Moduł "Ustawienia"

Wysyłka wiadomości - windykacja

Instrukcja konfiguracji reguły windykacyjnej – wysyłka wiadomości

Cel instrukcji

Instrukcja opisuje sposób konfiguracji reguły windykacyjnej odpowiedzialnej za automatyczną wysyłkę wiadomości (np. e-mail) w zależności od liczby dni przed lub po terminie płatności. Zanim skonfigurujemy regułę windykacyjną, należy dodać do systemu:

Dopiero po dodaniu obu szablonów możliwa jest konfiguracja i działanie reguł windykacyjnych.

Krok 1. Wejście do modułu

  1. Z menu głównego przejdź do Ustawienia.
  2. Wybierz sekcję Wysyłka wiadomości.
  3. Otwórz zakładkę Windykacja.
  4. Kliknij Dodaj lub wybierz istniejącą regułę i kliknij Edytuj.

Krok 2. Ustawienie zakresu dni

Minimalna liczba dni po terminie płatności

Pole określa od którego dnia reguła ma obowiązywać.

Maksymalna liczba dni po terminie płatności

Pole określa do którego dnia po terminie płatności reguła jest aktywna.

Reguła działa tylko wtedy, gdy liczba dni mieści się w przedziale:
minimalna liczba dni ≤ aktualna liczba dni ≤ maksymalna liczba dni

Krok 3. Wybór szablonu wiadomości

  1. W polu Szablon wiadomości wybierz treść, która ma zostać wysłana do odbiorcy.
  2. Szablon definiuje m.in.:
    • treść wiadomości,
    • ton komunikacji (przypomnienie / windykacja miękka / windykacja twarda),
    • zmienne systemowe (np. kwota, numer dokumentu, termin płatności).

Krok 4. Wybór szablonu dokumentu (opcjonalnie)

  1. W polu Szablon dokumentu możesz wskazać dokument, który zostanie dołączony do wiadomości.
  2. Dokument może być np.:
    • wezwaniem do zapłaty,
    • rozliczeniem transz,
    • notą odsetkową.
  3. Pole nie jest obowiązkowe – reguła może działać bez załącznika.

Krok 5. Zapisanie reguły

  1. Sprawdź poprawność wprowadzonych danych.
  2. Kliknij Zapisz, aby aktywować regułę.
  3. Reguła zacznie obowiązywać zgodnie z harmonogramem wysyłki systemu.

Przykład konfiguracji

Efekt:

Dobre praktyki

Uwagi końcowe

Konfiguracja DFG

Instrukcja – Konfiguracja DFG

Instrukcja opisująca proces dodania nowej konfiguracji DFG w systemie.

1. Wejście w konfigurację

  1. Kliknij ikonę koła zębatego (Ustawienia) w lewym dolnym rogu.
  2. Przejdź do sekcji Produkty.
  3. Wybierz zakładkę Konfiguracja DFG.

2. Dodanie nowej konfiguracji

  1. Kliknij przycisk Dodaj.

3. Uzupełnienie danych

W formularzu wykonaj kolejno:

Następnie wprowadź dane dostępowe do DFG:

Potem dodaj certyfikat:

4. Zapis

Na końcu:

Po poprawnym zapisie wpis pojawi się w tabeli.

ℹ️ Uwagi

Uprawnienia - nadawanie i ich znaczenie

📄 POLITYKA NADAWANIA UPRAWNIEŃ W SYSTEMIE

1. Cel dokumentu

Celem niniejszej polityki jest:

2. Zakres

Polityka dotyczy wszystkich użytkowników systemu, w szczególności:

3. Zasady ogólne

3.1. Zasada minimalnych uprawnień

Każdy użytkownik otrzymuje wyłącznie takie uprawnienia, które są niezbędne do wykonywania jego obowiązków.

3.2. Rozdział obowiązków

Nie łączy się w jednej roli uprawnień do:

jeżeli nie wynika to bezpośrednio z funkcji kierowniczej.

3.3. Uprawnienia wysokiego ryzyka

Do uprawnień wysokiego ryzyka należą w szczególności:

Uprawnienia te wymagają:

4. Role i odpowiedzialności

Administrator

Odpowiada za:

Dyrektorzy działów

Odpowiadają za:

Zarząd / Prezes

Odpowiada za:

5. Proces nadawania uprawnień

  1. Wniosek o nadanie dostępu składa przełożony pracownika.
  2. Wniosek zawiera:
    • nazwę roli,
    • zakres wymaganych uprawnień,
    • uzasadnienie biznesowe.
  3. Administrator nadaje dostęp zgodnie z zatwierdzoną macierzą ról.
  4. Nadanie dostępu zostaje odnotowane w rejestrze dostępów.

