Oferta, rezerwacje i umowy

Harmonogram Płatności - tworzenie szablonu.

Szablon harmonogramu płatności

Opis

Każda umowa zawiera harmonogram płatności, zgodnie z którym klient zobowiązany jest do regulowania kolejnych transz za zakupione mieszkanie.

Terminy płatności dla konkretnej inwestycji są zazwyczaj ustalone z góry. Aby uniknąć ręcznego wprowadzania danych i ograniczyć błędy, można utworzyć szablon harmonogramu płatności, który automatycznie uzupełni odpowiednie pola.

Jak utworzyć szablon harmonogramu płatności?

1. Przejście do ustawień

2. Dodanie nowego szablonu

❗ Ważne: zaznacz opcję Szablon zbiorczy

3. Definiowanie transz

Dla każdej transzy:

⚠️ Ważna uwaga

Jeśli płatność ma nastąpić przed wydarzeniem:

4. Transza z konkretną datą

Jeśli transza ma określoną datę:

Po dodaniu wszystkich transz kliknij Zapisz

Jak dodać szablon transz do umowy?

1. Tworzenie harmonogramu

Podczas tworzenia lub edycji umowy:

2. Wybór szablonu

3. Wpłata rezerwacyjna

➡️ W harmonogramie pojawi się wpis, ale w podsumowaniu zobaczysz: Pozostało -5000 zł

4. Korekta wartości

➡️ W podsumowaniu powinna pojawić się wartość 0 zł

5. Zapis

Podsumowanie

Zastosowanie szablonów:

Harmonogram płatności - dodawanie szablonu transz do umowy.

Jak dodać szablon transz do umowy?

1. Tworzenie harmonogramu

W trakcie tworzenia lub edycji umowy:

2. Wybór szablonu

3. Wpłata rezerwacyjna

➡️ W harmonogramie pojawi się odpowiednia pozycja, jednak w podsumowaniu zobaczysz: Pozostało -5000 zł

4. Korekta wartości

Aby wyrównać saldo:

➡️ W podsumowaniu uzyskasz wartość 0 zł

5. Zapis

Podsumowanie

Zastosowanie szablonu:

Oferta - tworzenie

Tworzenie oferty

Opis

Aby przygotować ofertę dla klienta, możesz skorzystać z kilku sposobów.
System prowadzi użytkownika krok po kroku, umożliwiając szybkie i kompletne przygotowanie oferty dla potencjalnego kupującego.

Sposoby tworzenia oferty

1. Tworzenie oferty z poziomu kontaktów

Krok 1: Wybór klienta

Krok 2: Wybór lub utworzenie leada

➡️ System automatycznie przypisze klienta

2. Tworzenie oferty z poziomu leada

➡️ System rozpocznie proces tworzenia oferty z przypisanym klientem

Proces tworzenia oferty

1. Wybór produktów

2. Ustalanie ceny

3. Wiadomość do klienta

4. Zapis i wysyłka

➡️ System:

Gdzie znaleźć ofertę?

Po zapisaniu ofertę możesz znaleźć:

Zarządzanie ofertą

Możesz:

Alternatywne sposoby tworzenia oferty

1. Tworzenie oferty przez produkt

➡️ System przeprowadzi Cię przez standardowy proces tworzenia

2. Tworzenie oferty z zakładki Oferty

➡️ Proces przebiega identycznie jak w pozostałych metodach

Podsumowanie

Tworzenie oferty:

Oferta - wysyłanie kopii do pracownika lub oddziału

System daje możliwość wysyłania kopii oferty do pracownika lub oddziału, tak żeby pracownik lub oddział mieli również dostęp do swoich ofert z poziomu skrzynki pocztowej.

Wysyłanie kopii oferty do pracownika

  1. Z menu głównego wybierz Ustawienia, a następnie z sekcji Użytkownicy kliknij Pracownicy.

  2. Kliknij ⋯ (3 kropki) przy pracowniku, na którego koncie chcesz dokonać zmiany, a następnie wybierz Edytuj.

  3. W dolnej części okna:

    • zaznacz pole „Dodaj UDW podczas wysyłania oferty”,
    • wybierz z listy obok adres e-mail Pracownika lub Oddziału.

