Oferta, rezerwacje i umowy Harmonogram Płatności - tworzenie szablonu. Szablon harmonogramu płatności Opis Każda umowa zawiera harmonogram płatności, zgodnie z którym klient zobowiązany jest do regulowania kolejnych transz za zakupione mieszkanie. Terminy płatności dla konkretnej inwestycji są zazwyczaj ustalone z góry. Aby uniknąć ręcznego wprowadzania danych i ograniczyć błędy, można utworzyć szablon harmonogramu płatności, który automatycznie uzupełni odpowiednie pola. Jak utworzyć szablon harmonogramu płatności? 1. Przejście do ustawień Wejdź w Menu boczne → Ustawienia Przejdź do sekcji Oferty i umowy → Szablon transz 2. Dodanie nowego szablonu Kliknij Dodaj szablon Wypełnij pola w formularzu ❗ Ważne: zaznacz opcję Szablon zbiorczy 3. Definiowanie transz Dla każdej transzy: Określ sposób wyznaczenia daty: konkretny dzień lub liczba dni po wydarzeniu (np. podpisanie umowy deweloperskiej) Jeśli wybierzesz drugą opcję: w polu „Ilość dni po” wpisz liczbę dni od wydarzenia Określ procentową wartość transzy Kliknij Dodaj transzę ⚠️ Ważna uwaga Jeśli płatność ma nastąpić przed wydarzeniem: wpisz wartość ujemną w polu „Ilość dni po” 4. Transza z konkretną datą Jeśli transza ma określoną datę: Wybierz datę Określ jej wartość procentową Dodaj transzę Po dodaniu wszystkich transz kliknij Zapisz Jak dodać szablon transz do umowy? 1. Tworzenie harmonogramu Podczas tworzenia lub edycji umowy: Przejdź do sekcji Harmonogram płatności Kliknij Utwórz nowy harmonogram Następnie wybierz Utwórz na podstawie szablonu 2. Wybór szablonu Z listy rozwijanej wybierz odpowiedni szablon 3. Wpłata rezerwacyjna Zaznacz opcję Wpłata rezerwacyjna ➡️ W harmonogramie pojawi się wpis, ale w podsumowaniu zobaczysz: Pozostało -5000 zł 4. Korekta wartości Odejmij tę kwotę w polu Brutto w Transzy 1 ➡️ W podsumowaniu powinna pojawić się wartość 0 zł 5. Zapis Kliknij Zapisz harmonogram Podsumowanie Zastosowanie szablonów: przyspiesza tworzenie harmonogramów eliminuje błędy ręcznego wprowadzania danych umożliwia wielokrotne wykorzystanie raz przygotowanego schematu Harmonogram płatności - dodawanie szablonu transz do umowy. Jak dodać szablon transz do umowy? 1. Tworzenie harmonogramu W trakcie tworzenia lub edycji umowy: Przejdź do kroku Harmonogram płatności Kliknij Utwórz nowy harmonogram Następnie wybierz Utwórz na podstawie szablonu 2. Wybór szablonu Z rozwijanej listy wybierz odpowiedni szablon transz 3. Wpłata rezerwacyjna Zaznacz opcję Wpłata rezerwacyjna ➡️ W harmonogramie pojawi się odpowiednia pozycja, jednak w podsumowaniu zobaczysz: Pozostało -5000 zł 4. Korekta wartości Aby wyrównać saldo: Odejmij tę kwotę w polu Brutto w Transzy 1 ➡️ W podsumowaniu uzyskasz wartość 0 zł 5. Zapis Kliknij Zapisz harmonogram Podsumowanie Zastosowanie szablonu: przyspiesza tworzenie harmonogramu umożliwia wielokrotne wykorzystanie tego samego schematu minimalizuje ryzyko błędów przy ręcznym wprowadzaniu danych Oferta - tworzenie Tworzenie oferty Opis Aby przygotować ofertę dla klienta, możesz skorzystać z kilku sposobów. System prowadzi użytkownika krok po kroku, umożliwiając szybkie i kompletne przygotowanie oferty dla potencjalnego kupującego. Sposoby tworzenia oferty 1. Tworzenie oferty z poziomu kontaktów Krok 1: Wybór klienta Wejdź w Menu boczne → Kontakty Następnie wybierz zakładkę Klienci Z listy wybierz potencjalnego klienta i kliknij w jego rekord Krok 2: Wybór lub utworzenie leada Jeśli istnieje lead → wybierz go z listy Jeśli nie → kliknij Utwórz nowy lead ➡️ System automatycznie przypisze klienta Kliknij Dalej 2. Tworzenie oferty z poziomu leada Wejdź w istniejącego Leada Kliknij Utwórz ofertę ➡️ System rozpocznie proces tworzenia oferty z przypisanym klientem W razie potrzeby możesz dodać klienta ręcznie Kliknij Dalej Proces tworzenia oferty 1. Wybór produktów W sekcji Wybór produktów kliknij rekord w tabeli Wybierz jeden lub więcej produktów Kliknij Dalej 2. Ustalanie ceny Określ ceny produktów (Opcjonalnie) dodaj rabat Kliknij Dalej 3. Wiadomość do klienta Wpisz wiadomość do klienta (pole obowiązkowe) Możesz użyć przycisku Podgląd oferty, aby sprawdzić dokument 4. Zapis i wysyłka Kliknij Zapisz ➡️ System: wyśle ofertę do klienta zapisze ją w zakładce Oferty Gdzie znaleźć ofertę? Po zapisaniu ofertę możesz znaleźć: