Obsługa klienta Dodawanie sprawy - Nowy Lead Lead w systemie THTG pozwala zarządzać procesem sprzedaży dla konkretnego klienta. Dzięki tej funkcji można kontrolować kolejne etapy obsługi klienta, od pierwszego kontaktu aż do zawarcia umowy. Jak dodać nowy lead? W Menu bocznym przejdź do sekcji Klienci . Następnie wybierz pozycję Leady . Kliknij przycisk Dodaj lead . Uzupełnienie danych sprawy W formularzu należy wprowadzić podstawowe informacje dotyczące sprawy. Nazwa sprawy i klient Wprowadź nazwę sprawy . Wybierz klienta , którego dotyczy lead. Kontrahent Jeśli sprawa dotyczy firmy: Wybierz odpowiedniego kontrahenta z listy. Inwestycja Wybierz inwestycję , której dotyczy sprawa. System umożliwia przypisanie wielu inwestycji do jednego leada , jeżeli proces sprzedaży dotyczy kilku ofert jednocześnie. Pracownik odpowiedzialny Wybierz pracownika , który będzie odpowiedzialny za prowadzenie sprawy. Kliknij Zapisz , aby utworzyć lead. Zarządzanie leadem Po zapisaniu nowy lead pojawi się na liście. Aby przejść do jego szczegółów, kliknij wybraną pozycję na liście leadów. W ramach leada dostępne są następujące funkcje: Wypełnij ankietę Dodaj rozmowę Utwórz ofertę Utwórz rezerwację wstępną Utwórz umowę Oznacz jako fiasko Powody fiaska i jak dodać je do systemu: Fiasko leada i powody fiaska Fiasko leada oznacza zakończenie procesu sprzedaży bez zawarcia umowy. Aby poprawnie analizować przyczyny utraty klientów, system umożliwia definiowanie powodów fiaska . Jak dodać powód fiaska? Przejdź do sekcji Ustawienia w menu bocznym. Wybierz moduł Kontakty . Przejdź do zakładki Powody fiaska leada . Kliknij przycisk Dodaj . Wprowadź nazwę powodu fiaska (np. Cena , Brak kontaktu , Lokalizacja ). Zapisz zmiany. Przykładowe powody fiaska Cena Brak kontaktu z klientem Lokalizacja Brak finansowania Rezygnacja klienta Wybór konkurencji Oznaczenie leada jako fiasko Aby oznaczyć lead jako zakończony niepowodzeniem: Przejdź do szczegółów wybranego leada. Kliknij opcję Oznacz jako fiasko . Wybierz wcześniej zdefiniowany powód fiaska . Zapisz zmiany. Zastosowanie Dzięki oznaczaniu fiaska oraz przypisywaniu jego powodów możesz: analizować najczęstsze przyczyny utraty klientów, optymalizować proces sprzedaży, poprawiać skuteczność działań handlowych. Statusy leada – co oznaczają? Status leada określa etap procesu sprzedaży, na którym znajduje się dana sprawa. Pozwala to monitorować postęp oraz odpowiednio planować dalsze działania. Dostępne statusy Leda Nowy Lead został utworzony. ➡️ Nie podjęto jeszcze kontaktu z klientem. Oferta Klient otrzymał ofertę. ➡️ Trwa jej prezentacja lub omawianie. Oczekujący Sprawa oczekuje na decyzję klienta lub dodatkowe informacje. ➡️ Brak bieżących działań po stronie handlowca. Lead aktywny Lead jest w trakcie obsługi. ➡️ Prowadzona jest komunikacja z klientem (np. rozmowy, spotkania). Wstępnie wybrany lokal Klient wskazał interesującą go ofertę lub lokal. ➡️ Następuje doprecyzowanie szczegółów przed kolejnym etapem. Weryfikacja zdolności kredytowej Trwa sprawdzanie możliwości finansowych klienta. ➡️ Najczęściej we współpracy z doradcą kredytowym. Negocjacje Prowadzone są negocjacje warunków. ➡️ Ustalana jest cena lub inne szczegóły oferty. Rezerwacja wstępna Oferta lub lokal