  4. Po dokonaniu zmian kliknij ZAPISZ.

Efekt

Po wykonaniu tych kroków, za każdym razem gdy pracownik sporządzi i wyśle ofertę, automatycznie zostanie wysłana jej kopia na wskazany adres e-mail.

Opis i Grafiki edytowalne w Ofercie

Opis oraz 2 grafiki mogą zmieniać się w zależności od inwestycji. Instrukcja pokaże, jak dokonać takiej edycji.

Dzięki możliwościom THTG Integrator możemy wygenerować spersonalizowaną ofertę dla każdej inwestycji. Elementami, które odróżniają oferty poszczególnych inwestycji, są opis oraz grafiki. System umożliwia przypisanie 2 grafik do jednej inwestycji.

Edycja opisu oraz grafik w inwestycji

Krok 1

Kliknij w Menu boczne → Inwestycje.

Krok 2

Przy nazwie inwestycji, którą chcesz edytować:

Krok 3

Używając bocznego paska:

Krok 4 – dodawanie grafik

Aby dodać grafikę do oferty:

👉 W obu przypadkach procedura jest taka sama.

Krok 5

Po wprowadzeniu zmian kliknij Zapisz.

Aktualizacja danych

Edycji opisu i grafik możesz dokonać w dowolnym momencie, np. gdy:

Przygotowywanie szablonu do wysyłki oferty w treści wiadomości

Przygotowywanie szablonu do wysyłki oferty w treści wiadomości

System umożliwia przygotowanie szablonów wiadomości email, które pozwalają wysyłać ofertę bezpośrednio w treści wiadomości. Dzięki temu możesz zautomatyzować komunikację i personalizować treści dla klientów.

Jak dodać szablon?

  1. Z menu bocznego wybierz:
    Ustawienia → Wysyłka wiadomości → Szablony wiadomości email

  2. Kliknij Dodaj i uzupełnij formularz:

    • pola obowiązkowe oznaczone są gwiazdką (*)
    • możesz ustawić szablon domyślny
    • treść przygotujesz w edytorze lub przez kod źródłowy (HTML)

  3. Po uzupełnieniu wszystkich pól kliknij Zapisz

Edycja lub usuwanie szablonu

Obsługa znaczników (Twig)

Szablony obsługują dynamiczne dane dzięki znacznikom Twig.

UWAGA:
Znaczniki dodane w kodzie źródłowym ({% code %}, {{ code }}) nie będą widoczne w edytorze, ale zostaną poprawnie przetworzone.

Dostępne obiekty

Podstawowe tagi

Warunek

{% if company.address %}
  {{ company.address.street }} {{ company.address.buildingNumber }},
  {{ company.address.postalCode }} {{ company.address.city }}
{% endif %}

Pętla

{% set produkt = 'DOM' %}
{{ produkt }}

do (bez wyświetlania)

{% do 1 + 2 %}

Dostępne filtry

Dostępne funkcje

specificationArea(product: Product, optionName: string)

Zwraca powierzchnie z BuiltSpecifications jeśli istnieją, w przeciwnym razie ze Specifications.
Wiele wartości scala znakiem /.

Przykład: Powierzchnie „Komórka lokatorska”:
{{ specificationArea(element.product, 'Komórka lokatorska') }}

getCardinalDirection(product: Product)

Zwraca kierunki świata dla lokalu (np. „północ, wschód”, „południowy zachód”).

Przykład: Ekspozycja:
{{ getCardinalDirection(element.product) }}

downloadURL(file: File)

Funkcja pozwala na pobranie plików załączonych do produktu poprzez generowanie publicznego linku.

Przykład:

{% for productFile in element.product.files %}
    {% if productFile.fileType.systemName == 'IMG_PDF' %}
        <a href="{{ downloadUrl(productFile.file) }}">
            Zobacz kartę mieszkania
        </a>
        <br/>
    {% endif %}
{% endfor %}

footer()

Funkcja zwraca zawartość pola stopka z ustawień konta pracownika.

