Moduł "Pulpity"

Instrukcja – Zadania na Pulpicie

Widok Zadania na Pulpicie umożliwia pracownikom bieżące monitorowanie zadań związanych z obsługą klientów, kontaktami, wysyłką ofert oraz innymi działaniami sprzedażowymi.

1. Przejście do widoku zadań

Aby przejść do listy zadań:

  1. Z menu głównego wybierz Pulpit.
  2. W polu Układ wybierz Zadania.
  3. System wyświetli listę zadań zgodnie z aktualnie ustawionymi filtrami.

Widżet zadania.jpg

3. Wybór statusu zadań

Nad listą dostępne są trzy podstawowe widoki:

Na dziś

Wyświetla zadania zaplanowane na bieżący dzień.

Przeterminowane

Wyświetla zadania, których termin realizacji już upłynął i które nie zostały zrealizowane.

Wykonane

Wyświetla zadania oznaczone jako zrealizowane.

4. Filtrowanie po pracowniku

W polu Pracownik można wskazać osoby, których zadania mają być wyświetlane.

Możliwe jest wybranie:

Przy większej liczbie wybranych osób system może wyświetlić informację, np. +17, oznaczającą liczbę kolejnych wybranych pracowników.

5. Wyszukiwanie klienta

Nad tabelą znajduje się pole Szukaj (Klient).

Za jego pomocą można szybko wyszukać zadania związane z konkretnym klientem.

Przykład:
Po wpisaniu imienia lub nazwiska klienta system ograniczy listę do zadań dotyczących wskazanej osoby.

6. Dodawanie nowego zadania

Aby utworzyć nowe zadanie:

  1. Kliknij Dodaj zadanie.
  2. Uzupełnij wymagane informacje dotyczące zadania.
  3. Wskaż odpowiedniego klienta oraz pracownika.
  4. Określ termin i pozostałe dane zadania.
  5. Zapisz zadanie.

Po zapisaniu zadanie pojawi się na liście zgodnie z ustawionymi filtrami.

7. Lista zadań

Po zastosowaniu filtrów system prezentuje zadania w formie tabeli.

Każdy wiersz tabeli odpowiada jednemu zadaniu.

Tabela zawiera m.in. następujące kolumny:

Kolumna Opis
Akcja Rodzaj wykonywanej czynności, np. „Wysłanie oferty” lub „3 próba kontaktu”.
Sposób kontaktu Kanał kontaktu z klientem, np. e-mail lub telefon.
Data Data i godzina zadania.
Klient Klient, którego dotyczy zadanie.
Pracownik Osoba odpowiedzialna za realizację zadania.
Oddział Oddział przypisany do zadania.
Inwestycja Inwestycja, której dotyczy zadanie.
Status Aktualny status klienta/leada, np. „Lead aktywny” lub „Fiasko”.
Opis Dodatkowe informacje dotyczące zadania.
Podsumowanie Podsumowanie wykonanej czynności lub kontaktu.
Wykonane Informacja, czy zadanie zostało wykonane.
Odrzucone Informacja, czy zadanie zostało odrzucone.

8. Status zadania

W kolumnie Status prezentowany jest aktualny status związany z danym zadaniem lub klientem.

Przykładowe statusy widoczne na liście:

Status pozwala szybko ocenić aktualną sytuację klienta bez konieczności otwierania szczegółów zadania.

9. Informacja o wykonaniu zadania

W kolumnie Wykonane znajduje się informacja, czy zadanie zostało zrealizowane.

Możliwe wartości to m.in.:

Dzięki temu można szybko zweryfikować, które działania zostały już zrealizowane.

10. Informacja o odrzuceniu zadania

Kolumna Odrzucone wskazuje, czy dane zadanie zostało odrzucone.

Możliwe wartości to:

11. Filtrowanie bezpośrednio w tabeli

Przy nazwach poszczególnych kolumn znajdują się ikony filtra.

Umożliwiają one dodatkowe zawężenie listy bezpośrednio na poziomie tabeli.

Można dzięki temu np.:

Filtry można łączyć, aby uzyskać bardziej szczegółowy wynik.

Widzet zadania filtrowanie.jpg

12. Sortowanie danych

Przy wybranych kolumnach dostępna jest ikona sortowania.

