Moduł "Ustawienia" Wysyłka wiadomości - windykacja Instrukcja konfiguracji reguły windykacyjnej – wysyłka wiadomości Cel instrukcji Instrukcja opisuje sposób konfiguracji reguły windykacyjnej odpowiedzialnej za automatyczną wysyłkę wiadomości (np. e-mail) w zależności od liczby dni przed lub po terminie płatności. Zanim skonfigurujemy regułę windykacyjną, należy dodać do systemu: szablon wiadomości e‑mail wysyłanej do klienta - Wiadomość do klienta dla wezwania do zapłaty, szablon wezwania do zapłaty (opcjonalnie) - Szablony wezwań do zapłaty Dopiero po dodaniu obu szablonów możliwa jest konfiguracja i działanie reguł windykacyjnych. Krok 1. Wejście do modułu Z menu głównego przejdź do Ustawienia. Wybierz sekcję Wysyłka wiadomości. Otwórz zakładkę Windykacja. Kliknij Dodaj lub wybierz istniejącą regułę i kliknij Edytuj. Krok 2. Ustawienie zakresu dni Minimalna liczba dni po terminie płatności Pole określa od którego dnia reguła ma obowiązywać. wartość dodatnia (np. 1) – wysyłka od wskazanego dnia po terminie płatności 0 – wysyłka w dniu terminu płatności wartość ujemna (np. -3) – wysyłka przed terminem płatności (np. przypomnienie) Maksymalna liczba dni po terminie płatności Pole określa do którego dnia po terminie płatności reguła jest aktywna. np. 30 – reguła działa maksymalnie do 30 dnia po terminie po przekroczeniu tej liczby dni wiadomości nie będą wysyłane w ramach tej reguły Reguła działa tylko wtedy, gdy liczba dni mieści się w przedziale: minimalna liczba dni ≤ aktualna liczba dni ≤ maksymalna liczba dni Krok 3. Wybór szablonu wiadomości W polu Szablon wiadomości wybierz treść, która ma zostać wysłana do odbiorcy. Szablon definiuje m.in.: treść wiadomości, ton komunikacji (przypomnienie / windykacja miękka / windykacja twarda), zmienne systemowe (np. kwota, numer dokumentu, termin płatności). Krok 4. Wybór szablonu dokumentu (opcjonalnie) W polu Szablon dokumentu możesz wskazać dokument, który zostanie dołączony do wiadomości. Dokument może być np.: wezwaniem do zapłaty, rozliczeniem transz, notą odsetkową. Pole nie jest obowiązkowe – reguła może działać bez załącznika. Krok 5. Zapisanie reguły Sprawdź poprawność wprowadzonych danych. Kliknij Zapisz, aby aktywować regułę. Reguła zacznie obowiązywać zgodnie z harmonogramem wysyłki systemu. Przykład konfiguracji Minimalna liczba dni: 1 Maksymalna liczba dni: 30 Efekt: system wysyła wiadomości od 1 do 30 dnia po terminie płatności po 30 dniu reguła przestaje działać wcześniej niż 1 dzień po terminie wiadomość nie zostanie wysłana Dobre praktyki Twórz kilka reguł dla różnych etapów windykacji (np. przypomnienie, ponaglenie, wezwanie do zapłaty). Nie nakładaj na siebie zakresów dni w wielu regułach z tym samym priorytetem. Stosuj łagodny ton komunikacji na wczesnym etapie i bardziej formalny na późniejszym. Uwagi końcowe Reguła działa automatycznie – nie wymaga ręcznego uruchamiania. Wysyłka zależy od poprawnie ustawionych danych płatności w dokumentach. Zmiany w regule obowiązują od momentu jej zapisania. Konfiguracja DFG Instrukcja – Konfiguracja DFG Instrukcja opisująca proces dodania nowej konfiguracji DFG w systemie. 1. Wejście w konfigurację Kliknij ikonę koła zębatego (Ustawienia) w lewym dolnym rogu. Przejdź do sekcji Produkty. Wybierz zakładkę Konfiguracja DFG. 2. Dodanie nowej konfiguracji Kliknij przycisk Dodaj. 