Przykład:
Przykładowa stopka pracownika

Przykładowy wygląd oferty

Przykładowe pola – Employee

Przykładowe pola – Client

Przykładowe pola – Company

Przykładowe pola – Investment

Przykładowe pola – Product

Przykładowe pola – Address

Dobre praktyki

Przykłady użycia

Przykład 1 – wiadomość

Szanowni klienci:

{% for client in clients %}
- {{ client.name | capitalize }} {{ client.surname | upper }}
{% endfor %}

Dziękujemy za zainteresowanie inwestycją {{ investment.name | title }}.

###  Przykład 2 – tabela pakietów

```html
<table>
  <thead>
    <tr>
      <td>Pakiet</td>
      <td>Pow. [m²]</td>
      <td>Ogród</td>
      <td>Cena</td>
    </tr>
  </thead>
  <tbody>
  {% for b in productBundles %}
    <tr>
      <td>{{ b.name }}</td>
      <td>{{ b.area }}</td>
      <td>{{ b.garden }}</td>
      <td>{{ b.price }}</td>
    </tr>
  {% endfor %}
  </tbody>
</table>

Przykład 3 – tabela elementów

<table>
  <thead>
    <tr>
      <td>ID</td>
      <td>PIĘTRO</td>
      <td>POWIERZCHNIA</td>
      <td>CENA</td>
    </tr>
  </thead>
  <tbody>
    {% for element in elements %}
    <tr>
      <td>{{ element.product.number }}</td>
      <td>{{ element.product.floor }}</td>
      <td>{{ element.area }}</td>
      <td>{{ element.nettoPrice }}</td>
    </tr>
    {% endfor %}
  </tbody>
</table>

Przypisywanie wpłat do umów

System w sposób automatyczny próbuje przydzielić płatności do odpowiednich umów na podstawie wprowadzonego rachunku powierniczego. Porównuje numer rachunku znajdujący się w polu Numer rachunku z wszystkimi rachunkami przypisanymi do umów.

Następnie przechodzi do kolejnego kroku w zależności od typu płatności.

Przypisywanie wpłat

System traktuje wszystkie wpłaty (transakcje na kwotę większą niż 0) jako wpłaty na rachunek powierniczy.

Przypisywanie zwolnień

System traktuje wszystkie wypłaty (transakcje na kwotę mniejszą niż 0) jako zwolnienia środków.

W takiej sytuacji użytkownik musi zweryfikować problem i rozwiązać go ręcznie.

Uwaga:
System przy wystawianiu faktur i obliczaniu wartości opiera się na harmonogramie transz.
Jeśli umowa nie posiada harmonogramu → faktury nie zostaną wystawione.

System przerywa proces, aby uniknąć zaburzenia ciągłości numeracji faktur.

Rozwiązywanie problemów z przypisywaniem wpłat

Jeśli wpłaty lub zwolnienia przez długi czas mają status Nieprzypisane, należy wykonać poniższe kroki.

Wpłaty

  1. Sprawdzić, czy rachunek wpłaty zgadza się z rachunkiem powierniczym przypisanym do umowy
  2. Sprawdzić, czy umowa posiada transze możliwe do opłacenia
  3. Sprawdzić, czy wartość wpłaty nie przekracza wartości umowy

Zwolnienia

  1. Sprawdzić, czy rachunek zwolnienia zgadza się z rachunkiem powierniczym przypisanym do umowy
  2. Sprawdzić, czy umowa posiada harmonogram transz
  3. Sprawdzić:
    • na jaką wartość są już wystawione faktury
    • czy nowa faktura nie przekroczy wartości umowy

Uwaga:
W karcie umowy widoczne są tylko zaakceptowane faktury.
Należy również sprawdzić sekcję: Faktury → Do zaakceptowania — faktury w tym miejscu także liczą się do całkowitej wartości pokrycia umowy.

Co zrobić, gdy system zignoruje płatność?

Wpłaty

Zwolnienia

