Obsługa klienta

Dodawanie sprawy - Nowy Lead

Lead w systemie THTG pozwala zarządzać procesem sprzedaży dla konkretnego klienta.
Dzięki tej funkcji można kontrolować kolejne etapy obsługi klienta, od pierwszego kontaktu aż do zawarcia umowy.

Jak dodać nowy lead?

  1. W Menu bocznym przejdź do sekcji Klienci.
  2. Następnie wybierz pozycję Leady.
  3. Kliknij przycisk Dodaj lead.

Uzupełnienie danych sprawy

W formularzu należy wprowadzić podstawowe informacje dotyczące sprawy.

Nazwa sprawy i klient

  1. Wprowadź nazwę sprawy.
  2. Wybierz klienta, którego dotyczy lead.

Kontrahent

Jeśli sprawa dotyczy firmy:

  1. Wybierz odpowiedniego kontrahenta z listy.

Inwestycja

  1. Wybierz inwestycję, której dotyczy sprawa.

System umożliwia przypisanie wielu inwestycji do jednego leada, jeżeli proces sprzedaży dotyczy kilku ofert jednocześnie.

Pracownik odpowiedzialny

  1. Wybierz pracownika, który będzie odpowiedzialny za prowadzenie sprawy.
  2. Kliknij Zapisz, aby utworzyć lead.

Zarządzanie leadem

Po zapisaniu nowy lead pojawi się na liście.
Aby przejść do jego szczegółów, kliknij wybraną pozycję na liście leadów.

W ramach leada dostępne są następujące funkcje:

Powody fiaska i jak dodać je do systemu:

Fiasko leada i powody fiaska

Fiasko leada oznacza zakończenie procesu sprzedaży bez zawarcia umowy.
Aby poprawnie analizować przyczyny utraty klientów, system umożliwia definiowanie powodów fiaska.

Jak dodać powód fiaska?

  1. Przejdź do sekcji Ustawienia w menu bocznym.
  2. Wybierz moduł Kontakty.
  3. Przejdź do zakładki Powody fiaska leada.
  4. Kliknij przycisk Dodaj.
  5. Wprowadź nazwę powodu fiaska (np. Cena, Brak kontaktu, Lokalizacja).
  6. Zapisz zmiany.

Przykładowe powody fiaska

Oznaczenie leada jako fiasko

Aby oznaczyć lead jako zakończony niepowodzeniem:

  1. Przejdź do szczegółów wybranego leada.
  2. Kliknij opcję Oznacz jako fiasko.
  3. Wybierz wcześniej zdefiniowany powód fiaska.
  4. Zapisz zmiany.

Zastosowanie

Dzięki oznaczaniu fiaska oraz przypisywaniu jego powodów możesz:

Statusy leada – co oznaczają?

Status leada określa etap procesu sprzedaży, na którym znajduje się dana sprawa.
Pozwala to monitorować postęp oraz odpowiednio planować dalsze działania.

Dostępne statusy Leda

Nowy

Lead został utworzony.
➡️ Nie podjęto jeszcze kontaktu z klientem.

Oferta

Klient otrzymał ofertę.
➡️ Trwa jej prezentacja lub omawianie.

Oczekujący

Sprawa oczekuje na decyzję klienta lub dodatkowe informacje.
➡️ Brak bieżących działań po stronie handlowca.

Lead aktywny

Lead jest w trakcie obsługi.
➡️ Prowadzona jest komunikacja z klientem (np. rozmowy, spotkania).

Wstępnie wybrany lokal

Klient wskazał interesującą go ofertę lub lokal.
➡️ Następuje doprecyzowanie szczegółów przed kolejnym etapem.

Weryfikacja zdolności kredytowej

Trwa sprawdzanie możliwości finansowych klienta.
➡️ Najczęściej we współpracy z doradcą kredytowym.

Negocjacje

Prowadzone są negocjacje warunków.
➡️ Ustalana jest cena lub inne szczegóły oferty.

Rezerwacja wstępna

Oferta lub lokal zostały wstępnie zarezerwowane.
➡️ Klient deklaruje chęć zakupu.