3. Uzupełnienie danych W formularzu wykonaj kolejno: Inwestycja – wybierz właściwą inwestycję z listy Rachunek OMPR – wybierz odpowiedni rachunek Następnie wprowadź dane dostępowe do DFG: Login – login z DFG Hasło – hasło do DFG Hasło do certyfikatu – długie hasło (inne niż hasło do logowania) Potem dodaj certyfikat: Certyfikat – wgraj plik w formacie PEM 4. Zapis Na końcu: kliknij Zapisz Po poprawnym zapisie wpis pojawi się w tabeli. ℹ️ Uwagi Hasło do certyfikatu jest osobnym, długim hasłem – nie należy go mylić z hasłem do DFG. Certyfikat musi być w formacie PEM. Uprawnienia - nadawanie i ich znaczenie 📄 POLITYKA NADAWANIA UPRAWNIEŃ W SYSTEMIE 1. Cel dokumentu Celem niniejszej polityki jest: zapewnienie bezpieczeństwa danych, ograniczenie ryzyka nadużyć, wprowadzenie zasady minimalnych uprawnień (least privilege), ujednolicenie procesu nadawania i odbierania dostępów. 2. Zakres Polityka dotyczy wszystkich użytkowników systemu, w szczególności: pracowników operacyjnych, kadry kierowniczej, działu finansów i księgowości, administratorów systemu, zarządu. 3. Zasady ogólne 3.1. Zasada minimalnych uprawnień Każdy użytkownik otrzymuje wyłącznie takie uprawnienia, które są niezbędne do wykonywania jego obowiązków. 3.2. Rozdział obowiązków Nie łączy się w jednej roli uprawnień do: wprowadzania danych finansowych, ich zatwierdzania, ich usuwania, jeżeli nie wynika to bezpośrednio z funkcji kierowniczej. 3.3. Uprawnienia wysokiego ryzyka Do uprawnień wysokiego ryzyka należą w szczególności: usuwanie danych (klienci, umowy, faktury), zamykanie okresów finansowych, zarządzanie uprawnieniami i rolami, pełna synchronizacja ERP, dostęp do logów systemowych, zarządzanie budżetem i harmonogramami w trybie edycji globalnej. Uprawnienia te wymagają: zgody przełożonego, zatwierdzenia przez Administratora, rejestracji w ewidencji dostępów. 4. Role i odpowiedzialności Administrator Odpowiada za: tworzenie i usuwanie kont użytkowników, nadawanie i odbieranie uprawnień, zarządzanie rolami, konfiguracje systemowe, bezpieczeństwo systemu. Dyrektorzy działów Odpowiadają za: zatwierdzanie zakresu dostępu pracowników w swoim dziale, okresową weryfikację dostępów, zgłaszanie zmian w przypadku zmiany stanowiska. Zarząd / Prezes Odpowiada za: nadzór nad uprawnieniami strategicznymi, kontrolę dostępu do danych finansowych, wgląd w raporty zbiorcze i systemowe. 5. Proces nadawania uprawnień Wniosek o nadanie dostępu składa przełożony pracownika. Wniosek zawiera: nazwę roli, zakres wymaganych uprawnień, uzasadnienie biznesowe. Administrator nadaje dostęp zgodnie z zatwierdzoną macierzą ról. Nadanie dostępu zostaje odnotowane w rejestrze dostępów. 6. Proces modyfikacji i odbierania dostępu Dostęp jest: modyfikowany przy zmianie stanowiska, odbierany niezwłocznie po zakończeniu współpracy, weryfikowany minimum raz w roku (audyt dostępów). 7. Klasyfikacja uprawnień 🟢 Niskie ryzyko Wyświetlanie danych Generowanie raportów Podgląd dokumentów 🟡 Średnie ryzyko Edycja danych operacyjnych (klienci, mieszkania, harmonogramy) Tworzenie dokumentów operacyjnych 🔴 Wysokie ryzyko Usuwanie danych Zamykanie okresów finansowych Zarządzanie rolami i uprawnieniami Synchronizacja ERP Dostęp do logów systemowych Operacje na budżecie globalnym MACIERZ RÓL – MINIMALNY PAKIET UPRAWNIEŃ 1. Administrator Pełny dostęp do: Oddziały (tworzenie / edycja / usuwanie) Pracownicy (pełny zakres) Role i zarządzanie uprawnieniami Wszystkie konfiguracje systemowe Budżet – konfiguracja Harmonogram – konfiguracja Wykres Gantta – konfiguracja Integracja ERP Obieg dokumentów – zarządzanie Spółki Jednostki miary Cash flow (konfiguracja) 2. Sprzedawca (sale) Minimalny zakres: Klienci (tworzenie, edycja, podgląd – bez usuwania) Oferty i rezerwacje Umowy (operacyjne) Dokumenty klienta (bez usuwania) Mieszkania – wyświetlanie Raporty sprzedażowe Zapytania ofertowe Urlopy (własne) Pulpit Brak dostępu do: konfiguracji systemowych, budżetu, faktur (edycja/usuwanie), logów systemowych. 3. Dyrektor Sprzedaży Zakres Sprzedawcy oraz dodatkowo: Usuwanie klientów Generowanie raportów zarządczych sprzedaży Plany sprzedażowe (tworzenie i edycja) Zmiana opiekuna klienta Zmiana oddziału klienta Raport czasu obsługi Raport fiaska sprzedaży 4. PM / PMS Inwestycje (siatka mieszkań) Dokumenty w inwestycjach Wykres Gantta (operacyjny) Harmonogramy Budżet – odczyt Prospekt informacyjny Raport inwestycyjny 5. Dyrektor PM Zakres PM oraz: Zatwierdzanie harmonogramów Usuwanie elementów Gantta Tworzenie prospektu Przydzielanie osób do budżetu i harmonogramu 6. Finanse Budżet (pełny operacyjny) Harmonogram (pełny operacyjny) Kredyty Cash flow Raporty finansowe Zamknięcie okresu Widoczność wyniku finansowego Brak dostępu do: zarządzania rolami, usuwania użytkowników. 7. Księgowość Faktury (tworzenie, edycja) Wyświetlanie wszystkich faktur Raport dekretacji Budżet – odczyt Kredyty – odczyt Spółki – konfiguracja (jeżeli wymagane) 8. Prezes / Zarząd Wszystkie raporty strategiczne Budżet – widoczność Kredyty – widoczność Logi systemowe (Prezes) Obieg dokumentów – podgląd Raporty zbiorcze i zarządcze Bez operacyjnego tworzenia i usuwania danych. 9. Sekretariat Sprzedaży Klienci (tworzenie, edycja) Zapytania ofertowe Raport dzienny Rejestr kontaktów Reklamacje – tworzenie Zmiany w danych raportowanych do DFG 1. Czego dotyczą zmiany? Od 2 października 2026 r. zmienia się zakres danych gromadzonych i przekazywanych przez deweloperów w związku z obowiązkami wynikającymi z ustawy o ochronie praw nabywcy lokalu mieszkalnego lub domu jednorodzinnego oraz Deweloperskim Funduszu Gwarancyjnym. Zmiany obejmują m.in. dane dotyczące: liczby kondygnacji nadziemnych i podziemnych budynku, kondygnacji, na której znajduje się lokal mieszkalny, powierzchni nieruchomości zabudowanej domem jednorodzinnym. W związku z tym w systemie THTG zostały dodane pola umożliwiające uzupełnienie danych potrzebnych do prawidłowego przekazywania informacji. Dane należy uzupełniać na dwóch poziomach: Inwestycja Produkt Zakres wymaganych informacji zależy od rodzaju produktu – mieszkanie lub dom. Ważne: Obowiązek raportowania nowych danych należy rozpatrywać z uwzględnieniem zarówno daty zawarcia umowy o prowadzenie mieszkaniowego rachunku powierniczego (MRP), jak i daty zawarcia umowy deweloperskiej. Inwestycje, dla których rachunek powierniczy został otwarty przed 2 października 2026 r., pozostają objęte dotychczasowymi zasadami raportowania. 