Rachunek indywidualny - automatyczne dodawanie na podstawie rachunku powierniczego

W sytuacji, kiedy klient otrzymuje indywidualny rachunek do wpłat, który jest skorelowany z rachunkiem powierniczym, system może dodać go do umowy automatycznie po wybraniu rachunku powierniczego.

Włączenie funkcji

  1. Z menu głównego wybierz Ustawienia
  2. Następnie przejdź do sekcji System → Ustawienia systemowe
  3. Na liście w kategorii Umowa znajdź opcję:
    „Włącz automatyczne przypisywanie rachunku do wpłat indywidualnych po dodaniu rachunku powierniczego do umowy”

Domyślnie opcja jest wyłączona.

  1. Zaznacz checkbox
  2. Kliknij Zapisz

Obsługa rachunków

  1. Przejdź do karty dowolnej umowy
  2. Kliknij przycisk „Zarządzaj rachunkami”

Zostanie otwarte okno zarządzania rachunkami.
Jeśli funkcjonalność jest włączona, użytkownik zobaczy odpowiedni komunikat.

Dodawanie rachunku

Na liście rachunków bankowych:

Aby dodać rachunek:

  1. Wybierz z listy rachunek powierniczy

  2. System:

    • sprawdzi dostępność rachunku indywidualnego
    • porówna ostatnie 7 cyfr z wybranym rachunkiem powierniczym

  3. Następnie:

    • jeśli rachunek zostanie znaleziony → zostanie dodany do listy
    • jeśli nie → użytkownik otrzyma informację

  4. Kliknij Zapisz

Rachunek indywidualny do wpłat - dodawanie numeru rachunku

System pozwala przypisać numery rachunków do wpłat do konkretnej inwestycji, co umożliwia późniejsze łatwe przypisanie rachunku do klienta oraz automatyczne uzupełnienie go w generowanej umowie.

Dodawanie rachunku do wpłat

  1. W menu bocznym wybierz Inwestycje

  2. Z listy wybierz odpowiednią inwestycję

  3. W górnej części ekranu kliknij:

    • Rachunki bankowe
    • następnie Dodaj rachunek

  4. W otwartym oknie:

    • wypełnij wszystkie pola oznaczone *
    • w polu Typ wybierz: Indywidualny rachunek do wpłat

  5. Kliknij Zapisz

Przypisanie rachunku do umowy

Dzięki dodaniu rachunku do inwestycji można go łatwo przypisać podczas przygotowywania umowy.

  1. W menu bocznym przejdź do Umowy

  2. Wybierz z listy odpowiednią umowę

  3. Kliknij:

    • Zarządzaj rachunkami
    • następnie Dodaj rachunek bankowy

  4. Wybierz rachunek z listy i kliknij Zapisz

Korzyści

Rachunek indywidualny do wpłat rezerwacyjnych - dodawanie

Pobierz arkusz

Rachunek indywidualny do wpłat rezerwacyjnych

Rachunek indywidualny można dodać w prosty sposób bezpośrednio z poziomu utworzonej umowy.

Aby to zrobić:

  1. Przejdź do wybranej umowy
  2. Kliknij przycisk Zarządzaj rachunkami
  3. Dodaj rachunek indywidualny do wpłat rezerwacyjnych

Rachunek powierniczy - dodawanie numeru rachunku

System pozwala przypisać numery rachunków powierniczych do konkretnej inwestycji, co umożliwia późniejsze łatwe przypisanie rachunku do klienta oraz automatyczne uzupełnienie go w generowanej umowie.

Dodawanie rachunku powierniczego

  1. W menu bocznym wybierz Inwestycje

  2. Z listy wybierz odpowiednią inwestycję

  3. W górnej części ekranu kliknij:

    • Rachunki bankowe
    • następnie Dodaj rachunek

  4. W otwartym oknie:

    • wypełnij wszystkie pola oznaczone *
    • w polu Typ wybierz: Powierniczy

  5. Kliknij Zapisz

