaży Produkty - pakietowanie Łączenie produktów w pakiety celem ofertowania / sprzedaży zestawu Pakietowanie produktów Tworzenie pakietów produktów to skuteczny sposób na przyspieszenie procesu tworzenia ofert oraz umów poprzez automatyczne dodawanie produktów powiązanych. Lista pakietów produktów Aby przejść do listy pakietów: W menu głównym wybierz Produkty Następnie przejdź do sekcji Pakiety Dodawanie pakietu Kliknij przycisk Dodaj pakiet Otworzy się okno zawierające dwie tabele: Tabela dostępnych produktów Zawiera produkty, które nie znajdują się w żadnym pakiecie Aby dodać produkt do pakietu → kliknij wybrany wiersz Tabela wybranych produktów Zawiera produkty przypisane do pakietu Aby usunąć produkt z pakietu → kliknij wybrany wiersz Po wybraniu produktów kliknij Zapisz Edycja pakietu Przejdź do listy pakietów Kliknij wybrany pakiet (wiersz) Proces edycji jest analogiczny do dodawania: możesz dodawać lub usuwać produkty zmiany zatwierdzasz przyciskiem Zapisz Dodawanie pakietu produktów do umowy Przejdź do modułu Umowy. Wybierz kolejno: Rodzaj umowy, Leada, Uzupełnij wymagane dane umowy. Przejdź do kroku Wybór produktów. Wyszukaj i dodaj do umowy mieszkanie będące częścią pakietu, np. M51. Po dodaniu produktu system sprawdzi, czy jest on powiązany z innymi produktami w pakiecie (np. miejscem postojowym P51). Po dodaniu mieszkania wyświetli się komunikat informujący, że wybrany produkt jest sprzedawany w pakiecie z innym produktem oraz pytanie, czy chcesz dodać brakujące produkty do oferty. Wybierz: Tak – aby automatycznie dodać do umowy wszystkie produkty powiązane w pakiecie (np. miejsce postojowe P51), Nie – aby pozostawić w umowie wyłącznie wcześniej wybrany produkt. Podsumowanie Pakiety pozwalają łączyć produkty w zestawy Automatyzują tworzenie ofert i umów Ułatwiają sprzedaż powiązanych produktów Produkty - rozdzielenie statusu w systemie od www Czasem zachodzi potrzeba wyświetlenia informacji o rezerwacji lub niedostępności produktu na stronie inwestycji, przy jednoczesnym zachowaniu możliwości jego sprzedaży w systemie. Standardowe statusy (np. rezerwacja fikcyjna, niedostępny) blokują możliwość tworzenia ofert i umów. Aby tego uniknąć, można rozdzielić status produktu w systemie od statusu widocznego na stronie internetowej. Włączenie funkcji Przejdź do Ustawienia W sekcji System wybierz Ustawienia systemowe W kategorii Produkt znajdź opcję: „Włącz oddzielne statusy dla systemu oraz dla strony internetowej” Zaznacz opcję Kliknij Zapisz Obsługa statusów Przejdź do edycji wybranego produktu W formularzu pojawi się nowe pole: Status www Dostępne opcje 1. Taki sam jak status (domyślnie) Strona internetowa pokazuje ten sam status co system 2. Status niezależny Możesz ustawić dowolny status dla strony, np.: Dostępny Rezerwacja wstępna Rezerwacja fikcyjna Rezerwacja Sprzedany Wydany Niedostępny Ważne zasady Jeśli ustawisz własny Status www: nie będzie się on automatycznie zmieniał pozostanie taki sam niezależnie od zmian w systemie Przykład działania Dla mieszkania A.0.01: Status: Dostępny Status www: Rezerwacja Po utworzeniu umowy rezerwacyjnej: Status: Rezerwacja Status www: Rezerwacja Po rozwiązaniu umowy: Status: Dostępny Status www: Rezerwacja ➡️ Strona nadal pokazuje mieszkanie jako zarezerwowane Jak przywrócić synchronizację? Aby status na stronie znów odpowiadał systemowi: Ustaw Status www na: Taki sam jak status Podsumowanie Funkcja pozwala niezależnie sterować widocznością produktu na stronie Umożliwia sprzedaż produktów oznaczonych jako „zarezerwowane” na stronie Wymaga świadomego zarządzania, aby uniknąć niespójności danych Produkty - usuwanie filtrów Funkcjonalność umożliwia szybkie wyczyszczenie wszystkich filtrów w danej zakładce. Usuwanie filtrów Przejdź do miejsca w systemie, które zawiera filtrowanie (np. Produkty) Kliknij ikonę lejka (filtry) Po otwarciu panelu Ustawienia tabeli (po lewej stronie): wybierz opcję Przywróć do ustawień domyślnych Efekt Wszystkie zastosowane filtry zostaną usunięte Widok zostanie przywrócony do ustawień domyślnych Lista danych będzie wyświetlana bez ograniczeń filtrów Rezerwacja wstępna - kolejka oczekujących Czym jest rezerwacja wstępna? W zakładce „Kolejka oczekujących” widoczne są wszystkie rezerwacje wstępne utworzone dla danego produktu. Rezerwacje wstępne można traktować jako tzw. rezerwacje „ołówkowe” – są to tymczasowe rezerwacje produktu, które nie są jeszcze pokryte zawartą umową. Przykładowo, jeżeli dwóch klientów wyrazi zainteresowanie tym samym lokalem, można utworzyć dla obu osób rezerwację wstępną. Dzięki temu informacje o zainteresowanych klientach będą widoczne w kolejce oczekujących przy danym produkcie. Jak utworzyć rezerwację wstępną? Aby dodać rezerwację wstępną: Przejdź do wybranego produktu. Kliknij przycisk „Dodaj rezerwację wstępną”. Wybierz lead, który ma zostać przypisany do rezerwacji wstępnej. Opcjonalnie wybierz rabatowanie – pole to nie jest wymagane. Zdecyduj, czy do klienta ma zostać wysłana wiadomość z informacją o utworzeniu rezerwacji. Wybierz liczbę dni, przez które rezerwacja wstępna ma obowiązywać. Ważne! Określenie czasu obowiązywania rezerwacji jest bardzo istotne. Po upływie wskazanej liczby dni rezerwacja wstępna zostanie automatycznie rozwiązana, a produkt wróci do dostępnej puli. Wszystkie rezerwacje wstępne będą widoczne w module "Oferty" -> "Rezerwacje wstępne" Kolejka oczekujących Po przejściu do zakładki „Kolejka oczekujących” przy danym produkcie można sprawdzić listę wszystkich osób, dla których została utworzona rezerwacja wstępna. W jednym miejscu widoczny jest podgląd klientów zainteresowanych danym produktem. Dzięki temu można łatwo zarządzać kolejnością zainteresowanych osób i sprawdzić, kto aktualnie posiada aktywną rezerwację wstępną.