zostały wstępnie zarezerwowane. ➡️ Klient deklaruje chęć zakupu. Umowa Zawarto umowę z klientem. ➡️ Proces sprzedaży został zakończony. Dzięki prawidłowemu ustawianiu statusów możesz szybko określić etap sprzedaży oraz zaplanować kolejne działania. Podsumowanie Utworzenie leada pozwala zarządzać procesem sprzedaży produktów z wybranej inwestycji dla konkretnego klienta. Dzięki temu możliwe jest monitorowanie kolejnych etapów sprzedaży oraz dokumentowanie kontaktu z klientem. FAQ – najczęściej zadawane pytania 1. Czy mogę edytować leada po jego utworzeniu? Tak. Po wejściu w szczegóły leada możesz edytować jego dane, zmieniać status oraz dodawać kolejne działania (np. rozmowy, ofertę). 2. Czy jeden lead może dotyczyć kilku inwestycji? Tak. System umożliwia przypisanie wielu inwestycji do jednego leada. 3. Kiedy zmienić status leada? Status należy aktualizować na bieżąco, zgodnie z etapem procesu sprzedaży (np. po wysłaniu oferty, rozpoczęciu negocjacji, rezerwacji lokalu). Jest to definiowane ustawieniami w systemie. 4. Czy można cofnąć status leada? Tak. Status można zmienić w dowolnym momencie, w zależności od aktualnej sytuacji sprzedażowej. 5. Kiedy oznaczyć lead jako fiasko? Gdy klient rezygnuje, nie ma możliwości finansowania lub brak jest dalszego kontaktu i szans na finalizację sprzedaży. 6. Czy powody fiaska można edytować? Tak. W sekcji Ustawienia → Kontakty → Powody fiaska leada można dodawać, edytować lub dezaktywować powody. 7. Czy oznaczenie fiaska usuwa leada? Nie. Lead pozostaje w systemie i może być wykorzystany do analiz oraz raportów. 8. Czy można ponownie aktywować lead oznaczony jako fiasko? Zależy od konfiguracji systemu, ale standardowo można zmienić status leada i ponownie go aktywować. Słownik pojęć Lead Sprawa sprzedażowa prowadzona dla klienta – od kontaktu do umowy lub fiaska. Status leada Etap procesu sprzedaży (np. Nowy, Oferta, Negocjacje). Fiasko leada Zakończenie sprzedaży bez podpisania umowy. Powód fiaska Przyczyna niepowodzenia sprzedaży (np. cena, brak kontaktu). Klient Osoba lub firma, dla której prowadzony jest lead. Kontrahent Firma powiązana z leadem (B2B). Inwestycja Oferta lub projekt przypisany do leada. Rezerwacja wstępna Wstępna deklaracja zakupu bez podpisanej umowy. Negocjacje Ustalanie warunków sprzedaży. Zdolność kredytowa Ocena możliwości finansowych klienta. Umowa Zakończenie sprzedaży podpisaniem dokumentów. Odbiory - generowanie listy klientów Generowanie listy planowanych odbiorów System THTG umożliwia wygenerowanie raportu planowanych odbiorów dla wybranej inwestycji i określonego przedziału czasowego. Ustawienie planowanej daty odbioru Aby raport mógł zostać wygenerowany, w pierwszej kolejności należy ustawić planowaną datę odbioru w zawartych umowach. Otwórz wybraną umowę w systemie. W górnej części umowy kliknij przycisk Ustaw planowaną datę odbioru . Wprowadź odpowiednią datę odbioru i zapisz zmiany. Po ustawieniu dat odbiorów dla umów można przejść do generowania raportu. Generowanie raportu planowanych odbiorów W Menu bocznym przejdź do sekcji Raporty . Na liście dostępnych raportów znajdź zakładkę Planowane odbiory (w razie potrzeby przewiń listę zakładek u góry ekranu). Kliknij zakładkę Planowane odbiory . System otworzy