Kontakty → Lead Oferty Zarządzanie ofertą Możesz: edytować ofertę (Edytuj) zmienić produkty dodać kupującego przekształcić ofertę w: rezerwację wstępną umowę Alternatywne sposoby tworzenia oferty 1. Tworzenie oferty przez produkt Wejdź w zakładkę Produkty Wybierz konkretny produkt Kliknij Dodaj ofertę ➡️ System przeprowadzi Cię przez standardowy proces tworzenia 2. Tworzenie oferty z zakładki Oferty Wejdź w zakładkę Oferty Kliknij Dodaj ofertę ➡️ Proces przebiega identycznie jak w pozostałych metodach Podsumowanie Tworzenie oferty: jest szybkie i intuicyjne może być rozpoczęte z różnych miejsc w systemie umożliwia pełne zarządzanie ofertą oraz jej dalsze przekształcenie Oferta - wysyłanie kopii do pracownika lub oddziału System daje możliwość wysyłania kopii oferty do pracownika lub oddziału, tak żeby pracownik lub oddział mieli również dostęp do swoich ofert z poziomu skrzynki pocztowej. Wysyłanie kopii oferty do pracownika Z menu głównego wybierz Ustawienia, a następnie z sekcji Użytkownicy kliknij Pracownicy. Kliknij ⋯ (3 kropki) przy pracowniku, na którego koncie chcesz dokonać zmiany, a następnie wybierz Edytuj. W dolnej części okna: zaznacz pole „Dodaj UDW podczas wysyłania oferty”, wybierz z listy obok adres e-mail Pracownika lub Oddziału. Po dokonaniu zmian kliknij ZAPISZ. Efekt Po wykonaniu tych kroków, za każdym razem gdy pracownik sporządzi i wyśle ofertę, automatycznie zostanie wysłana jej kopia na wskazany adres e-mail. Opis i Grafiki edytowalne w Ofercie Opis oraz 2 grafiki mogą zmieniać się w zależności od inwestycji. Instrukcja pokaże, jak dokonać takiej edycji. Dzięki możliwościom THTG Integrator możemy wygenerować spersonalizowaną ofertę dla każdej inwestycji. Elementami, które odróżniają oferty poszczególnych inwestycji, są opis oraz grafiki. System umożliwia przypisanie 2 grafik do jednej inwestycji. Edycja opisu oraz grafik w inwestycji Krok 1 Kliknij w Menu boczne → Inwestycje. ![](https://pomoc.thtg.io/uploads/images/gallery/2026-04na p/scaled-1680-/5oRjv2tUg0IisWcA-image-1775636171214.png) Krok 2 Przy nazwie inwestycji, którą chcesz edytować: kliknij ⋯ (3 kropki) wybierz Edytuj Krok 3 Używając bocznego paska: przewiń stronę w dół do sekcji Opis Inwestycji w polu tekstowym wpisz treść, która ma pojawić się w ofercie Krok 4 – dodawanie grafik Aby dodać grafikę do oferty: przejdź do sekcji: Logo inwestycji lub Zdjęcie inwestycji kliknij Wybierz plik zaznacz plik na dysku kliknij Otwórz 👉 W obu przypadkach procedura jest taka sama. Krok 5 Po wprowadzeniu zmian kliknij Zapisz. Zalecenia dotyczące grafik Preferowane formaty: PNG lub JPG. Maksymalny rozmiar pojedynczego pliku: 5 MB. Zalecana rozdzielczość: Full HD (1920 × 1080 px) lub wyższa. Nie zaleca się przesyłania grafik mniejszych niż 1200 px szerokości, ponieważ mogą być widoczne pogorszenia jakości w wygenerowanym PDF. Grafiki powinny być dobrej jakości, bez znaków wodnych i nadmiernej kompresji. Logo najlepiej przygotować w formacie PNG z przezroczystym tłem. Oba pliki powinne być jednakowej szerokości/wysokości (na przykład 2000x2831) Uwaga: Wszystkie grafiki są automatycznie skalowane do szablonu oferty. Zachowanie odpowiednich proporcji oraz dobrej jakości plików pozwala uniknąć rozciągnięcia, rozmycia lub przycięcia obrazów w wygenerowanym dokumencie PDF. Aktualizacja danych Edycji opisu i grafik możesz dokonać w dowolnym momencie, np. gdy: pojawią się nowe informacje do uwzględnienia w opisie konieczna będzie zmiana lub aktualizacja grafiki Przygotowywanie szablonu do wysyłki oferty w treści wiadomości Przygotowywanie szablonu do wysyłki oferty w treści wiadomości System umożliwia przygotowanie szablonów wiadomości email, które pozwalają wysyłać ofertę bezpośrednio w treści wiadomości. Dzięki temu możesz zautomatyzować komunikację i personalizować treści dla klientów. Jak dodać szablon? Z menu bocznego wybierz: Ustawienia → Wysyłka wiadomości → Szablony wiadomości email Kliknij Dodaj i uzupełnij formularz: pola obowiązkowe oznaczone są gwiazdką (*) możesz ustawić szablon domyślny treść przygotujesz w edytorze lub przez kod źródłowy (HTML) Po uzupełnieniu wszystkich pól kliknij Zapisz Edycja lub usuwanie szablonu Kliknij ⋯ (3 kropki) obok wybranego szablonu Wybierz: Edytuj – aby wprowadzić zmiany Usuń – aby usunąć szablon Obsługa znaczników (Twig) Szablony obsługują dynamiczne dane dzięki znacznikom Twig. UWAGA: Znaczniki dodane w kodzie źródłowym ( {% code %}, {{ code }}) nie będą widoczne w edytorze, ale zostaną poprawnie przetworzone. Dostępne obiekty employee – dane pracownika clients – dane klientów elements – elementy oferty investment – inwestycja company – spółka productBundles – pakiety produktów Podstawowe tagi Warunek {% if company.address %} {{ company.address.street }} {{ company.address.buildingNumber }}, {{ company.address.postalCode }} {{ company.address.city }} {% endif %} Pętla {% set produkt = 'DOM' %} {{ produkt }} do (bez wyświetlania) {% do 1 + 2 %} Dostępne filtry escape – znaki specjalne lower / upper capitalize / title length merge number_format format_currency slice filter Dostępne funkcje specificationArea(product: Product, optionName: string) Zwraca powierzchnie z BuiltSpecifications jeśli istnieją, w przeciwnym razie ze Specifications. Wiele wartości scala znakiem /. Przykład: Powierzchnie „Komórka lokatorska”: {{ specificationArea(element.product, 'Komórka lokatorska') }} getCardinalDirection(product: Product) Zwraca kierunki świata dla lokalu (np. „północ, wschód”, „południowy zachód”). Przykład: Ekspozycja: {{ getCardinalDirection(element.product) }} downloadURL(file: File) Funkcja pozwala na pobranie plików załączonych do produktu poprzez generowanie publicznego linku. Przykład: {% for productFile in element.product.files %} {% if productFile.fileType.systemName == 'IMG_PDF' %} Zobacz kartę mieszkania
{% endif %} {% endfor %} footer() Funkcja zwraca zawartość pola stopka z ustawień konta pracownika. Przykład: Przykładowa stopka pracownika Przykładowy wygląd oferty Przykładowe pola – Employee {{ employee.name }} {{ employee.surname }} {{ employee.email }} {{ employee.phone }} Przykładowe pola – Client {{ client.name }} {{ client.surname }} {{ client.displayName }} {{ client.email }} {{ client.phone }} Przykładowe pola – Company {{ company.name }} {{ company.krs }} {{ company.regon }} {{ company.email }} Przykładowe pola – Investment {{ investment.name }} {{ investment.getPlannedStartDate }} {{ investment.getRealEndDate }} Przykładowe pola – Product {{ product.number }} {{ product.area }} {{ product.priceOffer }} {{ product.roomsCount }} Przykładowe pola – Address {{ address.city }} {{ address.street }} {{ address.postalCode }} Dobre praktyki Udostępniaj tylko potrzebne dane System działa w sandboxie (ograniczone możliwości Twig) footer() zwraca HTML – nie używaj escape Przykłady użycia Przykład 1 – wiadomość Szanowni klienci: {% for client in clients %} - {{ client.name | capitalize }} {{ client.surname | upper }} {% endfor %} Dziękujemy za zainteresowanie inwestycją {{ investment.name | title }}. ### Przykład 2 – tabela pakietów ```html {% for b in productBundles %} {% endfor %}
Pakiet Pow. [m²] Ogród Cena
{{ b.name }} {{ b.area }} {{ b.garden }} {{ b.price }}
Przykład 3 – tabela elementów {% for element in elements %} {% endfor %}
ID PIĘTRO POWIERZCHNIA CENA
{{ element.product.number }} {{ element.product.floor }} {{ element.area }} {{ element.nettoPrice }}
Przypisywanie wpłat do umów System w sposób automatyczny próbuje przydzielić płatności do odpowiednich umów na podstawie wprowadzonego rachunku powierniczego. Porównuje numer rachunku znajdujący się w polu Numer rachunku z wszystkimi rachunkami przypisanymi do umów. Gdy znajdzie rachunek → zmienia status płatności na Nieprzypisana Gdy nie znajdzie rachunku → zmienia status na Zignorowana Następnie przechodzi do kolejnego kroku w zależności od typu płatności. Przypisywanie wpłat System traktuje wszystkie wpłaty (transakcje na kwotę większą niż 0) jako wpłaty na rachunek powierniczy. Po znalezieniu odpowiedniej umowy system automatycznie przypisze wpłatę do odpowiedniej transzy Jeśli wszystkie transze w umowie są już opłacone: wpłata nie zostanie przypisana pozostanie w statusie Nieprzypisana Przypisywanie zwolnień System traktuje wszystkie wypłaty (transakcje na kwotę mniejszą niż 0) jako zwolnienia środków. Po znalezieniu odpowiedniej umowy system automatycznie wystawi fakturę Jeśli umowa jest już w pełni pokryta fakturami: system nie wystawi nowej faktury proces wystawiania faktur zostaje