Pozwala ona uporządkować dane, np. według:

Sortowanie może ułatwić odnalezienie najnowszych lub najstarszych zadań oraz uporządkowanie listy według wybranej informacji.

Widzet zadania filtrowanie i sortowanie.jpg

13. Menu zadania

Po lewej stronie każdego wiersza znajduje się ikona trzech kropek.

Po jej wybraniu można edytować Zadanie albo przejść do leada z którym jest powiązane dane zadanie.

14. Profile widoku

Nad tabelą znajduje się pole Profil.

Profile pozwalają zapisać i ponownie wykorzystać określony sposób prezentowania danych.

Można dzięki temu przygotować widok odpowiadający konkretnemu sposobowi pracy, np. widok zadań dla określonej grupy pracowników lub określonego zakresu danych.

15. Sposób pracy z listą zadań – przykład

Jeżeli chcemy sprawdzić dzisiejsze zadania konkretnego pracownika dotyczące wybranej inwestycji, należy:

  1. Wejść w Pulpit → Zadania.
  2. Wybrać Na dziś.
  3. W polu Pracownik wskazać odpowiednią osobę.
  4. W polu Inwestycje wybrać konkretną inwestycję.
  5. W razie potrzeby wybrać odpowiedni Oddział.
  6. System wyświetli zadania spełniające wskazane kryteria.
  7. Dodatkowo można użyć pola Szukaj (Klient), aby znaleźć zadania dotyczące konkretnego klienta.

Przykład

Na liście może pojawić się zadanie:

Dzięki temu w jednym miejscu można sprawdzić co należy wykonać, dla którego klienta, kto jest odpowiedzialny za zadanie, jakiej inwestycji dotyczy oraz jaki jest aktualny status jego realizacji.

Instrukcja – Rejestr kontaktów

Rejestr kontaktów to miejsce, do którego trafiają kontakty pozyskane z formularzy kontaktowych zintegrowanych z THTG za pomocą API. Sprzedawcy mogą przejmować dostępne kontakty, przypisywać je do siebie, a następnie kontynuować ich obsługę w systemie – np. skontaktować się z klientem, wysłać ofertę i prowadzić dalszy proces sprzedażowy.

1. Przejście do Rejestru kontaktów

Aby przejść do Rejestru kontaktów:

  1. Z menu głównego wybierz Pulpit.
  2. W polu Układ wybierz Rejestr kontaktów.
  3. System wyświetli listę kontaktów.

2. Zakładki

W widoku dostępne są dwie zakładki:

Domyślnie otwierana jest zakładka Rejestr kontaktów.

3. Filtrowanie kontaktów

Nad listą kontaktów dostępne są filtry pozwalające zawęzić wyświetlane dane.

Dostępne filtry:

Filtry można ze sobą łączyć, aby uzyskać bardziej szczegółową listę wyników.

4. Wyszukiwanie kontaktu

Nad tabelą znajduje się pole Szukaj (E-mail, Imię, Nazwisko, Telefon).

Za jego pomocą można wyszukać konkretny kontakt na podstawie:

Wystarczy wpisać szukaną wartość w polu wyszukiwania.

5. Import kontaktów

Nad listą kontaktów znajduje się przycisk Importuj.

Funkcja umożliwia zaimportowanie kontaktów do systemu.

Aby rozpocząć import, wybierz Importuj, a następnie postępuj zgodnie z kolejnymi krokami wyświetlanymi przez system.

6. Lista kontaktów

Kontakty prezentowane są w formie tabeli.

Każdy wiersz odpowiada jednemu zarejestrowanemu kontaktowi.

Tabela zawiera m.in. następujące informacje:

Kolumna Opis
Data rejestracji Data i godzina zarejestrowania kontaktu w systemie.
Imię Imię klienta.
Nazwisko Nazwisko klienta.
E-mail Adres e-mail klienta.
Telefon Numer telefonu klienta.
Pracownik Pracownik aktualnie odpowiedzialny za kontakt.
Pierwotny pracownik Pracownik, któremu kontakt został pierwotnie przypisany.
Źródło dotarcia Źródło, z którego pochodzi kontakt, np. INVESTMAP.
Inwestycja Inwestycja, której dotyczy kontakt.
Oddział Oddział przypisany do kontaktu.
Miasto Miasto związane z kontaktem.