okno z polami wyboru. Wybór parametrów raportu W formularzu należy: Wybrać odpowiednią inwestycję . Ustawić zakres dat , dla którego raport ma zostać wygenerowany. Kliknąć przycisk Generuj raport . Wynik raportu Po zatwierdzeniu parametrów system wygeneruje raport zawierający listę planowanych odbiorów w wybranym okresie . Raport może zostać wykorzystany do planowania działań związanych z przekazaniem lokali klientom. Odbiór mieszkania - opis procesu Wprowadzenie Poniższa instrukcja opisuje proces dodawania oraz obsługi odbioru mieszkania w systemie THTG . Kolejne kroki prowadzą użytkownika przez utworzenie odbioru, zarządzanie nim oraz wygenerowanie dokumentacji związanej z odbiorem. Dzięki tej instrukcji można w prosty sposób założyć odbiór mieszkania, uzupełnić jego szczegóły oraz zakończyć proces w systemie. 1. Wejście do modułu odbiorów Aby poprawnie dodawać w systemie THTG odbiór mieszkania należy wykonać kilka ważnych kroków. Instrukcja pomoże bezproblemowo założyć Ci w systemie odbiór danego mieszkania. Wchodząc z menu bocznego w zakładkę: „Obsługa klienta” → sekcja „Odbiory” możesz zauważyć pełną listę już utworzonych odbiorów i zarządzać nimi. Jeśli jednak nie ma żadnego rekordu, należy nacisnąć przycisk: „Dodaj odbiór” 2. Dodanie nowego odbioru Po naciśnięciu przycisku dodawania system otworzy okno z odpowiednimi polami do wypełnienia. Należy tutaj: wybrać datę zgłoszenia wybrać domyślny czas odpowiedzi z listy wyboru wybrać typ produktu dodać osobę odbierającą przypisać osobę nadzorującą , jeśli jest to inna osoba (domyślnie podstawia się zalogowana osoba) wybrać podmiot odbioru , czyli nasz produkt Ciekawostka: Numeru odbioru nie musisz wpisywać, ponieważ system wygeneruje go automatycznie na podstawie kolejki z odbiorów. 3. Wyświetlenie odbioru na liście Po utworzeniu odbioru na liście w tabeli pojawi się wypełniony przed chwilą rekord. Aby przejść do jego szczegółów należy kliknąć w rekord odbioru . 4. Zarządzanie odbiorem System przejdzie do odbioru otwierając nową zakładkę w przeglądarce . W tym miejscu możesz zarządzać całym odbiorem, między innymi: dodawać poszczególne usterki dodawać dokładny opis usterek wygenerować gotowy protokół odbioru Opis poszczególnych opcji znajduje się na zrzucie ekranu. 5. Generowanie protokołu odbioru System umożliwia wygenerowanie protokołu odbioru z listy . Protokół jest pobierany z szablonu umieszczonego wcześniej w systemie . Proces wygląda następująco: wybierz odpowiedni szablon dokumentu kliknij „Wygeneruj dokument” System utworzy dokument, automatycznie uzupełniając go danymi z odbioru, a następnie pobierze plik na komputer użytkownika . 6. Zakończenie odbioru mieszkania Po wypełnieniu wszystkich pól oraz zaakceptowaniu odbioru przez klienta można zakończyć proces. Aby to zrobić: kliknij przycisk „Oznacz jako odebrany” wpisz ostateczną datę odbioru kliknij „Zapisz” W ten sposób odbiór mieszkania zostaje zamknięty w systemie . 7. Widok listy usterek W systemie dostępna jest również możliwość podglądu usterek bez wchodzenia w każdy odbiór osobno. System pozwala wyświetlić tabelę z poszczególnymi usterkami , które zostały wpisane w ramach wszystkich odbiorów. Dzięki temu można szybko sprawdzić listę zgłoszonych problemów. 