przerwany W takiej sytuacji użytkownik musi zweryfikować problem i rozwiązać go ręcznie. Uwaga: System przy wystawianiu faktur i obliczaniu wartości opiera się na harmonogramie transz. Jeśli umowa nie posiada harmonogramu → faktury nie zostaną wystawione. System przerywa proces, aby uniknąć zaburzenia ciągłości numeracji faktur. Rozwiązywanie problemów z przypisywaniem wpłat Jeśli wpłaty lub zwolnienia przez długi czas mają status Nieprzypisane, należy wykonać poniższe kroki. Wpłaty Sprawdzić, czy rachunek wpłaty zgadza się z rachunkiem powierniczym przypisanym do umowy Sprawdzić, czy umowa posiada transze możliwe do opłacenia Sprawdzić, czy wartość wpłaty nie przekracza wartości umowy Zwolnienia Sprawdzić, czy rachunek zwolnienia zgadza się z rachunkiem powierniczym przypisanym do umowy Sprawdzić, czy umowa posiada harmonogram transz Sprawdzić: na jaką wartość są już wystawione faktury czy nowa faktura nie przekroczy wartości umowy Uwaga: W karcie umowy widoczne są tylko zaakceptowane faktury. Należy również sprawdzić sekcję: Faktury → Do zaakceptowania — faktury w tym miejscu także liczą się do całkowitej wartości pokrycia umowy. Co zrobić, gdy system zignoruje płatność? Wpłaty Jeśli płatność ma status Zignorowana, można ją przypisać ręcznie: rozwinąć menu płatności wybrać opcję Przydziel Zwolnienia System nie pozwala na automatyczne wystawienie faktury Należy: wystawić fakturę ręcznie lub ponownie zaimportować wyciąg zawierający tylko tę płatność Rachunek indywidualny - automatyczne dodawanie na podstawie rachunku powierniczego W sytuacji, kiedy klient otrzymuje indywidualny rachunek do wpłat, który jest skorelowany z rachunkiem powierniczym, system może dodać go do umowy automatycznie po wybraniu rachunku powierniczego. Przyspiesza to proces Ogranicza liczbę błędów Włączenie funkcji Z menu głównego wybierz Ustawienia Następnie przejdź do sekcji System → Ustawienia systemowe Na liście w kategorii Umowa znajdź opcję: „Włącz automatyczne przypisywanie rachunku do wpłat indywidualnych po dodaniu rachunku powierniczego do umowy” Domyślnie opcja jest wyłączona. Zaznacz checkbox Kliknij Zapisz Obsługa rachunków Przejdź do karty dowolnej umowy Kliknij przycisk „Zarządzaj rachunkami” Zostanie otwarte okno zarządzania rachunkami. Jeśli funkcjonalność jest włączona, użytkownik zobaczy odpowiedni komunikat. Dodawanie rachunku Na liście rachunków bankowych: Rachunki do wpłat indywidualnych nie są wyświetlane Aby dodać rachunek: Wybierz z listy rachunek powierniczy System: sprawdzi dostępność rachunku indywidualnego porówna ostatnie 7 cyfr z wybranym rachunkiem powierniczym Następnie: jeśli rachunek zostanie znaleziony → zostanie dodany do listy jeśli nie → użytkownik otrzyma informację Kliknij Zapisz Rachunek indywidualny do wpłat - dodawanie numeru rachunku System pozwala przypisać numery rachunków do wpłat do konkretnej inwestycji, co umożliwia późniejsze łatwe przypisanie rachunku do klienta oraz automatyczne uzupełnienie go w generowanej umowie. Dodawanie rachunku do wpłat W menu bocznym wybierz Inwestycje Z listy wybierz odpowiednią inwestycję W górnej części ekranu kliknij: Rachunki bankowe następnie Dodaj rachunek W otwartym oknie: wypełnij wszystkie pola oznaczone * w polu Typ wybierz: Indywidualny rachunek do wpłat Kliknij Zapisz Przypisanie rachunku do umowy Dzięki dodaniu rachunku do inwestycji można go łatwo przypisać podczas przygotowywania umowy. W menu bocznym przejdź do Umowy Wybierz z listy odpowiednią umowę Kliknij: Zarządzaj rachunkami następnie Dodaj rachunek bankowy Wybierz rachunek z listy i kliknij Zapisz Korzyści Szybkie przypisanie rachunku do klienta Automatyczne uzupełnianie danych w umowie Ograniczenie liczby błędów w procesie Usprawnienie pracy i obsługi inwestycji Rachunek indywidualny do wpłat rezerwacyjnych - dodawanie Pobierz arkusz Rachunek indywidualny do wpłat rezerwacyjnych Rachunek indywidualny można dodać w prosty sposób bezpośrednio z poziomu utworzonej umowy. Aby to zrobić: Przejdź do wybranej umowy Kliknij przycisk Zarządzaj rachunkami Dodaj rachunek indywidualny do wpłat rezerwacyjnych Rachunek powierniczy - dodawanie numeru rachunku System pozwala przypisać numery rachunków powierniczych do konkretnej inwestycji, co umożliwia późniejsze łatwe przypisanie