Umowa

Zawarto umowę z klientem.
➡️ Proces sprzedaży został zakończony.

Dzięki prawidłowemu ustawianiu statusów możesz szybko określić etap sprzedaży oraz zaplanować kolejne działania.

Podsumowanie

Utworzenie leada pozwala zarządzać procesem sprzedaży produktów z wybranej inwestycji dla konkretnego klienta.
Dzięki temu możliwe jest monitorowanie kolejnych etapów sprzedaży oraz dokumentowanie kontaktu z klientem.

FAQ – najczęściej zadawane pytania

1. Czy mogę edytować leada po jego utworzeniu?

Tak. Po wejściu w szczegóły leada możesz edytować jego dane, zmieniać status oraz dodawać kolejne działania (np. rozmowy, ofertę).

2. Czy jeden lead może dotyczyć kilku inwestycji?

Tak. System umożliwia przypisanie wielu inwestycji do jednego leada.

3. Kiedy zmienić status leada?

Status należy aktualizować na bieżąco, zgodnie z etapem procesu sprzedaży (np. po wysłaniu oferty, rozpoczęciu negocjacji, rezerwacji lokalu). Jest to definiowane ustawieniami w systemie.

4. Czy można cofnąć status leada?

Tak. Status można zmienić w dowolnym momencie, w zależności od aktualnej sytuacji sprzedażowej.

5. Kiedy oznaczyć lead jako fiasko?

Gdy klient rezygnuje, nie ma możliwości finansowania lub brak jest dalszego kontaktu i szans na finalizację sprzedaży.

6. Czy powody fiaska można edytować?

Tak. W sekcji Ustawienia → Kontakty → Powody fiaska leada można dodawać, edytować lub dezaktywować powody.

7. Czy oznaczenie fiaska usuwa leada?

Nie. Lead pozostaje w systemie i może być wykorzystany do analiz oraz raportów.

8. Czy można ponownie aktywować lead oznaczony jako fiasko?

Zależy od konfiguracji systemu, ale standardowo można zmienić status leada i ponownie go aktywować.

Słownik pojęć

Lead

Sprawa sprzedażowa prowadzona dla klienta – od kontaktu do umowy lub fiaska.

Status leada

Etap procesu sprzedaży (np. Nowy, Oferta, Negocjacje).

Fiasko leada

Zakończenie sprzedaży bez podpisania umowy.

Powód fiaska

Przyczyna niepowodzenia sprzedaży (np. cena, brak kontaktu).

Klient

Osoba lub firma, dla której prowadzony jest lead.

Kontrahent

Firma powiązana z leadem (B2B).

Inwestycja

Oferta lub projekt przypisany do leada.

Rezerwacja wstępna

Wstępna deklaracja zakupu bez podpisanej umowy.

Negocjacje

Ustalanie warunków sprzedaży.

Zdolność kredytowa

Ocena możliwości finansowych klienta.

Umowa

Zakończenie sprzedaży podpisaniem dokumentów.

Odbiory - generowanie listy klientów

Generowanie listy planowanych odbiorów

System THTG umożliwia wygenerowanie raportu planowanych odbiorów dla wybranej inwestycji i określonego przedziału czasowego.

Ustawienie planowanej daty odbioru

Aby raport mógł zostać wygenerowany, w pierwszej kolejności należy ustawić planowaną datę odbioru w zawartych umowach.

  1. Otwórz wybraną umowę w systemie.
  2. W górnej części umowy kliknij przycisk Ustaw planowaną datę odbioru.
  3. Wprowadź odpowiednią datę odbioru i zapisz zmiany.

Po ustawieniu dat odbiorów dla umów można przejść do generowania raportu.

Generowanie raportu planowanych odbiorów

  1. W Menu bocznym przejdź do sekcji Raporty.
  2. Na liście dostępnych raportów znajdź zakładkę Planowane odbiory
    (w razie potrzeby przewiń listę zakładek u góry ekranu).
  3. Kliknij zakładkę Planowane odbiory.