8. Eksport usterek do pliku XLS System umożliwia także wygenerowanie tabeli z wyszczególnioną listą usterek do pliku XLS . Aby wykonać eksport: kliknij zaznaczony przycisk eksportu system wygeneruje plik XLS plik zostanie pobrany na komputer Podsumowanie Proces obsługi odbioru mieszkania w systemie THTG składa się z kilku podstawowych kroków: utworzenia odbioru w sekcji Obsługa klienta → Odbiory uzupełnienia danych odbioru dodania ewentualnych usterek wygenerowania protokołu odbioru oznaczenia odbioru jako zakończonego System umożliwia również szybki podgląd usterek oraz eksport danych do pliku XLS , co ułatwia analizę zgłoszeń i dalszą pracę z dokumentacją. Reklamacja - dodawanie Reklamacja – tworzenie i edycja Wprowadzenie Poniższa instrukcja opisuje proces tworzenia oraz zarządzania reklamacjami w systemie. Dzięki niej można poprawnie dodać nową reklamację, zarządzać usterkami oraz generować dokumenty związane z reklamacją. 1. Dodanie modułu reklamacji Aby skorzystać z tego modułu należy dodać pozycje w zakładce „Obsługa klienta” w menu bocznym. 2. Dodanie nowej reklamacji Należy wejść w zakładkę „Obsługa klienta” z menu bocznego po lewej stronie, następnie w sekcję Reklamacje i klikając przycisk „Dodaj reklamację” otworzyć okno z wyborem opcji. Następnie wypełniamy odpowiednio pola wymagane , aby poprawnie dodać reklamację. Ciekawostka: Numeru reklamacji nie musimy podawać. System sam doda numer, w kolejności według numeracji po zapisaniu nowej usterki. 3. Zarządzanie reklamacją Po utworzeniu reklamacji otworzy się okno, w którym mamy możliwość dodania ważnych spraw podczas realizacji reklamacji. Możemy dodać między innymi: każdą usterkę pojedynczo spotkanie z klientem lub realizatorem opis ustaleń wygenerować gotowy protokół 4. Dodawanie usterek Po kliknięciu w „+” w sekcji Usterki system otworzy okno z polami do wypełnienia. Opis pól znajduje się na zrzucie ekranu poniżej. 5. Generowanie protokołu Klikając we wskazane miejsce na pierwszym zrzucie ekranu możemy wygenerować protokół . Dokument będzie zawierał: wszystkie wpisane usterki dane dotyczące produktu dane dotyczące klienta 6. Podgląd usterek w tabeli W panelu „Reklamacje” możemy podejrzeć w tabeli konkretne usterki. Nie wymaga to wchodzenia w każdą reklamację osobno. System podstawia listę usterek w formie tabeli . 7. Powiadomienia mailowe System posiada możliwość dodania w ustawieniach funkcji informowania mailowo o terminach związanych z reklamacjami . Jest to przydatna funkcja w systemie, dzięki której kontrolujemy każdą reklamację założoną w systemie . Podsumowanie Proces obsługi reklamacji w systemie obejmuje: utworzenie reklamacji w sekcji Obsługa klienta → Reklamacje dodanie usterek oraz informacji dotyczących realizacji możliwość generowania protokołów reklamacyjnych szybki podgląd usterek w widoku tabelarycznym opcjonalne powiadomienia mailowe o terminach reklamacji Dzięki temu możliwe jest sprawne zarządzanie reklamacjami oraz kontrolowanie ich przebiegu w systemie. Wykończenie - dodawanie Tworzenie szczegółów wykończenia dla konkretnej umowy Pobierz instrukcję - wykończenie Ujemne zmiany lokatorskie Zmiany lokatorskie Aby na umowie były widoczne wzajemne rozliczenia (np. informacja, że mamy zwrócić klientowi 2 000 