rachunku do klienta oraz automatyczne uzupełnienie go w generowanej umowie. Dodawanie rachunku powierniczego W menu bocznym wybierz Inwestycje Z listy wybierz odpowiednią inwestycję W górnej części ekranu kliknij: Rachunki bankowe następnie Dodaj rachunek W otwartym oknie: wypełnij wszystkie pola oznaczone * w polu Typ wybierz: Powierniczy Kliknij Zapisz Przypisanie rachunku do umowy Dzięki dodaniu rachunku powierniczego można go łatwo przypisać podczas przygotowywania umowy. W menu bocznym przejdź do Umowy Wybierz z listy odpowiednią umowę Kliknij: Zarządzaj rachunkami następnie Dodaj rachunek bankowy Wybierz rachunek z listy i kliknij Zapisz Korzyści Szybkie przypisanie rachunku do klienta Automatyczne uzupełnianie danych w umowie Ograniczenie liczby błędów w procesie Usprawnienie pracy i obsługi inwestycji Tworzenie rezerwacji wstępnej Funkcjonalność ta pozwala na tworzenie rezerwacji wstępnej dla klienta w celu rezerwacji produktów dostępnych w sprzedaży. Proces można wykonać na kilka prostych sposobów. Tworzenie rezerwacji z zakładki Oferty → Rezerwacje wstępne W menu bocznym wybierz Oferta Przejdź do sekcji Rezerwacje wstępne Kliknij przycisk Dodaj rezerwację wstępną Następnie ponownie kliknij Dodaj rezerwację wstępną, aby rozpocząć proces Uwaga: Produkt w sekcji Dane podstawowe musi mieć status Dostępny, w przeciwnym razie pola będą niedostępne. Krok 1: Wybór leada Wybierz odpowiedniego Leada z tabeli lub utwórz nowego System poprowadzi Cię przez kolejne kroki Klient zostanie automatycznie uzupełniony na podstawie leada Kliknij Dalej, aby przejść dalej. Krok 2: Wybór produktów Kliknij wybrany produkt (lub kilka produktów) Zostaną one dodane do sekcji Wybrane produkty Kliknij Dalej, aby kontynuować. Krok 3: Rabatowanie Możesz dodać rabat (opcjonalnie) Lub pozostawić domyślną cenę Kliknij Dalej, aby przejść do ostatniego etapu. Krok 4: Wysłanie oferty Ustaw liczbę dni rezerwacji Uzupełnij: Tytuł wiadomości Treść wiadomości (pole obowiązkowe) Dostępne opcje: Podgląd oferty – sprawdzenie jak oferta wygląda dla klienta Zapisz – wysłanie rezerwacji wstępnej Tworzenie rezerwacji wstępnej z zakładki Produkty W menu bocznym wybierz Produkty Otworzy się tabela z produktami Kliknij wybrany produkt Wybierz opcję Dodaj rezerwację wstępną System otworzy formularz – postępuj analogicznie jak w powyższym procesie. Tworzenie rezerwacji wstępnej z Leada Przejdź do Kontakty → Leady Wybierz odpowiedniego leada Kliknij Utwórz rezerwację wstępną System poprowadzi Cię przez proces identyczny jak w pierwszym scenariuszu. Podsumowanie Rezerwację można utworzyć z: sekcji Oferty poziomu Produktu poziomu Leada Proces jest intuicyjny i prowadzony krok po kroku System automatycznie uzupełnia dane klienta i wspiera użytkownika na każdym etapie Tworzenie szablonów transz Poprzez kilka kroków możesz w łatwy sposób utworzyć szablon transz w systemie. Tworzenie szablonu transz W menu bocznym wybierz Ustawienia Przejdź do sekcji Oferty i umowy → Szablony transz Zostaniesz przeniesiony do listy istniejących szablonów. Dodawanie nowego szablonu Kliknij przycisk Dodaj szablon System otworzy okno konfiguracji szablonu W tym miejscu należy uzupełnić wszystkie wymagane pola. Konfiguracja szablonu Nazwa Wpisz nazwę szablonu Inwestycja Wybierz z listy inwestycję, której dotyczy szablon Szablon zbiorczy Zaznacz, jeśli szablon ma być taki sam dla wszystkich produktów Jeśli nie zaznaczysz – możliwe będzie ustawienie transz dla poszczególnych typów produktów Typ transzy Określ termin pierwszej wpłaty: na podstawie daty lub na podstawie wydarzenia (po rozwinięciu listy) Procent Wprowadź wartość procentową dla danej transzy Podsumowanie Szablony transz pozwalają standaryzować harmonogram płatności Ułatwiają tworzenie umów i automatyzują proces rozliczeń Mogą być wspólne dla wszystkich produktów lub indywidualne Tworzenie umowy deweloperskiej Umowę deweloperską można przygotować na kilka sposobów. Poniżej znajdziesz różne opcje tworzenia umowy w systemie. Tworzenie umowy z wcześniej utworzonego Leada Przejdź do Kontakty → Leady Wybierz odpowiedniego leada Kliknij przycisk Utwórz umowę W nowym oknie: wybierz typ: deweloperska kliknij Dalej Krok 1: Klient System automatycznie uzupełni klienta na podstawie leada Kliknij Dalej