2. Dane wymagane na poziomie inwestycji Dla inwestycji obejmujących lokale mieszkalne należy określić liczbę kondygnacji budynku. W systemie należy uzupełnić: liczbę kondygnacji nadziemnych, liczbę kondygnacji podziemnych. Zakres ten odpowiada wymaganiu dotyczącym liczby kondygnacji nadziemnych i podziemnych budynku, w którym znajduje się lokal mieszkalny. Liczba kondygnacji nadziemnych Należy podać liczbę wszystkich kondygnacji znajdujących się nad poziomem terenu. Parter należy uwzględnić w liczbie kondygnacji nadziemnych. Przykład Budynek posiada: parter, 1 piętro, 2 piętro, 3 piętro Liczba kondygnacji nadziemnych wynosi: 4 Liczba kondygnacji podziemnych Należy podać liczbę kondygnacji znajdujących się poniżej poziomu terenu. Przykład Budynek posiada: 1 kondygnację podziemną, parter, 1. piętro, 2. piętro, 3. piętro, 4. piętro. Należy wskazać: Liczba kondygnacji nadziemnych: 5 Liczba kondygnacji podziemnych: 1 Jeżeli budynek nie posiada kondygnacji podziemnych, należy wskazać: 0 3. Dane wymagane dla produktu typu „Mieszkanie” Dla każdego produktu typu Mieszkanie należy określić jego położenie w budynku. W systemie THTG należy uzupełnić: liczbę kondygnacji produktu, kondygnację produktu, ilość pokoi. Liczba kondygnacji produktu Pole określa, na ilu kondygnacjach znajduje się dane mieszkanie. Standardowe mieszkanie Jeżeli mieszkanie znajduje się na jednej kondygnacji, należy wskazać: 1 Mieszkanie dwupoziomowe Jeżeli mieszkanie znajduje się na dwóch kondygnacjach, należy wskazać: 2 Dane powinny odpowiadać rzeczywistemu położeniu lokalu. Kondygnacja produktu Należy wskazać, na której kondygnacji znajduje się mieszkanie. Przykład 1 – parter Mieszkanie znajduje się na parterze: Liczba kondygnacji: 1 Kondygnacja: 0 Przykład 2 – pierwsze piętro Mieszkanie znajduje się na pierwszym piętrze: Liczba kondygnacji: 1 Kondygnacja: 1 W przypadku mieszkań znajdujących się na więcej niż jednej kondygnacji należy uzupełnić dane zgodnie z rzeczywistym położeniem lokalu oraz wartościami dostępnymi w systemie. 4. Dane wymagane dla produktu typu „Dom” W przypadku produktu typu Dom wymagane jest podanie powierzchni nieruchomości przypisanej do danego domu. W systemie THTG pole: Powierzchnia działki W przepisach używane jest określenie: „powierzchnia nieruchomości zabudowanej domem jednorodzinnym objętym umową”. Dodatkowo uzupełniamy "Ilość pokoi" Przykład Dom nr 1 znajduje się na działce o powierzchni 350 m². W danych produktu należy wskazać: Powierzchnia działki: 350 m² Dla każdego domu należy podać powierzchnię przypisaną do konkretnego produktu. 5. Podział wymaganych danych Dla ułatwienia można przyjąć następującą zasadę: Zakres danych Mieszkanie Dom Liczba kondygnacji nadziemnych inwestycji ✓ — Liczba kondygnacji podziemnych inwestycji ✓ — Liczba kondygnacji produktu ✓ — Kondygnacja produktu ✓ — Powierzchnia działki / nieruchomości — ✓ Oznacza to, że nie wszystkie pola dotyczą każdego rodzaju produktu. 6. Przykład – inwestycja mieszkaniowa Inwestycja obejmuje budynek posiadający: 1 kondygnację podziemną, parter, 1 piętro, 2 piętro, 3 piętro, 4 piętro. Dane inwestycji Należy wskazać: Liczba kondygnacji nadziemnych: 5 Liczba kondygnacji podziemnych: 1 Produkty Produkt Rodzaj Liczba kondygnacji Kondygnacja Mieszkanie 01 Mieszkanie 1 Parter Mieszkanie 02 Mieszkanie 1 1 Mieszkanie 03 Mieszkanie 1 2 Mieszkanie 04 Mieszkanie 1 3 Mieszkanie 05 Mieszkanie 1 4 Jeżeli w inwestycji znajdują się mieszkania dwupoziomowe, dla takiego produktu należy odpowiednio wskazać liczbę kondygnacji produktu: 2. 