zł), należy wykonać dodatkowo poniższe kroki: Utworzyć zmiany lokatorskie o ujemnej wartości : W zmianach lokatorskich zaznaczyć opcję „Wlicz koszty w umowę”, aby koszty zostały uwzględnione w umowie. Dodać ujemną kwotę do harmonogramu płatności w umowie: Wejść w umowę → Edytuj (lub dodać aneks, jeśli umowa jest już podpisana) Na Kroku 6 – Harmonogram płatności kliknąć Edytuj Wskazać, do której transzy dodać koszty zmian lokatorskich Zapisać harmonogram i następnie zapisać umowę (lub aneks) Zwrócić pieniądze klientowi: w umowie na zakładce Płatności klikamy "Dodaj płatność" i wprowadzamy ujemną kwotę. Należy wystawić korektę faktury rozliczeniowej (jeśli już istnieje) lub utworzyć fakturę rozliczeniową . Faktura rozliczeniowa lub jej korekta będą uwzględniać kwotę do zwrotu. 1. Dodawanie faktury rozliczeniowej W menu bocznym kliknij zakładkę Faktury. Następnie w lewym górnym rogu kliknij zakładkę Dodaj fakturę. Otworzy się nowe okno. Korzystając z pola wyboru po prawej stronie nagłówka Faktura wybierz rodzaj faktury Rozliczeniowa. Następnie w przypadku danych umowy istniejących już w systemie kliknij zakładkę Wybierz powiązanie.W oknie Wybierz powiązanie należy wybrać umowę, której dotyczy faktura rozliczeniowa. 2. Dodawanie korrekty do faktury rozliczeniowej W menu bocznym kliknij zakładkę Faktury . Wybierz fakture rozliczeniową, którą trzeba skorygować Klikamy trzy kropki po lewej -> Korrekta Zaznaczamy czego dotyczy faktura - zmian lokatorskich -> Zapisz W umowie na zakładkę płatności sprawdzamy że suma faktur zgadza sie z harmonogramem płatności Wykończenie - konfiguracja Zarządzanie magazynem dostępnych produktów dla wykończeń Konfiguracja - wykończenie Aby poprawnie dodać kategorie i elementy w module wykończeń, należy wejść w: Ustawienia → Moduł budowlany Następnie wybrać interesujące nas ustawienie. Dostępne opcje Kategorie elementów wykończeń Kolekcje elementów wykończeń Kategorie elementów wykończeń Po wejściu w tę sekcję należy dodać odpowiednie nazwy kategorii dostępnych w pakiecie. Kroki: Wpisz nazwę kategorii (Opcjonalnie) wpisz nazwę skróconą Kliknij „Dodaj” System automatycznie doda kategorię do tabeli. Kolekcje elementów wykończeń W tej sekcji dodajemy składowe, które będą widoczne w tworzonym wykończeniu dla danego produktu. Zmiany lokatorskie - Edycja błędnie wliczonego harmonogramu Zmiany lokatorskie - cofanie wliczonej zmiany Aby cofnąć zmianę, należy wykonać poniższe kroki: 1. Przejście do umowy Wejdź w: Menu boczne → zakładka Umowy Wybierz interesującą Cię umowę Po prawej stronie znajduje się tabela z linkiem do zmiany lokatorskiej 2. Cofnięcie wliczenia zmiany Po wejściu w zmianę lokatorską: Kliknij „Cofnij wliczanie kosztów w umowę” Następnie wybierz „Edytuj zmianę lokatorską” 3. Edycja zmiany lokatorskiej Na tym etapie możesz edytować zmianę. Uwaga przy wyborze: Powiązana umowa Zgłaszający Wybór produktu ➡️ W tych polach należy wybrać: mieszkanie lub inny element zawarty w umowie ❗ Ważne: Nie wybieraj produktu „zmiana lokatorska” 4. Weryfikacja zmian Na koniec: Sprawdź, czy koszty w umowie są już prawidłowe W razie potrzeby wykonaj Aneks 5. Problemy i zgłoszenia Jeżeli: Aneks nie jest dostępny ➡️ Zgłoś problem w portalu zgłoszeniowym: portal zgłoszeniowy