Krok 2: Dane osobowe Dane są pobierane automatycznie Możesz je edytować lub uzupełnić W sekcji Udziały możesz: zmienić proporcje udziałów połączyć klientów (np. gdy jest ich dwóch) Krok 3: Wybór produktów Kliknij produkt w górnej tabeli Zostanie przeniesiony do sekcji Wybrane produkty Uwaga: Aby usunąć produkt, kliknij go i potwierdź usunięcie. Krok 4: Cena Możesz zmienić cenę (jeśli ustalono indywidualnie) Lub przejść dalej – system pobierze cenę automatycznie Krok 5: Pakiet wykończenia Możesz dodać pakiet wykończenia (opcjonalnie) Funkcja dostępna, jeśli oferujesz takie usługi Krok 6: Harmonogram płatności Masz dwie opcje: Skorzystać z szablonów transz Ustawić harmonogram ręcznie: liczba transz wartości (procentowo lub kwotowo) Kliknij Zapisz harmonogram Finalizacja Kliknij Zapisz, aby utworzyć umowę Po zapisaniu możesz: uzupełniać dane dodać rachunek generować dokumenty ustawić planowaną datę podpisania edytować dane klienta lub produktu Tworzenie umowy z zakładki „Umowy” Przejdź do Umowy Kliknij Dodaj umowę Wybierz umowa deweloperska Postępuj zgodnie z krokami jak powyżej Tworzenie umowy z poziomu produktu Przejdź do Produkty 2. Wybierz produkt z listy 3. Kliknij Dodaj umowę System otworzy formularz – postępuj analogicznie jak wcześniej. Tworzenie umowy z poziomu klienta Przejdź do Kontakty → Klienci Wybierz klienta Kliknij Dodaj umowę System przeprowadzi Cię przez wszystkie etapy tworzenia umowy. Podsumowanie Umowę można utworzyć z: leada zakładki Umowy produktu klienta Proces jest prowadzony krok po kroku System automatyzuje uzupełnianie danych i minimalizuje ryzyko błędów Tworzenie umowy rezerwacyjnej Gdy mamy już ofertę lub klient jest gotowy na zakup produktu, możemy przystąpić do dodania umowy rezerwacyjnej. W systemie można to zrobić na kilka sposobów. Tworzenie umowy rezerwacyjnej z zakładki „Umowy” Przejdź do Umowy Kliknij Dodaj umowę Wybierz typ umowy: Umowa rezerwacyjna Kliknij Dalej Krok 1: Wybór leada Wybierz istniejącego Leada lub utwórz nowego Krok 2: Klient / kontrahent System uzupełni dane klienta na podstawie leada Możesz: dodać wielu klientów wybrać kontrahenta Klikając rekord w tabeli – dodajesz lub usuwasz klienta Krok 3: Dane osobowe i udziały Sprawdź poprawność danych Ustaw udziały: rozdziel (np. 50/50) lub połącz (gdy oboje mają 100%) Krok 4: Wybór produktów Kliknij produkt w górnej tabeli Zostanie dodany do sekcji Wybrane produkty Krok 5: Rabat Możesz dodać rabat do wybranych produktów (opcjonalnie) Krok 6: Harmonogram Kliknij Utwórz nowy harmonogram Uzupełnij wymagane pola Kliknij Zapisz harmonogram Finalizacja Kliknij Zapisz, aby utworzyć umowę Po utworzeniu system przeniesie Cię bezpośrednio do umowy, gdzie możesz: edytować dane podpisać umowę przekształcić w kolejną umowę sprawdzić harmonogram i wpłaty (zakładka Płatności) dodawać dokumenty (np. umowa, prospekt) Tworzenie umowy z oferty lub rezerwacji wstępnej Możesz przekształcić: Ofertę Rezerwację wstępną Wybierz odpowiednią opcję Kliknij Przekształć System poprowadzi Cię przez identyczny proces jak przy tworzeniu z zakładki Umowy. Tworzenie umowy z Leada Przejdź do Kontakty → Leady Wybierz leada Utwórz umowę rezerwacyjną Proces jest analogiczny jak powyżej. Tworzenie umowy z poziomu produktu Przejdź do Produkty Wybierz produkt Kliknij Dodaj umowę System otworzy formularz – dalsze kroki są takie same jak wcześniej. Podsumowanie Umowę rezerwacyjną można utworzyć z: zakładki Umowy Oferty lub Rezerwacji wstępnej Leada Produktu Proces jest spójny i prowadzony krok po kroku System automatycznie uzupełnia dane i minimalizuje ryzyko błędów Tworzenie umowy sprzedaży Umowa sprzedaży Umowę sprzedaży można utworzyć na dwa sposoby. Poniżej znajdziesz ich szczegółowy opis. Tworzenie umowy poprzez przekształcenie Umowę sprzedaży można utworzyć na podstawie umowy deweloperskiej. Otwórz umowę deweloperską Kliknij przycisk Przekształć Wybierz typ: Umowa sprzedaży System: utworzy nowy rekord w tabeli umów automatycznie otworzy kartę nowej umowy sprzedaży Na tym etapie nadal możesz pracować na umowie. Dokumenty W sekcji Dokumenty możesz: generować dokumenty (analogicznie jak w innych umowach) dodawać podpisane pliki poprzez opcję Dodaj plik Podpisanie umowy Kliknij przycisk Podpisz Wprowadź: datę podpisania umowy numer