6. Proces modyfikacji i odbierania dostępu

Dostęp jest:

7. Klasyfikacja uprawnień

🟢 Niskie ryzyko

🟡 Średnie ryzyko

🔴 Wysokie ryzyko

MACIERZ RÓL – MINIMALNY PAKIET UPRAWNIEŃ

1. Administrator

Pełny dostęp do:

2. Sprzedawca (sale)

Minimalny zakres:

Brak dostępu do:

3. Dyrektor Sprzedaży

Zakres Sprzedawcy oraz dodatkowo:

4. PM / PMS

5. Dyrektor PM

Zakres PM oraz:

6. Finanse

Brak dostępu do:

7. Księgowość

8. Prezes / Zarząd

Bez operacyjnego tworzenia i usuwania danych.

9. Sekretariat Sprzedaży

Zmiany w danych raportowanych do DFG

1. Czego dotyczą zmiany?

Od 2 października 2026 r. zmienia się zakres danych gromadzonych i przekazywanych przez deweloperów w związku z obowiązkami wynikającymi z ustawy o ochronie praw nabywcy lokalu mieszkalnego lub domu jednorodzinnego oraz Deweloperskim Funduszu Gwarancyjnym.

Zmiany obejmują m.in. dane dotyczące:

W związku z tym w systemie THTG zostały dodane pola umożliwiające uzupełnienie danych potrzebnych do prawidłowego przekazywania informacji.

Dane należy uzupełniać na dwóch poziomach:

  1. Inwestycja
  2. Produkt

Zakres wymaganych informacji zależy od rodzaju produktu – mieszkanie lub dom.

Ważne: Obowiązek raportowania nowych danych należy rozpatrywać z uwzględnieniem zarówno daty zawarcia umowy o prowadzenie mieszkaniowego rachunku powierniczego (MRP), jak i daty zawarcia umowy deweloperskiej.

Inwestycje, dla których rachunek powierniczy został otwarty przed 2 października 2026 r., pozostają objęte dotychczasowymi zasadami raportowania.

2. Dane wymagane na poziomie inwestycji

Dla inwestycji obejmujących lokale mieszkalne należy określić liczbę kondygnacji budynku.

W systemie należy uzupełnić:

Zakres ten odpowiada wymaganiu dotyczącym liczby kondygnacji nadziemnych i podziemnych budynku, w którym znajduje się lokal mieszkalny.

Liczba kondygnacji nadziemnych

Należy podać liczbę wszystkich kondygnacji znajdujących się nad poziomem terenu.

Parter należy uwzględnić w liczbie kondygnacji nadziemnych.

Przykład

Budynek posiada:

Liczba kondygnacji nadziemnych wynosi: 4

Liczba kondygnacji podziemnych

Należy podać liczbę kondygnacji znajdujących się poniżej poziomu terenu.

Przykład

Budynek posiada:

Należy wskazać:

Jeżeli budynek nie posiada kondygnacji podziemnych, należy wskazać: 0

3. Dane wymagane dla produktu typu „Mieszkanie”

Dla każdego produktu typu Mieszkanie należy określić jego położenie w budynku.

W systemie THTG należy uzupełnić:

Liczba kondygnacji produktu

Pole określa, na ilu kondygnacjach znajduje się dane mieszkanie.

Standardowe mieszkanie

Jeżeli mieszkanie znajduje się na jednej kondygnacji, należy wskazać: 1

Mieszkanie dwupoziomowe

Jeżeli mieszkanie znajduje się na dwóch kondygnacjach, należy wskazać: 2

Dane powinny odpowiadać rzeczywistemu położeniu lokalu.

Kondygnacja produktu

Należy wskazać, na której kondygnacji znajduje się mieszkanie.

Przykład 1 – parter

Mieszkanie znajduje się na parterze:

Przykład 2 – pierwsze piętro

Mieszkanie znajduje się na pierwszym piętrze:

W przypadku mieszkań znajdujących się na więcej niż jednej kondygnacji należy uzupełnić dane zgodnie z rzeczywistym położeniem lokalu oraz wartościami dostępnymi w systemie.

4. Dane wymagane dla produktu typu „Dom”

W przypadku produktu typu Dom wymagane jest podanie powierzchni nieruchomości przypisanej do danego domu.

W systemie THTG pole:

Powierzchnia działki

W przepisach używane jest określenie: „powierzchnia nieruchomości zabudowanej domem jednorodzinnym objętym umową”.

Dodatkowo uzupełniamy "Ilość pokoi"

Przykład

Dom nr 1 znajduje się na działce o powierzchni 350 m².

W danych produktu należy wskazać: Powierzchnia działki: 350 m²

Dla każdego domu należy podać powierzchnię przypisaną do konkretnego produktu.