Zmiany lokatorskie - cofanie wliczania zmian w harmonogram Opis Za pomocą tej instrukcji edytujesz harmonogram płatności w przypadku błędnie wliczonej kwoty w zmianie lokatorskiej. Cofanie zmiany lokatorskiej 1. Przejście do modułu Aby cofnąć zmianę lokatorską: Wejdź w Menu boczne → Obsługa klienta Następnie wybierz zakładkę Zmiany lokatorskie 2. Wybór zmiany Wybierz interesującą Cię zmianę lokatorską z listy 3. Cofnięcie wliczenia kosztów Kliknij opcję „Cofnij wliczanie kosztu w umowę” 4. Potwierdzenie operacji Potwierdź operację ➡️ Spowoduje to: usunięcie zmiany z umowy odliczenie wartości zmiany z harmonogramu płatności ⚠️ Ważna uwaga Zmiana harmonogramu płatności oraz kwoty zmiany lokatorskiej poprzez aneksowanie prowadzi do niepoprawnego działania systemu. Prawidłowa procedura: Cofnij wliczenie zmiany Popraw zmianę Ponownie dołącz ją do umowy Zmiany lokatorskie - dodawanie Opis Jeżeli klient chce dokonać zmiany dotyczącej lokalu (np. przesunięcie ścianki działowej), możesz wprowadzić zmianę lokatorską przypisaną do jego umowy oraz lokalu. Dzięki temu: łatwo dodasz zmianę przekażesz informacje do wykonawcy powiążesz płatność z harmonogramem klienta Jak dodać zmianę lokatorską? 1. Przejście do modułu Wejdź w Menu boczne → Obsługa klienta Wybierz Zmiany lokatorskie Kliknij Dodaj zmianę lokatorską 2. Wybór umowy Wybierz z listy umowę, której dotyczy zmiana W oknie dialogowym kliknij Zapisz 3. Dodanie szczegółów zmiany Na liście pojawi się nowa zmiana Wejdź w nią Kliknij „+” i uzupełnij dane dotyczące zmiany 4. Automatyczne uzupełnianie danych Jeżeli typ zmiany został wcześniej dodany do Słownika : wymagane pola uzupełnią się automatycznie Instrukcja konfiguracji: zmiany_lokatorskie_konfiguracja.pdf 5. Dodawanie załączników Po zapisaniu zmiany możesz dodać pliki (np. zdjęcia, rzuty): Kliknij 3 kropki w polu Zmiany Wybierz Dodaj plik 6. Generowanie dokumentu Jeśli dostępny jest szablon: Kliknij strzałkę przy Podstawowe informacje Wybierz szablon dokumentu Kliknij Wygeneruj dokument 7. Wliczenie kosztów do umowy Jeżeli koszty mają zostać doliczone: Kliknij Wlicz koszty w umowę Dodaj płatność do harmonogramu 8. Dodanie podpisanej umowy Po podpisaniu przez klienta: Kliknij ikonę agrafki Dodaj plik Kliknij Zatwierdź 9. Powiadomienia Podczas zatwierdzania zmiany: Zaznacz pliki do wysyłki Kliknij Zatwierdź ➡️ Odpowiednie osoby otrzymają powiadomienie 10. Podsumowanie Dzięki temu procesowi możesz: przypisać zmianę do umowy i lokalu połączyć ją z harmonogramem płatności przekazać informacje do wszystkich zainteresowanych osób zarządzać dokumentacją w jednym miejscu Zmiany lokatorskie - konfiguracja Opis Aby skonfigurować moduł zmian lokatorskich (dodając nazwę zmiany, jej typ oraz kwotę), należy skorzystać z ustawień systemu. Jak dodać element do słownika zmian lokatorskich? 1. Przejście do ustawień Wejdź w Ustawienia → Moduł budowlany Kliknij Słownik elementów zmian lokatorskich 2. Dodanie nowego elementu Kliknij przycisk „Dodaj element słownika” ➡️ System otworzy okno z formularzem 3. Uzupełnienie danych W formularzu należy podać: nazwę zmiany lokatorskiej typ zmiany kwotę netto kwotę brutto 4. Zapisanie ustawień Kliknij Zapisz ➡️ Element zostanie poprawnie dodany do listy zmian lokatorskich