System otworzy okno z polami wyboru.

Wybór parametrów raportu

W formularzu należy:

  1. Wybrać odpowiednią inwestycję.
  2. Ustawić zakres dat, dla którego raport ma zostać wygenerowany.
  3. Kliknąć przycisk Generuj raport.

Wynik raportu

Po zatwierdzeniu parametrów system wygeneruje raport zawierający listę planowanych odbiorów w wybranym okresie.
Raport może zostać wykorzystany do planowania działań związanych z przekazaniem lokali klientom.

Odbiór mieszkania - opis procesu

Wprowadzenie

Poniższa instrukcja opisuje proces dodawania oraz obsługi odbioru mieszkania w systemie THTG.
Kolejne kroki prowadzą użytkownika przez utworzenie odbioru, zarządzanie nim oraz wygenerowanie dokumentacji związanej z odbiorem.

Dzięki tej instrukcji można w prosty sposób założyć odbiór mieszkania, uzupełnić jego szczegóły oraz zakończyć proces w systemie.

1. Wejście do modułu odbiorów

Aby poprawnie dodawać w systemie THTG odbiór mieszkania należy wykonać kilka ważnych kroków.
Instrukcja pomoże bezproblemowo założyć Ci w systemie odbiór danego mieszkania.

Wchodząc z menu bocznego w zakładkę:

„Obsługa klienta” → sekcja „Odbiory”

możesz zauważyć pełną listę już utworzonych odbiorów i zarządzać nimi.

Jeśli jednak nie ma żadnego rekordu, należy nacisnąć przycisk:

„Dodaj odbiór”

2. Dodanie nowego odbioru

Po naciśnięciu przycisku dodawania system otworzy okno z odpowiednimi polami do wypełnienia.

Należy tutaj:

Ciekawostka:
Numeru odbioru nie musisz wpisywać, ponieważ system wygeneruje go automatycznie na podstawie kolejki z odbiorów.

3. Wyświetlenie odbioru na liście

Po utworzeniu odbioru na liście w tabeli pojawi się wypełniony przed chwilą rekord.

Aby przejść do jego szczegółów należy kliknąć w rekord odbioru.

4. Zarządzanie odbiorem

System przejdzie do odbioru otwierając nową zakładkę w przeglądarce.

W tym miejscu możesz zarządzać całym odbiorem, między innymi:

Opis poszczególnych opcji znajduje się na zrzucie ekranu.

5. Generowanie protokołu odbioru

System umożliwia wygenerowanie protokołu odbioru z listy.

Protokół jest pobierany z szablonu umieszczonego wcześniej w systemie.

Proces wygląda następująco:

  1. wybierz odpowiedni szablon dokumentu
  2. kliknij „Wygeneruj dokument”

System utworzy dokument, automatycznie uzupełniając go danymi z odbioru, a następnie pobierze plik na komputer użytkownika.

6. Zakończenie odbioru mieszkania

Po wypełnieniu wszystkich pól oraz zaakceptowaniu odbioru przez klienta można zakończyć proces.

Aby to zrobić:

  1. kliknij przycisk „Oznacz jako odebrany”
  2. wpisz ostateczną datę odbioru
  3. kliknij „Zapisz”

W ten sposób odbiór mieszkania zostaje zamknięty w systemie.

7. Widok listy usterek

W systemie dostępna jest również możliwość podglądu usterek bez wchodzenia w każdy odbiór osobno.

System pozwala wyświetlić tabelę z poszczególnymi usterkami, które zostały wpisane w ramach wszystkich odbiorów.

Dzięki temu można szybko sprawdzić listę zgłoszonych problemów.

8. Eksport usterek do pliku XLS

System umożliwia także wygenerowanie tabeli z wyszczególnioną listą usterek do pliku XLS.

Aby wykonać eksport:

  1. kliknij zaznaczony przycisk eksportu
  2. system wygeneruje plik XLS
  3. plik zostanie pobrany na komputer

Podsumowanie

Proces obsługi odbioru mieszkania w systemie THTG składa się z kilku podstawowych kroków:

System umożliwia również szybki podgląd usterek oraz eksport danych do pliku XLS, co ułatwia analizę zgłoszeń i dalszą pracę z dokumentacją.