Przypisanie rachunku do umowy

Dzięki dodaniu rachunku powierniczego można go łatwo przypisać podczas przygotowywania umowy.

  1. W menu bocznym przejdź do Umowy

  2. Wybierz z listy odpowiednią umowę

  3. Kliknij:

    • Zarządzaj rachunkami
    • następnie Dodaj rachunek bankowy

  4. Wybierz rachunek z listy i kliknij Zapisz

Korzyści

Tworzenie rezerwacji wstępnej

Funkcjonalność ta pozwala na tworzenie rezerwacji wstępnej dla klienta w celu rezerwacji produktów dostępnych w sprzedaży. Proces można wykonać na kilka prostych sposobów.

Tworzenie rezerwacji z zakładki Oferty → Rezerwacje wstępne

  1. W menu bocznym wybierz Oferta

  2. Przejdź do sekcji Rezerwacje wstępne

  3. Kliknij przycisk Dodaj rezerwację wstępną

  4. Następnie ponownie kliknij Dodaj rezerwację wstępną, aby rozpocząć proces

Uwaga: Produkt w sekcji Dane podstawowe musi mieć status Dostępny, w przeciwnym razie pola będą niedostępne.

Krok 1: Wybór leada

Kliknij Dalej, aby przejść dalej.

Krok 2: Wybór produktów

Kliknij Dalej, aby kontynuować.

Krok 3: Rabatowanie

Kliknij Dalej, aby przejść do ostatniego etapu.

Krok 4: Wysłanie oferty

Dostępne opcje:

Tworzenie rezerwacji wstępnej z zakładki Produkty

  1. W menu bocznym wybierz Produkty

  2. Otworzy się tabela z produktami

  3. Kliknij wybrany produkt

  4. Wybierz opcję Dodaj rezerwację wstępną

System otworzy formularz – postępuj analogicznie jak w powyższym procesie.

Tworzenie rezerwacji wstępnej z Leada

  1. Przejdź do Kontakty → Leady
  2. Wybierz odpowiedniego leada
  3. Kliknij Utwórz rezerwację wstępną

System poprowadzi Cię przez proces identyczny jak w pierwszym scenariuszu.

Podsumowanie

Tworzenie szablonów transz

Poprzez kilka kroków możesz w łatwy sposób utworzyć szablon transz w systemie.

Tworzenie szablonu transz

  1. W menu bocznym wybierz Ustawienia
  2. Przejdź do sekcji Oferty i umowy → Szablony transz

Zostaniesz przeniesiony do listy istniejących szablonów.

Dodawanie nowego szablonu

  1. Kliknij przycisk Dodaj szablon
  2. System otworzy okno konfiguracji szablonu

W tym miejscu należy uzupełnić wszystkie wymagane pola.

Konfiguracja szablonu

Podsumowanie

Tworzenie umowy deweloperskiej

Umowę deweloperską można przygotować na kilka sposobów. Poniżej znajdziesz różne opcje tworzenia umowy w systemie.

Tworzenie umowy z wcześniej utworzonego Leada

  1. Przejdź do Kontakty → Leady

  2. Wybierz odpowiedniego leada

  3. Kliknij przycisk Utwórz umowę

  4. W nowym oknie:

    • wybierz typ: deweloperska
    • kliknij Dalej

Krok 1: Klient

Krok 2: Dane osobowe

Krok 3: Wybór produktów

Uwaga:
Aby usunąć produkt, kliknij go i potwierdź usunięcie.

Krok 4: Cena

Krok 5: Pakiet wykończenia

Krok 6: Harmonogram płatności

Masz dwie opcje:

Kliknij Zapisz harmonogram

Finalizacja

Po zapisaniu możesz:

Tworzenie umowy z zakładki „Umowy”

  1. Przejdź do Umowy
  2. Kliknij Dodaj umowę
  3. Wybierz umowa deweloperska
  4. Postępuj zgodnie z krokami jak powyżej

Tworzenie umowy z poziomu produktu

  1. Przejdź do Produkty

2. Wybierz produkt z listy
3. Kliknij Dodaj umowę

System otworzy formularz – postępuj analogicznie jak wcześniej.

Tworzenie umowy z poziomu klienta