aktu datę aktu notarialnego (zgodnie z dokumentem od notariusza) Ważne: Po podpisaniu umowy sprzedaży nie ma możliwości wprowadzania zmian. Bezpośrednie tworzenie umowy sprzedaży Przejdź do Umowy Kliknij Dodaj umowę Wybierz Umowa sprzedaży System przeprowadzi Cię przez kolejne kroki analogicznie jak przy tworzeniu innych umów. Podsumowanie Umowę sprzedaży można: utworzyć poprzez przekształcenie umowy deweloperskiej utworzyć bezpośrednio z zakładki Umowy Po podpisaniu umowy nie można jej edytować System wspiera generowanie dokumentów i zarządzanie plikami Umowa przedwstępna - dodawanie powiadomienia o podpisaniu do wysyłka wiadomości notyfikacja inwestycji System umożliwia wysyłanie powiadomień przypisanych do konkretnej inwestycji oraz użytkownika. Dzięki temu można kontrolować przebieg procesu i angażować odpowiednie osoby na właściwym etapie realizacji umowy — bez konieczności tworzenia dodatkowych powiadomień. Dodawanie powiadomień o podpisanej umowie przedwstępnej W menu bocznym wybierz Ustawienia Przejdź do sekcji Wysyłka wiadomości Kliknij symbol >, aby rozwinąć listę opcji Wybierz: Wysyłka wiadomości – notyfikacje inwestycji Z listy wybierz inwestycję, do której chcesz dodać powiadomienie Konfiguracja powiadomień Kliknij przycisk + Dodaj adres Email użytkownika Zaznacz, jakie notyfikacje ma otrzymywać pracownik Kliknij Zapisz, aby zapisać zmiany Efekt Wybrany użytkownik będzie otrzymywał powiadomienia Powiadomienia będą dotyczyć konkretnych etapów obsługi umowy System wspiera lepszą organizację pracy i komunikację w zespole Sposoby przygotowywania ofert w systemie THTG Przygotowanie i konfiguracja ofert System THTG Integrator umożliwia wysyłanie ofert do klientów na dwa sposoby: Oferta jako załącznik PDF Oferta w treści wiadomości e-mail (HTML) Oba rozwiązania mogą działać równolegle, jednak podczas wdrożenia standardowo przygotowywany jest jeden domyślny sposób wysyłki ofert. W każdej chwili istnieje możliwość skonfigurowania również drugiego wariantu. Wariant 1 – Oferta jako załącznik PDF W tym wariancie system automatycznie generuje ofertę w formacie PDF na podstawie przygotowanego szablonu oraz danych zapisanych w systemie. Następnie dokument zostaje automatycznie dołączony do wiadomości e-mail wysyłanej do klienta. Rozwiązanie pozwala na przygotowanie estetycznej i spójnej oferty bez konieczności ręcznej edycji dokumentów. Jak działa oferta PDF? Podczas generowania dokumentu system automatycznie pobiera dane zapisane w systemie i uzupełnia nimi odpowiednie miejsca w szablonie. Zakres uzupełnianych informacji zależy od przygotowanego wzoru oferty. Najczęściej wykorzystywane dane to: dane klienta, dane inwestycji, dane dewelopera, numer lokalu, powierzchnia, liczba pokoi, piętro, ceny, harmonogram płatności, rzuty mieszkań, wizualizacje, opisy inwestycji, dane handlowca. Personalizacja oferty PDF W systemie wykorzystywany jest jeden główny szablon oferty PDF. Dla każdej inwestycji można jednak przygotować indywidualne elementy, takie jak: logo inwestycji, zdjęcie okładki, grafiki edytowalne, dodatkowe grafiki wykorzystywane w ofercie. Pozwala to zachować spójny wygląd wszystkich ofert przy jednoczesnym dostosowaniu ich do konkretnej inwestycji. Szczegółowy opis działania grafik edytowalnych znajduje się w instrukcji: ➡ Opis i grafiki edytowalne w ofercie : link Materiały wymagane do przygotowania oferty PDF Przed rozpoczęciem konfiguracji należy przekazać: projekt lub wzór oferty, logo inwestycji, zdjęcie okładki, grafiki wykorzystywane w ofercie, materiały marketingowe, treści opisowe. Po otrzymaniu kompletu materiałów szablon zostanie przygotowany i zaimplementowany do systemu. Wariant 2 – Oferta w treści wiadomości e-mail Drugim sposobem prezentowania oferty jest wysyłka wiadomości e-mail, której treść generowana jest automatycznie przez system. Klient otrzymuje kompletną ofertę bezpośrednio w treści wiadomości, bez konieczności pobierania załącznika PDF. Treść wiadomości przygotowywana jest na podstawie szablonu HTML. Jak działa wiadomość HTML? Podczas wysyłki system automatycznie uzupełnia dane zapisane w systemie. Zakres danych zależy od przygotowanego szablonu i może obejmować między innymi: dane klienta, nazwę inwestycji, dane lokalu, ceny, powierzchnię, liczbę