Reklamacja - dodawanie

Reklamacja – tworzenie i edycja

Wprowadzenie

Poniższa instrukcja opisuje proces tworzenia oraz zarządzania reklamacjami w systemie.
Dzięki niej można poprawnie dodać nową reklamację, zarządzać usterkami oraz generować dokumenty związane z reklamacją.

1. Dodanie modułu reklamacji

Aby skorzystać z tego modułu należy dodać pozycje w zakładce „Obsługa klienta” w menu bocznym.

2. Dodanie nowej reklamacji

Należy wejść w zakładkę „Obsługa klienta” z menu bocznego po lewej stronie, następnie w sekcję Reklamacje i klikając przycisk „Dodaj reklamację” otworzyć okno z wyborem opcji.

Następnie wypełniamy odpowiednio pola wymagane, aby poprawnie dodać reklamację.

Ciekawostka:
Numeru reklamacji nie musimy podawać. System sam doda numer, w kolejności według numeracji po zapisaniu nowej usterki.

3. Zarządzanie reklamacją

Po utworzeniu reklamacji otworzy się okno, w którym mamy możliwość dodania ważnych spraw podczas realizacji reklamacji.

Możemy dodać między innymi:

4. Dodawanie usterek

Po kliknięciu w „+” w sekcji Usterki system otworzy okno z polami do wypełnienia.

Opis pól znajduje się na zrzucie ekranu poniżej.

5. Generowanie protokołu

Klikając we wskazane miejsce na pierwszym zrzucie ekranu możemy wygenerować protokół.

Dokument będzie zawierał:

6. Podgląd usterek w tabeli

W panelu „Reklamacje” możemy podejrzeć w tabeli konkretne usterki.

Nie wymaga to wchodzenia w każdą reklamację osobno.
System podstawia listę usterek w formie tabeli.

7. Powiadomienia mailowe

System posiada możliwość dodania w ustawieniach funkcji informowania mailowo o terminach związanych z reklamacjami.

Jest to przydatna funkcja w systemie, dzięki której kontrolujemy każdą reklamację założoną w systemie.

Podsumowanie

Proces obsługi reklamacji w systemie obejmuje:

Dzięki temu możliwe jest sprawne zarządzanie reklamacjami oraz kontrolowanie ich przebiegu w systemie.

Wykończenie - dodawanie

Tworzenie szczegółów wykończenia dla konkretnej umowy

Pobierz instrukcję - wykończenie

Ujemne zmiany lokatorskie

Zmiany lokatorskie

Aby na umowie były widoczne wzajemne rozliczenia (np. informacja, że mamy zwrócić klientowi 2 000 zł), należy wykonać dodatkowo poniższe kroki:

  1. Utworzyć zmiany lokatorskie o ujemnej wartości:

zmiany lokatorskie.jpg

W zmianach lokatorskich zaznaczyć opcję „Wlicz koszty w umowę”, aby koszty zostały uwzględnione w umowie.

wlicz koszty w umowie.jpg

Dodać ujemną kwotę do harmonogramu płatności w umowie:

harmonogram platnosci.jpg

zmiany lokatorskie w harmonogramie platnosci.jpg

Zwrócić pieniądze klientowi: w umowie na zakładce Płatności klikamy "Dodaj płatność" i wprowadzamy ujemną kwotę.

Zwrot kwoty klientowi.jpg

Należy wystawić korektę faktury rozliczeniowej (jeśli już istnieje) lub utworzyć fakturę rozliczeniową. Faktura rozliczeniowa lub jej korekta będą uwzględniać kwotę do zwrotu.

1. Dodawanie faktury rozliczeniowej

faktura rozliczeniowa.jpg

Powiązanie faktury rozliczeniowej.jpg

2. Dodawanie korrekty do faktury rozliczeniowej

korrekta faktury rozliczeniowej.jpg

sprawzdanie faktur.jpg

Wykończenie - konfiguracja

Zarządzanie magazynem dostępnych produktów dla wykończeń

Konfiguracja - wykończenie

Aby poprawnie dodać kategorie i elementy w module wykończeń, należy wejść w:

Ustawienia → Moduł budowlany

Następnie wybrać interesujące nas ustawienie.