  1. Przejdź do Kontakty → Klienci
  2. Wybierz klienta
  3. Kliknij Dodaj umowę

System przeprowadzi Cię przez wszystkie etapy tworzenia umowy.

Podsumowanie

Tworzenie umowy rezerwacyjnej

Gdy mamy już ofertę lub klient jest gotowy na zakup produktu, możemy przystąpić do dodania umowy rezerwacyjnej. W systemie można to zrobić na kilka sposobów.

Tworzenie umowy rezerwacyjnej z zakładki „Umowy”

  1. Przejdź do Umowy

  2. Kliknij Dodaj umowę

  3. Wybierz typ umowy:

    • Umowa rezerwacyjna

  4. Kliknij Dalej

Krok 1: Wybór leada

Krok 2: Klient / kontrahent

Krok 3: Dane osobowe i udziały

Krok 4: Wybór produktów

Krok 5: Rabat

Krok 6: Harmonogram

  1. Kliknij Utwórz nowy harmonogram
  2. Uzupełnij wymagane pola
  3. Kliknij Zapisz harmonogram

Finalizacja

Po utworzeniu system przeniesie Cię bezpośrednio do umowy, gdzie możesz:

Tworzenie umowy z oferty lub rezerwacji wstępnej

  1. Wybierz odpowiednią opcję
  2. Kliknij Przekształć

System poprowadzi Cię przez identyczny proces jak przy tworzeniu z zakładki Umowy.

Tworzenie umowy z Leada

  1. Przejdź do Kontakty → Leady
  2. Wybierz leada
  3. Utwórz umowę rezerwacyjną

Proces jest analogiczny jak powyżej.

Tworzenie umowy z poziomu produktu

  1. Przejdź do Produkty
  2. Wybierz produkt
  3. Kliknij Dodaj umowę

System otworzy formularz – dalsze kroki są takie same jak wcześniej.

Podsumowanie

Tworzenie umowy sprzedaży

Umowa sprzedaży

Umowę sprzedaży można utworzyć na dwa sposoby. Poniżej znajdziesz ich szczegółowy opis.

Tworzenie umowy poprzez przekształcenie

Umowę sprzedaży można utworzyć na podstawie umowy deweloperskiej.

  1. Otwórz umowę deweloperską
  2. Kliknij przycisk Przekształć
  3. Wybierz typ: Umowa sprzedaży

System:

Na tym etapie nadal możesz pracować na umowie.

Dokumenty

W sekcji Dokumenty możesz:

Podpisanie umowy

  1. Kliknij przycisk Podpisz
  2. Wprowadź:
    • datę podpisania umowy
    • numer aktu
    • datę aktu notarialnego (zgodnie z dokumentem od notariusza)

Ważne:
Po podpisaniu umowy sprzedaży nie ma możliwości wprowadzania zmian.

Bezpośrednie tworzenie umowy sprzedaży

  1. Przejdź do Umowy
  2. Kliknij Dodaj umowę
  3. Wybierz Umowa sprzedaży

System przeprowadzi Cię przez kolejne kroki analogicznie jak przy tworzeniu innych umów.

Podsumowanie

Umowa przedwstępna - dodawanie powiadomienia o podpisaniu do wysyłka wiadomości notyfikacja inwestycji

System umożliwia wysyłanie powiadomień przypisanych do konkretnej inwestycji oraz użytkownika. Dzięki temu można kontrolować przebieg procesu i angażować odpowiednie osoby na właściwym etapie realizacji umowy — bez konieczności tworzenia dodatkowych powiadomień.

Dodawanie powiadomień o podpisanej umowie przedwstępnej

  1. W menu bocznym wybierz Ustawienia

  2. Przejdź do sekcji Wysyłka wiadomości

  3. Kliknij symbol >, aby rozwinąć listę opcji

  4. Wybierz:

    • Wysyłka wiadomości – notyfikacje inwestycji

  5. Z listy wybierz inwestycję, do której chcesz dodać powiadomienie

Konfiguracja powiadomień

  1. Kliknij przycisk +

  2. Dodaj adres Email użytkownika

  3. Zaznacz, jakie notyfikacje ma otrzymywać pracownik

  4. Kliknij Zapisz, aby zapisać zmiany

Efekt