7. Przykład – inwestycja z domami Jeżeli inwestycja obejmuje domy, dla każdego produktu należy wskazać powierzchnię działki przypisaną do konkretnego domu. Produkt Rodzaj Powierzchnia działki Dom 01 Dom 350 m² Dom 02 Dom 420 m² Dom 03 Dom 500 m² Każdy dom powinien mieć przypisaną właściwą powierzchnię nieruchomości/działki. 8. Co należy przygotować po 2 października 2026 r.? Dla takich inwestycji przed rozpoczęciem raportowania według nowych zasad należy zweryfikować i uzupełnić dane w aktywnych inwestycjach. Inwestycje z mieszkaniami Należy sprawdzić: liczbę kondygnacji nadziemnych, liczbę kondygnacji podziemnych. Produkty typu „Mieszkanie” Dla każdego mieszkania należy sprawdzić: liczbę kondygnacji, na których znajduje się mieszkanie, kondygnację, na której znajduje się mieszkanie. Produkty typu „Dom” Dla każdego domu należy sprawdzić: powierzchnię działki/nieruchomości przypisaną do produktu. Powyższe dane należy zweryfikować wyłącznie dla inwestycji objętych nowymi zasadami raportowania do DFG, tj. takich, dla których rachunek powierniczy zostanie otwarty po 2 października 2026 r. 9. Ważne Dane wprowadzone do systemu powinny być zgodne ze stanem faktycznym inwestycji oraz dokumentacją dotyczącą danego produktu. Szczególną uwagę należy zwrócić na: prawidłowe uwzględnienie parteru w liczbie kondygnacji nadziemnych, prawidłowe wskazanie liczby kondygnacji podziemnych, prawidłowe określenie kondygnacji, na której znajduje się mieszkanie, mieszkania znajdujące się na więcej niż jednej kondygnacji, przypisanie właściwej powierzchni działki/nieruchomości do każdego domu. W przypadku inwestycji z wieloma budynkami należy zwrócić szczególną uwagę na to, aby dane dotyczące kondygnacji odpowiadały budynkowi, w którym znajduje się dany lokal. 10. Podsumowanie Od 2 października 2026 r. konieczne jest uzupełnienie dodatkowych danych dotyczących inwestycji oraz produktów. Dla inwestycji mieszkaniowych: Inwestycja: liczba kondygnacji nadziemnych, liczba kondygnacji podziemnych. Mieszkanie: liczba kondygnacji produktu, wskazanie kondygnacji produktu. Dla domów: Dom: powierzchnia działki/nieruchomości przypisanej do produktu. Dodanie użytkownika do systemu Aby dodać użytkownika do systemu, wykonaj poniższe kroki Przejdź do Ustawienia → Użytkownicy -> Pracownicy i naciśnij "Dodaj pracownika". Wprowadź dane pracownika oraz ustaw hasło. W polu Grupa wybierz rolę lub kilka ról, która określa zakres uprawnień pracownika w systemie. Przypisz pracownika do odpowiedniego oddziału - za pomocą oddziału można rozdzielić dostęp pracowników do inwestycji. Pole Inwestycje pozostaw puste. Pole to służy wyłącznie do nadawania dostępu do inwestycji znajdujących się poza oddziałem pracownika. W takim przypadku wskaż odpowiednią inwestycję. W polu Stopka możesz skonfigurować stopkę wiadomości w formacie HTML. Będzie ona automatycznie dodawana do wszystkich wiadomości wysyłanych z konta pocztowego pracownika. Jeżeli pracownik ma korzystać z indywidualnego konta pocztowego, zaznacz odpowiednią opcję. W celu przypisania konta pocztowego do pracownika skontaktuj się ze swoim opiekunem systemu. W przypadku opcji „Dodaj UDW podczas wysyłania oferty” możesz określić, czy wiadomości mają być wysyłane również na skrzynkę pracownika, czy na skrzynkę oddziału, do którego jest przypisany. Wybierz kolor pracownika. Wszystkie zadania przypisane do tego użytkownika będą oznaczane wybranym kolorem. Kliknij Zapisz, aby utworzyć konto pracownika.