5. Podział wymaganych danych

Dla ułatwienia można przyjąć następującą zasadę:

Zakres danych Mieszkanie Dom
Liczba kondygnacji nadziemnych inwestycji ✓ —
Liczba kondygnacji podziemnych inwestycji ✓ —
Liczba kondygnacji produktu ✓ —
Kondygnacja produktu ✓ —
Powierzchnia działki / nieruchomości — ✓

Oznacza to, że nie wszystkie pola dotyczą każdego rodzaju produktu.

6. Przykład – inwestycja mieszkaniowa

Inwestycja obejmuje budynek posiadający:

Dane inwestycji

Należy wskazać:

Produkty

Produkt Rodzaj Liczba kondygnacji Kondygnacja
Mieszkanie 01 Mieszkanie 1 Parter
Mieszkanie 02 Mieszkanie 1 1
Mieszkanie 03 Mieszkanie 1 2
Mieszkanie 04 Mieszkanie 1 3
Mieszkanie 05 Mieszkanie 1 4

Jeżeli w inwestycji znajdują się mieszkania dwupoziomowe, dla takiego produktu należy odpowiednio wskazać liczbę kondygnacji produktu: 2.

7. Przykład – inwestycja z domami

Jeżeli inwestycja obejmuje domy, dla każdego produktu należy wskazać powierzchnię działki przypisaną do konkretnego domu.

Produkt Rodzaj Powierzchnia działki
Dom 01 Dom 350 m²
Dom 02 Dom 420 m²
Dom 03 Dom 500 m²

Każdy dom powinien mieć przypisaną właściwą powierzchnię nieruchomości/działki.

8. Co należy przygotować po 2 października 2026 r.?

Dla takich inwestycji przed rozpoczęciem raportowania według nowych zasad należy zweryfikować i uzupełnić dane w aktywnych inwestycjach.

Inwestycje z mieszkaniami

Należy sprawdzić:

Produkty typu „Mieszkanie”

Dla każdego mieszkania należy sprawdzić:

Produkty typu „Dom”

Dla każdego domu należy sprawdzić:

Powyższe dane należy zweryfikować wyłącznie dla inwestycji objętych nowymi zasadami raportowania do DFG, tj. takich, dla których rachunek powierniczy zostanie otwarty po 2 października 2026 r.

9. Ważne

Dane wprowadzone do systemu powinny być zgodne ze stanem faktycznym inwestycji oraz dokumentacją dotyczącą danego produktu.

Szczególną uwagę należy zwrócić na:

W przypadku inwestycji z wieloma budynkami należy zwrócić szczególną uwagę na to, aby dane dotyczące kondygnacji odpowiadały budynkowi, w którym znajduje się dany lokal.

10. Podsumowanie

Od 2 października 2026 r. konieczne jest uzupełnienie dodatkowych danych dotyczących inwestycji oraz produktów.

Dla inwestycji mieszkaniowych:

Inwestycja:

Mieszkanie:

Dla domów:

Dom:

Dodanie użytkownika do systemu

Aby dodać użytkownika do systemu, wykonaj poniższe kroki

  1. Przejdź do Ustawienia → Użytkownicy -> Pracownicy i naciśnij "Dodaj pracownika".
  2. Wprowadź dane pracownika oraz ustaw hasło.
  3. W polu Grupa wybierz rolę lub kilka ról, która określa zakres uprawnień pracownika w systemie.
  4. Przypisz pracownika do odpowiedniego oddziału - za pomocą oddziału można rozdzielić dostęp pracowników do inwestycji.
  5. Pole Inwestycje pozostaw puste. Pole to służy wyłącznie do nadawania dostępu do inwestycji znajdujących się poza oddziałem pracownika. W takim przypadku wskaż odpowiednią inwestycję.
  6. W polu Stopka możesz skonfigurować stopkę wiadomości w formacie HTML. Będzie ona automatycznie dodawana do wszystkich wiadomości wysyłanych z konta pocztowego pracownika.
  7. Jeżeli pracownik ma korzystać z indywidualnego konta pocztowego, zaznacz odpowiednią opcję. W celu przypisania konta pocztowego do pracownika skontaktuj się ze swoim opiekunem systemu.
  8. W przypadku opcji „Dodaj UDW podczas wysyłania oferty” możesz określić, czy wiadomości mają być wysyłane również na skrzynkę pracownika, czy na skrzynkę oddziału, do którego jest przypisany.
  9. Wybierz kolor pracownika. Wszystkie zadania przypisane do tego użytkownika będą oznaczane wybranym kolorem.
  10. Kliknij Zapisz, aby utworzyć konto pracownika.

Dodaj użytkownika do systemu.jpg