pokoi, tabelę produktów, link do Oferty Online, dane handlowca, pozostałe informacje zapisane w systemie. Zalety wiadomości HTML W przeciwieństwie do oferty PDF liczba szablonów wiadomości nie jest ograniczona. Możliwe jest przygotowanie: wielu szablonów dla jednej inwestycji, różnych wersji wiadomości dla różnych inwestycji, wiadomości promocyjnych, wiadomości sezonowych, wielu wersji językowych, różnych układów wiadomości. Dzięki temu można dostosować wygląd wiadomości do prowadzonej kampanii sprzedażowej. Przygotowanie szablonu wiadomości Szablon wiadomości można przygotować samodzielnie lub zlecić jego wykonanie zespołowi THTG. Jeżeli szablon przygotowywany jest samodzielnie, powinien zostać wykonany w technologii HTML zgodnie z wymaganiami systemu. Szczegółowe informacje dotyczące przygotowania szablonu znajdują się w instrukcji: ➡ Przygotowywanie szablonu do wysyłki oferty w treści wiadomości : link = Jeżeli nie posiadają Państwo gotowego szablonu, mogą Państwo przekazać do naszego działu IT: projekt graficzny, wizualizację wiadomości, plik z programu graficznego (np. Figma, PSD), przykładową wiadomość stanowiącą inspirację. Na podstawie dostarczonych materiałów przygotujemy gotowy szablon HTML. Grafiki wykorzystywane w wiadomościach Grafiki wykorzystywane w wiadomościach e-mail muszą być dostępne publicznie pod adresem URL. Można je: umieścić na własnej stronie internetowej, przekazać do THTG w celu umieszczenia ich na naszych serwerach. Uwaga Grafiki zapisane lokalnie na komputerze nie będą wyświetlane w wiadomościach e-mail. Wszystkie obrazy muszą być dostępne z poziomu Internetu. Stopka użytkownika Stopka osoby wysyłającej wiadomość dodawana jest automatycznie przez system. Jej treść pobierana jest z profilu użytkownika i nie powinna być umieszczana w szablonie HTML. Wybór sposobu przygotowywania ofert Przed rozpoczęciem konfiguracji prosimy o wskazanie preferowanego sposobu przygotowywania ofert. Do wyboru są: Oferta jako załącznik PDF Oferta w treści wiadomości e-mail Wybrany wariant zostanie skonfigurowany jako domyślny. Łączenie obu rozwiązań Oba sposoby przygotowywania ofert mogą być wykorzystywane równocześnie. Najczęściej spotykane scenariusze to: wysyłanie oferty PDF jako załącznika wraz z krótką wiadomością e-mail, wykorzystanie wiadomości HTML jako standardowej wiadomości handlowej, wysłanie wyłącznie wiadomości HTML bez załącznika, skopiowanie tabeli produktów z wygenerowanej oferty PDF i umieszczenie jej bezpośrednio w treści wiadomości, wykorzystanie jednego rozwiązania jako domyślnego oraz drugiego wyłącznie w wybranych przypadkach. Materiały potrzebne do rozpoczęcia konfiguracji Oferta PDF Do przygotowania szablonu PDF wymagane są: projekt lub wzór oferty, logo inwestycji, zdjęcie okładki, grafiki wykorzystywane w ofercie, materiały marketingowe, treści opisowe. Oferta HTML Do przygotowania szablonu wiadomości wymagane są: projekt wiadomości lub kod HTML, grafiki, treści wiadomości, adresy URL wykorzystywane w wiadomości, informacje o przyciskach (CTA), ewentualne materiały dodatkowe. Najczęściej zadawane pytania Czy można posiadać kilka szablonów wiadomości? Tak. Liczba szablonów HTML jest nieograniczona. Czy dla każdej inwestycji można przygotować osobny szablon? Tak. Dla ofert PDF możliwa jest personalizacja wybranych elementów (np. logo, zdjęcia oraz grafik edytowalnych), natomiast dla wiadomości HTML można przygotować dowolną liczbę niezależnych szablonów. Czy można zmienić wygląd oferty po wdrożeniu? Tak. Zarówno szablon PDF, jak i wiadomości HTML mogą zostać zmodyfikowane w dowolnym momencie. Czy można korzystać jednocześnie z obu sposobów wysyłki? Tak. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby korzystać zarówno z oferty PDF, jak i wiadomości HTML. Czy stopka handlowca jest częścią szablonu? Nie. Stopka dodawana jest automatycznie na podstawie danych zapisanych w profilu użytkownika i zawsze umieszczana jest na końcu wiadomości. Dobra praktyka Rekomendujemy wybór jednego domyślnego sposobu przygotowywania ofert na etapie wdrożenia. W razie potrzeby drugi wariant można skonfigurować w późniejszym czasie lub wykorzystywać go jako uzupełnienie procesu sprzedaży. Dzięki temu cały proces pozostaje spójny, a komunikacja z klientami jest jednolita.