Zakres prezentowanych informacji zależy od konfiguracji połączenia z formularzem kontaktowym oraz od danych, które klient poda podczas jego wypełniania. System może wyświetlać wyłącznie informacje przekazane za pośrednictwem formularza.

7. Data rejestracji

Kolumna Data rejestracji wskazuje dokładną datę i godzinę utworzenia kontaktu w systemie.

Informacja ta może być wykorzystana m.in. do ustalenia, kiedy kontakt został pozyskany oraz do sortowania kontaktów chronologicznie.

8. Pracownik i pierwotny pracownik

W rejestrze znajdują się dwie kolumny dotyczące przypisania kontaktu:

Pracownik

Wskazuje pracownika, który aktualnie jest odpowiedzialny za kontakt.

Pierwotny pracownik

Wskazuje pracownika, któremu kontakt został pierwotnie przypisany.

Dzięki temu można sprawdzić, czy kontakt był w międzyczasie przekazywany pomiędzy pracownikami.

9. Źródło dotarcia

Kolumna Źródło dotarcia wskazuje źródło, z którego został pozyskany kontakt.

Przykładowo na liście może pojawić się źródło:

INVESTMAP

Informacja ta pozwala analizować, skąd pochodzą pozyskiwane kontakty.

10. Inwestycja

Kolumna Inwestycja wskazuje inwestycję, której dotyczy dany kontakt.

Dzięki temu można łatwo sprawdzić, zainteresowaniem którą inwestycją wykazał się klient.

11. Oddział

Kolumna Oddział wskazuje oddział przypisany do kontaktu.

Informacja ta pozwala określić, który oddział jest odpowiedzialny za obsługę danego kontaktu.

12. Filtrowanie bezpośrednio w tabeli

Przy nazwach poszczególnych kolumn znajdują się ikony filtra.

Umożliwiają one dodatkowe zawężenie listy kontaktów bezpośrednio na poziomie tabeli.

Można np. filtrować dane według:

Filtry można łączyć, aby uzyskać bardziej szczegółowe wyniki.

13. Sortowanie kontaktów

Przy wybranych kolumnach dostępna jest ikona sortowania.

Pozwala ona uporządkować kontakty według wybranej wartości, np.:

Sortowanie może być szczególnie przydatne przy analizowaniu najnowszych kontaktów lub wyszukiwaniu określonych danych.

14. Profile widoku

Nad tabelą znajduje się pole Profil.

Profile umożliwiają zapisanie określonego sposobu prezentowania danych.

Dzięki temu można przygotować własny widok zawierający wybrane filtry, kolumny lub sposób prezentacji danych i wykorzystać go ponownie w przyszłości.

15. Menu kontaktu

Po lewej stronie każdego kontaktu znajduje się ikona trzech kropek.

Po jej wybraniu dostępne są akcje dotyczące danego kontaktu.

Zakres dostępnych operacji może zależeć od rodzaju kontaktu oraz uprawnień użytkownika.

16. Historia przejęć

W widoku dostępna jest również zakładka Historia przejęć.

Służy ona do sprawdzania historii zmian w przypisaniu kontaktu do pracowników.

Może być wykorzystana np. do ustalenia:

17. Przykład pracy z Rejestrem kontaktów

Jeżeli chcemy sprawdzić kontakty dotyczące konkretnej inwestycji, przypisane do konkretnego pracownika, należy:

  1. Wejść w Pulpit → Rejestr kontaktów.
  2. W polu Inwestycje wybrać odpowiednią inwestycję.
  3. W polu Pracownicy wskazać odpowiedniego pracownika.
  4. W razie potrzeby wybrać również Oddział.
  5. Określić Zakres czasu.
  6. System wyświetli kontakty spełniające wskazane kryteria.
  7. W razie potrzeby można dodatkowo skorzystać z pola Szukaj (E-mail, Imię, Nazwisko, Telefon).

Przykład

Dla wybranego kontaktu możemy sprawdzić:

Dzięki Rejestrowi kontaktów można w jednym miejscu sprawdzić kiedy kontakt został zarejestrowany, jakie są dane klienta, skąd pochodzi kontakt, komu jest przypisany oraz jakiej inwestycji i oddziału dotyczy.