Dostępne opcje

Kategorie elementów wykończeń

Po wejściu w tę sekcję należy dodać odpowiednie nazwy kategorii dostępnych w pakiecie.

Kroki:

System automatycznie doda kategorię do tabeli.

Kolekcje elementów wykończeń

W tej sekcji dodajemy składowe, które będą widoczne w tworzonym wykończeniu dla danego produktu.

Zmiany lokatorskie - Edycja błędnie wliczonego harmonogramu

Zmiany lokatorskie - cofanie wliczonej zmiany

Aby cofnąć zmianę, należy wykonać poniższe kroki:

1. Przejście do umowy

2. Cofnięcie wliczenia zmiany

Po wejściu w zmianę lokatorską:

3. Edycja zmiany lokatorskiej

Na tym etapie możesz edytować zmianę.

Uwaga przy wyborze:

➡️ W tych polach należy wybrać:

❗ Ważne:
Nie wybieraj produktu „zmiana lokatorska”

4. Weryfikacja zmian

Na koniec:

5. Problemy i zgłoszenia

Jeżeli:

➡️ Zgłoś problem w portalu zgłoszeniowym:
portal zgłoszeniowy

Zmiany lokatorskie - cofanie wliczania zmian w harmonogram

Opis

Za pomocą tej instrukcji edytujesz harmonogram płatności w przypadku błędnie wliczonej kwoty w zmianie lokatorskiej.

Cofanie zmiany lokatorskiej

1. Przejście do modułu

Aby cofnąć zmianę lokatorską:

2. Wybór zmiany

3. Cofnięcie wliczenia kosztów

4. Potwierdzenie operacji

➡️ Spowoduje to:

⚠️ Ważna uwaga

Zmiana harmonogramu płatności oraz kwoty zmiany lokatorskiej poprzez aneksowanie prowadzi do niepoprawnego działania systemu.

Prawidłowa procedura:

  1. Cofnij wliczenie zmiany
  2. Popraw zmianę
  3. Ponownie dołącz ją do umowy

Zmiany lokatorskie - dodawanie

Opis

Jeżeli klient chce dokonać zmiany dotyczącej lokalu (np. przesunięcie ścianki działowej), możesz wprowadzić zmianę lokatorską przypisaną do jego umowy oraz lokalu.

Dzięki temu:

Jak dodać zmianę lokatorską?

1. Przejście do modułu

2. Wybór umowy

3. Dodanie szczegółów zmiany

4. Automatyczne uzupełnianie danych

Jeżeli typ zmiany został wcześniej dodany do Słownika:

Instrukcja konfiguracji: zmiany_lokatorskie_konfiguracja.pdf

5. Dodawanie załączników

Po zapisaniu zmiany możesz dodać pliki (np. zdjęcia, rzuty):

6. Generowanie dokumentu

Jeśli dostępny jest szablon:

7. Wliczenie kosztów do umowy

Jeżeli koszty mają zostać doliczone:

8. Dodanie podpisanej umowy

Po podpisaniu przez klienta:

9. Powiadomienia

Podczas zatwierdzania zmiany:

➡️ Odpowiednie osoby otrzymają powiadomienie

10. Podsumowanie

Dzięki temu procesowi możesz:

Zmiany lokatorskie - konfiguracja

Opis

Aby skonfigurować moduł zmian lokatorskich (dodając nazwę zmiany, jej typ oraz kwotę), należy skorzystać z ustawień systemu.

Jak dodać element do słownika zmian lokatorskich?

1. Przejście do ustawień

2. Dodanie nowego elementu

➡️ System otworzy okno z formularzem

3. Uzupełnienie danych

W formularzu należy podać:

4. Zapisanie ustawień

➡️ Element zostanie poprawnie dodany do listy zmian lokatorskich